In Germania, l'obbligo di emettere ricevute è regolamentato per legge. Per questo motivo, le attività che utilizzano un sistema di pagamento elettronico presso il punto vendita (POS) devono rilasciare una ricevuta ai clienti. Questo articolo illustrerà quali attività sono soggette a questo obbligo e quali informazioni devono essere riportate esattamente in una ricevuta. Scoprirai inoltre cosa deve fare un'attività in Germania per conformarsi alla legge sull'obbligo di ricevuta e quali sono le eccezioni applicabili.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è l'obbligo di ricevuta e quando è entrato in vigore?
  
• Chi ha l'obbligo di emettere una ricevuta di pagamento?
  
• Quali sono le eccezioni all'obbligo di ricevuta?
  
• Che cosa è necessario fare per rispettare questo obbligo?
  
• Quali informazioni devono essere incluse in una ricevuta di pagamento?
  
• Qual è la differenza tra ricevuta di pagamento, documento di ricevuta e altri tipi di ricevuta di vendita?
  
• Una ricevuta di pagamento digitale soddisfa l'obbligo di legge?
  

Che cos'è l'obbligo di ricevuta e quando è entrato in vigore?

Per adempiere l'obbligo di emettere ricevute, le attività dotate di un sistema di pagamento elettronico sono tenute a rilasciare una ricevuta ai propri clienti al momento della vendita. In Germania, questo obbligo è entrato in vigore il 1° gennaio 2020. Fa parte dell'ordinanza tedesca sulla sicurezza dei contanti (Kassensicherungsverordnung) approvata nel 2016. Questa ampia normativa giuridica è stata introdotta al fine di impedire manipolazioni in fase di pagamento e di prevenire l'evasione fiscale. L'esatta formulazione legale dell'obbligo di emettere ricevute è riportata nell'Articolo 146a, paragrafo 2 del Codice tributario tedesco (AO).

Chi ha l'obbligo di emettere una ricevuta di pagamento?

In linea generale, qualsiasi attività che utilizza un sistema di pagamento elettronico in Germania è tenuta a rilasciare una ricevuta di pagamento ai clienti. Solo le attività che utilizzano un sistema di pagamento manuale sono esenti dall'obbligo di emettere ricevute. In caso di pagamento manuale, non viene memorizzato alcun dato. Viene utilizzato semplicemente un registratore di cassa.

Nell'ambito della normativa sull'obbligo di emettere ricevute di pagamento, i sistemi di pagamento elettronico in Germania devono essere dotati di un dispositivo tecnico di sicurezza certificato, in modo da evitare successive manipolazioni dei dati di cassa. Il dispositivo tecnico di sicurezza è contemplato nell'ordinanza sulla sicurezza dei contanti insieme all'obbligo di emettere ricevute.

Quali sono le sanzioni in caso di mancato rispetto dell'obbligo di emissione della ricevuta?

L'ufficio tributario dell'attività considera una ricevuta di pagamento come prova della corretta esecuzione di una vendita. Tuttavia, il Codice tributario tedesco (AO) non prevede sanzioni per la violazione dell'obbligo di emettere ricevute di pagamento. Non ci sono quindi conseguenze legali immediate se un'attività non rispetta l'obbligo di emettere ricevute di pagamento, anche se i funzionari dell'ufficio tributario possono eseguire un controllo per determinare se un'attività agisce in conformità alla normativa. Ogni singola transazione commerciale che passa attraverso un sistema di pagamento elettronico viene memorizzata e può quindi essere tracciata dall'ufficio tributario.

Eventuali discrepanze riscontrate nell'emissione di ricevute possono comportare multe salate e il pagamento di ulteriori imposte. Le autorità fiscali considerano tali irregolarità come una violazione dei corretti principi contabili tedeschi. L'importo da pagare in più è a discrezione dell'ufficio tributario competente.

Quali sono le eccezioni all'obbligo di ricevuta?

