ความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้นของตลาดและระเบียบข้อบังคับด้านการเงินทำให้ระบบการจัดการด้านการเงินต้องพัฒนาไปเป็นแพลตฟอร์มที่ซับซ้อนซึ่งจัดการกิจกรรมที่หลากหลาย ตั้งแต่การประเมินความเสี่ยงไปจนถึงการจัดการสินทรัพย์ ธุรกิจต่างๆ ทุ่มเททรัพยากรจํานวนมากเพื่อใช้ระบบเหล่านี้เนื่องจากการตัดสินใจนี้สามารถส่งผลกระทบในระดับองค์กรได้ โดยมีผลกับทุกอย่างตั้งแต่ความมั่นคงทางการเงินไปจนถึงการเติบโตของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า

การเลือกและใช้งานซอฟต์แวร์ระบบบริหารด้านการเงินมักมีค่าใช้จ่ายสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับธุรกิจที่มีพอร์ตโฟลิโอที่ซับซ้อนหรือการดําเนินงานระหว่างประเทศ ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์ระบบบริหารด้านการเงิน ตั้งแต่ฟีเจอร์หลักไปจนถึงฟังก์ชันการผสานการทํางาน ตั้งแต่ความสามารถในการปรับเปลี่ยนไปจนถึงการตรวจสอบคุณสมบัติของผู้ให้บริการ ตลอดจนวิธีเลือกโซลูชันซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ระบบบริหารด้านการเงินคืออะไร
  
• ระบบบริหารด้านการเงินมีไว้เพื่อจุดประสงค์ใด
  
• การบริหารด้านการเงินเทียบกับการจัดการเงินสด
  
• ความท้าทายของระบบบริหารด้านการเงิน
  
• ข้อดีของการใช้ซอฟต์แวร์ระบบบริหารด้านการเงิน
  
• วิธีเลือกซอฟต์แวร์ระบบบริหารด้านการเงินที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ
  

ระบบบริหารด้านการเงินคืออะไร

ระบบบริหารด้านการเงินหรือ TMS เป็นโซลูชันซอฟต์แวร์เฉพาะทางที่ดูแลและจัดการการปฏิบัติงานทางการเงินขององค์กร ระบบเหล่านี้จะรวบรวมข้อมูลและกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับสภาพคล่อง การให้เงินทุน และการจัดการความเสี่ยงไว้ที่ส่วนกลาง TMS ที่ออกแบบมาอย่างดีจะดําเนินงานที่ซับซ้อนได้โดยอัตโนมัติ เช่น การคาดการณ์ การเก็บรวบรวมข้อมูล และการรายงาน ซึ่งเป็นส่วนที่สําคัญสําหรับองค์กรที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจทางการเงินของตน คาดว่าความต้องการใช้ซอฟต์แวร์ประเภทนี้จะผลักดันตลาดระบบบริหารด้านการเงินทั่วโลก ให้มีมูลค่ากว่า 1.6 หมื่นล้านดอลลาร์สหรัฐ ภายในปี 2032 จากการศึกษาของ Polaris Market Research

ระบบบริหารด้านการเงินมีไว้เพื่อจุดประสงค์ใด

TMS ทำหน้าที่หลายอย่างเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพการดําเนินงานทางการเงินขององค์กร หน้าที่หลักของแพลตฟอร์มมีดังนี้

• ทํางานด้านการเงินแบบอัตโนมัติ: ข้อดีโดยตรงอย่างหนึ่งของ TMS ก็คือความสามารถในการทํางานด้านการเงินที่เกิดขึ้นซ้ำๆ และต้องใช้เวลานานผ่านระบบอัตโนมัติ เช่น การประมวลผลธุรกรรม การติดตามอัตราดอกเบี้ย วันที่ครบกําหนด และการชําระเงินที่เกี่ยวข้องกับเงินกู้และการลงทุน กระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคารกับรายการในบัญชีแยกประเภท ฯลฯ วิธีนี้จะช่วยลดภาระของพนักงาน เพื่อให้ทำงานที่ต้องใช้กลยุทธ์ได้อย่างเต็มที่

• รวบรวมข้อมูลทางการเงินจากที่เดียว: TMS จะรวมข้อมูลทางการเงินจากแหล่งต่างๆ ไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ซึ่งช่วยให้เรียกดูและวิเคราะห์ข้อมูลได้ง่ายขึ้น และทําการตัดสินใจอย่างรวดเร็วได้

