En Alemania existe una obligación legal de emitir recibos. Por este motivo, las empresas que utilizan un sistema electrónico de confirmación de compra en el punto de venta (POS) deben proporcionar a sus clientes un recibo. En nuestro artículo te explicamos qué empresas están sujetas a este requisito y qué información debe contener exactamente un recibo. También descubrirás qué debe hacer una empresa en Alemania para cumplir con la ley de recibos obligatorios y qué excepciones existen.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿En qué consiste es la obligación de emitir recibos y cuándo entró en vigor?
  
• ¿Quiénes están obligados a emitir un recibo de caja?
  
• ¿Qué excepciones existen a la obligación de emitir recibos?
  
• ¿Qué debes hacer para cumplir con el requisito?
  
• ¿Qué información debe incluir un recibo de confirmación de compra?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre un recibo de confirmación de compra, un documento de recibo y otros tipos de recibo de venta?
  
• ¿Un recibo de confirmación de compra digital cumple con el requisito legal?
  

¿En qué consiste la obligación de emitir recibos y cuándo entró en vigor?

La obligación de emitir recibos significa que las empresas con un sistema electrónico de confirmación de compra deben entregar un recibo a sus clientes al realizar una venta. Este requisito entró en vigor en Alemania el 1 de enero de 2020. Forma parte de la Ordenanza de Seguridad de Cajas (Kassensicherungsverordnung), que se aprobó en 2016. Esta extensa normativa legal tiene como objetivo evitar manipulaciones en las confirmaciones de compra y prevenir la evasión fiscal. La redacción legal exacta sobre la obligación de emitir recibos se encuentra en el artículo 146a, párrafo 2, del Código Fiscal (AO) alemán.

¿Quién está obligado a emitir un recibo de confirmación de compra?

En general, todas las empresas que utilizan un sistema electrónico de confirmación de compra en Alemania deben proporcionar a sus clientes un recibo de confirmación de compra. Solo las empresas que usan un sistema de confirmación de compra manual están exentas del requisito de emitir recibos. Una confirmación de compra manual se opera de forma manual y no almacena ningún dato. También se la denomina “cajón de efectivo”.

Como parte de la reglamentación sobre recibos de confirmación de compra obligatorios, los sistemas electrónicos de confirmación de compra en Alemania deben estar equipados con un dispositivo técnico de seguridad (TSE) certificado. Esto ayuda a prevenir la manipulación posterior de los datos de confirmación de compra. Al igual que la obligación de emitir recibos, el TSE forma parte de la Ordenanza de Seguridad de Cajas.

¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento de la obligación de emitir un recibo?

La agencia fiscal de la empresa considera que un recibo de confirmación de compra constituye prueba de que las ventas se han llevado a cabo correctamente. Sin embargo, el Código Fiscal (AO) alemán no establece sanciones por incumplimiento de la obligación de emitir recibos de confirmación de compra. Por lo tanto, no hay consecuencias legales inmediatas si una empresa no cumple con este requisito. No obstante, los auditores de la agencia fiscal pueden realizar una auditoría de caja para determinar si la empresa cumple con la reglamentación. Cada una de las transacciones comerciales que se procesan a través de un sistema electrónico de confirmación de compra queda registrada y, por lo tanto, puede ser rastreada por la agencia fiscal.

Si se detectan discrepancias en la emisión de recibos, esto puede dar lugar a fuertes multas y a pagos de impuestos adicionales. Las autoridades fiscales consideran que esto constituye una infracción de los principios de contabilidad adecuados de Alemania. El monto de los pagos adicionales queda a criterio de la agencia fiscal correspondiente.

¿Qué excepciones existen a la obligación de emitir recibos?

Los pequeños empresarios están exentos de la obligación de emitir recibos. Asimismo, las empresas que no utilizan un sistema electrónico de confirmación de compra y, en su lugar, emplean una confirmación manual también están exentas.

Sin embargo, las empresas que sí usan un sistema electrónico de confirmación de compra también tienen la posibilidad de quedar exentas de la obligación de emitir recibos. En particular, los negocios minoristas con clientes ocasionales pueden recurrir a la “cláusula de falta de razonabilidad”. Este tipo de empresas deben presentar una solicitud a la agencia fiscal correspondiente para obtener una exención de la obligación de emitir recibos. Deben demostrar que, debido a sus productos o servicios, resulta irrazonable para ellos emitir recibos. Por ejemplo, si atienden principalmente a clientes ocasionales, como en una panadería.

La agencia fiscal decidirá caso por caso si, de acuerdo con el Código Fiscal, la obligación de emitir recibos resulta irrazonable para la empresa. La normativa establece los requisitos para esto de la siguiente manera: “En los casos de venta de bienes a un gran número de personas desconocidas, las autoridades tributarias podrán ejercer la debida discreción y, por motivos de razonabilidad y conforme al artículo 148, renunciar a la obligación de emitir recibos de acuerdo con el artículo 146(2), oración 1, AO. Esta renuncia podrá revocarse.”

¿Qué deben tener en cuenta las empresas exentas de la obligación de emitir recibos?

Las empresas que han obtenido una exención de la obligación de emitir recibos deben tener presente que el requisito del TSE sigue aplicándoseles. La empresa debe seguir generando sus propios recibos para fines contables, de modo que la agencia fiscal pueda rastrear todas las transacciones comerciales. Además, la empresa está obligada a emitir un recibo manual en lugar de un recibo impreso si el cliente lo solicita. Esto también se aplica a las empresas que no utilizan un sistema electrónico de confirmación de compra en el POS, sino una confirmación manual.

¿Qué tienes que hacer para cumplir con el requisito?

