Qualquer empresa que opere com checkout eletrônico na Alemanha precisa fornecer recibo de checkout aos clientes como comprovante de pagamento. Essa determinação está prevista na Regulamentação de Segurança de Caixas (Kassensicherungsverordnung) e passou a valer em 1º de janeiro de 2020. Nosso artigo detalha os pontos principais que os comerciantes devem considerar, as exceções existentes nessa regra legal e de que forma é possível emitir recibos digitais de checkout.

O que está neste artigo?

• O que é um recibo de checkout?
  
• Quem deve emitir um recibo de checkout?
  
• Qual a diferença entre recibo de checkout, documento de recibo e outros tipos de comprovante de venda?
  
• Quais informações devem constar em um recibo de checkout?
  
• Quais são as penalidades por não cumprir a obrigação de emissão de recibo?
  
• É possível conseguir uma isenção dessa exigência?
  
• Um recibo de checkout pode ser emitido apenas em formato digital?
  

O que é um recibo de checkout?

Um recibo de checkout é um comprovante impresso que atesta uma transação realizada no checkout. Por exemplo, no varejo, esse recibo serve como evidência de que o cliente quitou a compra, seja com dinheiro ou por meio de pagamento eletrônico. Em ambos os casos, o consumidor recebe o documento do comerciante como prova de sua aquisição.

Além de confirmar o pagamento, o recibo de checkout mostra também a natureza do produto adquirido, a quantidade de itens e o valor pago. Esse recibo é impresso no rolo do checkout para o cliente e o registro da operação fica armazenado no sistema eletrônico do lojista.

Quem é obrigado a emitir um recibo de checkout?

Desde 1º de janeiro de 2020, qualquer empresa na Alemanha que utilize um sistema eletrônico de checkout deve fornecer um documento de recibo aos clientes, conforme estabelece o artigo 146a (2) do Código Fiscal alemão (AO) e a Regulamentação de Segurança de Caixas (Kassensicherungsverordnung). Essa regra vale para todas as transações, independentemente do valor — mesmo uma compra simbólica, como um pão de 25 centavos, deve gerar recibo. Os sistemas eletrônicos precisam estar equipados com um dispositivo de segurança técnica certificado.

Qual é a finalidade da emissão obrigatória dos recibos de checkout?

A obrigatoriedade foi criada para coibir a sonegação de impostos por empresas que poderiam tentar ocultar recebimentos no checkout. Cada transação registrada em um sistema eletrônico fica armazenada e pode ser verificada. O órgão tributário pode acessar a memória do sistema sempre que necessário e, em auditorias, confirmar se a empresa cumpre a exigência legal. Do ponto de vista econômico, o recibo funciona como prova de que a transação respeitou as normas fiscais.

Existem exceções à regra de emissão de recibo de checkout?

Somente microempresários que utilizam “checkouts manuais” (operados sem armazenamento eletrônico de dados) ficam dispensados dessa exigência. O Ministério Federal das Finanças da Alemanha disponibiliza detalhes sobre os critérios legais previstos na Regulamentação de Segurança de Caixas.

É preciso emitir recibo mesmo em checkout manual?

Como comerciante, se você utiliza um checkout manual em vez de um sistema eletrônico no ponto de venda (POS), está dispensado da exigência de emitir recibos de checkout. No entanto, permanece a obrigação de entregar ao cliente um recibo comum, em substituição ao recibo de checkout impresso, sempre que ele solicitar.

Qual é a diferença entre recibo de checkout, documento de recibo e outros tipos de comprovante de venda?

Os recibos de checkout são gerados automaticamente por sistemas eletrônicos e funcionam como evidência de uma transação para os clientes. Ao mesmo tempo, servem como registro oficial perante o órgão tributário de que a receita foi devidamente declarada. O recibo inclui dados sobre os bens ou serviços adquiridos e sobre a forma de pagamento utilizada.

