El aumento en la complejidad de los mercados y las normativas financieros implica que los sistemas de gestión de tesorería se han convertido en plataformas sofisticadas que administran diferentes actividades, desde la valoración del riesgo hasta la gestión de activos. Las empresas destinan una cantidad considerable de recursos a usar estos sistemas, ya que las decisiones que se tomen aquí pueden resonar en toda la organización y afectar a todos los aspectos, desde la estabilidad financiera hasta las perspectivas de crecimiento.

Hay mucho en juego a la hora de elegir e implementar un software de gestión de tesorería, sobre todo para las empresas que tengan carteras complejas u operaciones internacionales. A continuación, profundizaremos en lo que debes saber sobre el software de gestión de tesorería (funciones esenciales, funcionalidades de integración, capacidad de adaptación y requisitos de los proveedores, entre otros aspectos) y cómo elegir el software adecuado puede beneficiar a tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son los sistemas de gestión de tesorería?
  
• ¿Qué hacen los sistemas de gestión de tesorería?
  
• Diferencias entre la gestión de tesorería y la gestión de liquidez
  
• Problemas de los sistemas de gestión de tesorería
  
• Ventajas de usar un software de gestión de tesorería
  
• Cómo elegir el software de gestión de tesorería adecuado para tu empresa
  

¿Qué son los sistemas de gestión de tesorería?

Los sistemas de gestión de tesorería (TMS, por sus siglas en inglés) son soluciones de software especializadas que supervisan y gestionan las operaciones financieras de una organización. Estos sistemas centralizan la información y los procesos relacionados con la liquidez, los fondos y la gestión del riesgo. Un TMS bien diseñado automatiza tareas complejas como la previsión, la recopilación de datos y la elaboración de informes, y es un activo importante para aquellas organizaciones que quieran optimizar sus decisiones financieras. Está previsto que el aumento en la demanda de este tipo de software incremente el valor del mercado internacional de sistemas de gestión de tesorería por encima de los 16.000 millones de aquí a 2032, según un estudio de Polaris Market Research.

¿Qué hacen los sistemas de gestión de tesorería?

Los TMS llevan a cabo varias funciones relacionadas con la optimización de las operaciones financieras de una organización. A continuación te explicamos algunas de las principales funciones de estos sistemas:

• Automatización de tareas financieras: una de las ventajas más inmediatas de un TMS es la posibilidad de automatizar tareas financieras repetitivas y que llevan mucho tiempo, como procesar transacciones; hacer un seguimiento de los tipos de interés, las fechas de vencimiento y los pagos relacionados con préstamos e inversiones; conciliar extractos bancarios con entradas del libro mayor, etc. Así el personal tiene más tiempo y energía para centrarse en actividades más estratégicas.

• Centralización de los datos financieros: un TMS combina datos financieros de diferentes fuentes en una única plataforma. Así es más fácil recuperar y analizar la información para poder tomar decisiones más rápido.

• Gestión de riesgos: estos sistemas ayudan a identificar y analizar riesgos financieros, como las fluctuaciones de los tipos de interés y la volatilidad de las divisas. Gracias a estos datos, las empresas pueden elaborar y llevar a cabo estrategias de mitigación con más eficacia.

• Gestión de la liquidez: saber el efectivo que hay disponible y dónde está es importante para todas las empresas. Un TMS puede proporcionar una visión completa de la liquidez de una organización.

• Control del cumplimiento de la normativa: cumplir las cambiantes normativas en todo momento es un asunto que las empresas deben tener siempre presente. Un TMS puede hacer un seguimiento de los cambios en las normativas y actualizar automáticamente el sistema, lo que reduce el riesgo de no cumplir alguna.

• Compatibilidad con varias divisas: las empresas que operan en varios países se benefician de la capacidad que tienen los TMS de gestionar diferentes divisas. De esta forma, es más sencillo administrar los tipos de cambio y el riesgo cambiario con eficacia.

• Elaboración de informes: las funcionalidades de elaboración de informes personalizados permiten a las empresas extraer los datos exactos que necesitan en un formato que facilita hacer un análisis rápido y preciso.

• Seguridad de los datos: en general, los TMS incluyen funciones de seguridad robustas que protegen los datos financieros confidenciales. El control de acceso según funciones y el cifrado suelen ser algunas de las funciones disponibles.

• Conectividad de proveedores y bancos: el sistema se puede conectar directamente a bancos u otras instituciones financieras, lo que simplifica las transacciones y facilita la consolidación de los datos financieros.

• Escalabilidad: a medida que una empresa crece, sus operaciones financieras se vuelven más complejas. Un TMS puede adaptarse a los cambios en sus necesidades e incorporar nuevas funciones o integraciones si hiciera falta.

• Presupuestos y previsiones: gracias a los datos centralizados y a los análisis robustos, un TMS puede ayudar a las empresas a planificar presupuesto y a prever situaciones financieras con mayor precisión.

