Toute entreprise qui utilise un système de caisse électronique en Allemagne doit délivrer à ses clients un ticket de caisse à titre de justificatif de paiement. Cette exigence imposée par l'ordonnance allemande sur la sécurité des espèces (Kassensicherungsverordnung) est entrée en vigueur le 1er janvier 2020. Notre article décrit les aspects que les commerçants doivent avoir à l'esprit, les exceptions à cette réglementation, ainsi que la manière d'émettre un ticket de caisse numérique.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'un ticket de caisse ?
  
• Qui est tenu de délivrer un ticket de caisse ?
  
• Quelle est la différence entre un ticket de caisse, un récépissé de livraison et d'autres types de reçus de vente ?
  
• Quelles informations doit contenir un ticket de caisse ?
  
• Quelles sont les sanctions prévues en cas de non-respect de l'obligation de délivrer un ticket de caisse ?
  
• Est-il possible d'obtenir une dérogation à l'obligation de délivrer un ticket de caisse ?
  
• Un ticket de caisse peut-il également être délivré sous forme exclusivement numérique ?
  

Qu'est-ce qu'un ticket de caisse ?

Un ticket de caisse est un reçu imprimé destiné à servir de preuve d'une transaction réalisée en caisse. À titre d'exemple, le ticket de caisse fourni aux clients d'un commerce de détail est la preuve que ceux-ci ont réglé les marchandises achetées, soit en espèces, soit par le biais d'un paiement sans numéraire. Dans les deux cas, les clients reçoivent un ticket de caisse imprimé par le détaillant en tant que preuve de leur achat.

Un ticket de caisse représente non seulement une preuve d'achat des marchandises, mais il précise en outre le type de marchandises achetées, le nombre d'articles et le prix d'achat. Le ticket de caisse est imprimé sur le rouleau de caisse pour les clients, tandis que la transaction est enregistrée côté commerçant dans son système de caisse électronique.

Qui est tenu de délivrer un ticket de caisse ?

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises situées en Allemagne qui utilisent un système de caisse électronique doivent fournir un reçu à leurs clients, conformément à l'article 146a (2) du Code fiscal allemand (AO) extrait de l'Ordonnance sur la sécurité des espèces (Kassensicherungsverordnung). Cette règle s'applique à toutes les transactions, quel que soit le montant de l'achat. Le client doit se voir remettre un reçu, même s'il n'achète qu'un petit pain d'une valeur de 25 centimes d'euros. En Allemagne, les systèmes de caisse électronique doivent être équipés d'un dispositif de sécurité technique certifié dans le cadre de ce règlement sur les tickets de caisse obligatoires.

À quoi sert l'émission de tickets de caisse obligatoires ?

L'obligation légale de fournir des tickets de caisse vise à empêcher l'évasion fiscale par les entreprises qui cherchent à contourner les tickets de caisse au moment du paiement. Chaque transaction commerciale qui transite par un système de caisse électronique est consignée et peut donc être tracée. Les inspecteurs des centres des impôts peuvent, en cas nécessité, consulter la mémoire des caisses électroniques et déterminer, dans le cadre d'une vérification comptable, si une entreprise respecte bien son obligation de délivrer des tickets de caisse. D'un point de vue économique, le ticket de caisse constitue donc la preuve qu'une transaction a été effectuée conformément à la réglementation.

Existe-t-il des dérogations à l'obligation de délivrer un ticket de caisse ?

Seuls les propriétaires de petites entreprises équipés de « caisses manuelles » (opérées manuellement et sans stockage de données) sont exemptés de l'obligation de délivrer des reçus. Le Ministère fédéral allemand des finances fournit des informations détaillées sur les exigences légales précises qui gouvernent l'obligation d'émettre des reçus, dans le cadre de l'ordonnance sur la sécurité des espèces.

L'obligation de délivrer un reçu demeure-t-elle en cas d'utilisation d'une caisse manuelle ?

En tant que commerçant, si vous disposez d'une caisse manuelle au lieu d'un système de caisse électronique à votre point de vente (PDV), vous êtes exempté de l'obligation de délivrer des reçus. En revanche, si vos clients réclament un reçu en caisse, vous demeurez dans l'obligation de leur délivrer un reçu standard en lieu et place d'un ticket imprimé.

Quelle est la différence entre un ticket de caisse, un récépissé de livraison et d'autres types de reçus de vente ?

Les tickets de caisse sont produits automatiquement à partir d'un système de caisse électronique. Ils font office de justificatif d'une transaction commerciale pour les clients d'une entreprise. Parallèlement, les tickets de caisse électroniques permettent aux entreprises de prouver au centre des impôts que les recettes ont été correctement perçues. Le ticket de caisse contient des informations relatives à l'achat de biens ou de services, ainsi qu'à leur paiement.

