ธุรกิจใดก็ตามที่ใช้ระบบเครื่องบันทึกการเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ในเยอรมนีจะต้องให้ใบเสร็จแก่ลูกค้าเพื่อเป็นหลักฐานการชำระเงิน ข้อกำหนดนี้บังคับใช้โดยกฎหมายความปลอดภัยด้านเงินสดของเยอรมนี (Kassensicherungsverordnung) และมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2020 บทความของเราจะอธิบายถึงแง่มุมที่ผู้ค้าต้องคำนึงถึง ข้อยกเว้นสำหรับกฎระเบียบนี้ และวิธีออกใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินแบบดิจิทัล

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินคืออะไร
  
• ใครคือผู้ที่ต้องออกใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงิน
  
• ความแตกต่างระหว่างใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงิน เอกสารใบเสร็จ และใบเสร็จการขายประเภทอื่นๆ คืออะไร
  
• ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง
  
• บทลงโทษสำหรับการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดในการออกใบเสร็จคืออะไร
  
• เป็นไปได้หรือไม่ที่จะได้รับการยกเว้นจากข้อกำหนดในการออกใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงิน
  
• ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินออกในรูปแบบดิจิทัลเท่านั้นได้หรือไม่
  

ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินคืออะไร

ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินคือใบเสร็จที่พิมพ์ออกมาเพื่อใช้เป็นหลักฐานการทำธุรกรรม ณ จุดชำระเงิน ตัวอย่างเช่น ใบเสร็จสำหรับลูกค้าค้าปลีกเป็นหลักฐานว่าลูกค้าได้ชำระค่าสินค้าที่ซื้อด้วยเงินสดหรือผ่านการชำระเงินแบบไร้เงินสดแล้ว ซึ่งทั้งสองกรณีลูกค้าจะได้รับใบเสร็จฉบับพิมพ์จากผู้ค้าปลีกเพื่อเป็นหลักฐานการซื้อ

ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินไม่เพียงแต่เป็นหลักฐานการซื้อสินค้าเท่านั้น แต่ยังแสดงประเภทของสินค้าที่ซื้อ จำนวน และราคาซื้อด้วย ใบเสร็จจะถูกพิมพ์ออกจากม้วนกระดาษให้แก่ลูกค้า และธุรกรรมจะถูกจัดเก็บไว้สำหรับผู้ค้าในระบบเครื่องบันทึกการเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์

ใครคือผู้ที่ต้องออกใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงิน

ณ วันที่ 1 มกราคม 2020 ธุรกิจในเยอรมนีที่ใช้ระบบเครื่องบันทึกการเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์จะต้องออกเอกสารใบเสร็จให้แก่ลูกค้าตามมาตรา 146a (2) ของประมวลกฎหมายรัษฎากรของเยอรมนี (AO) แห่งกฎหมายความปลอดภัยด้านเงินสด (Kassensicherungsverordnung) ซึ่งบังคับใช้กับทุกธุรกรรมโดยไม่คำนึงถึงจำนวนเงินที่ซื้อ ลูกค้าจะต้องได้รับใบเสร็จ แม้ว่าจะซื้อเพียงขนมปังราคา 25 เซ็นต์ก็ตาม ระบบเครื่องบันทึกการเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ในเยอรมนีจะต้องติดตั้งอุปกรณ์ความปลอดภัยทางเทคนิคที่ได้รับการรับรองซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกฎระเบียบนี้

วัตถุประสงค์ของการบังคับให้ออกใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินคืออะไร

ภาระหน้าที่ตามกฎหมายในการให้ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินมีจุดประสงค์เพื่อป้องกันการหลีกเลี่ยงภาษีโดยบริษัทที่มุ่งจะเลี่ยงการบันทึกรายรับเงินสด ณ จุดชำระเงิน ธุรกรรมทางธุรกิจทุกรายการที่ผ่านระบบเครื่องบันทึกการเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์จะถูกจัดเก็บไว้และตรวจสอบย้อนหลังได้ ผู้ตรวจสอบของกรมสรรพากรจะอ่านหน่วยความจำของเครื่องบันทึกการเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ได้ตามความจำเป็น และตัดสินได้ว่าบริษัทปฏิบัติตามข้อกำหนดในการออกใบเสร็จหรือไม่ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบ จากมุมมองทางเศรษฐกิจ ใบเสร็จจึงเป็นหลักฐานว่าธุรกรรมได้ดำเนินการตามกฎระเบียบ

