Elk bedrijf dat in Duitsland gebruik maakt van een elektronisch kassasysteem moet zijn klanten een kassabon verstrekken als bewijs van betaling. Deze verplichting is vastgelegd door de Verordening Beveiliging Contant Geld (Kassensicherungsverordnung) en is vanaf 1 januari 2020 van kracht. In ons artikel leggen we uit met welke aspecten handelaren rekening moeten houden, welke uitzonderingen er zijn op deze wettelijke regeling en hoe je een digitale kassabon uitgeeft.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een kassabon?
  
• Wie moet een kassabon uitgeven?
  
• Wat is het verschil tussen een kassabon, ontvangstbewijs en andere soorten aankoopbewijzen?
  
• Welke informatie moet een kassabon bevatten?
  
• Wat zijn de sancties voor het niet voldoen aan de verplichting om een kassabon af te geven?
  
• Is het mogelijk om vrijstelling te krijgen van de verplichting om een kassabon af te geven?
  
• Kan een kassabon ook uitsluitend in digitaal formaat worden uitgegeven?
  

Wat is een kassabon?

Een kassabon is een ontvangstbewijs afgedrukt om te dienen als bewijs van een transactie bij de kassa. Bijvoorbeeld een kassabon voor klanten in de detailhandel is het bewijs dat ze voor de gekochte goederen hebben betaald, contant of via een cashloze betaling. In beide gevallen ontvangen klanten een afgedrukte kassabon van de verkoper als bewijs van hun aankoop.

Een kassabon vertegenwoordigt niet alleen het aankoopbewijs voor de goederen, maar toont ook het type gekochte goederen, het aantal artikelen en de aankoopprijs. De kassabon wordt voor de klanten afgedrukt op de kassarol, en de transactie wordt voor de verkoper opgeslagen in het elektronische kassasysteem.

Wie moet een kassabon uitgeven?

Vanaf 1 januari 2020 moeten bedrijven in Duitsland die een elektronisch afrekensysteem gebruiken een kassabon uitgeven aan hun klanten in overeenstemming met sectie 146a (2) van het Duitse Belastingwet (AO) van de Verordening Beveiliging Contant Geld (Kassensicherungsverordnung). Dit geldt voor elke transactie ongeacht het aankoopbedrag; de klant moet een bon ontvangen, ook als ze bijvoorbeeld maar een broodje kopen voor 25 cent. Elektronisch afrekenen in Duitsland moet zijn uitgerust met een gecertificeerd technisch beveiligingsapparaat als onderdeel van deze bonplicht.

Wat is het doel van het uitgeven van verplichte kassabonnen?

De wettelijke verplichting om kassabonnen te verstrekken is bedoeld om belastingontduiking te voorkomen door bedrijven die contante betalingen bij de kassa willen omzeilen. Elke afzonderlijke zakelijke transactie die via een elektronisch kassasysteem loopt wordt opgeslagen en kan dus worden getraceerd. Controleurs van het belastingkantoor kunnen het geheugen van de elektronische kassa's indien nodig lezen en kunnen als onderdeel van een kassacontrole vaststellen of een bedrijf voldoet aan de verplichting om kassabonnen uit te geven. Vanuit economisch oogpunt levert de kassabon dus bewijs dat een transactie in overeenstemming met de regelgeving is uitgevoerd.

Zijn er vrijstellingen van de verplichting om een kassabon af te geven?

Alleen kleine ondernemingen met een “handmatig afrekenproces“ (dat handmatig wordt bediend zonder dat gegevens worden opgeslagen) zijn vrijgesteld van de verplichting om -ontvangstbonnen uit te geven. Het Duitse Federale Ministerie van Financiën verstrekt gedetailleerde informatie over de exacte juridische vereisten voor de verplichting om ontvangstbonnen uit te geven die binnen het toepassingsgebied van de Verordening inzake Kassabetalingen vallen.

Ben je nog steeds verplicht om een kassabon uit te geven als je een handmatige kassa hebt?

Wanneer je als verkoper een handmatig kassasysteem gebruikt in plaats van een POS-systeem (POS) ben je vrijgesteld van de kassabonplicht. Echter, je bent nog steeds verplicht om klanten op verzoek een standaard kassabon te geven in plaats van een geprinte kassabon.

Wat is het verschil tussen een kassabon, ontvangstbewijs en andere soorten verkoop aankoopbewijzen?

Kassabonnen worden automatisch gegenereerd uit een elektronisch kassasysteem. Ze dienen als bewijs van een zakelijke transactie voor de klanten van een bedrijf. Tegelijkertijd bieden elektronisch kassabonnen ook bewijs voor bedrijven aan de belastingdienst dat inkomsten correct zijn verwerkt. De kassabon bevat informatie over de aankoop van diensten of goederen en betaling daarvan.

Hoewel kassabonnen in dit opzicht worden beschouwd als bewijs van aankoop, worden ze over het algemeen niet erkend als standard verkoopbewijzen, omdat ze niet alle vereiste informatie bevatten die een standard verkoopbewijs moet bevatten. Een standard verkoopbewijs wordt handmatig uitgegeven en bevestigt door middel van de handgeschreven handtekening van de uitgever dat een betaling of dienst is ontvangen en dat er geen verdere claims openstaan.