• การจัดการความเสี่ยง: ระบบเหล่านี้จะช่วยระบุและวิเคราะห์ความเสี่ยงทางการเงิน เช่น ความผันผวนของอัตราดอกเบี้ยและความผันผวนของสกุลเงิน ธุรกิจสามารถกําหนดและดําเนินการตามกลยุทธ์การลดความเสี่ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยข้อมูลนี้

• การจัดการสภาพคล่อง: การทราบว่ามีเงินสดอยู่เท่าใดและอยู่ใดนั้นมีความสําคัญสําหรับธุรกิจทุกประเภท ซึ่ง TMS สามารถแสดงภาพรวมสภาพคล่องขององค์กรได้อย่างสมบูรณ์

• การติดตามการปฏิบัติตามข้อกําหนด: การปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาเป็นความท้าทายที่ต่อเนื่องสําหรับธุรกิจ TMS สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงระเบียบข้อบังคับและอัปเดตระบบโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกําหนดได้

• รองรับหลายสกุลเงิน: ธุรกิจที่ดําเนินงานในหลายประเทศจะได้รับประโยชน์จากความสามารถของ TMS ในการจัดการสกุลเงินต่างๆ ทําให้จัดการอัตราการแปลงสกุลเงินได้ง่ายขึ้นและจัดการความเสี่ยงอื่นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• การรายงาน ฟังก์ชันการรายงานที่กําหนดเองช่วยให้บริษัทต่างๆ ดึงข้อมูลตรงตามที่ต้องการในรูปแบบที่ช่วยให้วิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว

• การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล: โดยทั่วไปแล้ว TMS จะมีฟีเจอร์การรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดเพื่อปกป้องข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อน การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาทและการเข้ารหัสมักจะรวมอยู่ในฟีเจอร์เหล่านี้

• การเชื่อมต่อผู้ให้บริการและธนาคาร: ระบบสามารถเชื่อมต่อกับธนาคารหรือสถาบันทางการเงินอื่นๆ ได้โดยตรง ซึ่งช่วยให้ทำธุรกรรมได้สะดวก และรวบรวมข้อมูลทางการเงินได้ง่ายขึ้น

• ความสามารถในการปรับขนาด: เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น การดําเนินงานด้านการเงินก็มีความซับซ้อนมากขึ้น TMS สามารถปรับตามความจําเป็นที่เปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้ ทําให้มีการเพิ่มฟีเจอร์หรือการผสานการทํางานใหม่ๆ ตามที่จําเป็น

• การจัดงบประมาณและการคาดการณ์: TMS สามารถช่วยธุรกิจวางแผนงบประมาณและคาดการณ์สถานการณ์ทางการเงินในอนาคตได้อย่างแม่นยํายิ่งขึ้นด้วยข้อมูลที่รวมเป็นหนึ่งเดียวและการวิเคราะห์ที่มีประสิทธิภาพ

ฟังก์ชันเหล่านี้ทํางานร่วมกันเพื่อให้การดําเนินงานด้านการเงินของธุรกิจเป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การบริหารด้านการเงินเทียบกับการจัดการเงินสด

คําว่า "การบริหารด้านการเงิน" และ "การจัดการเงินสด" บางครั้งมักจะใช้แทนกันได้ แต่กระบวนการทั้งสอบแบบนี้มีขอบเขตและหน้าที่การทํางานที่แตกต่างกันภายในองค์กร ความแตกต่างมีดังนี้

ขอบเขต

• การบริหารด้านการเงินมีขอบเขตที่กว้างขึ้นและครอบคลุมการทำงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเงินขององค์กร รวมถึงการจัดการเงินสด และสินทรัพย์ทางการเงิน หนี้สิน และความเสี่ยงอื่นๆ ด้วย
  
• การจัดการเงินสดเป็นส่วนย่อยของการบริหารด้านการเงินและมุ่งเน้นไปที่การรักษาระดับเงินสด การชําระเงิน และการเรียกเก็บหนี้การค้าให้เหมาะสมที่สุด
  

ความซับซ้อน

• การบริหารด้านการเงินมีกิจกรรมที่ซับซ้อนกว่า เช่น การประเมินความเสี่ยง การวางแผนทางการเงิน และการสร้างกลยุทธ์ โดยจะช่วยแก้ไขปัญหาต่างๆ เช่น ความเสี่ยงด้านเงินตราต่างประเทศ อัตราดอกเบี้ย และกลยุทธ์การลงทุน
  