มีข้อยกเว้นสำหรับข้อกำหนดในการออกใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินหรือไม่

เฉพาะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่มี "เครื่องบันทึกการเก็บเงินแบบแมนนวล" (ดำเนินการด้วยตนเองโดยไม่มีการจัดเก็บข้อมูล) เท่านั้นที่ได้รับการยกเว้นจากภาระหน้าที่ในการออกใบเสร็จ กระทรวงการคลังของสหพันธ์สาธารณรัฐเยอรมนีได้ให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับข้อกำหนดทางกฎหมายที่ชัดเจนสำหรับภาระหน้าที่ในการออกใบเสร็จภายใต้ขอบเขตของกฎหมายความปลอดภัยด้านเงินสด

ยังจำเป็นต้องออกใบเสร็จหรือไม่หากใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินแบบแมนนวล

ในฐานะผู้ค้า หากใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินแบบแมนนวลแทนระบบอิเล็กทรอนิกส์ ณ จุดขาย (POS) คุณก็จะได้รับการยกเว้นจากภาระหน้าที่ในการออกใบเสร็จ อย่างไรก็ตาม คุณยังคงต้องออกใบเสร็จมาตรฐานให้แก่ลูกค้าแทนใบเสร็จฉบับพิมพ์หากลูกค้าขอ

ความแตกต่างระหว่างใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงิน เอกสารใบเสร็จ และใบเสร็จการขายประเภทอื่นๆ คืออะไร

ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจากระบบเครื่องบันทึกการเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ และใช้เป็นหลักฐานการทำธุรกรรมทางธุรกิจสำหรับลูกค้าของบริษัท ในขณะเดียวกัน ใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์ยังเป็นหลักฐานสำหรับบริษัทต่อกรมสรรพากรว่ารายรับได้รับการบันทึกอย่างถูกต้อง ใบเสร็จจะประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับการซื้อบริการหรือสินค้าและการชำระเงิน

แม้ว่าใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินจะถือเป็นหลักฐานการซื้อในแง่นี้ แต่โดยทั่วไปแล้วจะไม่ได้รับการยอมรับว่าเป็นใบเสร็จการขายมาตรฐาน เนื่องจากไม่มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่ใบเสร็จการขายมาตรฐานต้องมี ใบเสร็จการขายมาตรฐานจะออกด้วยตนเองและยืนยันด้วยลายมือชื่อของผู้ที่ออกใบเสร็จว่าได้รับการชำระเงินหรือบริการแล้วและไม่มีการเรียกร้องใดๆ ค้างอยู่

ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

มาตรา 6 ของกฎหมายความปลอดภัยด้านเงินสดของเยอรมนี (KassenSichV) ระบุข้อมูลบังคับที่ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินต้องมีดังนี้

• ชื่อและที่อยู่เต็มของบริษัทที่ออกใบเสร็จ
  
• ประเภทและปริมาณของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จำหน่าย
  
• เวลาที่แน่นอนที่ออกเอกสาร รวมถึงวันที่
  
• จำนวนเงินตามแต่ละประเภทการชำระเงิน
  
• หมายเลขที่กำหนดให้กับธุรกรรมที่เสร็จสมบูรณ์ได้ไม่ซ้ำกัน
  
• ยอดรวมของผลิตภัณฑ์หรือบริการทั้งหมด รวมถึงอัตราภาษีที่เกี่ยวข้อง
  
• หมายเลขซีเรียลของระบบเครื่องบันทึกการเก็บเงิน
  
• ตัวนับลายมือชื่อของเครื่องบันทึกการเก็บเงินหรือโมดูลความปลอดภัย
  
• ค่าตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้
  

ข้อมูลนี้จะต้องปรากฏบนเอกสารใบเสร็จในรูปแบบข้อความและตัวเลขผสมกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เอกสารใบเสร็จแต่ละฉบับจะต้องมีหมายเลขประจำตัวที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งกรมสรรพากรใช้เพื่อติดตามกระบวนการออกใบเสร็จตั้งแต่ต้นจนจบได้ ระบบเครื่องบันทึกการเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้ได้
นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกให้แสดงรหัส QR บนใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินได้ด้วย ซึ่งไม่ใช่ข้อบังคับ แต่ก็ช่วยให้กระบวนการตรวจสอบเครื่องบันทึกการเก็บเงินง่ายขึ้นอย่างมาก

บทลงโทษสำหรับการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดในการออกใบเสร็จคืออะไร

ประมวลกฎหมายรัษฎากรของเยอรมนี (AO) ไม่ได้ระบุบทลงโทษใดๆ สำหรับการละเมิดภาระหน้าที่ในการให้ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงิน จะไม่มีผลทางกฎหมายโดยตรงหากธุรกิจใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์และไม่ปฏิบัติตามภาระหน้าที่ในการออกใบเสร็จ อย่างไรก็ตาม กรมสรรพากรอาจดำเนินการทดลองซื้อและสั่งให้มีการตรวจสอบเครื่องบันทึกการเก็บเงินในกรณีที่พบความผิดปกติ

หากพบช่องโหว่ในการออกเอกสารใบเสร็จ กรมสรรพากรจะถือว่าเป็นการละเมิดหลักการบัญชีที่เหมาะสมของเยอรมนี (GoBD)หากผู้ตรวจสอบประเมินว่ามีรายรับและกำไรเพิ่มเติมเกิดขึ้น อาจส่งผลให้ธุรกิจที่ไม่ได้ปฏิบัติตามภาระหน้าที่ในการออกใบเสร็จต้องชำระภาษีเพิ่มเติมเป็นจำนวนมาก

จะทำอย่างไรหากลูกค้าไม่รับใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงิน

มาตรา 146a(2) ของประมวลกฎหมายรัษฎากรของเยอรมนีกำหนดว่า ธุรกิจที่มีระบบเครื่องบันทึกการเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์จะต้องออกเอกสารใบเสร็จให้แก่ลูกค้าสำหรับทุกธุรกรรมทางธุรกิจ ส่วนลูกค้าจะนำใบเสร็จไปด้วยหรือไม่นั้นไม่เกี่ยวข้อง จะต้องมีการออกใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินในทุกกรณี แม้ว่าลูกค้าจะปฏิเสธไม่รับใบเสร็จก็ตาม

เป็นไปได้หรือไม่ที่จะได้รับการยกเว้นจากข้อกำหนดในการออกใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงิน

เฉพาะธุรกิจที่ไม่ใช้ระบบเครื่องบันทึกการเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ แต่ใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินแบบแมนนวลเท่านั้นที่ได้รับการยกเว้นจากภาระหน้าที่ในการออกใบเสร็จ

อย่างไรก็ตาม ธุรกิจที่ใช้ระบบเครื่องบันทึกการเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ยังคงขอรับการยกเว้นจากภาระหน้าที่ในการออกใบเสร็จได้ตามมาตรา 146a(2) ประโยค 2 ของประมวลกฎหมายรัษฎากรของเยอรมนี ซึ่งระบุข้อกำหนดไว้ว่า "ในกรณีที่เกี่ยวข้องกับการขายสินค้าให้แก่บุคคลที่ไม่รู้จักจำนวนมาก หน่วยงานสรรพากรอาจใช้วิจารณญาณและตามหลักความสมเหตุสมผลและตามมาตรา 148 ยกเว้นภาระหน้าที่ในการออกใบเสร็จตามมาตรา 146(2) ประโยค 1 AO ได้ และการยกเว้นนี้อาจถูกเพิกถอนได้"

