Présentation des systèmes de gestion de trésorerie : comment choisir le bon logiciel TMS

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En savoir plus 
  1. Introduction
  2. Qu’est-ce qu’un système de gestion de trésorerie ?
  3. Quel est le rôle d’un système de gestion de trésorerie ?
  4. Gestion de trésorerie et gestion des liquidités
    1. Champ d’application
    2. Complexité
    3. Orientation stratégique
    4. Technologie
    5. Gestion des risques
    6. Intégration
    7. Responsabilité
  5. Défis associés aux systèmes de gestion de trésorerie
  6. Avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion de trésorerie
  7. Comment choisir le bon logiciel de gestion de trésorerie pour votre entreprise ?

En raison de la complexité croissante des marchés financiers et des réglementations, les systèmes de gestion de trésorerie sont devenus des plateformes sophistiquées qui gèrent toute une série d'activités, de l'évaluation des risques à la gestion des actifs. Les entreprises consacrent d'importantes ressources à l'utilisation de ces systèmes, car les décisions qui y sont prises peuvent avoir des répercussions sur l'ensemble de l'organisation, de la stabilité financière aux perspectives de croissance.

Le choix et le déploiement d'un logiciel de gestion de trésorerie revêtent un enjeu considérable, en particulier pour les entreprises ayant des portefeuilles complexes ou des activités internationales. Vous trouverez ci-dessous ce que vous devez savoir sur les logiciels de gestion de trésorerie, des principales caractéristiques aux capacités d'intégration, de l'adaptabilité aux qualifications des fournisseurs, et comment le choix de la bonne solution logicielle peut être bénéfique pour votre entreprise.

Sommaire

  • Qu'est-ce qu'un système de gestion de trésorerie ?
  • Quel est le rôle d'un système de gestion de trésorerie ?
  • Gestion de trésorerie et gestion des liquidités
  • Défis associés aux systèmes de gestion de trésorerie
  • Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de trésorerie
  • Comment choisir le bon logiciel de gestion de trésorerie pour votre entreprise ?

Qu'est-ce qu'un système de gestion de trésorerie ?

Les systèmes de gestion de trésorerie, ou TMS, constituent des solutions logicielles spécialisées qui supervisent et gèrent les opérations financières d'une organisation. Ces systèmes centralisent les informations et les processus liés aux liquidités, au financement et à la gestion des risques. Un TMS bien conçu automatise des tâches complexes comme les prévisions, la collecte de données et le reporting, et constitue un atout important pour les organisations qui souhaitent optimiser leurs décisions financières. Selon une étude de Polaris Market Research, la demande croissante pour ce type de logiciel devrait faire passer la valeur du marché mondial des systèmes de gestion de trésorerie à plus de 16 milliards de dollars d'ici à 2032.

Quel est le rôle d'un système de gestion de trésorerie ?

Les TMS remplissent de multiples fonctions dans le cadre de l'optimisation des opérations financières d'une organisation. Voici quelques-unes des principales fonctions de ces systèmes :

  • Automatiser les tâches financières : l'un des avantages les plus visibles d'un TMS est sa capacité à automatiser les tâches financières répétitives et fastidieuses, par exemple le traitement des transactions, le suivi des taux d'intérêt, des dates d'échéance et des paiements liés aux prêts et aux investissements, le rapprochement des relevés bancaires avec les écritures du grand livre, etc. Le personnel peut ainsi consacrer son temps et son énergie à des activités plus stratégiques.

  • Centraliser les données financières : un TMS regroupe dans une même plateforme les données financières provenant de diverses sources. Cela permet de retrouver et d'analyser plus facilement les informations, ce qui accélère la prise de décision.

  • Gestion des risques : ces systèmes permettent d'identifier et d'analyser les risques financiers, notamment les fluctuations des taux d'intérêt et la volatilité des devises. Grâce à ces données, les entreprises peuvent formuler et exécuter plus efficacement des stratégies d'atténuation des risques.

  • Gestion des liquidités : il est important pour une entreprise de connaître le volume des liquidités disponibles et leur localisation. Un TMS peut fournir une image complète des liquidités d'une organisation.