• การจัดการเงินสดจะดูแลการด้านการดำเนินงานมากกว่า เช่น การจัดการให้มีเงินสดเพียงพอสําหรับค่าใช้จ่ายวันต่อวัน กระบวนการทำงานมักจะมีความซับซ้อนน้อยกว่า แต่ยังคงมีความสําคัญสําหรับการดําเนินงานประจําวัน
  

จุดมุ่งเน้นเชิงกลยุทธ์

• การบริหารด้านการเงินให้ความสําคัญเชิงกลยุทธ์เป็นอย่างมากและมีจุดมุ่งหมายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพด้านสถานะทางการเงินและความยั่งยืนขององค์กร โดยมักเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจและการวางแผนระยะยาวเกี่ยวกับความเสี่ยงทางการเงินประเภทต่างๆ
  
• การจัดการเงินสดมีกลยุทธ์มากกว่า โดยมุ่งเน้นไปที่ความต้องการแบบทันที เช่น การชําระเงินตามใบเรียกเก็บ การจ่ายเงินเดือน และการชําระเงินให้กับผู้ให้บริการ จุดมุ่งเน้นคือการทำให้องค์กรดําเนินกิจการได้อย่างราบรื่นทุกวัน
  

เทคโนโลยี

• TMS มักจะครอบคลุมมากกว่าและประกอบด้วยหลายโมดูลเพื่อจัดการกับแขนงต่างๆ ของการดำเนินการด้านการเงิน โดยออกแบบมาเพื่อรองรับการวิเคราะห์ที่ซับซ้อนและโมเดลทางการเงิน
  
• เครื่องมือจัดการเงินสดอาจใช้งานง่ายกว่าและบางครั้งก็รวมอยู่ใน TMS หรือชุดซอฟต์แวร์สําหรับองค์กรที่มีขนาดใหญ่ โดยมีเป้าหมายคือประสิทธิภาพการดําเนินงานและความรวดเร็ว
  

การจัดการความเสี่ยง

• การบริหารด้านการเงินจะระบุ วิเคราะห์ และลดความเสี่ยงทางการเงินประเภทต่างๆ เช่น ความเสี่ยงด้านตลาด ความเสี่ยงด้านเครดิต และความเสี่ยงด้านการปฏิบัติงาน
  
• ส่วนการจัดการเงินสดจะจัดการความเสี่ยงด้านการดําเนินงานที่เกี่ยวข้องกับสภาพคล่อง แต่มักจะไม่เจาะลึกเกี่ยวกับความเสี่ยงทางการเงินประเภทอื่น
  

การผสานการทํางาน

• การบริหารด้านการเงินเป็นกระบวนการที่ใช้กับแผนกอื่นๆ และมักจะต้องเชื่อมโยงการดำเนินงานของธุรกิจเข้ากับกลยุทธ์ในระดับสูง
  
• การจัดการเงินสดจะดำเนินการแบบอิสระมากกว่า โดยปกติแล้วเน้นด้านการปฏิบัติงานของฝ่ายการเงิน แต่ไม่เกี่ยวข้องกับกลยุทธ์ธุรกิจในขอบเขตที่กว้าง
  

ความรับผิดชอบ

• การบริหารด้านการเงินมักจะเป็นความรับผิดชอบของประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน (CFO) หรือแผนกการเงินเฉพาะทาง
  
• การจัดการเงินสดอาจอยู่ในความดูแลของผู้จัดการการเงินหรือแม้แต่ผู้จัดการสํานักงาน ขึ้นอยู่กับขนาดและลักษณะขององค์กร
  

แม้การจัดการด้านการเงินและเงินสดเป็นสิ่งสําคัญสําหรับสถานะที่ดีทางการเงินขององค์กร แต่บทบาทของหน่วยงาน ความซับซ้อน และขอบเขตของธุรกิจจะแตกต่างกันมาก

ความท้าทายของระบบบริหารด้านการเงิน

แม้ TMS จะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจในหลายๆ ด้าน แต่ก็มาพร้อมกับความท้าทายบางประการ การเอาชนะปัญหาเหล่านี้ต้องใช้การวางแผนอย่างระมัดระวัง ความใส่ใจอย่างต่อเนื่อง และความพร้อมในการปรับเปลี่ยนขั้นตอนตามความจําเป็น ปัญหาบางส่วนที่มาพร้อมกับ TMS มีดังนี้