Estas funciones en conjunto hacen que las operaciones financieras de una empresa estén más organizadas y sean más eficaces.

Diferencias entre la gestión de tesorería y la gestión de liquidez

Los términos «gestión de tesorería» y «gestión de liquidez» se usan a veces indistintamente, pero tienen diferentes alcances y funciones dentro de una organización. Estas son las diferencias que hay entre ellos:

Alcance

• La gestión de tesorería tiene un mayor alcance y abarca diferentes funciones relacionadas con las finanzas de una organización. No incluye solo gestionar la liquidez, sino también otros activos, pasivos y riesgos financieros.
  
• La gestión de liquidez es un subconjunto de la gestión de tesorería y se centra en concreto en mantener un nivel de liquidez óptimo, hacer pagos y cobrar cuentas.
  

Complejidad

• La gestión de tesorería abarca actividades más complejas, como la evaluación de riesgos, la planificación financiera y la elaboración de estrategias. Aborda problemas como la exposición al cambio de divisas, el riesgo de los tipos de interés y las estrategias de inversión.
  
• La gestión de liquidez se centra en asuntos más operativos, como garantizar que haya liquidez suficiente para cubrir los gastos cotidianos. Sus funciones suelen ser menos complejas, pero importantes para las operaciones diarias.
  

Objetivo estratégico

• La gestión de tesorería tiene un fuerte objetivo estratégico y busca optimizar la situación y la sostenibilidad financieras de la organización. Suele implicar tomar decisiones de inversión a largo plazo y planificar diferentes tipos de riesgos financieros.
  
• La gestión de liquidez es más táctica y se centra en necesidades inmediatas como los pagos de facturas, nóminas y proveedores. Su objetivo es que la organización funcione sin problemas en sus actividades diarias.
  

Tecnología

• Los TMS suelen ser más completos e incluyen varios módulos para gestionar diferentes funciones financieras. Se han diseñado para permitir análisis complejos y una modelización financiera.
  
• Las herramientas de gestión de liquidez pueden ser más simples y, a veces, forman parte de un TMS más grande o un paquete de software empresarial. Sus objetivos son la eficiencia operativa y la velocidad.
  

Gestión de riesgos

• La gestión de tesorería identifica, analiza y mitiga diferentes tipos de riesgos financieros, como los riesgos de mercado, de crédito y operativos.
  
• La gestión de liquidez aborda riesgos operativos relacionados con la liquidez, pero normalmente no profundiza en otros tipos de riesgos financieros.
  

Integración

• La gestión de tesorería es una disciplina interdisciplinar que suele implicar una mayor integración con otras funciones y estrategias empresariales.
  
• La gestión de liquidez suele estar más aislada y se centra en los aspectos operativos de las finanzas, pero no está relacionada con otras estrategias empresariales más amplias.
  

Responsabilidad

• La gestión de tesorería suele ser responsabilidad del CFO o de un departamento fiscal especializado.
  
• La gestión de liquidez puede ser responsabilidad de un gestor de finanzas o incluso del gerente de una oficina, en función del tamaño y la naturaleza de la organización.
  

Si bien la gestión de tesorería y de liquidez son esenciales para el bienestar financiero de una organización, sus funciones, su complejidad y su alcance son muy diferentes.

Problemas de los sistemas de gestión de tesorería

Los TMS pueden beneficiar a las empresas de formas muy importantes, pero presentan sus propios problemas. Para superarlos, es necesario planificar con cuidado, prestar atención en todo momento y adaptar los procedimientos que sea necesario. Estos son algunos de los problemas que conllevan los TMS:

• Coste de implementación y mantenimiento
  Los TMS suelen tener un precio elevado que no abarca solo el precio de compra inicial, sino también el mantenimiento continuo y las actualizaciones. Para algunas empresas, este coste es prohibitivo, lo que dificulta comprender todo el potencial que tiene el sistema para optimizar la gestión de las finanzas.

• Complejidad y adopción por parte de los usuarios
  Estos sistemas pueden ser complicados y, a veces, poco intuitivos, lo que reduce las tasas de adopción del personal. Cuanto más complejos sean, más tiempo y recursos deberás dedicar a la formación. Esto podría interrumpir los flujos de trabajo y atrasar las ventajas de implementar el sistema.

• Precisión e integridad de los datos
  Si bien un TMS puede centralizar datos, el sistema solo es tan bueno como la información que recibe. Cualquier error o incoherencia en la entrada de datos puede entorpecer los análisis y la toma de decisiones. Se pueden llevar a cabo procesos de validación rigurosos para mitigar este problema.

• Problemas de integración
  Incluso el TMS más completo puede no ofrecer compatibilidad total con otros sistemas que una organización ya use, como el software de ERP o HRM. Esto podría impedir que fluyan los datos y requerir más recursos para personalizar la integración.