  • Suivi de la conformité : rester en conformité avec des réglementations en constante évolution est un défi permanent pour les entreprises. Un TMS peut suivre les changements de réglementation et mettre automatiquement à jour le système, réduisant ainsi le risque de non-conformité.

  • Prise en charge de multiples devises : les entreprises qui opèrent dans plusieurs pays bénéficient de la capacité d'un TMS à gérer de multiples devises, ce qui améliore la gestion des taux de conversion et du risque de change.

  • Reporting : les capacités de reporting personnalisées permettent aux entreprises d'extraire les données exactes dont elles ont besoin, dans un format qui facilite une analyse rapide et précise.

  • Sécurité des données : en règle générale, un TMS intègre des dispositifs de sécurité robustes qui protègent les données financières sensibles. Le contrôle d'accès basé sur les rôles et le chiffrement font souvent partie de ces fonctionnalités.

  • Connectivité avec les fournisseurs et les banques : le système peut se connecter directement aux banques ou à d'autres institutions financières, ce qui simplifie les transactions et facilite la consolidation des données financières.

  • Évolutivité : à mesure qu'une entreprise se développe, ses opérations financières deviennent plus complexes. Un TMS peut s'adapter à ces besoins changeants en ajoutant si nécessaire de nouvelles fonctionnalités ou intégrations.

  • Budgétisation et prévisions : grâce à la centralisation des données et à des analyses approfondies, un TMS peut aider les entreprises à planifier des budgets et à prévoir des scénarios financiers avec plus de précision.

Ensemble, ces fonctions améliorent l'organisation et l'efficacité des opérations financières.

Gestion de trésorerie et gestion des liquidités

Les termes « gestion de trésorerie » et « gestion des liquidités » sont parfois utilisés de manière interchangeable, mais ils ont des champs d'application et des fonctions distincts au sein d'une organisation. Voici en quoi ils diffèrent :

Champ d'application

  • La gestion de trésorerie a une portée plus large et englobe une variété de fonctions liées aux finances d'une organisation. Il ne s'agit pas seulement de gérer les liquidités, mais aussi les autres actifs financiers, le passif, et les risques.
  • La gestion des liquidités est un sous-ensemble de la gestion de trésorerie et se concentre spécifiquement sur le maintien d'un niveau optimal de trésorerie, les paiements, et le recouvrement des créances.

Complexité

  • La gestion de trésorerie implique des activités plus complexes, par exemple l'évaluation des risques, la planification financière et la formulation de stratégies. Elle aborde des questions telles que l'exposition au risque de change, le risque de taux d'intérêt et les stratégies d'investissement.
  • La gestion de trésorerie se concentre sur des aspects plus opérationnels, comme vérifier qu'il y a suffisamment de liquidités pour couvrir les dépenses quotidiennes. Ses fonctions sont généralement moins complexes, mais restent importantes pour les opérations quotidiennes.

Orientation stratégique

  • La gestion de trésorerie revêt une forte orientation stratégique et vise à optimiser la santé financière et la durabilité de l'organisation. Il s'agit souvent de prendre des décisions d'investissement à long terme et de planifier différents types de risques financiers.
  • La gestion de trésorerie est plus tactique et se concentre sur les besoins immédiats comme le paiement des factures, les salaires et les paiements aux fournisseurs. L'objectif est d'assurer le bon fonctionnement de l'organisation au quotidien.

Technologie

  • Les TMS sont souvent plus complets et incluent plusieurs modules permettant de gérer tout un ensemble de fonctions financières. Ils sont conçus pour effectuer des analyses complexes et des modélisations financières.
  • Les outils de gestion de trésorerie peuvent être plus simples et font parfois partie d'un TMS plus étendu ou d'une suite logicielle d'entreprise. Leurs objectifs se concentrent sur l'efficacité opérationnelle et la rapidité.

Gestion des risques

  • La gestion de trésorerie identifie, analyse et atténue les différents types de risques financiers, notamment les risques liés au marché, les risques de crédit et les risques opérationnels.
  • La gestion des liquidités traite les risques opérationnels liés aux liquidités, mais n'aborde généralement pas d'autres types de risques financiers.