• ค่าติดตั้งใช้งานและการบํารุงรักษา
  TMS มักจะมาพร้อมกับราคาที่สูง ไม่ใช่เพียงแค่การครั้งแรกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการบํารุงรักษาและการอัปเดตอย่างต่อเนื่องด้วย บริษัทบางแห่งอาจมีงบที่จำกัด ทําให้ระบบไม่สามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพเพื่อรองรับการบริการจัดการด้านการเงินที่เหมาะสม

• ความซับซ้อนและการนำไปใช้งาน
  ระบบเหล่านี้อาจซับซ้อนและบางครั้งก็ใช้งานยาก ซึ่งนําไปสู่อัตราการนําไปใช้ในหมู่พนักงานที่ค่อนข้างช้า ยิ่งระบบซับซ้อนมากเท่าใด เวลาและทรัพยากรที่คุณต้องทุ่มเทให้กับการฝึกอบรมก็มากขึ้นเท่านั้น ปัจจัยข้อนี้อาจขัดขวางขั้นตอนการทํางานและส่งผลกระทบต่อประโยชน์ในการติดตั้งใช้งานระบบ

• ความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูล
  แม้ว่า TMS จะสามารถรวมข้อมูลไว้ที่ส่วนกลางได้ แต่ระบบจะไม่ได้ดำเนินการกับข้อมูลใดๆ ที่ได้รับมา ข้อผิดพลาดหรือความไม่สอดคล้องใดๆ ในการป้อนข้อมูลอาจทําให้วิเคราะห์และตัดสินใจผิดพลาดได้ กระบวนการตรวจสอบความถูกต้องอย่างเข้มงวดจะช่วยลดปัญหานี้ได้

• ความท้าทายด้านการผสานการทำงาน
  แม้แต่ TMS ที่ครอบคลุมที่สุดอาจเข้ากันไม่ได้กับระบบอื่นๆ ที่องค์กรใช้อยู่แล้ว เช่น ซอฟต์แวร์ ERP หรือ HRM ปัจจัยนี้อาจทําให้เกิดปัญหาคอขวดในขั้นตอนข้อมูลและต้องใช้ทรัพยากรเพิ่มเติมในการผสานการทํางานที่ออกแบบเอง

• ความสามารถในการขยายขอบเขตที่จํากัด
  แม้ว่าระบบบางระบบอาจสร้างขึ้นมาเพื่อปรับตัวให้เข้ากับความต้องการขององค์กรที่เพิ่มขึ้น แต่บางระบบก็อาจมีข้อจํากัดในการขยายขอบเขต โดยอาจทำให้ต้องลงเงินทุนเพิ่มเพื่ออัปเกรดระบบ หรือความจําเป็นในการเปลี่ยนไปใช้ระบบที่มีความสามารถมากขึ้น ทำให้มีค่าใช้จ่ายและต้องจัดสรรทรัพยากรเพิ่มเติม

• ข้อกังวลด้านความปลอดภัย
  เนื่องจาก TMS จัดการข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อน ความปลอดภัยจึงเป็นข้อกังวลสำคัญ การเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือการละเมิดข้อมูลอาจส่งผลอย่างรุนแรงต่อการเงินและชื่อเสียงของธุรกิจ แม้ว่าระบบหลายระบบจะมีฟีเจอร์การรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพ แต่ไม่มีระบบใดป้องกันความเสี่ยงได้โดยสมบูรณ์

• การปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับ
  กฎระเบียบทางการเงินแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศและมักมีการเปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไป การอัปเดต TMS ให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจใช้เวลานานและสิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย และการไม่ปฏิบัติตามข้อกําหนดดังกล่าวอาจก่อให้เกิดบทลงโทษอย่างรุนแรงและสร้างความเสียหายต่อชื่อเสียงได้

• การพึ่งพาระบบอัตโนมัติมากเกินไป
  ระบบอัตโนมัติถือเป็นดาบสองคม ซึ่งแม้ว่าจะช่วยให้พนักงานมีเวลาไปทํางานสําคัญมากขึ้น แต่การพึ่งพาระบบอัตโนมัติก็อาจทำให้ใช้พนักงานดูแลน้อยเกินไป ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดหรือมีปัญหาที่ไม่สังเกตเห็นจนกว่าจะบานปลายเป็นปัญหาที่ร้ายแรงขึ้น