Las empresas en Alemania deben contar con confirmaciones de compra electrónicas que incluyan un dispositivo técnico de seguridad (TSE) certificado. Esto les permite entregar a cada cliente un recibo por los bienes o servicios adquiridos, según lo exige la ley. Además, deben emitir un recibo al cliente incluso si este no lo solicita o no desea recibirlo. La ley de recibos obligatorios establece que una empresa con un sistema electrónico de confirmación de compra está obligada a emitir un recibo por cada transacción comercial. Estos son los dos requisitos más importantes que las empresas alemanas deben cumplir para acatar la obligación de emitir recibos.

Para cumplir con estos requisitos, las empresas deben asegurarse de que no haya omisiones en los recibos, de modo que no se descubran irregularidades durante las posibles auditorías de la agencia fiscal. De lo contrario, la empresa incurriría en una infracción de la ley de recibos obligatorios. Además, el recibo debe contener información específica para cumplir plenamente con los requisitos de la ley.

¿Qué información debe incluir un recibo de confirmación de compra?

Un recibo de confirmación de compra debe contener información sobre la adquisición de bienes o servicios y el pago de los mismos. En primer lugar, debe mostrar el tipo de bienes o servicios adquiridos, la cantidad y el precio de compra. Según el artículo 6 de la Ordenanza de Seguridad de Cajas alemana, un recibo de confirmación de compra debe incluir además otra información. En resumen, los datos obligatorios son:

• Nombre completo y dirección de la empresa emisora
  
• Tipo y cantidad del producto o servicio vendido
  
• Hora exacta de emisión del recibo, incluida la fecha
  
• Monto total de todos los productos o servicios, incluida la tasa impositiva
  
• Valor de verificación
  
• Número consecutivo de transacción que pueda asignarse de forma única a la operación realizada
  
• Número de serie del sistema de confirmación de compra y del módulo de seguridad
  
• Contador de firmas del sistema de confirmación de compra o del módulo de seguridad
  

También existe la opción de que el recibo de confirmación de compra muestre un código QR legible que contenga toda la información. Sin embargo, el código QR no es obligatorio siempre que el recibo pueda leerse por cualquier persona sin necesidad de una máquina.

¿Cuál es la diferencia entre un recibo de confirmación de compra, un documento de recibo y otros tipos de recibo de venta?

Un recibo de confirmación de compra es también un documento de recibo que sirve como prueba de una transacción comercial en la confirmación de compra. Los recibos de confirmación de compra se generan automáticamente mediante un sistema electrónico de confirmación de compra. Para los clientes minoristas, por ejemplo, un recibo impreso de confirmación de compra constituye la prueba de que han comprado y pagado los productos. Desde la perspectiva de la empresa, los recibos de confirmación de compra también son una evidencia documentada para la agencia fiscal de que las ventas se han realizado correctamente. Por cada venta debe generarse un documento de recibo (un recibo de confirmación de compra) y entregarse al cliente.

Por lo tanto, los recibos de confirmación de compra se consideran prueba de compra, aunque no se reconocen legalmente como recibos de venta estándar. A diferencia de un recibo de confirmación de compra, un recibo de venta estándar se emite de forma manual y confirma mediante la firma manuscrita del emisor que se ha recibido un pago o un servicio y que no existen más reclamos pendientes.

¿Un recibo digital de confirmación de compra cumple con el requisito legal?

De acuerdo con el artículo 6, oración 3, de la Ordenanza de Seguridad de Cajas, los recibos pueden emitirse en formato papel o digital. En el sector gastronómico en particular, la obligación de emitir recibos resulta más sencilla de cumplir mediante recibos digitales. A medida que avanza la digitalización, los clientes también se muestran cada vez más cómodos con el uso de recibos digitales.

Los recibos digitales de confirmación de compra también pueden enviarse directamente al teléfono inteligente del cliente, p. ej., por correo electrónico o a través de Bluetooth. Se pueden utilizar diferentes tecnologías para poner los recibos a disposición en formato digital, como correos electrónicos, SMS, códigos QR o la tecnología de comunicación de campo cercano (NFC).

Para usar correos electrónicos y SMS, las empresas deben solicitar datos a sus clientes (dirección de correo electrónico o número de teléfono). Luego, los clientes reciben un enlace de descarga para el recibo de confirmación de compra o una copia en PDF. Si la empresa utiliza NFC o códigos QR, no será necesario solicitar los datos personales del cliente. Esto facilita las cosas para ambas partes. Las empresas solo necesitan una pantalla en la confirmación de compra y el software correspondiente. El cliente simplemente escanea con su teléfono inteligente el código QR mostrado en la confirmación de compra. Después, recibe el recibo en su teléfono en formato PDF. Con la tecnología NFC, el cliente puede recibir el recibo digital en su teléfono inteligente a través de Apple Pay o Google Pay.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de los recibos digitales?

Las ventajas de los recibos digitales son claras: un proceso de confirmación de compra totalmente digitalizado ahorra papel, lo cual beneficia al medioambiente. Además, los recibos sin papel son más rápidos y fáciles de procesar, lo que reduce el esfuerzo administrativo para las empresas. Asimismo, los recibos digitales tienen una vida útil considerablemente más larga. Los recibos térmicos convencionales, como los de combustible o los de hostelería, en cambio, suelen desvanecerse después de unos pocos meses y se vuelven casi ilegibles.

Las desventajas de los recibos digitales son limitadas: el principal obstáculo para su distribución son los requisitos de protección de datos que deben cumplir las empresas si recopilan datos personales de sus clientes para emitir los recibos.

¿Formas parte de una empresa en Alemania interesada en aprender más sobre temas similares? Hay mucho más por explorar en nuestra colección de artículos de la sección Pagos. Para obtener más apoyo y asesoramiento, ponte en contacto con Stripe.