Sistemi di gestione della tesoreria: come scegliere il software TMS appropriato

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Ulteriori informazioni 
  1. Introduzione
  2. Che cosa sono i sistemi di gestione della tesoreria?
  3. A cosa servono i sistemi di gestione della tesoreria?
  4. Gestione della tesoreria e gestione della liquidità
    1. Ambito
    2. Complessità
    3. Obiettivo strategico
    4. Tecnologia
    5. Gestione dei rischi
    6. Integrazione
    7. Responsabilità
  5. Sfide dei sistemi di gestione della tesoreria
  6. Vantaggi dell’utilizzo di software di gestione della tesoreria
  7. Come scegliere il software di gestione della tesoreria appropriato per l’attività

L'aumento della complessità dei mercati finanziari e delle normative ha comportato l'evoluzione dei sistemi di gestione della tesoreria in piattaforme sofisticate che svolgono una vasta gamma di attività, dalla valutazione del rischio alla gestione degli asset. Le attività dedicano risorse considerevoli all'uso di questi sistemi, poiché le decisioni prese in quest'ambito possono avere ripercussioni sull'intera organizzazione, influenzando ogni aspetto, dalla stabilità finanziaria alle prospettive di crescita.

Nella scelta e nell'implementazione del software di gestione della tesoreria c'è molto in gioco, in particolare per le attività con portafogli complessi o operazioni internazionali. Di seguito approfondiremo ciò che è necessario sapere sui software di gestione della tesoreria, dalle funzionalità chiave alle capacità di integrazione, dall'adattabilità alle qualifiche dei fornitori, e vedremo come la scelta della soluzione software appropriata possa offrire vantaggi a un'attività.

Contenuto dell'articolo

  • Che cosa sono i sistemi di gestione della tesoreria?
  • A cosa servono i sistemi di gestione della tesoreria?
  • Gestione della tesoreria e gestione della liquidità
  • Sfide dei sistemi di gestione della tesoreria
  • Vantaggi dell'utilizzo di software di gestione della tesoreria
  • Come scegliere il software di gestione della tesoreria appropriato per l'attività

Che cosa sono i sistemi di gestione della tesoreria?

I sistemi di gestione della tesoreria, o TMS (Treasury Management System), sono soluzioni software specializzate che sovrintendono e gestiscono le operazioni finanziarie di un'organizzazione. Questi sistemi centralizzano le informazioni e i processi correlati alla liquidità, al finanziamento e alla gestione dei rischi. Un sistema TMS ben progettato automatizza le attività complesse, come le previsioni, la raccolta dati e la generazione di report, ed è un asset importante per le organizzazioni che desiderano ottimizzare le loro decisioni finanziarie. Si prevede che la domanda in continuo aumento di questo tipo di software farà aumentare il valore del mercato globale dei sistemi di gestione della tesoreria che raggiungerà oltre 16 miliardi di dollari entro il 2032, secondo uno studio di Polaris Market Research.

A cosa servono i sistemi di gestione della tesoreria?

I sistemi TMS svolgono diverse funzioni per ottimizzare le operazioni finanziarie di un'organizzazione. Di seguito sono elencate alcune delle funzioni principali di questi sistemi:

  • Automazione delle attività finanziarie: uno dei vantaggi più diretti di un sistema TMS è la capacità di automatizzare le attività finanziarie lunghe e ripetitive, come l'elaborazione di transazioni; il monitoraggio dei tassi di interesse, delle scadenze e dei pagamenti correlati a prestiti e investimenti, la riconciliazione degli estratti conto bancari con i movimenti contabili e così via. Il personale è così libero di dedicare tempo ed energia ad attività più strategiche.

  • Centralizzazione dei dati finanziari: un sistema TMS aggrega i dati finanziari da varie fonti in una singola piattaforma. In questo modo, diventa più facile recuperare e analizzare le informazioni ed è possibile prendere decisioni più tempestive.

  • Gestione dei rischi: questi sistemi aiutano a identificare e analizzare i rischi finanziari, come le fluttuazioni dei tassi di interesse e la volatilità delle valute. Con questi dati, le attività possono formulare e attuare strategie di mitigazione dei rischi più efficienti.

  • Gestione della liquidità: per ogni attività è importante conoscere la quantità e l'ubicazione del denaro disponibile. Un sistema TMS può fornire informazioni complete sulla liquidità di un'organizzazione.