Bien que les tickets de caisse soient considérés comme une preuve d'achat à cet égard, ils ne sont généralement pas reconnus comme des reçus de vente standard, car ils ne mentionnent pas toutes les informations qu'un tel document doit comporter. Un reçu de vente standard est délivré manuellement et confirme, par la signature manuscrite de l'émetteur, qu'un paiement ou un service a été reçu et qu'il n'y a pas d'autres réclamations en suspens.

Quelles informations doit contenir un ticket de caisse ?

L'article 6 de l'ordonnance allemande sur la sécurité des espèces (KassenSichV) énumère les informations que doit impérativement contenir un ticket de caisse :

• Raison sociale et adresse complète de la société émettrice
  
• Type et quantité du produit ou service vendu
  
• Heure exacte de délivrance du document, y compris la date
  
• Montant par type de paiement respectif
  
• Numéro attribuable de manière unique à la transaction achevée
  
• Montant total des produits ou services, y compris le taux de taxe applicable
  
• Numéro de série du système de caisse
  
• Compteur de signatures du système de caisse ou du module de sécurité
  
• Valeur de vérification réelle et fidèle de la facture
  

Ces informations doivent figurer sur le récépissé documentaire sous la forme d'une combinaison de texte et de chiffres. Chaque reçu doit notamment mentionner un numéro d'identification unique, destiné à permettre au centre des impôts de retracer de bout en bout le processus d'émission du reçu. Les systèmes de caisse électronique modernes répondent à ces exigences.
Il est également possible d'afficher des codes QR sur le ticket de caisse. Bien que ce procédé ne soit pas obligatoire, il simplifie considérablement la procédure d'audit de caisse.

Quelles sont les sanctions prévues en cas de non-respect de l'obligation de délivrer un ticket de caisse ?

Le code fiscal allemand (AO) ne prévoit pas de sanctions en cas de violation de l'obligation de fournir des tickets de caisse. Aucune incidence juridique directe n'a lieu si une entreprise utilise une caisse électronique et ne respecte pas l'obligation de délivrer des tickets de caisse. Toutefois, le centre des impôts peut effectuer des achats à titre de test et ordonner un contrôle de caisse en cas d'irrégularités.

Si des lacunes sont constatées dans l'émission des reçus, l'administration fiscale considérera qu'il s'agit d'une violation des principes comptables allemands (GoBD). Si les responsables de l'audit estiment que des recettes et des bénéfices supplémentaires ont été perçus, cela peut occasionner le paiement d'impôts supplémentaires considérables pour une entreprise qui n'a pas respecté son obligation de délivrer des reçus.

Que faire en cas de refus du ticket de caisse par vos clients ?

L'article 146a(2) du code fiscal allemand prévoit qu'une entreprise équipée d'un système de caisse électronique doit délivrer aux clients un récépissé imprimé pour toute transaction commerciale. Le fait que le client reparte ou non avec ce reçu n'a aucune importance. Un ticket de caisse doit être délivré dans tous les cas, même si le client refuse un ticket à sa propre demande.

Est-il possible d'obtenir une dérogation à l'obligation de délivrer un ticket de caisse ?

Seuls les commerçants qui utilisent non pas un système de caisse électronique, mais une caisse manuelle, sont exemptés de l'obligation de délivrer un ticket de caisse.

En revanche, les entreprises qui utilisent un système de caisse électronique peuvent toujours obtenir une exemption de l'obligation de délivrer des reçus, conformément à l'article 146a(2) phrase 2 du code fiscal allemand. À cet égard, les prescriptions du code fiscal sont énoncées comme suit : « Dans les cas de vente de biens à un grand nombre de personnes inconnues, les autorités fiscales peuvent faire preuve de discernement et, pour des raisons raisonnables et conformément à l'article 148, lever l'obligation de délivrer des reçus selon l'article 146, paragraphe 2, phrase 1 AO. Cette dérogation est révocable ».

En d'autres termes, les entreprises dont l'activité est orientée vers la clientèle de passage et qui sont équipées d'un système de caisse électronique peuvent être exemptées de l'obligation de délivrer des reçus. C'est notamment le cas de certains commerces de détail. Ces types d'entreprises peuvent déposer une demande d'exemption de l'obligation de délivrer des reçus auprès de l'autorité fiscale compétente. Toutefois, cette requête ne doit pas être motivée par des raisons de coût, car les autorités fiscales examinent uniquement les demandes selon leur caractère raisonnable. Ainsi, le centre des impôts pourra considérer qu'il est déraisonnable de délivrer des reçus dans certains cas particuliers, mais il ne le décidera qu'au cas par cas. Les entreprises doivent démontrer qu'il est déraisonnable pour elles de délivrer des reçus compte tenu du service ou du produit qu'elles commercialisent.