พูดง่ายๆ คือ ธุรกิจที่มีลูกค้าขาจรและใช้ระบบเครื่องบันทึกการเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์อาจได้รับการยกเว้นจากภาระหน้าที่ในการออกใบเสร็จ (เช่น ธุรกิจค้าปลีก) ธุรกิจประเภทนี้ยื่นคำขอต่อหน่วยงานสรรพากรที่มีอำนาจเพื่อขอรับการยกเว้นได้ อย่างไรก็ตาม ไม่ควรยื่นขอโดยอ้างเหตุผลด้านค่าใช้จ่าย เนื่องจากหน่วยงานสรรพากรจะพิจารณาคำขอจากเหตุผลด้านความไม่สมเหตุสมผลเท่านั้น กรมสรรพากรอาจพิจารณาว่าการออกใบเสร็จในแต่ละกรณีนั้นไม่สมเหตุสมผล แต่จะตัดสินเป็นรายกรณีไป ธุรกิจต้องแสดงให้เห็นว่าการออกใบเสร็จนั้นไม่สมเหตุสมผลสำหรับตนเองโดยพิจารณาจากบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่นำเสนอ

หากคำขอถูกปฏิเสธ ธุรกิจที่เกี่ยวข้องควรยื่นอุทธรณ์คำตัดสินนี้ นี่เป็นวิธีเดียวที่จะทำให้มั่นใจได้ในระยะยาวว่าหน่วยงานสรรพากรจะอนุญาตให้มีการยกเว้นภาระหน้าที่ในการออกใบเสร็จโดยทั่วไปสำหรับบางภาคส่วน เช่น ผู้ค้าปลีกอาหาร อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะได้รับการยกเว้น ธุรกิจก็ยังต้องปฏิบัติตามภาระหน้าที่ต่อไปนี้

• ธุรกิจยังคงต้องสร้างใบเสร็จของตนเองเพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี
  
• ข้อกำหนดบังคับเกี่ยวกับอุปกรณ์ความปลอดภัยทางเทคนิคยังคงมีผลบังคับใช้
  
• ลูกค้าคนใดที่ต้องการใบเสร็จจะต้องได้รับใบเสร็จ
  

ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินออกในรูปแบบดิจิทัลเท่านั้นได้หรือไม่

หนึ่งในเหตุผลที่มีการวิพากษ์วิจารณ์ภาระหน้าที่ในการออกใบเสร็จคือ ในหลายภาคส่วน ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินจะต้องพิมพ์ออกมาสำหรับยอดเงินเพียงไม่กี่เซ็นต์ แต่ใบเสร็จจำนวนมากเหล่านี้ก็ถูกทิ้งลงถังขยะทันที

ภายใต้มาตรา 6 ประโยค 3 ของกฎหมายความปลอดภัยด้านเงินสด อาจสร้างใบเสร็จดิจิทัลให้แก่ลูกค้าได้เช่นกัน โดยส่งใบเสร็จดิจิทัลทางอีเมลหรือผ่านบลูทูธไปยังสมาร์ทโฟนของลูกค้าในรูปแบบไฟล์ JPG, PNG หรือ PDF ได้ อย่างไรก็ตาม แนวทางนี้ไม่เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีลูกค้าขาจร เช่น ร้านเบเกอรี่หรือร้านขายเนื้อ นอกจากนี้ยังก่อให้เกิดปัญหาเกี่ยวกับข้อกำหนดในการคุ้มครองข้อมูลอีกด้วย การยกเว้นภาระหน้าที่ในการออกใบเสร็จโดยทั่วไปยังคงเป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจเหล่านี้ แต่ใบเสร็จดิจิทัลก็เหมาะสมอย่างยิ่งในภาคส่วนอื่นๆ เช่น ธุรกิจบริการ

จะสร้างใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินแบบดิจิทัลได้อย่างไร

ใบเสร็จดิจิทัลสร้างและส่งได้โดยใช้เทคโนโลยีประเภทต่างๆ โดยรูปแบบที่พบบ่อยที่สุดคือรหัส QR, NFC ("การสื่อสารระยะใกล้"), SMS หรืออีเมล

ข้อเสียของวิธีส่งทางอีเมลและ SMS คือธุรกิจจะต้องขอข้อมูลจากลูกค้า เช่น ที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์มือถือ ซึ่งลูกค้าจะต้องให้ความยินยอมตามข้อกำหนดการคุ้มครองข้อมูลในการให้ข้อมูลของตน ธุรกิจต้องเผชิญกับอุปสรรคที่ว่า ไม่ใช่ลูกค้าทุกคนจะเต็มใจเปิดเผยข้อมูลของตนเอง ซึ่งทั้งสองวิธีนี้ ลูกค้าจะได้รับลิงก์เพื่อดาวน์โหลดใบเสร็จ

วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างใบเสร็จดิจิทัลคือใช้ NFCโดยเทคโนโลยีนี้จะมีการติดตั้งชิปที่เกี่ยวข้องไว้ในสินค้า ลูกค้าเพียงแค่ถือสมาร์ทโฟนของตนที่จุดชำระเงินเพื่อชำระเงินและรับใบเสร็จบนสมาร์ทโฟนหลังจากการทำธุรกรรม (เช่น ผ่าน Apple Pay หรือ Google Pay) อย่างไรก็ตาม เทคโนโลยีนี้ยังไม่เป็นที่แพร่หลายมากนัก

การส่งผ่านรหัส QR ก็รวดเร็วและง่ายดายเช่นกัน และไม่มีปัญหาด้านการคุ้มครองข้อมูล ธุรกิจไม่จำเป็นต้องได้รับความยินยอมจากลูกค้าหรือข้อมูลของลูกค้าด้วยเทคโนโลยีนี้ ผู้ค้าเพียงแค่ต้องมีจอแสดงผลสำหรับลูกค้าเพื่อแสดงรหัส QR ที่จุดชำระเงิน และติดตั้งซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้อง ลูกค้าเพียงแค่สแกนรหัส QR ที่แสดงที่จุดชำระเงินโดยใช้สมาร์ทโฟน ก็จะได้รับใบเสร็จบนสมาร์ทโฟนในรูปแบบ PDF

ประโยชน์ของใบเสร็จดิจิทัล

ใบเสร็จดิจิทัลมีประโยชน์บางประการเมื่อเทียบกับใบเสร็จแบบกระดาษ ดังนี้

• กระบวนการชำระเงินที่เป็นดิจิทัลโดยสมบูรณ์: ธุรกิจกำลังตอบสนองต่อแนวโน้มที่เพิ่มขึ้นของการออกใบเสร็จดิจิทัลให้แก่ลูกค้า
  
• การบริหารจัดการที่ชัดเจนและเรียบง่าย: การสร้างใบเสร็จไร้กระดาษโดยทั่วไปจะง่ายกว่า และช่วยให้ลูกค้าเห็นภาพรวมของค่าใช้จ่ายและการชำระเงินได้ดีขึ้น
  
• ความคงทนของใบเสร็จดิจิทัล: ใบเสร็จกระดาษแบบเดิม โดยเฉพาะใบเสร็จกระดาษความร้อน (เช่น ใบเสร็จค่าน้ำมันและใบเสร็จจากธุรกิจบริการ) จะจางลงหลังจากผ่านไปเพียงไม่กี่เดือนและแทบจะอ่านไม่ออก
  
• เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมและคุ้มค่า: ใบเสร็จไร้กระดาษช่วยอนุรักษ์ทรัพยากรและลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ รวมถึงค่าใช้จ่ายในการรีไซเคิล
  

ข้อเสียของใบเสร็จดิจิทัล

บริษัทต่างๆ จะปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดของภาระหน้าที่ในการออกใบเสร็จได้โดยใช้ใบเสร็จดิจิทัล แต่ก็มีข้อเสียบางประการ ดังนี้

• ความกังขา: ปัจจุบันผู้ซื้อยังคงมีความกังขาเกี่ยวกับใบเสร็จดิจิทัล แม้ว่าการยอมรับจะเพิ่มขึ้น แต่ลูกค้าจำนวนมากยังคงต้องการใบเสร็จฉบับพิมพ์
  
• ปัญหาการคุ้มครองข้อมูล: ข้อกำหนดด้านการคุ้มครองข้อมูลเป็นอุปสรรคสำคัญต่อการใช้ใบเสร็จดิจิทัลอย่างแพร่หลาย การออกใบเสร็จโดยไม่ต้องขอข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าถือเป็นเรื่องที่ยากที่สุด
  

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อที่คล้ายกัน โปรดดูบทความเพิ่มเติมได้ในคอลเลกชันบทความเฉพาะทางในส่วนการชำระเงินของเรา หากกำลังคิดจะเริ่มใช้งาน Stripe หรือมีคำถาม โปรดติดต่อทีมฝ่ายขายของเรา