Toute entreprise qui utilise un système de caisse électronique en Allemagne doit fournir un reçu de caisse à ses clients comme preuve de paiement. Cette exigence est imposée par l’ordonnance allemande sur la sécurité des caisses (Kassensicherungsverordnung) et est entrée en vigueur le 1er janvier 2020. Notre article explique les aspects que les marchands doivent garder à l’esprit, les exceptions à ce règlement et la façon d’émettre un reçu de caisse numérique.

Table des matières

• Qu’est-ce qu’un reçu de caisse?
  
• Qui est tenu d’émettre un reçu de caisse?
  
• Quelle est la différence entre un reçu de caisse, un reçu et d’autres types de reçus de vente?
  
• Quels renseignements doit contenir un reçu de caisse?
  
• Quelles sont les pénalités en cas de non-respect de l’obligation d’émettre un reçu?
  
• Est-il possible d’obtenir une exemption de l’obligation d’émettre un reçu de caisse?
  
• Un reçu de caisse peut-il également être émis uniquement en format numérique?
  

Qu’est-ce qu’un reçu de caisse?

Un reçu de caisse est un reçu imprimé servant de preuve d’une transaction à la caisse. Par exemple, un reçu de caisse pour les clients du commerce de détail est la preuve qu’ils ont payé les marchandises achetées, soit en espèces, soit par un paiement dématérialisé. Dans les deux cas, les clients reçoivent un reçu de caisse imprimé du détaillant comme preuve de leur achat.

Un reçu de caisse ne représente pas seulement une preuve d’achat des marchandises, mais il indique également le type de marchandises achetées, le nombre d’articles et le prix d’achat. Le reçu de caisse est imprimé sur le rouleau de la caisse pour les clients, et la transaction est stockée pour le marchand dans le système de caisse électronique.

Qui est tenu d’émettre un reçu de caisse?

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises en Allemagne qui utilisent un système de caisse électronique doivent délivrer un reçu à leurs clients conformément au paragraphe 146a(2) du Code fiscal allemand (Abgabenordnung ou AO) de l’ordonnance sur la sécurité des caisses (Kassensicherungsverordnung). Cela s’applique à chaque transaction, quel que soit le montant de l’achat; le client doit recevoir un reçu, y compris s’il achète, disons, un petit pain pour 25 centimes. Les systèmes de caisse électroniques en Allemagne doivent être équipés d’un dispositif de sécurité technique certifié dans le cadre de ce règlement sur les reçus de caisse obligatoires.

Quel est l’objectif de l’émission de reçus de caisse obligatoires?

L’obligation légale de fournir des reçus de caisse vise à prévenir l’évasion fiscale des entreprises qui cherchent à contourner les encaissements à la caisse. Chaque transaction commerciale qui passe par un système de caisse électronique est stockée et peut donc être retracée. Les vérificateurs du bureau des services fiscaux peuvent lire la mémoire des caisses électroniques au besoin, et ils peuvent déterminer, dans le cadre d’un contrôle de caisse, si une entreprise respecte l’exigence d’émettre des reçus de caisse. D’un point de vue économique, le reçu de caisse constitue donc la preuve qu’une transaction a été effectuée conformément à la réglementation.

Y a-t-il des exemptions à l’obligation d’émettre un reçu de caisse?

Seuls les propriétaires de petites entreprises disposant de « caisses manuelles » (exploitées manuellement sans stockage de données) sont exemptés de l’obligation d’émettre des reçus. Le ministère fédéral des Finances de l’Allemagne fournit des renseignements détaillés sur les exigences juridiques précises relatives à l’obligation d’émettre des reçus dans le cadre de l’ordonnance sur la sécurité des caisses.

Êtes-vous toujours tenu d’émettre un reçu si vous avez une caisse manuelle?

En tant que marchand, si vous disposez d’une caisse manuelle au lieu d’un système de caisse électronique au point de vente (PDV), vous êtes exempté de l’obligation d’émettre des reçus. Cependant, vous êtes toujours obligé de remettre aux clients un reçu standard au lieu d’un reçu de caisse imprimé s’ils demandent un reçu à la caisse.

Quelle est la différence entre un reçu de caisse, un reçu et d’autres types de reçus de vente?

Les reçus de caisse sont produits automatiquement par un système de caisse électronique. Ils servent de preuve d’une transaction commerciale pour les clients d’une entreprise. En même temps, les reçus de caisse électroniques fournissent également aux entreprises une preuve au bureau des services fiscaux que les revenus ont été traités correctement. Le reçu de caisse contient des renseignements sur l’achat de services ou de biens et leur paiement.

