In Deutschland gibt es eine gesetzlich geregelte Bonpflicht, deswegen müssen Unternehmen mit elektronischem Kassensystem am POS (Point of Sale) ihrer Kundschaft einen Zahlungsbeleg aushändigen. Welche Unternehmen ihr unterliegen und welche Informationen ein Kassenbon genau enthalten muss, erklären wir Ihnen in unserem Artikel. Außerdem erfahren Sie, was Unternehmen in Deutschland beachten müssen, um das Bonpflicht-Gesetz zu erfüllen und welche Ausnahmen es von dieser Regelung gibt.
Worum geht es in diesem Artikel?
- Was ist die Bonpflicht und wann ist sie in Kraft getreten?
- Wer ist von der Kassenbonpflicht betroffen?
- Welche Ausnahmen gibt es von der Bonpflicht?
- Was muss man tun, um die Belegpflicht zu erfüllen?
- Welche Informationen muss ein Kassenbon enthalten?
- Was sind die Unterschiede zwischen Kassenbon, Beleg und Quittung?
- Sind digitale Kassenbons auch voll rechtsgültig?
Was ist die Bonpflicht und wann ist sie in Kraft getreten?
Die sogenannte Bonpflicht – fachlich gesprochen „Belegausgabepflicht“ – besagt, dass Unternehmer/innen mit einem elektronischen Kassensystem ihrer Kundschaft beim Verkauf einen Kassenbeleg ausstellen müssen. Die Bonpflicht ist am 1. Januar 2020 in Deutschland in Kraft getreten. Sie ist Teil der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die bereits 2016 verabschiedet wurde. Diese umfassende gesetzliche Regelung soll Kassenmanipulationen verhindern und Steuerhinterziehungen vorbeugen. Die genaue gesetzliche Wortlaut zur Belegabgabepflicht findet sich unter §146a Absatz 2 der Abgabenordnung (AO).
Wer ist von der Kassenbonpflicht betroffen?
Alle Unternehmen in Deutschland, die ein elektronisches Kassensystem nutzen, müssen ihrer Kundschaft grundsätzlich einen Beleg ausstellen. Nur Unternehmer/innen, die eine offene Ladenkasse nutzen, sind von dieser Belegpflicht nicht betroffen. Eine offene Ladenkasse wird manuell bedient und zeichnet keine Daten auf. Man nennt sie auch „Schubladenkasse“.
Im Zuge der Regelung zur Kassenbonpflicht müssen elektronische Ladenkassen in Deutschland mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein, die eine nachträgliche Manipulation der Kassendaten verhindert. Die TSE ist wie die Belegausgabepflicht Teil der Kassenversicherungsordnung.
Wie wird eine Missachtung der Bonpflicht geahndet?
Der Kassenbon dient Unternehmen dem Finanzamt gegenüber als Nachweis für einen ordnungsgemäß getätigten Umsatz. Jedoch sind in der gesetzlichen Abgabenordnung (AO) keine Strafen für Verstöße gegen die Kassenbonpflicht vorgesehen. Es hat also keine unmittelbaren rechtlichen Folgen, sollte ein Unternehmen, das der Bonpflicht unterliegt, diese verletzen. Allerdings können die Kassenprüfer der Finanzämter eine Kassennachschau durchführen und dabei festzustellen, ob sich ein Unternehmen an die Bonpflicht hält. Denn jeder einzelne Geschäftsvorfall, der über eine elektronische Kasse läuft, wird gespeichert und ist so für das Finanzamt nachvollziehbar.
Wird eine Missachtung der Belegausgabepflicht entdeckt, kann das empfindliche Geldstrafen und Steuernachzahlungen zur Folge haben. Die Finanzbehörde wertet dies als Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). Es liegt dann im Ermessen des zuständigen Finanzamts, wie hoch die Nachzahlungen ausfallen.
Welche Ausnahmen gibt es von der Bonpflicht?
Kleinunternehmer sind per se von der Bonpflicht ausgenommen. Aber auch Unternehmen, die kein elektronisches Kassensystem, sondern eine offene Ladenkasse betreiben, fallen nicht unter die Belegausgabepflicht.