  • Monitoraggio della conformità: mantenere la conformità a normative in continua evoluzione è una sfida continua per le attività. Un sistema TMS può monitorare i cambiamenti nelle normative e aggiornare automaticamente i dati, riducendo il rischio di mancata conformità.

  • Supporto multi-valuta: per le attività che operano in diversi paesi, un sistema TMS consente di gestire diverse valute e rende più semplice ed efficace la gestione dei tassi di conversione e dei rischi correlati alle valute.

  • Reportistica: le funzionalità di creazione di report personalizzati consentono alle aziende di estrarre i dati esatti di cui hanno bisogno, in un formato che permette un'analisi semplice, rapida e accurata.

  • Sicurezza dei dati: in generale, un sistema TMS include efficaci funzionalità di sicurezza per la protezione dei dati finanziari sensibili. Queste funzionalità comprendono spesso il controllo degli accessi in base al ruolo e la crittografia.

  • Connettività con fornitori e banche: il sistema può connettersi direttamente alle banche o ad altri istituti finanziari, semplificando le transazioni e il consolidamento dei dati finanziari.

  • Possibilità di crescita: man mano che un'attività si espande, le operazioni finanziarie diventano più complesse. Un sistema TMS è in grado di adattarsi alle esigenze in evoluzione, con la possibilità di aggiungere nuove funzionalità o integrazioni in base a quanto necessario.

  • Gestione del budget e previsioni: grazie alla centralizzazione dei dati e a funzionalità di analisi avanzate, un sistema TMS può aiutare le attività a gestire i budget e prevedere scenari finanziari futuri in modo più accurato.

Queste funzioni, in combinazione, rendono più organizzate ed efficaci le operazioni finanziarie di un'attività.

Gestione della tesoreria e gestione della liquidità

I termini "gestione della tesoreria" e "gestione della liquidità" vengono talvolta utilizzati in modo intercambiabile, ma hanno funzioni e ambiti distinti all'interno di un'organizzazione. Ecco le differenze:

Ambito

  • La gestione della tesoreria ha un ambito più ampio e comprende diverse funzioni correlate alle finanze di un'organizzazione. Ciò include non solo la gestione della liquidità, ma anche di altri asset finanziari, passività e rischi.
  • La gestione della liquidità è una sottocategoria della gestione della tesoreria ed è incentrata in modo specifico sul mantenere livelli ottimali di liquidità, effettuare i pagamenti e riscuotere i crediti.

Complessità

  • La gestione della tesoreria riguarda attività più complesse, come la valutazione dei rischi, la pianificazione finanziaria e la formulazione di strategie. Affronta questioni come l'esposizione alle valute estere, i rischi legati al tasso di interesse e le strategie di investimento.
  • La gestione della liquidità si occupa di questioni più operative, come garantire che ci sia denaro contante sufficiente per coprire le spese quotidiane. Le sue funzioni sono generalmente meno complesse ma sono comunque importanti per le operazioni quotidiane.

Obiettivo strategico

  • La gestione della tesoreria è fortemente incentrata sulla strategia e mira a ottimizzare la salute finanziaria e la sostenibilità dell'organizzazione. Spesso coinvolge decisioni sugli investimenti a lungo termine e la pianificazione per diversi tipi di rischi finanziari.
  • La gestione della liquidità è più tattica, incentrata sulle esigenze immediate, come i pagamenti dei conti, le buste paga e i pagamenti ai fornitori. L'obiettivo è assicurare un'operatività ottimale dell'organizzazione ogni giorno.

Tecnologia

  • I sistemi TMS sono spesso più completi e includono diversi moduli per gestire numerose funzioni finanziarie. Sono progettati per supportare modelli finanziari e di analisi complessi.
  • Gli strumenti di gestione della liquidità possono essere più semplici e a volte fanno parte di un sistema TMS più ampio o di un pacchetto software aziendale. I loro obiettivi sono efficienza operativa e velocità.

Gestione dei rischi

  • La gestione della tesoreria identifica, analizza e mitiga diversi tipi di rischi finanziari, come rischi di mercato, di credito e operativi.
  • La gestione della liquidità si occupa dei rischi operativi legati alla liquidità, ma in genere non affronta altri tipi di rischi finanziari.

