In Deutschland müssen Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem nutzen, ihrer Kundschaft einen Kassenbon als Zahlungsbeleg aushändigen. Das verlangt die sogenannte Kassensicherungsverordnung, die seit dem 1. Januar 2020 gilt. Unser Artikel erklärt Ihnen, was Händler/innen dabei beachten müssen, welche Ausnahmen es von dieser gesetzlichen Regelung gibt und wie man einen digitalen Kassenbon ausstellen kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Kassenbon?
  
• Wer ist verpflichtet, einen Kassenbon auszustellen?
  
• Was ist der Unterschied zwischen Kassenbon, Beleg und Quittung?
  
• Welche Angaben müssen auf einem Kassenbon stehen?
  
• Welche Strafen drohen bei Missachtung der Belegausgabepflicht?
  
• Gibt es die Möglichkeit, sich von der Kassenbonpflicht befreien zu lassen?
  
• Kann ein Kassenbon auch rein digital ausgestellt werden?
  

Was ist ein Kassenbon?

Ein Kassenbon ist ein ausgedruckter Kassenbeleg, der als Nachweis über einen Geschäftsvorgang an der Kasse dient. Für Kundinnen und Kunden im Einzelhandel beispielsweise ist der Kassenbon der Beleg dafür, dass sie die gekaufte Ware bezahlt haben – entweder bar oder bargeldlos. Die Kundschaft bekommt in beiden Fällen vom Einzelhandel einen ausgedruckten Kassenbon als Beleg für den Kauf ausgehändigt.

Der Kassenbon ist nicht nur Nachweis für den Kauf einer Ware, er zeigt auch die Art der gekauften Waren, die Stückzahl und den Kaufpreis. Der Kassenbon wird für die Kundschaft auf der Kassenrolle ausgedruckt, für die Händlerin bzw. den Händler wird der Geschäftsvorgang im elektronischen Kassensystem gespeichert.

Wer ist verpflichtet, einen Kassenbon auszustellen?

Unternehmen in Deutschland, die ein elektronisches Kassensystem nutzen, müssen seit 01.01.2020 ihrer Kundschaft laut § 146a Abs. 2 Abgabenordnung (AO) der Kassensicherungsverordnung einen Beleg ausstellen. Das gilt unabhängig von der Höhe des Kaufbetrages für jeden Geschäftsvorfall – auch für den Kauf eines Brötchens im Wert von 25 Cent beispielsweise muss die Käuferin bzw. der Käufer einen Kassenbon erhalten. Im Zuge dieser Regelung zur Kassenbonpflicht müssen elektronische Ladenkassen in Deutschland mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein.

Was ist das Ziel der Kassenbonpflicht?

Die gesetzlich geregelte Kassenbonpflicht soll Steuerhinterziehungen von Unternehmen vorbeugen, die Bargeldeinnahmen an der Kasse vorbei erzielen. Jeder einzelne Geschäftsvorfall, der über eine elektronische Kasse läuft, wird gespeichert und ist damit nachvollziehbar. Die Kassenprüfer der Finanzämter können bei Bedarf die Speicher der elektronischen Kassen auslesen und in einer sogenannten Kassennachschau feststellen, ob sich ein Unternehmen an die Belegausgabepflicht hält. Der Kassenbon ist in wirtschaftlicher Hinsicht also der Nachweis für einen ordnungsgemäß getätigten Umsatz.

Gibt es Ausnahmen von der Kassenbonpflicht?

Ausgenommen von der Belegausgabepflicht sind lediglich Kleinunternehmer mit einer sogenannten offenen Ladenkasse (manuelle Bedienung ohne Datenspeicherung). Das Bundesministerium für Finanzen liefert zu den exakten gesetzlichen Vorgaben bei der Belegausgabepflicht im Rahmen der Kassensicherungsverordnung detaillierte Informationen.

Sind Sie mit einer offenen Ladenkasse trotzdem zum Ausstellen einer Quittung verpflichtet?

Falls Sie als Händler/in kein elektronisches Kassensystem am POS im Einsatz haben, sondern eine offene Ladenkasse führen, sind Sie zwar von der Belegausgabepflicht befreit – dennoch haben Sie die Pflicht, der Kundschaft statt eines ausgedruckten Kassenbons eine Quittung auszustellen, wenn diese einen Kassenbeleg verlangt.

Was ist der Unterschied zwischen Kassenbon, Beleg und Quittung?

Kassenbons werden automatisch von einem elektronischen Kassensystem erzeugt. Sie dienen der Kundschaft eines Unternehmens als Beleg eines geschäftlichen Vorgangs. Kassenbons sind für Unternehmen gleichzeitig auch Nachweis dem Finanzamt gegenüber für einen korrekt getätigten Umsatz. Der Kassenbon enthält Informationen über den Kauf und die Bezahlung von Dienstleistungen oder Waren.