• Escalabilidad limitada
  Si bien algunos sistemas se han diseñado para adaptarse al aumento de las necesidades organizativas, otros pueden tener una escalabilidad limitada. Por lo tanto, podría ser necesario invertir más en mejoras del sistema o tener que cambiar más adelante a un sistema más completo, lo que supondría mayores costes y la asignación de más recursos.

• Cuestiones de seguridad
  Como los TMS gestionan datos financieros confidenciales, la seguridad es una cuestión primordial. Si se producen accesos no autorizados a los datos o filtraciones de información, las finanzas y la reputación de la empresa pueden sufrir consecuencias graves. Muchos sistemas ofrecen funciones de seguridad robustas, pero ninguno es inmune a los riesgos.

• Cumplimiento de la normativa
  Las normativas financieras varían en función del país y suelen cambiar con el paso del tiempo. Mantener el TMS actualizado para cumplir con estos cambios lleva mucho tiempo y es costoso. Además, no cumplir alguna normativa puede dar lugar a sanciones importantes y dañar la reputación de la empresa.

• Excesiva dependencia de la automatización
  La automatización es un arma de doble filo. Si bien permite que el personal se pueda centrar en tareas más importantes, depender demasiado de la automatización puede indicar que hay poca supervisión humana. Esto podría dar lugar a errores o a pasar por alto problemas hasta que sean más grandes y graves.

• Dependencia del proveedor
  Una vez que has invertido en un TMS, cambiar a otro sistema implica un coste y un esfuerzo considerables. Se crea así una dependencia de las actualizaciones, el soporte y los precios del proveedor, lo que puede dar lugar a condiciones menos favorables para la organización con el paso del tiempo.

• Paralización de la toma de decisiones
  El exceso de datos y análisis que puede proporcionar un TMS podría dificultar que los directivos examinen rigurosamente la información y tomen decisiones oportunas.

Ventajas de usar un software de gestión de tesorería

Para incorporar una solución de software con la que encargarte de la gestión de tesorería, necesitas una planificación y una inversión meticulosas, pero puedes conseguir unos beneficios importantes (eficiencia, datos y mitigación de riesgos). Estos son algunos de esos beneficios que puede ofrecer un software de gestión de tesorería:

• Mejor visibilidad financiera
  El software de gestión de tesorería consolida los datos financieros en una ubicación centralizada que aporta a los responsables de las decisiones una visión completa y en tiempo real de métricas financieras importantes. Así se evitan los errores que se pueden producir cuando los datos están distribuidos en varias plataformas o departamentos.

• Automatización para ahorrar tiempo
  Automatizar procesos rutinarios, como la recopilación de datos y la elaboración de informes, hace que el personal tenga más tiempo para poder centrarse en tareas más estratégicas, como hacer análisis y tomar decisiones. La automatización reduce la posibilidad de que haya errores humanos y puede mejorar la productividad general.

• Mejor gestión de riesgos
  Un buen software de gestión de tesorería incorpora funciones que ayudan a supervisar y mitigar diferentes tipos de riesgos financieros, como la fluctuación de divisas y los cambios en los tipos de interés. Al avisarte de posibles riesgos, el software promueve medidas proactivas en vez de soluciones reactivas.

• Seguridad y control de los datos
  Tener todos los datos financieros de la empresa en un único sistema permite contar con unas medidas de seguridad más estrictas en lo que respecta a la información confidencial (por ejemplo, métodos de cifrado avanzados y controles de acceso según funciones). Así no solo se protege a la empresa de amenazas externas, sino que también se ayuda a controlar qué personas de la organización pueden acceder a tipos de información concretos.

• Escalabilidad y flexibilidad
  Existen softwares de gestión de tesorería diseñados para adaptarse a medida que crece la organización, lo que puede suponer una ventaja importante para aquellas que se estén expandiendo o que prevean cambios en sus necesidades de gestión financiera. Ayuda a las empresas a evitar interrupciones y gastos vinculados al cambio de sistemas o a la implementación posterior de complementos.

• Simplificación del cumplimiento de la normativa
  Estos sistemas suelen incluir funciones de seguimiento y elaboración de informes en relación con el cumplimiento de la normativa que te ayudan a estar siempre al tanto de las regulaciones financieras actuales. Además, te ayudan a reducir al mínimo el riesgo de que se produzcan complicaciones legales en caso de no cumplir alguna normativa.

• Mejores funcionalidades de toma de decisiones
  Algunas funciones avanzadas del software de gestión de tesorería, como los análisis y las previsiones, usan datos anteriores y tendencias actuales del mercado para crear modelos predictivos. Los responsables de las decisiones pueden utilizar esta información para elaborar su planificación y estrategia a largo plazo.