Bien que les reçus de caisse soient considérés comme une preuve d’achat à cet égard, ils ne sont généralement pas reconnus comme des reçus de vente standard, car ils ne contiennent pas tous les renseignements requis qu’un reçu de vente standard doit contenir. Un reçu de vente standard est émis manuellement et confirme, par la signature manuscrite de l’émetteur, qu’un paiement ou un service a été reçu et qu’il n’y a aucune autre réclamation en suspens.

Quels renseignements doit contenir un reçu de caisse?

L’article 6 de l’ordonnance allemande sur la sécurité des caisses (KassenSichV) énumère les renseignements obligatoires qu’un reçu de caisse doit contenir :

• le nom et l’adresse complets de l’entreprise émettrice;
  
• le type et la quantité du produit ou du service vendu;
  
• l’heure exacte d’émission du document, y compris la date;
  
• le montant par mode de paiement respectif;
  
• un numéro qui peut être attribué de manière unique à la transaction terminée;
  
• le montant total de tous les produits ou services, y compris le taux de taxe applicable;
  
• le numéro de série du système de caisse;
  
• le compteur de signatures de la caisse ou du module de sécurité;
  
• la valeur de vérification fidèle de la facture.
  

Ces renseignements doivent figurer sur le reçu sous forme de combinaison de texte et de chiffres. En particulier, chaque reçu doit être muni d’un numéro d’identification unique que le bureau des services fiscaux peut utiliser pour retracer l’ensemble du processus d’émission du reçu. Les systèmes de caisse électroniques modernes répondent à ces exigences.
Il est également possible d’afficher des codes QR sur le reçu de caisse. Ce n’est pas obligatoire, mais cela simplifie considérablement le processus de contrôle de caisse.

Quelles sont les pénalités en cas de non-respect de l’obligation d’émettre un reçu?

Le Code fiscal allemand (Abgabenordnung ou AO) ne prévoit aucune pénalité en cas de violation de l’obligation de fournir des reçus de caisse. Il n’y a pas de conséquence juridique directe si une entreprise utilise une caisse électronique et ne respecte pas l’obligation d’émettre des reçus de caisse. Cependant, le bureau des services fiscaux peut effectuer des achats tests et ordonner un contrôle de caisse en cas d’irrégularités.

Si des lacunes sont constatées dans l’émission des reçus, le bureau des services fiscaux considérera qu’il s’agit d’une violation des principes de comptabilité en bonne et due forme de l’Allemagne (GoBD). Si les vérificateurs estiment que des revenus et des bénéfices supplémentaires ont été perçus, cela peut entraîner des paiements d’impôts supplémentaires considérables pour une entreprise qui n’a pas respecté son obligation d’émettre des reçus.

Que pouvez-vous faire si les clients n’acceptent pas un reçu de caisse?

Le paragraphe 146a(2) du Code fiscal allemand stipule qu’une entreprise dotée d’un système de caisse électronique doit délivrer un reçu aux clients pour chaque transaction commerciale. Le fait que le client emporte ou non le reçu n’a pas d’importance. Un reçu de caisse doit être émis dans chaque cas, même si les clients refusent d’accepter un reçu sur demande.

Est-il possible d’obtenir une exemption de l’obligation d’émettre un reçu de caisse?

Seules les entreprises qui n’utilisent pas de système de caisse électronique et qui utilisent plutôt une caisse manuelle sont exemptées de l’obligation d’émettre un reçu de caisse.

Cependant, les entreprises qui utilisent un système de caisse électronique peuvent toujours obtenir une exemption de l’obligation d’émettre des reçus conformément à la deuxième phrase du paragraphe 146a(2) du Code fiscal allemand. Le Code fiscal énonce les exigences à cet égard comme suit : « Dans les cas de vente de biens à un grand nombre de personnes inconnues, les autorités fiscales peuvent faire preuve de la diligence requise et, pour des motifs de caractère raisonnable et conformément à l’article 148, renoncer à l’obligation d’émettre des reçus conformément à la première phrase du paragraphe 146(2) de l’AO. Cette renonciation peut être révoquée. »

En clair, cela signifie que les entreprises ayant des clients de passage et un système de caisse électronique peuvent être exemptées de l’obligation d’émettre des reçus (p. ex., les entreprises de commerce de détail). Ces types d’entreprises peuvent soumettre une demande à l’autorité fiscale compétente pour une exemption de l’obligation d’émettre des reçus. Cependant, cette demande ne doit pas être fondée sur des motifs de coûts, car les autorités fiscales n’examinent les demandes que pour des motifs de caractère déraisonnable. Le bureau des services fiscaux peut considérer qu’il est déraisonnable d’émettre des reçus dans des cas particuliers, mais il en décidera au cas par cas. Les entreprises doivent démontrer qu’il est déraisonnable pour elles d’émettre des reçus en fonction du service ou du produit qu’elles offrent.