Integrazione

  • La gestione della tesoreria è una disciplina interfunzionale e in genere comporta un elevato livello di integrazione con altre funzioni e strategie dell'attività.
  • La gestione della liquidità è di solito un'attività più isolata, incentrata sugli aspetti operativi delle finanze, ma non sull'allineamento con strategie aziendali più ampie.

Responsabilità

  • La gestione della tesoreria è in genere responsabilità del CFO (Chief Financial Officer) o di un reparto di tesoreria specializzato.
  • La gestione della liquidità può rientrare nelle competenze di un responsabile finanziario o dell'ufficio, a seconda delle dimensioni e della natura dell'organizzazione.

Sia la gestione della tesoreria che quella della liquidità sono essenziali per il benessere finanziario di un'organizzazione, ma i loro ruoli, complessità e ambito sono molto diversi.

Sfide dei sistemi di gestione della tesoreria

Sebbene i sistemi di gestione della tesoreria offrano numerosi vantaggi importanti alle attività, presentano anche una serie di sfide. Per superare le problematiche sono necessarie una pianificazione scrupolosa, un'attenzione costante e la volontà di adattare le procedure in base alle esigenze. Ecco alcune delle sfide correlate ai sistemi TMS:

  • Costo di implementazione e manutenzione
    I sistemi TMS hanno spesso un costo elevato che include non solo l'acquisto iniziale ma anche la manutenzione e gli aggiornamenti continui. Per alcune aziende, il costo è proibitivo ed è quindi difficile realizzare il pieno potenziale del sistema per l'ottimizzazione della gestione finanziaria.

  • Complessità e adozione da parte degli utenti
    Questi sistemi possono essere complessi e talvolta poco intuitivi e di conseguenza l'adozione da parte del personale è più lenta. Più un sistema è complesso, maggiori sono il tempo e le risorse necessari per la formazione. Di conseguenza, possono verificarsi interruzioni nei flussi di lavoro e ritardi nella realizzazione dei vantaggi derivanti dall'implementazione del sistema.

  • Accuratezza e integrità dei dati
    Sebbene un sistema TMS possa centralizzare i dati, la sua utilità dipende dalla validità delle informazioni ricevute. Errori o incongruenze nell'immissione dei dati possono portare ad analisi e decisioni errate. Questo problema può essere attenuato con processi di convalida rigorosi.

  • Sfide legate all'integrazione
    Per quanto un sistema TMS sia completo, potrebbe non offrire una totale compatibilità con altri sistemi già in uso nell'organizzazione, come i software ERP o HRM. Possono quindi verificarsi colli di bottiglia nel flusso di dati e possono essere necessarie risorse aggiuntive per l'integrazione personalizzata.

  • Possibilità di crescita limitata
    Mentre alcuni sistemi sono progettati per adattarsi alle crescenti esigenze di un'organizzazione, altri possono offrire possibilità di crescita limitate. In questo caso, in futuro possono rendersi necessari investimenti aggiuntivi in aggiornamenti del sistema o il passaggio a un sistema con prestazioni migliori, che comportano ulteriori costi e allocazione di risorse.

  • Preoccupazioni relative alla sicurezza
    Poiché i sistemi TMS gestiscono dati finanziari sensibili, la sicurezza è un aspetto importante. Accessi non autorizzati o violazioni dei dati possono avere gravi conseguenze sulle finanze e sulla reputazione di un'attività. Sebbene molti sistemi offrano funzionalità di sicurezza avanzate, nessun sistema è immune ai rischi.

  • Conformità normativa
    Le normative finanziarie variano da paese a paese e cambiano spesso nel tempo. Mantenere il sistema TMS aggiornato e conforme alle nuove normative è dispendioso in termini sia di tempo che di denaro. La mancata conformità può comportare pesanti sanzioni e danni alla reputazione.

  • Eccessiva dipendenza dall'automazione
    L'automazione è un'arma a doppio taglio. Se da un lato lascia il personale libero di concentrarsi sulle attività più importanti, dall'altro un'eccessiva dipendenza dall'automazione può significare troppo poco controllo umano, con il conseguente rischio che errori o problemi possano passare inosservati fino a quando non diventano più gravi e rilevanti.