En cas de rejet de la demande, il convient que l'entreprise concernée fasse appel de cette décision. Il s'agit là du seul moyen de garantir à long terme que les autorités fiscales prononceront une exemption générale de l'obligation de délivrer des reçus pour certains secteurs, par exemple les détaillants en alimentation. Au demeurant, même si une demande de levée de l'obligation de délivrer des reçus est accordée, l'entreprise reste tenue de se conformer aux obligations suivantes :

• L'entreprise doit toujours émettre ses propres reçus à des fins comptables.
  
• Les exigences obligatoires relatives aux dispositifs techniques de sécurité restent applicables.
  
• Tout client qui demande un reçu doit impérativement se le voir délivrer.
  

Un ticket de caisse peut-il également être délivré sous forme exclusivement numérique ?

L'une des raisons pour lesquelles l'obligation de délivrer des reçus est critiquée est que, dans de nombreux secteurs, des tickets de caisse doivent être imprimés pour des transactions d'une poignée de centimes. Or, bon nombre de ces reçus sont jetés directement à la poubelle.

En vertu de l'article 6, phrase 3, de l'ordonnance sur la sécurité des espèces, des reçus numériques peuvent également être créés pour les clients. Les reçus numériques peuvent être envoyés par e-mail ou par liaison Bluetooth sur le smartphone du client sous forme de fichier JPG, PNG ou PDF. Toutefois, cette solution n'est guère pratique pour les commerces de passage tels que les boulangeries ou les boucheries. En outre, elle pose des problèmes en matière de protection des données. Pour les entreprises concernées, une exemption générale de l'obligation de délivrer des reçus reste la meilleure option. À l'inverse, les tickets de caisse numériques sont parfaitement adaptés à d'autres secteurs, tels que l'hôtellerie et la restauration.

Comment créer un ticket de caisse numérique ?

Les tickets de caisse numériques peuvent être créés et transmis par le biais de différentes technologies, dont les formes les plus courantes sont les codes QR, la communication en champ proche (NFC), les SMS et l'e-mail.

L'inconvénient de l'envoi par e-mail et par SMS est qu'une entreprise doit demander à ses clients des données telles que leur adresse électronique ou leur numéro de téléphone portable. Les clients doivent consentir aux dispositions relatives à la protection des données au moment de communiquer leurs données. L'entreprise, elle, doit surmonter l'obstacle dû au fait que tous les clients ne sont pas disposés à divulguer leurs données personnelles. Dans les deux cas, les clients reçoivent un lien qui leur permet de télécharger le ticket de caisse.

Le moyen le plus simple de créer un ticket de caisse numérique est la communication NFC. Les puces correspondantes sont alors intégrées aux articles dotés de cette technologie. Il suffit aux clients de présenter leur smartphone en caisse pour régler leur achat et recevoir le reçu sur leur smartphone au terme de la transaction (par exemple via Apple Pay ou Google Pay). Toutefois, cette technologie n'est encore guère répandue.

La transmission par code QR, en revanche, est simple et rapide et ne pose aucun problème du point de vue de la protection des données. Avec cette technologie, une entreprise n'a nullement besoin de recueillir le consentement de ses clients, ni leurs données. Les commerçants doivent simplement faire en sorte que le code QR soit affiché par le client en caisse et que le logiciel de caisse correspondant soit installé. Il suffit au client de scanner le code QR affiché en caisse avec son smartphone pour recevoir le ticket de caisse sur celui-ci au format PDF.

Avantages des tickets de caisse numériques

Les tickets de caisse numériques présentent certains atouts par rapport aux reçus papier.

• Processus de paiement entièrement dématérialisés : les entreprises répondent à la demande croissante de leurs clients, qui réclament des reçus numériques.
  
• Simplicité et clarté d'administration : les reçus dématérialisés demandent généralement moins d'efforts et permettent aux clients d'avoir une meilleure vue d'ensemble de leurs dépenses et de leurs paiements.
  
• Durabilité des reçus numériques : les reçus papier conventionnels, en particulier de type « thermique » (tels que les reçus de carburant et ou les notes d'hôtel), s'effacent au bout de quelques mois seulement et deviennent à peine lisibles.
  
• Écologie et rentabilité : les tickets de caisse non imprimés contribuent à préserver les ressources de la planète et à réduire les émissions de dioxyde de carbone, de même que les coûts de recyclage.
  

Inconvénients des tickets de caisse numériques

En utilisant des tickets de caisse numériques, les entreprises satisfont à toutes les exigences en matière d'obligation de délivrer des reçus. Pourtant, quelques inconvénients sont à noter.

• Scepticisme : les acheteurs sont encore sceptiques à l'égard des reçus numériques. Bien que ces derniers soient de plus en plus acceptés, de nombreux clients continuent d'exiger un reçu imprimé.
  
• Problèmes de confidentialité des données : les exigences de protection des données constituent le principal obstacle à la généralisation des reçus numériques. À cet égard, la possibilité d'émettre un ticket de caisse sans avoir à demander au client ses données personnelles représente le plus grand défi.
  

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