Alla företag som använder ett elektroniskt kassasystem i Tyskland måste tillhandahålla sina kunder ett kvitto som bevis på betalningen. Detta krav införs genom den tyska förordningen om kontantsäkerhet (Kassensicherungsverordnung) och trädde i kraft den 1 januari 2020. I vår artikel förklarar vi vilka aspekter handlare måste tänka på, vilka undantag som finns från denna lagstadgade förordning och hur man utfärdar ett digitalt kassakvitto.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett kassakvitto?
  
• Vem är skyldig att utfärda ett kassakvitto?
  
• Vad är skillnaden mellan ett kassakvitto, kvittodokument och andra typer av försäljningskvitton?
  
• Vilken information behöver ett kassakvitto innehålla?
  
• Vilka påföljder gäller om man inte efterlever kravet på att utfärda ett kvitto?
  
• Är det möjligt att få befrielse från kravet på att utfärda ett kassakvitto?
  
• Kan ett kassakvitto också utfärdas enbart i digitalt format?
  

Vad är ett kassakvitto?

Ett kassakvitto är ett kvitto som skrivs ut som bevis på en transaktion i kassan. Till exempel är ett kassakvitto för detaljhandelskunder ett bevis på att de har betalat för de köpta varorna, antingen kontant eller genom en kontantfri betalning. I båda fallen får kunderna ett utskrivet kassakvitto från detaljhandlaren som bevis på sitt köp.

Ett kassakvitto representerar inte bara ett inköpsbevis för varorna, utan visar också vilken typ av vara som köpts, antalet varor och inköpspriset. Kassakvittot skrivs ut från kassarullen för kunderna och transaktionen sparas för handlaren i det elektroniska kassasystemet.

Vem är skyldig att utfärda ett kassakvitto?

Från och med den 1 januari 2020 måste företag i Tyskland som använder ett elektroniskt kassasystem utfärda ett kvitto till sina kunder i enlighet med avsnitt 146a.2 i den tyska skattelagen (AO) i förordningen om kontantsäkerhet (Kassensicherungsverordnung). Detta gäller för alla transaktioner oavsett inköpsbelopp. Kunden måste få ett kvitto, inklusive om de bara köper en bulle för 25 cent. Elektroniska kassasystem i Tyskland måste vara utrustade med en certifierad teknisk säkerhetsanordning som en del av denna förordning om obligatoriska kassakvitton.

Vad är syftet med att utfärda obligatoriska kassakvitton?

Syftet med den lagstadgade skyldigheten att tillhandahålla kassakvitton är att förhindra skatteflykt för företag som vill kringgå kontantkvitton i kassan. Varje enskild företagstransaktion som sker via en elektronisk kassa sparas och kan därför spåras. Revisorerna på skattekontoret kan läsa av minnet i den elektroniska kassan vid behov och kan som en del av en kassarevision avgöra om ett företag uppfyller kravet på att utfärda kassakvitton. Ur ett ekonomiskt perspektiv utgör kassakvittot därför ett bevis på att en transaktion genomfördes i enlighet med gällande bestämmelser.

Finns det några undantag från kravet på att utfärda ett kassakvitto?

Endast småföretagare med ”manuella kassasystem” (som hanteras manuellt utan sparade data) är undantagna från skyldigheten att utfärda kvitton. Det tyska finansministeriet ger detaljerad information om de exakta juridiska kraven för skyldigheten att utfärda kvitton som omfattas av förordningen för kontantsäkerhet.

Måste man ändå utfärda ett kvitto om man har en manuell kassa?

Om du som handlare har en manuell kassa istället för ett elektroniskt kassasystem på försäljningsplatsen är du befriad från skyldigheten att utfärda kvitton. Du är dock fortfarande skyldig att utfärda ett standardkvitto istället för ett utskrivet kassakvitto om de begär ett kvitto från kassan.

Vad är skillnaden mellan ett kassakvitto, kvittodokument och andra typer av försäljningskvitton?

Kassakvitton genereras automatiskt från ett elektroniskt kassasystem. De fungerar som bevis på en företagstransaktion för företagets kunder. Samtidigt ger elektroniska kassakvitton företagen bevis för skattekontoret att intäkterna har överförts korrekt. På kassakvittot finns information om inköp av tjänster eller varor och betalningen för dem.