  • Vincolo al fornitore
    Dopo avere investito in un sistema TMS, passare a un altro sistema comporta lavoro e costi considerevoli. Si rimane così vincolati al fornitore per gli aggiornamenti, l'assistenza e le tariffe, pertanto nel tempo i termini potrebbero diventare meno favorevoli per l'organizzazione.

  • Paralisi del processo decisionale
    Un sistema TMS può fornire un'eccessiva quantità di dati e analisi, che diventano quindi difficili da analizzare per i dirigenti, che di conseguenza non riescono a prendere decisioni tempestive.

Vantaggi dell'utilizzo di software di gestione della tesoreria

Adottare una soluzione software per la gestione della tesoreria richiede una pianificazione e un investimento accurati, ma il potenziale ritorno, in termini di efficienza, informazioni e mitigazione dei rischi, può essere notevole. Ecco alcuni degli importanti vantaggi che il software di gestione della tesoreria può offrire:

  • Maggiore visibilità sulla situazione finanziaria
    Il software di gestione della tesoreria consolida i dati finanziari in una posizione centralizzata, fornendo ai responsabili delle decisioni una visione completa e in tempo reale delle metriche finanziarie importanti. Si evitano così le lacune che possono verificarsi quando i dati sono dispersi tra piattaforme o reparti diversi.

  • Automazione per risparmiare tempo
    L'automazione dei processi di routine, come la raccolta dati e la generazione di report, libera tempo prezioso per il personale, che può quindi concentrarsi su attività più strategiche, come le analisi e i processi decisionali. L'automazione riduce la possibilità di errori umani e può aumentare la produttività complessiva.

  • Gestione più efficace dei rischi
    Un buon software di gestione della tesoreria incorpora funzionalità utili per monitorare e mitigare diversi tipi di rischi finanziari, come fluttuazioni valutarie e variazioni dei tassi di interesse. Il software segnala i potenziali rischi e contribuisce ad adottare misure proattive anziché correzioni reattive.

  • Sicurezza e controllo dei dati
    Mantenendo tutti i dati finanziari di un'attività all'interno di un singolo sistema, è possibile adottare misure di sicurezza più rigorose per i dati sensibili, tra cui metodi avanzati di crittografia e controlli degli accessi in base al ruolo. Ciò non solo protegge dalle minacce esterne, ma aiuta anche a controllare quali utenti nell'organizzazione possono accedere a tipi specifici di informazioni.

  • Possibilità di crescita e flessibilità
    Alcuni software di gestione della tesoreria sono progettati per adattarsi man mano che l'organizzazione si espande. Questo può essere un vantaggio importante per le organizzazioni in crescita o che prevedono cambiamenti nelle loro esigenze di gestione finanziaria. Le attività possono così evitare interruzioni operative e le spese associate al cambio di sistemi o all'implementazione di componenti aggiuntivi in un secondo momento.

  • Semplificazione della conformità normativa
    I sistemi spesso includono funzionalità di reportistica e monitoraggio della conformità che aiutano a rimanere allineati con le normative finanziarie correnti. Queste funzionalità aiutano anche a ridurre il rischio di complicazioni legali che potrebbero derivare dalla mancata conformità.

  • Capacità decisionali migliori
    Alcune funzionalità avanzate dei software di gestione della tesoreria, come l'analisi e le previsioni, utilizzano i dati storici e le tendenze di mercato correnti per creare modelli predittivi. I responsabili delle decisioni possono utilizzare queste informazioni per la pianificazione e la definizione di strategie a lungo termine.

  • Riduzione dei costi
    Sebbene l'implementazione del software di gestione della tesoreria comporti un costo iniziale, l'efficienza operativa che ne deriva spesso consente una riduzione delle spese nel tempo. Un minor numero di errori legati alle operazioni manuali, meno tempo dedicato alle attività di routine e decisioni più informate sono tra i vantaggi che contribuiscono a un aumento dei profitti.

  • Comunicazioni migliori con gli stakeholder
    Report e dashboard in tempo reale aiutano a comunicare in modo più semplice la situazione finanziaria dell'organizzazione agli stakeholder. Che ti rivolga a un team interno o a investitori esterni, fornendo dati finanziari aggiornati e accurati potrai aumentare la loro fiducia e consentire discussioni e decisioni più informate.