Embora os recibos de checkout sejam vistos como comprovantes de compra nesse contexto, eles em geral não são aceitos como recibos de venda formais, já que não apresentam todos os elementos exigidos em um recibo padrão. O recibo de venda tradicional é emitido manualmente e validado pela assinatura de próprio punho do emissor, confirmando que o pagamento ou o serviço foi recebido e que não há mais nenhuma obrigação pendente.

Quais informações um recibo de checkout deve conter?

O artigo 6 da Regulamentação de Segurança de Caixas (KassenSichV) determina quais dados são obrigatórios no recibo:

• Razão social e endereço completos da empresa emissora
  
• Natureza e quantidade do produto ou serviço comercializado
  
• Data e hora exatas da emissão do documento
  
• Valor discriminado conforme a forma de pagamento
  
• Número exclusivo que identifique a transação concluída
  
• Soma total de todos os produtos ou serviços, incluindo a alíquota de imposto aplicável
  
• Número de série do sistema de checkout
  
• Contador de assinaturas do checkout ou do módulo de segurança
  
• Valor de verificação fiel da fatura
  

Esses dados precisam estar no recibo em forma de texto combinado com números. Cada documento deve possuir um identificador único, permitindo que o órgão tributário rastreie todo o processo de emissão. Os sistemas modernos de checkout eletrônico cumprem essas exigências.
Também é possível acrescentar QR codes ao recibo de checkout. Essa inclusão não é obrigatória, mas facilita bastante uma auditoria.

Quais são as penalidades por não cumprir a exigência de emitir um recibo?

O Código Fiscal alemão (AO) não prevê penalidades específicas para infrações relacionadas à obrigação de entregar recibos de checkout. Não existem consequências jurídicas imediatas caso uma empresa utilize um sistema de checkout eletrônico e deixe de emitir os recibos obrigatórios. No entanto, o órgão tributário pode realizar compras de teste e determinar uma auditoria do checkout se forem identificadas irregularidades.

Quando há falhas na emissão de documentos de recibo, o órgão tributário entende isso como descumprimento dos princípios contábeis adequados da Alemanha (GoBD). Caso os auditores concluam que houve aumento de receita e lucro não declarados, a consequência pode ser o pagamento adicional de impostos em valores significativos para a empresa que não emitiu os recibos conforme exigido.

O que pode ser feito se os clientes não aceitarem um recibo de checkout?

De acordo com o artigo 146a(2) do Código Fiscal alemão, qualquer negócio que utilize um sistema eletrônico de checkout deve entregar um documento de recibo a cada cliente em toda transação comercial. Pouco importa se o cliente leva o recibo ou não. A emissão do recibo de checkout é obrigatória em qualquer situação, mesmo quando o comprador recusa o documento.

É possível solicitar isenção da obrigação de emitir recibo de checkout?

A dispensa se aplica apenas às empresas que não utilizam sistemas eletrônicos e operam exclusivamente com checkouts manuais.

No entanto, empresas que utilizam sistema eletrônico de checkout ainda podem solicitar uma isenção da obrigação de emitir recibos, conforme o artigo 146a(2), frase 2 do Código Fiscal alemão. O próprio Código estabelece as condições da seguinte forma: “Nos casos em que haja a venda de mercadorias para um grande número de pessoas não identificadas, a autoridade fiscal pode, a seu critério e por razões de razoabilidade, com base no artigo 148, dispensar a obrigação de emissão de recibos prevista no artigo 146(2), frase 1 AO. Essa dispensa pode ser revogada.”

Em termos práticos, isso significa que estabelecimentos com grande fluxo de clientes e checkout eletrônico podem, em situações específicas, ser liberados da obrigação de emitir recibos (por exemplo, no varejo). Para isso, devem apresentar um pedido ao órgão tributário competente. Importante destacar que esse pedido não deve se basear apenas em custos financeiros, já que a autoridade fiscal considera apenas os casos em que a emissão se mostra inviável ou desproporcional. Cada solicitação é analisada individualmente, e cabe à empresa demonstrar por que, no seu caso, a emissão seria irrazoável em função do serviço ou produto comercializado.