Även om kassakvitton anses utgöra ett inköpsbevis i detta avseende, betraktas de i allmänhet inte som standardförsäljningskvitton, eftersom de inte innehåller all nödvändig information som ett standardförsäljningskvitto behöver innehålla. Ett standardförsäljningskvitto utfärdas manuellt och bekräftar genom utfärdarens handskrivna underskrift att en betalning eller tjänst har mottagits och att det inte finns några ytterligare utestående fordringar.

Vilken information måste ett kassakvitto innehålla?

I avsnitt 6 i den tyska förordningen om kontantsäkerhet (KassenSichV) anges de obligatoriska uppgifterna som ett kassakvitto måste innehålla:

• Det utfärdande företagets fullständiga namn och adress
  
• Typ och kvantitet av den sålda produkten eller tjänsten
  
• Exakt tid då dokumentet utfärdades, inklusive datum
  
• Belopp per betalningstyp
  
• Ett nummer som unikt kan tilldelas den genomförda transaktionen
  
• Totalbelopp för alla produkter eller tjänster, inklusive tillämplig skattesats
  
• Kassasystemets serienummer
  
• Kassans eller säkerhetsmodulens signaturräknare
  
• Fakturans sanna och korrekta verifieringsvärde
  

Denna information måste finnas på kvittot som en text- och sifferkombination. Varje kvitto måste särskilt förses med ett unikt identifieringsnummer som skattekontoret kan använda för att spåra hela utfärdandeprocessen för kvittot från början till slut. Moderna elektroniska kassasystem uppfyller dessa krav.
Det finns också ett alternativ för att visa QR-koder på kassakvittot. Detta är inte obligatoriskt, men det förenklar processen för kassarevision avsevärt.

Vilka påföljder gäller om man inte efterlever kravet på att utfärda ett kvitto?

I den tyska skattelagen (AO) fastställs inga påföljder för överträdelser av skyldigheten att tillhandahålla kassakvitton. Det finns inga direkta juridiska konsekvenser om ett företag använder en elektronisk kassa och inte följer skyldigheten att utfärda kassakvitton. Skattekontoret kan dock genomföra provköp och beordra en kassarevision i händelse av oegentligheter.

Om det finns några luckor i utfärdande av kvittodokument kommer skattekontoret anse att detta strider mot Tysklands principer för god redovisningssed (GoBD). Om revisorerna uppskattar att ytterligare intäkter och vinst har erhållits kan detta leda till betydande ytterligare skattebetalningar för ett företag som inte har uppfyllt sin skyldighet att utfärda kvitton.

Vad kan du göra om kunderna inte accepterar ett kassakvitto?

I avsnitt 146a.2 i den tyska skattelagen föreskrivs att ett företag med ett elektroniskt kassasystem måste utfärda ett kvitto till kunderna för varje företagstransaktion. Huruvida kunden tar med sig kvittot eller inte är irrelevant. Ett kassakvitto måste utfärdas i varje enskilt fall, även om kunderna vägrar att ta emot ett kvitto på begäran.

Är det möjligt att få befrielse från kravet på att utfärda ett kassakvitto?

Endast företag som inte använder ett elektroniskt kassasystem och istället har en manuell kassa är befriade från skyldigheten att utfärda ett kassakvitto.

Företag som använder ett elektroniskt kassasystem kan dock fortfarande få befrielse från skyldigheten att utfärda kvitton i enlighet med avsnitt 146a.2, andra meningen i den tyska skattelagen. I skattelagen anges kraven för detta på följande sätt: ”I fall där varor säljs till ett stort antal okända personer kan intäktsansvariga använda vederbörlig diskretion och, av rimliga skäl och i enlighet med avsnitt 148, avstå från skyldigheten att utfärda kvitton i enlighet med avsnitt 146.2, första meningen i AO. Detta undantag kan återkallas.”