  • Integrità e convalida dei dati
    Poiché tutti i dati finanziari confluiscono in un unico sistema centralizzato, il software spesso include controlli di convalida per assicurare l'accuratezza dei dati. Ciò significa una minore necessità di tempo da dedicare ai controlli e una maggiore fiducia nei numeri utilizzati per la pianificazione e le strategie.

Come scegliere il software di gestione della tesoreria appropriato per l'attività

La scelta del software di gestione della tesoreria è una decisione importante con implicazioni a lungo termine. La scelta giusta assicura all'attività una migliore efficienza operativa, informazioni finanziarie più approfondite e un framework di gestione finanziaria più sicuro. Ecco come fare la scelta giusta:

  • Valutare le esigenze attuali e gli obiettivi futuri
    Prima di affrontare nel dettaglio il processo di selezione, valuta le attuali pratiche di gestione finanziaria. Considera sia le problematiche immediate che richiedono la tua attenzione, sia la strategia di business a lungo termine. Questi due aspetti ti guideranno nella scelta di un sistema in grado non solo di risolvere i problemi attuali, ma anche di espandersi per stare al passo con le operazioni aziendali.

  • Esaminare le funzionalità e le caratteristiche
    Dopo aver chiarito esigenze e obiettivi, inizia valutando le funzionalità offerte da ciascuna soluzione software. Cerca un prodotto in grado di automatizzare le attività di routine e di fornire analisi sofisticate per decisioni basate sui dati. Identifica le funzionalità essenziali rispetto a quelle utili ma non indispensabili.

  • Valutare la facilità d'uso
    Indipendentemente da quanto sia potente il software, se il team lo trova difficile da utilizzare diventa un ostacolo. Cerca un sistema con un'interfaccia intuitiva e flussi di lavoro semplici. La facilità d'uso può influire notevolmente sui tassi di adozione e ridurre il tempo necessario affinché il team raggiunga la piena capacità operativa.

  • Svolgere un'analisi finanziaria
    Prendi in considerazione le implicazioni finanziarie di questo nuovo sistema. Ciò include non solo il costo iniziale, ma anche la manutenzione continuativa, la formazione e i costi potenziali per la migrazione dei dati. Valuta questi costi alla luce dei vantaggi previsti, come tempo risparmiato, miglioramenti dei processi e mitigazione dei rischi.

  • Esaminare la reputazione del fornitore
    La reputazione di un fornitore è importante. Cerca testimonianze dei clienti, case study e recensioni di terze parti. Generalmente, i fornitori affermati hanno più esperienza nell'implementazione del sistema in diversi settori e possono offrire un'assistenza migliore.

  • Eseguire test con dati reali
    La maggior parte dei fornitori offre un periodo di prova o demo durante il quale puoi testare il software utilizzando i tuoi dati. Potrai così valutare le prestazioni del sistema in condizioni reali e identificare eventuali lacune o problemi che potrebbero non essere emersi durante una demo standard.

  • Considerare le funzionalità di integrazione
    Idealmente, il nuovo sistema dovrebbe integrarsi con il software esistente, ad esempio i sistemi per la contabilità o le piattaforme di pianificazione delle risorse aziendali, per creare un flusso di lavoro uniforme. Cerca soluzioni software con API o opzioni di integrazione predefinite, che possono semplificare lo spostamento dei dati e ridurre il rischio di errori.

  • Valutare le misure di sicurezza
    Poiché al sistema affidi i dati finanziari sensibili, assicurati di esaminare attentamente le funzionalità di sicurezza. Cerca un sistema che offra autenticazione a più fattori, crittografia avanzata e controlli di accesso efficaci, che sono i requisiti di base per una soluzione sicura.

  • Esaminare i termini del contratto
    Una volta scelto un fornitore, esamina attentamente i termini del contratto. Concentrati su contratti di servizio, assistenza ed eventuali costi aggiuntivi che possono derivare da componenti aggiuntivi o eccedenze. Un prezzo iniziale basso potrebbe nascondere costi aggiuntivi indicati solo nelle postille.

  • Pianificare l'implementazione
    Infine, sviluppa una roadmap per l'implementazione. Definisci nel dettaglio i passaggi per la migrazione dei dati, la formazione e le tempistiche di implementazione. Un piano ben definito consente una transizione più fluida al nuovo sistema riducendo le interruzioni.

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