Se a solicitação for negada, a empresa deve recorrer da decisão. Esse é o único caminho para tentar garantir, no longo prazo, que setores específicos — como supermercados ou mercearias — possam alcançar uma dispensa geral. Ainda assim, mesmo que a isenção seja aprovada, a empresa deve cumprir algumas obrigações:

• Continuar elaborando recibos próprios para a contabilidade.
  
• Permanecer sujeita às exigências técnicas de segurança.
  
• Fornecer recibo sempre que solicitado por um cliente.
  

Um recibo de checkout pode ser emitido apenas em versão digital?

Uma das críticas à obrigatoriedade de emissão é que, em diversos setores, os recibos são impressos com valor ínfimo e, logo em seguida, descartados.

Segundo o artigo 6, frase 3 da Regulamentação de Segurança de Caixas, é permitido emitir recibos digitais. Eles podem ser enviados por e-mail ou via Bluetooth para o celular do cliente, em formatos JPG, PNG ou PDF. Entretanto, essa opção não é viável para negócios de atendimento rápido, como padarias ou açougues. Além disso, surgem complicações quanto à proteção de dados. Para esse tipo de comércio, uma isenção geral ainda seria a solução mais prática. Por outro lado, em setores como o de alimentação fora do lar, os recibos digitais funcionam de maneira adequada.

Como um recibo digital de checkout é gerado?

Os recibos digitais podem ser criados e transmitidos de várias formas, como QR codes, NFC (“comunicação por aproximação”), SMS ou e-mail.

O ponto negativo do uso de SMS e e-mail é que a empresa precisa solicitar informações do cliente (endereço eletrônico ou número de telefone). O cliente deve autorizar o uso de seus dados, e nem todos aceitam fornecer essas informações. Nessas modalidades, o comprador recebe um link para baixar o recibo.

A maneira mais prática é via NFC: chips específicos incorporados aos dispositivos permitem que o cliente aproxime o celular no checkout, efetue o pagamento e receba automaticamente o recibo digital (ex.: Apple Pay ou Google Pay). Contudo, essa tecnologia ainda não é amplamente usada.

A transmissão por meio de QR code também é rápida e prática, além de não trazer complicações relacionadas à proteção de dados. Nesse modelo, a empresa não precisa solicitar autorização nem recolher informações pessoais dos clientes. Basta que o comerciante disponha de um visor com o QR code no checkout e utilize o software compatível. O consumidor apenas escaneia o código mostrado no checkout com seu celular e recebe o recibo em formato PDF diretamente em seu dispositivo.

Vantagens dos recibos digitais de checkout

Os recibos digitais de checkout apresentam diversos pontos positivos em comparação com os documentos em papel:

• Processos totalmente digitais no checkout: empresas se alinham à tendência crescente de disponibilizar recibos eletrônicos aos consumidores
  
• Gestão mais simples e transparente: recibos sem papel reduzem o trabalho operacional e permitem ao cliente visualizar melhor seus gastos e pagamentos
  
• Maior durabilidade: recibos impressos em papel térmico (como os de combustível ou de restaurantes) perdem a legibilidade em poucos meses, enquanto os digitais permanecem íntegros
  
• Sustentabilidade e economia: recibos eletrônicos poupam recursos, diminuem emissões de CO₂ e reduzem custos ligados à reciclagem
  

Desvantagens dos recibos digitais de checkout

Embora atendam plenamente às exigências legais, ainda existem pontos negativos:

• Desconfiança: parte dos consumidores ainda mostra resistência quanto aos recibos digitais. Apesar do crescimento na aceitação, muitos continuam exigindo a versão impressa
  
• Questões de privacidade: as exigências de proteção de dados são o maior entrave para a adoção massiva, já que o grande desafio é entregar o recibo sem solicitar dados pessoais do cliente
  

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