Si une demande est rejetée, l’entreprise concernée devrait faire appel de cette décision. C’est le seul moyen de garantir à long terme que les autorités fiscales autoriseront une exemption générale de l’obligation d’émettre des reçus pour certains secteurs, comme les détaillants en alimentation. Cependant, même si une demande d’exemption de l’obligation d’émettre des reçus est accordée, une entreprise doit toujours se conformer aux obligations suivantes :

• l’entreprise doit toujours créer ses propres reçus à des fins comptables;
  
• les exigences obligatoires concernant les dispositifs de sécurité techniques restent applicables;
  
• tout client qui demande un reçu doit en recevoir un.
  

Un reçu de caisse peut-il également être émis uniquement en format numérique?

L’une des raisons pour lesquelles l’obligation d’émettre des reçus est critiquée est que, dans de nombreux secteurs, les reçus de caisse doivent être imprimés pour quelques centimes seulement. Cependant, bon nombre de ces reçus sont jetés directement à la poubelle.

En vertu de la troisième phrase de l’article 6 de l’ordonnance sur la sécurité des caisses, des reçus numériques peuvent également être créés pour les clients. Les reçus numériques peuvent être envoyés par courriel ou par Bluetooth au téléphone intelligent du client sous forme de fichier JPG, PNG ou PDF. Cependant, cette solution n’est pas pratique pour les entreprises ayant des clients de passage, comme les boulangeries ou les boucheries. De plus, cela pose des problèmes au regard des exigences en matière de protection des données. Une exemption générale de l’obligation d’émettre des reçus reste la meilleure solution pour ces entreprises. Cependant, les reçus de caisse numériques sont parfaitement pratiques dans d’autres secteurs, comme celui de l’hôtellerie.

Comment créer un reçu de caisse numérique?

Les reçus de caisse numériques peuvent être créés et transmis à l’aide de différents types de technologie : les formes les plus courantes sont les codes QR, la NFC (communication en champ proche), les messages texte ou les courriels.

L’inconvénient des modes par courriel et par message texte est qu’une entreprise doit demander des données à ses clients, comme leur adresse de courriel ou leur numéro de téléphone mobile. Les clients doivent accepter les dispositions relatives à la protection des données en fournissant leurs données. L’entreprise doit surmonter l’obstacle que représente le fait que tous les clients ne seront pas disposés à divulguer leurs propres données. Avec ces deux modes, les clients reçoivent un lien pour télécharger le reçu de caisse.

La façon la plus simple de créer un reçu de caisse numérique est avec la NFC : des puces correspondantes sont intégrées dans les articles grâce à cette technologie. Les clients n’ont qu’à tenir leur téléphone intelligent à la caisse pour payer et recevoir le reçu sur leur téléphone intelligent après la transaction (p. ex., via Apple Pay ou Google Pay). Cependant, cette technologie n’est pas encore très répandue.

La transmission par code QR est également rapide et facile, et ne pose aucun problème de protection des données. Une entreprise n’a pas besoin d’obtenir le consentement de ses clients ni leurs données avec cette technologie. Les marchands doivent simplement disposer d’un écran client du code QR à la caisse et avoir installé le logiciel de caisse correspondant. Le client balaie simplement le code QR affiché à la caisse à l’aide de son téléphone intelligent, et il reçoit le reçu sur son téléphone intelligent en format PDF.

Avantages des reçus de caisse numériques

Les reçus de caisse numériques présentent certains avantages par rapport aux reçus papier :

• Processus de paiement entièrement numérisés : les entreprises répondent à la tendance croissante d’émettre des reçus numériques aux clients.
  
• Administration claire et simple : les reçus dématérialisés demandent généralement moins d’efforts et offrent aux clients un meilleur aperçu de leurs dépenses et paiements.
  
• Durabilité des reçus numériques : les reçus papier conventionnels, en particulier les reçus sur papier thermique (comme les reçus de carburant et d’hôtellerie), s’estompent après quelques mois et deviennent à peine lisibles.
  
• Respectueux de l’environnement et rentables : les reçus de caisse dématérialisés préservent les ressources, réduisent les émissions de dioxyde de carbone et les coûts de recyclage.
  

Inconvénients des reçus de caisse numériques

Les entreprises répondent à toutes les exigences de l’obligation d’émettre des reçus en utilisant des reçus numériques. Cependant, il existe aussi quelques inconvénients :

• Scepticisme : les acheteurs restent sceptiques à l’égard des reçus numériques. Bien que leur acceptation augmente, de nombreux clients exigent encore un reçu imprimé.
  
• Problèmes de protection des données : les exigences en matière de protection des données constituent le principal obstacle à l’utilisation généralisée des reçus numériques : émettre un reçu sans demander de données personnelles au client est le défi majeur.
  

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