Kassenbons gelten insofern zwar als Kaufbelege, sie werden in der Regel jedoch nicht als Quittung anerkannt, da sie nicht alle erforderlichen Angaben enthalten, die ein Quittungsbeleg enthalten muss. Eine Quittung wird manuell ausgestellt und bestätigt durch die eigenhändige Unterschrift der oder des Ausstellenden, dass eine Zahlung oder eine Leistung empfangen wurde und keine Ansprüche mehr offen sind.

Welche Angaben müssen auf einem Kassenbon stehen?

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) listet in Paragraf 6 auf, welche Pflichtangaben ein Kassenbon enthalten muss:

• Vollständiger Name und die Anschrift des ausstellenden Unternehmens
  
• Art und Menge des verkauften Produkts beziehungsweise der Dienstleistung
  
• Genaue Uhrzeit der Belegausstellung mit Datum
  
• Betrag nach jeweiliger Zahlungsart
  
• Eine Nummer, die der ausgeführten Transaktion eindeutig zugeordnet werden kann
  
• Gesamtbetrag aller Produkte oder Leistungen inklusive Steuersatz
  
• Seriennummer des Kassensystems
  
• Signaturzähler der Kasse oder des Sicherheitsmoduls
  
• Wahrheitsgetreuer Prüfwert der Rechnung
  

Diese Angaben müssen als Text- und Zahlenkombination auf dem Beleg zu sehen sein. Insbesondere muss jeder Beleg mit einer eindeutigen Identifikationsnummer versehen werden, anhand derer das Finanzamt die lückenlose Belegausgabe nachvollziehen kann. Moderne elektronische Kassensysteme erfüllen diese Anforderungen.
Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, QR-Codes auf dem Kassenbon abzubilden. Das ist nicht verpflichtend, vereinfacht jedoch den Ablauf einer Kassennachschau erheblich.

Welche Strafen drohen bei Missachtung der Belegausgabepflicht?

In der gesetzlichen Abgabenordnung (AO) werden keine Strafen für Verstöße gegen die Kassenbonpflicht aufgeführt. Wenn ein Unternehmen eine elektronische Registrierkasse nutzt und die Belegausgabepflicht nicht beachtet, hat das keine direkten rechtlichen Folgen. Doch das Finanzamt kann Testkäufe durchführen und bei Unregelmäßigkeiten eine Kassennachschau anordnen.

Werden Lücken in der Belegausgabe festgestellt, wird das Finanzamt das als Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) werten. Durch sogenannte Zuschätzungen der Kassenprüfer/innen zum Umsatz und Gewinn können so erhebliche Steuernachzahlungen für ein Unternehmen entstehen, das seiner Belegausgabepflicht nicht nachgekommen ist.

Was tun, wenn die Kundschaft keinen Kassenbon annimmt?

Paragraf 146a Abs. 2 Abgabenordnung stellt fest, dass ein Unternehmen mit einem elektronischen Kassensystem zu jedem Geschäftsvorfall einen Beleg für die Kundschaft ausgeben muss. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Kundschaft den Beleg mitnimmt oder nicht. Ein Kassenbon muss in jedem Fall ausgestellt werden, selbst wenn die Kundschaft auf Nachfrage die Annahme eines Beleges ablehnt.

Gibt es die Möglichkeit, sich von der Kassenbonpflicht befreien zu lassen?

Nur Unternehmen, die kein elektronisches Kassensystem, sondern eine offene Ladenkasse nutzen, sind von der Belegausgabepflicht per se ausgenommen.

Für Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem im Einsatz haben, gibt es nach § 146a Abs. 2 Satz 2 Abgabenordnung dennoch die Möglichkeit, sich von der Belegausgabepflicht befreien zu lassen. Die Abgabenordnung benennt die Voraussetzungen dazu: „Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 Abgabenordnung aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 Satz 1 AO befreien. Die Befreiung kann widerrufen werden.“

Im Klartext bedeutet dies, dass Unternehmen mit Laufkundschaft und einem elektronischen Kassensystem sich von der Belegausgabepflicht befreien lassen können – Einzelhandelsgeschäfte beispielsweise. Solche Unternehmen können einen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht bei der zuständigen Finanzbehörde stellen. Ein Kostenargument sollte dabei jedoch nicht in Anschlag gebracht werden, denn für die Finanzbehörden zählt nur das Argument der Unzumutbarkeit. Das Finanzamt kann eine Belegausgabe im Einzelfall als unzumutbar einschätzen, entscheidet jedoch individuell. Unternehmen müssen nachweisen, dass es für sie aufgrund ihrer angebotenen Dienstleistung oder eines angebotenen Produkts unzumutbar ist, Belege auszustellen.

Wird ein Antrag abgelehnt, sollte das betroffene Unternehmen Einspruch einlegen. Nur so lässt sich langfristig erreichen, dass die Finanzbehörden für bestimmte Branchen wie den Lebensmitteleinzelhandel eine grundsätzliche Befreiung von der Belegausgabepflicht zulassen. Doch selbst wenn ein Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht bewilligt wird, muss ein Unternehmen immer noch folgende Verpflichtungen beachten:

• Es müssen weiterhin Eigenbelege für die Buchhaltung erstellt werden.
  