Darüber hinaus gibt es jedoch für Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem im Einsatz haben, die Möglichkeit, sich von der Belegausgabepflicht befreien zu lassen. Insbesondere Einzelhandelsgeschäfte mit Laufkundschaft können sich auf die sogenannte Unzumutbarkeitsklausel berufen. Sie sollten einen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht beim zuständigen Finanzamt stellen. Dabei müssen sie nachweisen, dass es aufgrund ihres Produkt- bzw. Dienstleistungsangebots für sie unzumutbar ist, Belege auszustellen – zum Beispiel, wenn überwiegend Laufkundschaft bedient wird, wie es bei einer Bäckerei der Fall ist.
Das Finanzamt entscheidet dann auf Grundlage der Abgabenordnung individuell, ob eine Belegausgabe für das Einzelhandelsunternehmen unzumutbar ist. Die gesetzliche Regelung benennt die Voraussetzungen dazu: „Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 Abgabenordnung aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 Satz 1 AO befreien. Die Befreiung kann widerrufen werden.“
Was müssen Händler/innen beachten, die von der Bonpflicht befreit sind?
Unternehmen, die eine Befreiung von der Belegausgabepflicht erwirkt haben, müssen beachten, dass die TSE-Pflicht für Sie weiterhin besteht. Sie müssen weiter Eigenbelege für die Buchhaltung erstellen, so dass das Finanzamt alle Geschäftsvorfälle nachvollziehen kann. Außerdem haben Sie die Pflicht, statt eines ausgedruckten Kassenbons eine manuelle Quittung auszustellen, wenn die Kundschaft es verlangt. Dies gilt auch für Händler/innen, die kein elektronisches Kassensystem am POS im Einsatz haben, sondern eine offene Ladenkasse.
Was muss man tun, um die Belegpflicht zu erfüllen?
Händler/innen in Deutschland müssen elektronische Ladenkassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausrüsten (TSE). Dadurch können sie jeder Kundin und jedem Kunden einen Kassenbeleg für die gekaufte Ware bzw. Dienstleistung zur Verfügung stellen, was vom Gesetzgeber gefordert wird. Sie müssen ihrer Kundschaft auch dann einen Kassenbeleg ausstellen, wenn die Kundin bzw. der Kunde keinen Beleg einfordert oder ihn nicht annehmen will. Denn das Bonpflicht-Gesetz besagt, dass ein Unternehmen mit einem elektronischen Kassensystem verpflichtet ist, zu jedem Geschäftsvorfall einen Beleg auszugeben. Das sind die beiden wichtigsten Anforderungen, die ein Unternehmen in Deutschland dem Gesetzgeber gegenüber erfüllen muss, um die Belegpflicht einzuhalten.
Bei der Erfüllung dieser Anforderungen müssen Unternehmen darauf achten, dass keine Lücken in der Belegausgabe entstehen, damit bei einer möglichen Kassennachschau durch das Finanzamt keine Unregelmäßigkeiten feststellbar sind. Denn dadurch würde das Bonpflicht-Gesetz verletzt. Darüber hinaus müssen auf einem Kassenbon ganz bestimmte Angaben stehen, um alle Anforderungen des Bonpflicht-Gesetzes 100%ig zu erfüllen.
Welche Informationen muss ein Kassenbon enthalten?
Ein Kassenbon muss Informationen über den Kauf und die Bezahlung von Dienstleistungen oder Waren zur Verfügung stellen. In erster Linie zeigt er die Art der gekauften Ware oder Dienstleistung, die Stückzahl und den Kaufpreis. Laut § 6 der Kassensicherungsverordnung muss ein Kassenbon noch weitere Angaben enthalten. Das sind die Pflichtangaben im Überblick:
- Name und die Anschrift des ausstellenden Unternehmens
- Art und Menge des verkauften Produkts bzw. der Dienstleistung
- Beginn und Ende des Vorgangs sowie Datum der Belegausstellung
- Gesamtbetrag aller Produkte und Leistungen inklusive Steuersatz
- Prüfwert
- Fortlaufende Transaktionsnummer, die eindeutig der jeweiligen Transaktion zugeordnet werden kann
- Seriennummer des Kassensystems und Sicherheitsmoduls
- Signaturzähler der Kasse oder des Sicherheitsmoduls
Der Kassenbon kann auch einen auslesbaren QR-Code, der alle Informationen gesammelt enthält – ein QR-Code ist jedoch keine Pflicht, solange der Kassenbon für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar ist.