Welke informatie moet een kassabon bevatten?

Artikel 6 van de Verordening Beveiliging Contant Geld (KassenSichV) vermeldt de verplichte informatie die een kassabon moet bevatten:

• Volledige naam en adres van het uitgevende bedrijf
  
• Type en hoeveelheid van het verkochte product of de verkochte dienst
  
• Exacte tijd waarop het document is uitgegeven, inclusief de datum
  
• Bedrag per type betaling
  
• Een nummer dat uniek kan worden toegewezen aan de voltooide transactie
  
• Totaalbedrag van alle producten of diensten, inclusief het toepasselijke belastingtarief
  
• Serienummer van kassasysteem
  
• Handtekeningenteller van de kassa of de beveiligingsmodule
  
• Echte en getrouwe verificatiewaarde van de factuur
  

Deze informatie moet op de kassabon staan als een combinatie van tekst en cijfers. Elke kassabon moet met name zijn voorzien van een uniek identificatienummer waarmee het belastingkantoor de end-to-end procedure voor het uitgeven van de kassabon kan traceren. Moderne elektronische kassasystemen voldoen aan deze eisen.
Er is ook een optie om QR-codes weer te geven op de kassabon. Dit is niet verplicht, maar het vereenvoudigt het kassa audit proces aanzienlijk.

Wat zijn de sancties voor het niet naleven van de verplichting om een kassabon af te geven?

De Duitse Fiscale Wetgeving (AO) voorziet niet in sancties voor overtredingen van de verplichting om kassabonnen te verstrekken. Er zijn geen directe juridische gevolgen als een bedrijf een elektronische kassa gebruikt en niet voldoet aan de verplichting om kassabonnen af te geven. Echter, de belastingdienst kan testaankopen doen en bij onregelmatigheden een kassacontrole vragen.

Als er hiaten worden gevonden in het uitgeven van betalingsbewijzen beschouwt het belastingkantoor dit als een schending van de Duitse boekhoudkundige principes (GoBD). Als de controleurs schatten dat er extra inkomsten zijn en winst is ontvangen, kan dit leiden tot aanzienlijke extra belastingafdrachten voor een bedrijf dat niet heeft voldaan aan haar verplichting om betalingsbewijzen uit te geven.

Wat kun je doen als klanten geen kassabon accepteren?

Artikel 146a(2) van het Duitse Belastingwet bepaalt dat een bedrijf met een elektronisch kassasysteem bij elke zakelijke transactie een kassabon aan de klant moet geven. Het maakt niet uit of de klant de bon meeneemt of niet. In elk geval moet een kassabon worden afgegeven, zelfs als klanten de bon weigeren.

Is het mogelijk om Vrijstelling te krijgen van de verplichting om een kassabon af te geven?

Alleen ondernemingen die geen elektronisch afrekensysteem gebruiken en in plaats daarvan handmatig afrekenen, zijn vrijgesteld van de verplichting om een kassabon af te geven.

Echter, ondernemingen die wel een elektronisch kassasysteem gebruiken, kunnen nog steeds een vrijstelling krijgen van de verplichting om ontvangstbonnen uit te geven in overeenstemming met § 146a(2) zin 2 van de Duitse Belastingwet. De Belastingwet stelt de vereisten hiervoor als volgt: "In gevallen waarin het gaat om de verkoop van goederen aan grote aantallen onbekende personen, kunnen inkomsten autoriteiten de nodige discretie gebruiken en, op grond van redelijkheid en in overeenstemming met paragraaf 148, afstand doen van de verplichting om ontvangstbonnen uit te geven in overeenstemming met paragraaf 146(2) zin 1 AO. Deze vrijstelling kan worden ingetrokken."

In gewone taal betekent dit dat bedrijven met passeerhandel en een elektronisch kassasysteem kunnen worden vrijgesteld van de verplichting om kassabonnen uit te geven (bijv. detailhandel). Deze bedrijven kunnen een aanmeldformulier indienen bij de bevoegde belasting voor een vrijstelling van de bonplicht. Echter, dit mag niet worden aangevraagd op grond van kostenoverwegingen, aangezien de belastingdienst alleen aanvragen in behandeling neemt op grond van onredelijkheid. De Belastingdienst kan het in individuele gevallen onredelijk achten om kassabonnen uit te reiken, maar zal dit per geval beoordelen. Bedrijven moeten aantonen dat het voor hen onredelijk is om kassabonnen uit te reiken op basis van de dienst of het product dat zij aanbieden.

Als een aanvraag wordt afgewezen, moet het betreffende bedrijf tegen dit besluit in beroep gaan. Alleen op deze manier kan de belasting op de lange termijn een algemene vrijstelling van de bonplicht toestaan voor bepaalde sectoren, zoals detailhandelaren in levensmiddelen. Echter, zelfs wanneer een aanvraag voor vrijstelling van de bonplicht wordt goedgekeurd, blijft het bedrijf verplicht om aan de volgende verplichting te voldoen:

• Het bedrijf moet nog steeds haar eigen kassabonnen maken voor boekhoudkundige doeleinden.
  