• การพึ่งพาผู้ให้บริการ
  เมื่อลงทุนใน TMS แล้ว การเปลี่ยนไปใช้ระบบอื่นจะมีค่าใช้จ่ายและการดำเนินการค่อนข้างมาก ทำให้ต้องพึ่งพาผู้ให้บริการสําหรับการอัปเดต การสนับสนุน และคิดค่าบริการ ซึ่งอาจทำให้เกิดข้อกำหนดที่มีประโยชน์ต่อองค์กรน้อยลงในระยะยาว

• การไม่สามารถตัดสินใจได้
  TMS สามารถให้ข้อมูลและการวิเคราะห์จํานวนมากเกินไป ทําให้เป็นการยากที่ผู้บริหารจะคัดกรองข้อมูลและตัดสินใจได้ทันเวลา

ข้อดีของการใช้ซอฟต์แวร์ระบบบริหารด้านการเงิน

การนําโซลูชันซอฟต์แวร์มาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการบริหารด้านการเงินต้องมีการวางแผนและการลงทุนอย่างระมัดระวัง แต่ในทางกลับกันก็ให้ประโยชน์หลายอย่าง ทั้งประสิทธิภาพ ข้อมูลเชิงลึก และการลดความเสี่ยง ประโยชน์สําคัญที่ซอฟต์แวร์ระบบบริหารด้านการเงินสามารถมอบให้ได้ มีดังนี้

• ข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดยิ่งขึ้น
  ซอฟต์แวร์ระบบบริหารด้านการเงินจะรวบรวมข้อมูลทางการเงินไว้ในที่เดียว ซึ่งช่วยให้ผู้มีอํานาจตัดสินใจสามารถดูเมตริกทางการเงินที่สําคัญได้อย่างสมบูรณ์แบบเรียลไทม์ มุมมองนี้จะช่วยป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นเมื่อข้อมูลกระจัดกระจายในหลายแพลตฟอร์มหรือหลายแผนก

• ระบบอัตโนมัติที่ช่วยประหยัดเวลา
  กระบวนการตามกําหนดอัตโนมัติอย่างการเก็บรวบรวมและการรายงานข้อมูลช่วยจะช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของพนักงาน ทำให้มุ่งเน้นไปที่งานด้านกลยุทธ์อื่นๆ ได้มากขึ้น เช่น การวิเคราะห์และการตัดสินใจ ระบบอัตโนมัติช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดของมนุษย์และเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมได้

• มีการจัดการความเสี่ยงที่เข้มงวดมากกว่า
  ซอฟต์แวร์การบริหารจัดการด้านการเงินที่ดีจะมาพร้อมกับฟีเจอร์ที่ช่วยตรวจสอบและลดความเสี่ยงทางการเงินประเภทต่างๆ เช่น ความผันผวนของสกุลเงินและการเปลี่ยนแปลงอัตราดอกเบี้ย โดยซอฟต์แวร์นี้จะแจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และมีส่วนสำคัญในการสร้างมาตรการเชิงรุกมากกว่าการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น

• การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและการควบคุม
  การเก็บรักษาข้อมูลทางการเงินของธุรกิจทั้งหมดไว้ในระบบเดียวจะช่วยให้ใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดยิ่งขึ้นเกี่ยวกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้ รวมถึงวิธีการเข้ารหัสขั้นสูงและการควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท การป้องกันนี้ไม่เพียงแต่จะป้องกันภัยคุกคามภายนอกเท่านั้น แต่ยังช่วยควบคุมบุคคลภายในองค์กรที่สามารถเข้าถึงข้อมูลประเภทเฉพาะเจาะจงได้ด้วย

• ความสามารถในการขยายขอบเขตและความยืดหยุ่น
  ซอฟต์แวร์ระบบบริหารด้านการเงินบางอย่างออกแบบมาเพื่อปรับเปลี่ยนเมื่อองค์กรของคุณเติบโตขึ้น ซึ่งเป็นข้อได้เปรียบที่สําคัญสําหรับองค์กรที่มีการขยายกิจกรรมหรือคาดว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงในความต้องการด้านการจัดการทางการเงิน โดยจะช่วยป้องกันการหยุดชะงักและค่าใช้จ่ายที่มาพร้อมกับการเปลี่ยนระบบหรือการใช้ส่วนเสริมในภายหลัง

• การปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับที่สะดวก
  ระบบเหล่านี้มักจะประกอบด้วยฟีเจอร์การติดตามการปฏิบัติตามข้อกําหนดและการรายงานที่ช่วยให้คุณปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับทางการเงินในปัจจุบัน นอกจากนี้ ฟีเจอร์เหล่านี้ยังช่วยลดความเสี่ยงของความซับซ้อนทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกําหนดด้วย

• มีความสามารถในการตัดสินใจที่ดีขึ้น
  ฟีเจอร์ขั้นสูงบางอย่างของซอฟต์แวร์การบริหารจัดการด้านการเงิน เช่น การวิเคราะห์และการคาดการณ์ จะใช้ข้อมูลประวัติและแนวโน้มตลาดเพื่อสร้างโมเดลคาดการณ์ ผู้มีอํานาจตัดสินใจสามารถใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้เพื่อวางแผนและสร้างกลยุทธ์ในระยะยาวได้

• ประหยัดค่าใช้จ่าย
  แม้การใช้ซอฟต์แวร์การบริหารจัดการด้านการเงินต้องมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น แต่ค่าใช้จ่ายจะลดลงในระยะยาวเมื่อเทียบกับประสิทธิภาพการดําเนินงานที่ได้มา ประโยชน์นี้ทำให้เกิดผลกําไรที่ดีขึ้น รวมถึงข้อผิดพลาดจากการดำเนินการด้วยตนเองที่น้อยลง เวลาที่ใช้ในงานซ้ำซ้อนน้อยลง และตัดสินใจได้โดยมีข้อมูลประกอบมากขึ้น

• การสื่อสารกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่มีประสิทธิภาพขึ้น
  รายงานและแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ทําให้สื่อสารสถานะทางการเงินขององค์กรกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น การให้ข้อมูลทางการเงินที่แม่นยําและได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้นสามารถเพิ่มความเชื่อมั่น รวมถึงทำให้หารือและตัดสินใจได้โดยมีข้อมูลประกอบมากขึ้น

• ความถูกต้องสมบูรณ์และการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
  เนื่องจากขั้นตอนของข้อมูลทางการเงินรวมไว้ในระบบเดียว ซอฟต์แวร์จึงมักจะมีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อยืนยันถึงความแม่นยำ ซึ่งทำให้ใช้เวลาตรวจสอบบัญชีน้อยลงและเชื่อมั่นในตัวเลขที่ใช้สําหรับการวางแผนและกลยุทธ์มากขึ้น

วิธีเลือกซอฟต์แวร์การบริหารด้านการเงินที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

การเลือกซอฟต์แวร์ระบบบริหารด้านการเงินที่เหมาะสมเป็นการตัดสินใจที่สําคัญในระยะยาว ตัวเลือกที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพในการดําเนินงานที่ดีขึ้น มีข้อมูลเชิงลึกด้านการเงินที่ละเอียดขึ้น และเฟรมเวิร์กการจัดการทางการเงินที่ปลอดภัยกว่าเดิม วิธีการเลือกมีดังนี้

• ประเมินความต้องการในปัจจุบันและเป้าหมายในอนาคต
  ก่อนที่จะเจาะลึกในกระบวนการเลือก ให้ประเมินแนวทางทางการจัดการทางการเงินในปัจจุบันของคุณ พิจารณาปัญหาที่ต้องดําเนินการทันที รวมถึงกลยุทธ์ทางธุรกิจในระยะยาว การเน้นที่สองจุดนี้จะช่วยให้คุณเลือกระบบที่ไม่เพียงช่วยแก้ปัญหาในปัจจุบันแต่ยังขยายขอบเขตตามการดำเนินงานของคุณด้วย

• ตรวจสอบฟีเจอร์และฟังก์ชันการทํางาน
  หลังจากที่คุณเข้าใจความต้องการและเป้าหมายที่ชัดเจนแล้ว ให้เริ่มประเมินว่าโซลูชันซอฟต์แวร์แต่ละตัวมีฟีเจอร์ใดบ้าง คุณจะต้องใช้ผลิตภัณฑ์ที่จัดการงานซ้ำซ้อนโดยอัตโนมัติ ไปพร้อมๆ กับการให้ข้อมูลวิเคราะห์ละเอียดเพื่อใช้ในการตัดสินใจโดยมีข้อมูลประกอบ ระบุฟีเจอร์ที่ต้องมี เทียบกับองค์ประกอบที่ควรมี