Was sind die Unterschiede zwischen Kassenbon, Beleg und Quittung?
Ein Kassenbon ist gleichzeitig ein Beleg, der als Nachweis über einen geschäftlichen Vorgang an der Kasse dient. Kassenbons werden von einem elektronischen Kassensystem automatisch erzeugt. Für die Kundschaft im Einzelhandel ist der ausgedruckte Kassenbon beispielsweise der Beleg dafür, dass sie die Ware gekauft und bezahlt haben. Aus Sicht der Händlerin bzw. des Händlers sind Kassenbons gleichzeitig auch Belege dem Finanzamt gegenüber für einen korrekt getätigten Umsatz. Denn für jeden Buchungsvorgang muss ein Beleg, ein Kassenbon, erstellt und an die Kundschaft ausgegeben werden.
Kassenbons gelten also als Kaufbelege, sie werden jedoch rechtlich nicht als Quittung anerkannt. Ein Quittungsbeleg wird im Gegensatz zum Kassenbon manuell ausgestellt und bestätigt durch die eigenhändige Unterschrift der ausstellenden Person, dass eine Zahlung oder eine Leistung empfangen wurde und keine Forderungen mehr offen sind.
Sind digitale Kassenbons auch voll rechtsgültig?
Die Belegerstellung ist nach § 6 Satz 3 der Kassensicherungsverordnung wahlweise in Papierform oder elektronisch möglich. Insbesondere in der Gastronomie ist die Bonpflicht durch die Nutzung digitaler Kassenbons leichter umzusetzen. Auch nimmt die Akzeptanz des elektronischen Kassenbons bei Verbraucherinnen und Verbrauchern mit fortschreitender Digitalisierung immer mehr zu.
Digitale Kassenbelege können der Kundschaft beispielsweise per E-Mail oder via Bluetooth direkt aufs Smartphone zugestellt werden. Um die Belege digital zur Verfügung stellen zu können, kann man unterschiedliche Technologien nutzen: beispielsweise E-Mails, SMS, QR-Codes oder die NFC-Technologie (“Near Field Communication”).
Bei E-Mails und SMS müssen Unternehmen von ihren Kundinnen und Kunden Daten einfordern (E-Mail-Adresse oder Mobilnummer) und die Kundschaft erhält dann einen Download-Link für den Kassenbeleg oder den Beleg als PDF. Bei der NFC- und QR-Code-Technologie sind keine persönlichen Daten der Kundschaft notwendig. Das macht die Sache für beide Seiten einfacher. Unternehmer/innen brauchen nur ein Display an der Kasse und die entsprechende Software. Die Kundin bzw. der Kunde scannt per Smartphone beispielsweise den angezeigten QR-Code und bekommt den Beleg als PDF aufs Smartphone. Bei der NFC-Technologie erhält man den digitalen Beleg per Apple Pay oder Google Pay aufs Smartphone.
Welche Vor- und Nachteile hat der digitale Kassenbeleg?
Die Vorteile digitaler Kassenbons liegt auf der Hand: Durch volldigitalisierte Kassenprozesse wird Papier eingespart, was der Umwelt zugutekommt. Außerdem reduziert sich der bürokratische Aufwand für Unternehmen, denn papierlose Belege können schneller und auch übersichtlicher verwaltet werden. Darüber hinaus sind digitale Kassenbons deutlich länger haltbar, während die sogenannten Thermobelege (Tankquittungen und Bewirtungsbelege beispielsweise) meist nach einigen Monaten verblassen und kaum noch lesbar sind.
Die Nachteile digitaler Kassenbons halten sich dagegen in Grenzen: Die größte Herausforderung bei der Verbreitung des digitalen Belegs sind die Datenschutz-Anforderungen, die von Unternehmen erfüllt werden müssen, wenn sie für die Belegausstellung persönliche Daten ihrer Kundschaft erhalten.
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