• De verplichte vereisten met betrekking tot technische beveiligingsvoorzieningen blijven van toepassing.
  
• Elke klant die een kassabon vraagt, moet er een krijgen.
  

Kan een kassabon ook puur digitaal worden uitgegeven?

Een van de redenen waarom er kritiek is op de verplichting om inkomsten uit te geven, is dat kassabonnen in veel sectoren voor slechts een paar cent moeten worden gedrukt. Maar veel van deze inkomsten worden meteen in de prullenbak gegooid.

Volgens paragraaf 6 zin 3 van de Verordening Beveiliging Contant Geld kunnen ook digitale ontvangstbonnen voor klanten worden gemaakt. De digitale kassabonnen kunnen per e-mail of via Bluetooth naar de smartphone van de klant worden verzonden als JPG-, PNG- of PDF-bestand. Deze oplossing is echter niet praktisch voor bedrijven met veel voorbijgaand verkeer, zoals bakkers of slagers. Bovendien levert dit problemen op met betrekking tot de vereisten voor gegevensbescherming. Een algemene vrijstelling van de verplichting om bonnen uit te geven is nog steeds de beste oplossing voor deze bedrijven. Daarentegen zijn digitale kassabonnen heel praktisch in sommige andere sectoren, zoals de horeca.

Hoe maak je een digitaal kassabon?

Digitale kassabonnen kunnen worden gemaakt en verzonden met behulp van verschillende soorten technologie: de meest voorkomende vormen zijn QR-codes, NFC (“near field communication“), SMS of e-mails.

Het nadeel van e-mail en SMS-methoden is dat een bedrijf gegevens van haar klanten moet aanvragen, zoals hun e-mail adres of mobiele nummer. De klanten moeten akkoord gaan met de bepalingen inzake gegevensbescherming bij het verstrekken van hun gegevens.Het bedrijf moet hiermee de hindernis nemen dat niet elke klant bereid is zijn eigen gegevens bekend te maken. Bij beide methoden ontvangen klanten een link om de kassabon te downloaden.

De eenvoudigste manier om een digitale kassabon te maken is met NFC: bij deze technologie zijn bijbehorende chips in de artikelen ingebouwd. De klanten houden het afrekenen gewoon hun smartphone omhoog om te betalen en ontvangen de kassabon na de transactie op hun smartphone (bijvoorbeeld via Apple Pay of Google Pay). Deze technologie is echter nog niet erg gangbaar.

De overdracht via QR-code is ook snel en gemakkelijk en brengt geen problemen met gegevensbescherming met zich mee. Een bedrijf hoeft met deze technologie geen toestemming te krijgen van de klant of diens gegevens. Verkopers hoeven alleen maar de QR-code te laten weergeven bij het afrekenen en de bijbehorende kassa software te laten installeren. De klant scant de QR-code die bij het afrekenen wordt weergegeven met zijn smartphone en ontvangt de bon op zijn smartphone in PDF formaat.

Voordelen van digitale kassabonnen

Digitale kassabonnen hebben enkele voordelen in vergelijking met papieren bonnen:

• Volledig gedigitaliseerde kassa processen: bedrijven spelen in op de groeiende trend van het uitgeven van digitale bonnen aan klanten
  
• Duidelijke en eenvoudige administratie: papierloze bonnen kosten over het algemeen minder moeite en geven klanten een beter overzicht van hun uitgaven en betalingen
  
• Duurzaamheid van digitale bonnen: conventionele papieren bonnen, vooral zogenaamde thermische papieren bonnen (zoals tankbonnen en bonnen voor horeca), vervagen al na een paar maanden en worden nauwelijks leesbaar
  
• Milieuvriendelijk en kosteneffectief: papierloze kassabonnen sparen grondstoffen en verminderen de uitstoot van kooldioxide en de kosten van recyclage
  

Nadelen van digitale kassabonnen

Bedrijven voldoen aan alle vereisten van de verplichting om kassabonnen uit te geven door gebruik te maken van digitale kassabonnen. Er zijn echter ook enkele nadelen:

• Scepticisme: shoppers zijn momenteel nog steeds sceptisch over digitale kassabonnen. Hoewel de acceptatie hiervan toeneemt, eisen veel klanten nog steeds een afgedrukte kassabon.
  
• Problemen met gegevensbescherming: de vereisten inzake gegevensbescherming vormen het grootste obstakel voor het wijdverbreide gebruik van digitale ontvangstbonnen: het uitgeven van een kassabon zonder de persoonlijke gegevens van de klant te hoeven vragen vormt hierbij de grootste uitdaging.
  

Voor meer informatie over vergelijkbare onderwerpen vind je meer artikelen in onze verzameling van gespecialiseerde artikelen in gedeelte Betalingen. Wil je aan de slag met Stripe of heb je vragen? Neem dan contact op met ons verkoopteam.