Intégration

  • La gestion de trésorerie est une discipline interfonctionnelle et implique généralement un niveau élevé d'intégration avec d'autres fonctions et stratégies de l'entreprise.
  • La gestion des liquidités est généralement plus isolée et se concentre sur les aspects opérationnels de la finance, mais elle n'intervient pas dans l'élaboration des stratégies plus globales de l'entreprise.

Responsabilité

  • La gestion de trésorerie relève généralement de la responsabilité du directeur financier (CFO) ou d'un service de trésorerie spécialisé.
  • La gestion de trésorerie peut relever de la compétence d'un directeur financier ou même d'un chef de bureau, selon la taille et la nature de l'organisation.

Si la gestion de trésorerie et des liquidités sont toutes deux essentielles à la bonne santé financière d'une organisation, leur rôle, leur complexité et leur portée restent très différents.

Défis associés aux systèmes de gestion de trésorerie

Même si un système TMS peut apporter de nombreux avantages aux entreprises, il s'accompagne de son lot de défis. Relever ces définis demande donc une planification minutieuse, une attention constante et la volonté d'adapter les procédures en fonction des besoins. Voici quelques-uns des défis que pose le TMS :

  • Coût de la mise en œuvre et de la maintenance
    Les TMS supposent souvent un prix élevé qui comprend non seulement l'achat initial, mais aussi une maintenance et des mises à jour en continu. Pour certaines entreprises, ce coût est prohibitif et les empêche d'exploiter tout le potentiel du système pour optimiser la gestion financière.

  • Complexité et adoption par les utilisateurs
    Ces systèmes peuvent être complexes et parfois peu intuitifs, ce qui ralentit leur adoption par le personnel. Plus le système est complexe, plus vous devrez consacrer de temps et de ressources à la formation. Ces contraintes peuvent perturber les flux de travail et retarder les avantages de la mise en œuvre du système.

  • Précision et intégrité des données
    Bien qu'un système TMS puisse centraliser les données, il ne vaut que par les informations qu'il reçoit. Toute erreur ou incohérence dans la saisie des données peut entraîner des erreurs d'analyse et de mauvaises décisions. Des processus de validation rigoureux peuvent limiter ce problème.

  • Défis en matière d'intégration
    Même le TMS le plus complet peut ne pas offrir une compatibilité totale avec d'autres systèmes déjà utilisés par une organisation, notamment les logiciels ERP ou HRM. Cela peut créer des goulets d'étranglement dans le flux de données et nécessiter des ressources supplémentaires pour une intégration personnalisée.

  • Scalabilité limitée
    Si certains systèmes sont conçus pour s'adapter aux besoins croissants des organisations, d'autres peuvent présenter des limites en termes d'évolutivité. Cela pourrait nécessiter de nouveaux investissements pour mettre à niveau le système ou le passage à un système plus performant, ce qui entraînerait des coûts supplémentaires et une nouvelle affectation des ressources.

  • Préoccupations en matière de sécurité
    Les TMS traitant des données financières sensibles, la sécurité constitue une préoccupation majeure. Les accès non autorisés ou les violations de données peuvent avoir de graves conséquences pour les finances et la réputation d'une entreprise. De nombreux systèmes offrent des fonctions de sécurité robustes, mais aucun système n'est à l'abri des risques.

  • Conformité réglementaire
    Les réglementations financières varient d'un pays à l'autre et évoluent souvent au fil du temps. La mise à jour du TMS pour se conformer à ces changements se révèle à la fois coûteuse en temps et en argent. Le non-respect de ces règles peut entraîner des sanctions sévères et portée atteinte à la réputation de l'entreprise.

  • Dépendance excessive vis-à-vis de l'automatisation
    L'automatisation est une arme à double tranchant. Si elle permet au personnel de se concentrer sur des tâches plus importantes, une dépendance excessive vis-à-vis de l'automatisation peut se traduire par une supervision humaine insuffisante et entraîner des erreurs ou des problèmes qui passent inaperçus jusqu'à ce qu'ils prennent de l'ampleur et deviennent plus graves.

  • Dépendance à l’égard des fournisseurs
    Après avoir investi dans un système TMS, le passage à un autre système implique des coûts et des efforts considérables. Cette situation crée une dépendance vis-à-vis du fournisseur pour les mises à jour, l'assistance et la tarification, ce qui pourrait entraîner à terme des conditions moins favorables pour l'organisation.