I piccoli imprenditori sono esenti dall'obbligo di emettere ricevute di pagamento e l'esenzione vale anche per le attività che utilizzano un sistema di pagamento manuale al posto di quello elettronico.

Esiste tuttavia un'eccezione all'obbligo di emettere ricevute anche per alcune attività con sistema di pagamento elettronico. In particolare, le attività di vendita al dettaglio con clienti di passaggio possono invocare la "clausola di irragionevolezza". In tal caso, devono presentare all'ufficio tributario competente una richiesta di esenzione dall'obbligo di emissione di ricevute, dimostrando che non è ragionevole emettere ricevute per il servizio o il prodotto che offrono. Questo è possibile, ad esempio, per le attività che servono principalmente clienti di passaggio, come le panetterie.

Sarà l'ufficio tributario a decidere caso per caso se, in base al Codice tributario, l'obbligo di emettere ricevute non ha una giustificazione ragionevole per l'attività. La normativa stabilisce i requisiti per questa esenzione come segue: "Nei casi di vendita di beni a un gran numero di persone sconosciute, le autorità fiscali possono usare la dovuta discrezione e, per motivi di ragionevolezza e in conformità con l'Articolo 148, derogare all'obbligo di emettere ricevute ai sensi dell'Articolo 146(2), comma 1 del Codice tributario. Tale deroga può essere revocata".

Quali aspetti devono tenere presenti le attività esenti dall'obbligo di ricevuta?

Le attività esenti dall'obbligo di emettere ricevute devono essere consapevoli della necessità di dotarsi di un dispositivo tecnico di sicurezza. Devono continuare a creare le proprie ricevute per scopi contabili, in modo che l'ufficio tributario possa tracciare tutte le loro transazioni commerciali. Un'attività è inoltre tenuta a emettere una ricevuta manuale anziché stampata se il cliente lo richiede. Questo vale anche per le attività che adottano una procedura di pagamento manuale, anziché un sistema di pagamento elettronico, presso il punto vendita.

Che cosa è necessario fare per rispettare questo obbligo?

In Germania, le attività devono dotarsi di un sistema di pagamento elettronico con un dispositivo tecnico di sicurezza certificato. In questo modo, possono rilasciare a ogni cliente una ricevuta per i beni o i servizi acquistati, come richiesto dalla legge. La ricevuta deve essere emessa anche se il cliente non la richiede o non vuole prenderla. La legge sull'obbligo di ricevuta stabilisce che un'attività con un sistema di pagamento elettronico è tenuta a rilasciare una ricevuta per ogni transazione commerciale. Questi sono i due requisiti più importanti che le attività tedesche devono soddisfare per adempiere l'obbligo di emettere una ricevuta.

A tal fine, le attività devono assicurarsi che non siano presenti lacune nelle ricevute e che non vengano rilevate irregolarità durante eventuali controlli da parte dell'ufficio tributario, altrimenti potrebbero risultare perseguibili per violazione della legge sull'obbligo di ricevuta. Inoltre, la ricevuta deve contenere informazioni specifiche per soddisfare pienamente i requisiti di tale legge.

Quali informazioni devono essere incluse in una ricevuta di pagamento?

Una ricevuta di pagamento deve contenere informazioni sull'acquisto di beni o servizi e sul relativo pagamento. Innanzitutto, deve indicare il tipo di beni o servizi acquistati, la quantità e il prezzo di acquisto. Ai sensi della Sezione 6 dell'ordinanza sulla sicurezza dei contanti, una ricevuta di pagamento deve includere ulteriori informazioni. In breve, i dettagli obbligatori sono:

• Nome completo e indirizzo dell'attività che emette la ricevuta
  
• Tipo e quantità del prodotto o del servizio venduto
  
• Data e ora esatta dell'emissione della ricevuta
  
• Importo totale di tutti i prodotti o servizi, inclusa l'aliquota fiscale
  
• Valore di verifica
  
• Numero consecutivo assegnabile in modo univoco alla transazione completata
  
• Numero di serie del sistema di pagamento e del modulo di sicurezza
  
• Contatore firme della cassa o del modulo di sicurezza
  

Sulla ricevuta di pagamento può essere riportato anche un codice QR leggibile contenente tutte le informazioni. Tuttavia, tale codice non è obbligatorio purché la ricevuta possa essere letta da chiunque senza l'ausilio di un dispositivo.