• ประเมินความสะดวกในการใช้งาน
  ไม่ว่าซอฟต์แวร์จะมีประสิทธิภาพแค่ไหน ทีมของคุณก็อาจมีภาระเพิ่มได้หากซอฟต์แวร์นั้นใช้งานยาก ดังนั้น ให้หาระบบที่มีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและขั้นตอนการทํางานที่เรียบง่าย ความสะดวกในการใช้งานจะส่งผลอย่างมากต่ออัตราการนําไปใช้ และลดเวลาของทีมในการดําเนินงานให้ได้เต็มศักยภาพ

• การวิเคราะห์เกี่ยวกับการเงิน
  วางแผนเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายของระบบใหม่นี้ เนื่องจากไม่ได้มีแค่ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าเท่านั้น แต่ยังรวมถึงค่าบํารุงรักษา การฝึกอบรม และค่าใช้จ่ายในการย้ายข้อมูลอย่างต่อเนื่อง เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายเหล่านี้กับประโยชน์ที่คาดหวัง เช่น การประหยัดเวลา การปรับปรุงกระบวนการทำงาน และการลดความเสี่ยง

• ตรวจสอบชื่อเสียงของผู้ให้บริการ
  ชื่อเสียงของผู้ให้บริการเป็นสิ่งสําคัญ ค้นหาคํารับรองจากลูกค้า กรณีศึกษา และการตรวจสอบโดยบริษัทภายนอก โดยปกติผู้ให้บริการทำธุรกิจมายาวนานจะมีประสบการณ์ด้านการติดตั้งระบบในอุตสาหกรรมต่างๆ มากกว่า และสามารถให้การสนับสนุนดีกว่า

• ทดสอบโดยใช้ข้อมูลจริง
  ผู้ให้บริการส่วนใหญ่เสนอช่วงทดลองใช้หรือช่วงสาธิตซึ่งคุณสามารถทดสอบซอฟต์แวร์โดยใช้ข้อมูลของคุณเอง วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถวัดประสิทธิภาพของระบบภายใต้เงื่อนไขจริง และใช้เป็นเครื่องมือระบุช่องว่างหรือปัญหาที่อาจไม่ได้แสดงระหว่างช่วงการสาธิตแบบมาตรฐาน

• พิจารณาฟังก์ชันการผสานการทํางาน
  คุณควรผสานการทํางานระบบใหม่เข้ากับซอฟต์แวร์ที่คุณมีอยู่ เช่น ระบบการทําบัญชี หรือแพลตฟอร์มการวางแผนทรัพยากรสําหรับองค์กร เพื่อสร้างขั้นตอนการทํางานที่สอดคล้องกัน มองหาโซลูชันซอฟต์แวร์ที่มี API หรือตัวเลือกการผสานการทํางานในตัว ซึ่งจะทําให้การย้ายข้อมูลง่ายขึ้นและลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาด

• พิจารณามาตรการรักษาความปลอดภัย
  เนื่องจากคุณจะนำเข้าข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนไปในระบบ คุณก็ควรตรวจสอบฟีเจอร์ความปลอดภัยต่างๆ มองหาการตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย การเข้ารหัสขั้นสูง และการควบคุมการเข้าถึงที่มีประสิทธิภาพโดยใช้เป็นข้อกําหนดพื้นฐานสําหรับโซลูชันที่ปลอดภัย

• กลั่นกรองข้อกําหนดของสัญญา
  เมื่อคุณเลือกผู้ให้บริการแล้ว ให้พิจารราข้อกําหนดของสัญญาอย่างถี่ถ้วน เน้นที่ข้อตกลงในระดับบริการ การสนับสนุน และค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอื่นๆ ที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้งานส่วนเสริมหรือการใช้งานเกิน ค่าบริการแรกเริ่มที่ต่ำอาจไม่รวมค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ซึ่งอาจมีระบุอยู่ในสัญญา

• วางแผนการติดตั้งใช้งาน
  ถึงเวลาพัฒนาแผนการติดตั้งใช้งานแล้ว แผนส่วนนี้ควรระบุขั้นตอนสําหรับการย้ายข้อมูล การฝึกอบรม และลําดับเวลาการเปิดตัว แผนที่มีการกำหนดไว้อย่างเหมาะสมจะช่วยให้การเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่ราบรื่นขึ้น พร้อมทั้งลดการหยุดชะงักได้