  • Paralysie de la prise de décision
    Un TMS peut fournir une surcharge de données et d'analyses, compliquant alors la tâche des dirigeants qui doivent passer au crible les informations et prendre des décisions en temps opportun.

Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de trésorerie

L'adoption d'une solution logicielle pour la gestion de la trésorerie nécessite une planification et un investissement minutieux, mais les bénéfices potentiels, en termes d'efficacité, de visibilité et d'atténuation des risques, peuvent être considérables. Voici quelques-uns des principaux avantages offerts par les logiciels de gestion de trésorerie :

  • Meilleure visibilité financière
    Les logiciels de gestion de trésorerie consolident les données financières dans un emplacement centralisé, offrant aux décideurs une vue complète et en temps réel des indicateurs financiers importants. Cette perspective permet d'éviter les lacunes qui peuvent survenir lorsque les données sont dispersées sur plusieurs plates-formes ou services.

  • Automatisation efficace
    L'automatisation des processus de routine, comme la collecte de données et le reporting, libère un temps précieux pour le personnel, qui peut alors se concentrer sur des tâches plus stratégiques, notamment l'analyse et la prise de décision. L'automatisation réduit le risque d'erreurs humaines et peut stimuler la productivité globale.

  • Gestion plus stricte des risques
    Un bon logiciel de gestion de trésorerie intègre des fonctionnalités qui permettent de surveiller et d'atténuer différents types de risques financiers, notamment les fluctuations de change et les variations de taux d'intérêt. En vous alertant sur les risques potentiels, le logiciel privilégie les mesures proactives plutôt que les solutions réactives.

  • Sécurité et contrôle des données
    Conserver toutes les données financières d'une entreprise dans un système unique permet de renforcer les mesures de sécurité appliquées aux données sensibles, y compris les méthodes de chiffrement avancées et les contrôles d'accès basés sur les rôles. Cela permet non seulement de se protéger contre les menaces extérieures, mais aussi de contrôler qui, au sein de l'organisation, peut accéder à certains types d'informations.

  • Évolutivité et flexibilité
    Certains logiciels de gestion de trésorerie sont conçus pour s'adapter à la croissance de votre organisation. Cela peut constituer un avantage important pour les organisations qui se développent ou qui anticipent une évolution de leurs besoins en matière de gestion financière. Les entreprises peuvent ainsi éviter les perturbations et les dépenses liées au changement de système ou à la mise en œuvre ultérieure de modules complémentaires.

  • Conformité réglementaire simplifiée
    Ces systèmes incluent souvent des fonctions de suivi de la conformité et de reporting qui vous aident à rester en phase avec les réglementations financières en vigueur. Ces fonctionnalités contribuent également à minimiser le risque de complications juridiques que pourrait entraîner un non-respect de la réglementation.

  • Amélioration des capacités de prise de décision
    Certaines fonctionnalités avancées des logiciels de gestion de trésorerie, par exemple l'analyse et les prévisions, utilisent les données historiques et les tendances actuelles du marché pour créer des modèles prédictifs. Les décideurs peuvent utiliser ces informations pour la planification et la stratégie à long terme.

  • Réduction des coûts
    Si la mise en œuvre d'un logiciel de gestion de trésorerie entraîne un coût initial, les gains d'efficacité opérationnelle qui en découlent se traduisent souvent par une réduction des dépenses au fil du temps. La réduction des erreurs manuelles, la diminution du temps consacré aux tâches de routine et une prise de décision plus avisée sont autant d'avantages qui contribuent à de meilleurs résultats.

  • Meilleure communication avec les parties prenantes
    Des rapports et des tableaux de bord en temps réel facilitent la communication de la situation financière de l'organisation aux parties prenantes. Qu'il s'agisse d'une équipe interne ou d'investisseurs externes, fournir des données financières actualisées et précises peut améliorer la confiance et favoriser des discussions et des décisions plus éclairées.

  • Intégrité et validation des données
    Toutes les données financières étant regroupées dans un système centralisé, le logiciel inclut souvent des contrôles de validation pour garantir l'exactitude des données. Cela signifie moins de temps consacré à l'audit et une plus grande confiance dans les chiffres que vous utilisez pour la planification et la stratégie.