• Die TSE-Pflicht bleibt bestehen.
  
• Verlangt die Kundschaft eine Quittung, so muss sie diese bekommen.
  

Kann ein Kassenbon auch rein digital ausgestellt werden?

An der Belegausgabepflicht gibt es unter anderem auch deshalb Kritik, weil in vielen Branchen Kassenbons für Centbeträge gedruckt werden müssen. Die meisten dieser Bons wandern jedoch sofort in den Papierkorb.

Nach § 6 Satz 3 der Kassensicherungsverordnung dürfen auch digitale Belege für die Kundschaft erstellt werden. Die digitalen Belege können dem Kunden zum Beispiel per E-Mail oder via Bluetooth direkt aufs Smartphone als JPG, PNG oder PDF zugestellt werden. Für Betriebe mit Laufkundschaft – zum Beispiel im Bäcker- oder Metzgerhandwerk – ist diese Lösung jedoch nicht praktikabel. Die Anforderungen der Datenschutzverordnung können dabei nicht erfüllt werden. Für diese Betriebe stellt die grundsätzliche Befreiung von der Belegausgabepflicht immer noch die beste Lösung dar. In anderen Branchen, zum Beispiel in der Gastronomie, sind digitale Kassenbons jedoch durchaus praktikabel.

Wie funktioniert die Erstellung eines digitalen Kassenbelegs?

Digitale Kassenbelege können mit unterschiedlichen Technologien erstellt und übermittelt werden: Am gebräuchlichsten sind QR-Codes, NFC (“Near Field Communication”), SMS oder E-Mails.

Die E-Mail- und die SMS-Methode haben den Nachteil, dass ein Unternehmen von seiner Kundschaft Daten einfordern muss – die E-Mail-Adresse oder Mobilnummer. Die Kundschaft muss mit der Angabe ihrer Daten den Datenschutzbestimmungen zustimmen. Dabei ist für das Unternehmen die psychologische Hürde zu nehmen, dass nicht jede Kundin und nicht jeder Kunde bereit ist, die eigenen Daten preiszugeben. Bei beiden Methoden erhält die Kundschaft einen Download-Link für den Kassenbeleg.

Am einfachsten funktioniert die Erstellung eines digitalen Kassenbons mit NFC – bei dieser Technologie sind in den Artikeln entsprechende Chips verbaut. Die Kundschaft hält das Smartphone einfach an die Kasse und erhält nach der Transaktion den Kassenbon aufs Smartphone, zum Beispiel per Apple Pay oder Google Pay. Diese Technologie ist allerdings noch nicht sehr weit verbreitet.

Daneben funktioniert auch die Übermittlung per QR-Code schnell, einfach und ohne Datenschutzprobleme. Ein Unternehmen braucht bei dieser Technologie nicht die Zustimmung der Kundschaft und auch nicht deren Daten. Händler/innen benötigen lediglich ein Kundendisplay an der Kasse, über das der QR-Code angezeigt wird, und die entsprechende Kassensoftware. Die Kundin bzw. der Kunde scannt einfach per Smartphone den an der Kasse angezeigten QR-Code und bekommt den Beleg als PDF aufs Smartphone.

Vorteile digitaler Kassenbons

Digitale Kassenbons haben gegenüber Kassenbons in Papierform einige Vorteile:

• Volldigitalisierte Kassenprozesse – Unternehmen werden dem Trend zu digitalen Belegen bei der Kundschaft gerecht
  
• Übersichtliche Verwaltung – papierlose Belege bedeuten weniger Aufwand und bieten der Kundschaft einen besseren Überblick über Ausgaben und Zahlungen
  
• Haltbarkeit digitaler Belege – herkömmliche Papierbelege, insbesondere sogenannte Thermobelege (Tankquittungen und Bewirtungsbelege beispielsweise) verblassen nach einigen Monaten und sind kaum noch lesbar
  
• Umweltfreundlich und kostensparend – papierlose Kassenzettel schonen Ressourcen und sparen CO₂-Emissionen sowie Recycling-Kosten ein.
  

Nachteile digitaler Kassenbons

Mit dem Einsatz digitaler Kassenbons erfüllen Unternehmen zwar alle Anforderungen der Belegausgabepflicht – doch es gibt auch Nachteile:

• Skepsis – Käufer/innen stehen dem digitalen Kassenbon momentan noch skeptisch gegenüber. Die Akzeptanz nimmt zwar zu, aber viele Verbraucher/innen verlangen noch einen ausgedruckten Beleg.
  
• Datenschutz-Problematik – Der Verbreitung des digitalen Kassenbons stehen jedoch vor allem die Datenschutz-Anforderungen im Weg: Einen Kassenbon auszustellen, ohne die persönlichen Daten der Kundschaft einfordern zu müssen, ist dabei die größte Herausforderung.
  

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