Qual è la differenza tra ricevuta di pagamento, documento di ricevuta e altri tipi di ricevuta di vendita?

Una ricevuta di pagamento è anche un documento che serve a dimostrare l'avvenuta transazione commerciale alla cassa. Le ricevute di pagamento vengono generate automaticamente da un sistema di pagamento elettronico. Per i clienti al dettaglio, ad esempio, una ricevuta di pagamento stampata è la prova che hanno acquistato e pagato i prodotti. Dal punto di vista dell'attività, le ricevute di pagamento sono anche una prova documentata per l'ufficio tributario che le vendite sono state completate correttamente. Per ogni vendita, deve essere creato un documento di ricevuta, o ricevuta di cassa, da rilasciare al cliente.

Le ricevute di pagamento sono pertanto considerate una prova d'acquisto, anche se non sono legalmente riconosciute come ricevute di vendita standard. A differenza di una ricevuta di pagamento, una ricevuta di vendita standard viene emessa manualmente e conferma, attraverso la firma autografa dell'emittente, che un pagamento o un servizio è stato ricevuto e che non ci sono ulteriori rivendicazioni in sospeso.

Una ricevuta di pagamento digitale soddisfa l'obbligo di legge?

Ai sensi della Sezione 6, comma 3 dell'ordinanza sulla sicurezza dei contanti, le ricevute possono essere create in formato sia cartaceo che digitale. Nel settore della ristorazione, in particolare, l'obbligo di emettere ricevute è più facile da rispettare facendo uso delle ricevute digitali. Con l'avanzare della digitalizzazione, anche i clienti si trovano sempre più a loro agio nell'uso delle ricevute digitali.

Le ricevute di pagamento digitali possono anche essere inviate direttamente allo smartphone di un cliente, ad esempio via email o tramite Bluetooth. Per rendere disponibili digitalmente le ricevute possono essere utilizzate varie tecnologie, ad esempio email, SMS, codici QR o la tecnologia NFC (Near-Field -Communication).

Se l'attività utilizza i messaggi email e gli SMS, deve richiedere dati (indirizzo email o numero di telefono) ai propri clienti. In questo caso, i clienti riceveranno un link per scaricare la ricevuta di pagamento o una copia in formato PDF. Se invece l'attività utilizza la tecnologia NFC o codici QR, non ha bisogno di chiedere dati personali al cliente e l'operazione risulterà più semplice per entrambe le parti. L'attività deve semplicemente dotarsi di un display alla cassa e del relativo software, mentre il cliente non deve far altro che scansionare il codice QR esposto alla cassa con il proprio smartphone. Riceverà così la ricevuta sullo smartphone in formato PDF. Con la tecnologia NFC, il cliente può ricevere la ricevuta digitale sul proprio smartphone tramite Apple Pay o Google Pay.

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi delle ricevute digitali?

I vantaggi delle ricevute digitali sono evidenti: una procedura di pagamento completamente digitalizzata consente di risparmiare carta, a pieno beneficio dell'ambiente. Inoltre, le ricevute non cartacee sono più rapide e facili da elaborare, il che riduce l'impegno amministrativo delle attività. A ciò si aggiunge che le ricevute digitali si conservano molto più a lungo. Al contrario, le ricevute termiche convenzionali, come quelle per il carburante e per il settore alberghiero, di solito si sbiadiscono dopo pochi mesi e diventano a malapena leggibili.

Gli svantaggi delle ricevute digitali sono limitati: il principale ostacolo all'emissione di questo tipo di ricevute è dato dai requisiti di protezione dei dati che le attività devono rispettare se raccolgono i dati personali dei clienti.

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