Comment choisir le bon logiciel de gestion de trésorerie pour votre entreprise ?

Choisir le bon logiciel de gestion de trésorerie est une décision importante qui a des implications à long terme. Le bon choix permettra à votre entreprise de bénéficier d'une meilleure efficacité opérationnelle, d'une vision financière plus approfondie et d'un environnement de gestion financière plus sûr. Voici comment aborder le processus de sélection :

  • Évaluer les besoins actuels et les objectifs
    Avant de vous lancer dans le processus de sélection, faites le point sur vos pratiques actuelles en matière de gestion financière. Tenez compte à la fois des problèmes immédiats qui requièrent votre attention et de votre stratégie d'entreprise à long terme. Ce double objectif vous guidera dans le choix d'un système qui non seulement résoudra les problèmes actuels, mais s'adaptera également à vos opérations.

  • Examiner les caractéristiques et les fonctionnalités
    Après avoir identifié vos besoins et vos objectifs, commencez à évaluer les fonctionnalités offertes par chaque solution logicielle. La solution idéale doit permettre d'automatiser les tâches de routine tout en fournissant des analyses sophistiquées pour une prise de décision fondée sur des données. Identifiez les caractéristiques indispensables par rapport à celles qui pourraient être utiles.

  • Évaluer la simplicité d'utilisation
    Quelle que soit la puissance d'un logiciel, il deviendra un handicap si votre équipe le trouve difficile à utiliser. Privilégiez un système doté d'une interface conviviale et de flux de travail simples. La simplicité d'utilisation peut avoir un impact considérable sur les taux d'adoption et réduire le temps nécessaire à votre équipe pour atteindre sa pleine capacité opérationnelle.

  • Mener une analyse financière
    Étudiez les implications financières de ce nouveau système. Cela implique non seulement le coût initial, mais aussi la maintenance continue, la formation et les coûts potentiels de la migration des données. Comparez ces coûts aux avantages attendus, par exemple le gain de temps, l'amélioration des processus et l'atténuation des risques.

  • Évaluer la réputation du fournisseur
    La réputation d'un fournisseur est importante. Recherchez des témoignages de clients, des études de cas et des avis de tiers. En général, les fournisseurs reconnus ont plus d'expérience dans la mise en œuvre du système dans différents secteurs et peuvent offrir une meilleure assistance.

  • Test avec des données réelles
    La plupart des fournisseurs proposent une période d'essai ou de démonstration au cours de laquelle vous pouvez tester le logiciel en utilisant vos propres données. Cela vous permet d'évaluer les performances du système dans des conditions réelles et d'identifier des lacunes ou des problèmes qui ne seraient pas apparus lors d'une démonstration classique.

  • Évaluer les fonctionnalités d'intégration
    Idéalement, votre nouveau système devrait s'intégrer à votre logiciel existant, par exemple les systèmes de comptabilité ou les plateformes de planification des ressources de l'entreprise, afin de créer un flux de travail cohérent. Privilégiez des solutions logicielles dotées d'API ou d'options d'intégration, capables de simplifier le mouvement des données et de réduire le risque d'erreurs.

  • Évaluer les mesures de sécurité
    Puisque vous confiez au système des données financières sensibles, veillez à examiner minutieusement ses fonctionnalités de sécurité. L'authentification multifacteur, le chiffrement avancé et les contrôles d'accès robustes constituent les bases d'une solution sécurisée.

  • Examiner les conditions du contrat
    Une fois que vous avez choisi un fournisseur, lisez attentivement les conditions du contrat. Concentrez-vous sur les accords de niveau de service, l'assistance et tous les coûts supplémentaires pouvant entraîner des ajouts ou des surcoûts. Un prix initial bas peut cacher des coûts supplémentaires mentionnés en tout petits caractères.

  • Planifier la mise en œuvre
    Enfin, établissez une feuille de route pour la mise en œuvre. Elle doit détailler les étapes de la migration des données, de la formation et du calendrier de mise en œuvre. Un plan bien défini facilite la transition vers le nouveau système tout en minimisant les perturbations.

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