• Reducción de los costes
  Si bien implementar un software de gestión de tesorería exige pagar un coste inicial, las eficiencias operativas que aporta suelen hacer que se reduzcan los gastos con el paso del tiempo. Estas son algunas de las ventajas que contribuyen a mejorar los resultados: menos errores manuales, menos tiempo dedicado a tareas rutinarias y más decisiones fundamentadas.

• Mejor comunicación entre las partes interesadas
  Los informes y paneles en tiempo real ayudan a comunicar la situación financiera de la organización a las partes interesadas. Tanto si la audiencia es un equipo interno como si son inversores externos, ofrecer datos financieros actualizados y precisos puede mejorar la confianza y hacer que se tomen decisiones más sopesadas, así como que se produzcan debates fundamentados.

• Integridad y validación de los datos
  Como todos los datos financieros están en un sistema centralizado, el software suele incluir validaciones para garantizar la precisión de dichos datos. Así dedicarás menos tiempo a hacer auditorías y confiarás más en los números que estés utilizando para elaborar la planificación y la estrategia.

Cómo elegir el software de gestión de tesorería adecuado para tu empresa

Elegir el software de gestión de tesorería adecuado es una decisión importante que tiene repercusiones a largo plazo. El idóneo ofrecerá a tu empresa una mejor eficiencia operativa, datos financieros más detallados y un marco de gestión financiera más seguro. Así debes afrontar el proceso de selección:

• Analiza las necesidades actuales y los objetivos futuros
  Antes de meterte de lleno en el proceso de selección, haz balance de tus prácticas de gestión financiera actuales. Ten presentes tanto los problemas inmediatos que necesitan tu atención como la estrategia de tu empresa a largo plazo. Así podrás elegir un sistema que solucione tus problemas actuales y que, además, escale a medida que lo hagan tus operaciones.

• Examina las funciones
  Cuando hayas aclarado cuáles son tus necesidades y objetivos, empieza a evaluar las funciones que ofrecen las distintas soluciones de software. Querrás un producto que automatice tareas rutinarias, pero que también proporcione análisis avanzados para poder tomar decisiones basadas en datos. Identifica las funciones imprescindibles y aquellas que estaría bien tener.

• Analiza la facilidad de uso
  Independientemente de lo bueno que sea el software, si a tu equipo le resulta complicado usarlo, acabará siendo un inconveniente. Busca un sistema con una interfaz fácil de usar y flujos de trabajo sencillos. La facilidad de uso puede afectar drásticamente a las tasas de adopción y reducir el tiempo que tarda tu equipo en alcanzar toda su capacidad operativa.

• Lleva a cabo análisis financieros
  Examina las implicaciones financieras de este nuevo sistema: no te centres solo en el coste inicial, sino también en el mantenimiento continuo, la formación y los posibles costes derivados de la migración de datos. Compara estos costes con los beneficios previstos, como tiempo ahorrado, mejoras de procesos y mitigación de riesgos.

• Revisa la reputación del proveedor
  La reputación del proveedor es importante. Busca testimonios de clientes, estudios de caso y opiniones de terceros. Normalmente, los proveedores consolidados tienen más experiencia con la implementación del sistema en diferentes sectores y pueden ofrecer un mejor soporte.

• Prueba con datos reales
  La mayoría de los proveedores ofrece un período de prueba o demostración durante el que puedes probar el software con tus propios datos. Así podrás evaluar el rendimiento del sistema en condiciones reales, lo que puede ser decisivo a la hora de identificar cualquier carencia o problema que quizá no hubiera aparecido en una demostración normal.

• Analiza las posibilidades de integración
  Lo ideal sería que tu nuevo sistema se integrase con tu software actual (como tus sistemas de contabilidad o tus plataformas de planificación de recursos) para poder tener un flujo de trabajo uniforme. Busca soluciones de software que tengan API u opciones de integración incorporadas, y que puedan simplificar el movimiento de datos y reducir el riesgo de que se produzcan errores.

• Sopesa las medidas de seguridad
  Vas a confiar datos financieros confidenciales al sistema, así que deberás analizar sus funciones de seguridad. Como requisitos básicos, una solución segura debe tener autenticación en varios pasos, cifrado avanzado y buenos controles de acceso.

• Analiza las condiciones contractuales
  Cuando hayas elegido un proveedor, revisa las condiciones contractuales con atención. Céntrate en contratos de nivel de servicio, soporte y cualquier coste adicional que pueda surgir de complementos o sobreúsos. Un precio inicial reducido puede ocultar costes adicionales que solo aparecen en la letra pequeña.

• Planifica la implementación
  Por último, elabora un plan de implementación en el que detalles los pasos de migración de los datos, la formación y el cronograma de implantación. Un plan bien definido permite hacer una transición más fluida al nuevo sistema y reducir las interrupciones al mínimo.