I klartext innebär detta att företag med genomfartshandel och ett elektroniskt kassasystem kan undantas från skyldigheten att utfärda kvitton (t.ex. detaljhandel). Dessa typer av företag kan lämna in en ansökan till den behöriga skattemyndigheten om befrielse från skyldigheten att utfärda kvitton. Detta bör dock inte begäras baserat på kostnadsskäl, eftersom skattemyndigheten endast överväger ansökningar baserat på orimlighetsskäl. Skattekontoret kan anse att det är orimligt att utfärda kvitton i enskilda fall, men detta bedöms från fall till fall. Företag måste visa att det är orimligt att de utfärdar kvitton baserat på den tjänst eller produkt som de erbjuder.

Om en ansökan avslås bör det berörda företag överklaga beslutet. Detta är det enda sättet att på lång sikt säkerställa att skattemyndigheterna tillåter en allmän befrielse från skyldigheten att utfärda kvitton för vissa sektorer, till exempel livsmedelsåterförsäljare. Även om en ansökan om befrielse från skyldigheten att utfärda kvitton beviljas måste ett företag dock fortfarande följa dessa skyldigheter:

• Företaget måste fortfarande skapa egna kvitton för bokföringsändamål.
  
• De obligatoriska kraven på tekniska säkerhetsanordningar förblir tillämpliga.
  
• Alla kunder som kräver ett kvitto måste få ett.
  

Kan ett kassakvitto också utfärdas enbart i digitalt format?

En av anledningarna till att man kritiserar skyldigheten att utfärda kvitton är att kassakvitton i många branscher måste skrivas ut för bara några cent, men många av dessa kvitton slängs direkt i soporna.

Enligt avsnitt 6 mening 3 i förordningen om kontantsäkerhet kan digitala kvitton också skapas för kunder. De digitala kvittona kan skickas via e-post eller Bluetooth till kundens smartphone som en jpg-, png- eller pdf-fil. Denna lösning är dock inte praktisk för företag med många små köp, t.ex. bagare eller slaktare. Dessutom orsakar detta problem när det gäller kraven på dataskydd. En allmän befrielse från skyldigheten att utfärda kvitton är fortfarande den bästa lösningen för dessa företag. Digitala kassakvitton är dock väldigt praktiska i vissa andra sektorer, som t.ex. besöksnäringen.

Hur skapas ett digitalt kassakvitto?

Digitala kassakvitton kan skapas och överföras med olika typer av teknik: de vanligaste formerna är QR-koder, NFC (Near Field Communication), sms eller e-post.

Nackdelen med e-post- och sms-metoder är att ett företag måste begära data från sina kunder, till exempel deras e-postadress eller mobilnummer. Kunderna måste godkänna bestämmelserna om dataskydd när de tillhandahåller sina uppgifter. Företaget måste övervinna hindret med att inte alla kunder kommer vara villiga att lämna ut sina egna uppgifter. Med båda metoderna får kunderna en länk för att ladda ner kassakvittot.

Det enklaste sättet att skapa ett digitalt kassakvitto är med NFC: motsvarande chip är inbyggda i produkter som har tekniken. Kunderna håller helt enkelt upp sin smartphone i kassan för att betala och får kvittot på sin smartphone efter transaktionen (t.ex. via Apple Pay eller Google Pay). Denna teknik är dock inte särskilt utbredd ännu.

Överföring via QR-kod går också snabbt och enkelt, och det innebär inga problem med dataskydd. Ett företag behöver inte inhämta samtycke från sina kunder eller deras data med den här tekniken. Handlare behöver bara se till att QR-koden visas i kassan och att motsvarande programvara är installerad i kassan. Kunden skannar helt enkelt QR-koden som visas i kassan med sin smartphone och får kvittot på sin smartphone i pdf-format.

Fördelar med digitala kassakvitton

Digitala kassakvitton har vissa fördelar jämfört med kvitton i pappersform:

• Helt digitaliserade kassaprocesser: Företag reagerar på den växande trenden med utfärdande av digitala kvitton till kunder
  
• Tydlig och enkel administration: Pappersfria kvitton innebär i allmänhet mindre arbete och ger kunderna en bättre översikt över sina utgifter och betalningar
  
• Varaktighet för digitala kvitton: Traditionella papperskvitton, särskilt kvitton av termiskt papper (t.ex. kvitton från bensin- och besöksnäringen), bleknar efter bara några månader och blir knappt läsbara
  
• Miljövänligt och kostnadseffektivt: pappersfria kassakvitton sparar resurser och koldioxidutsläpp samt kostnader för återvinning
  

Nackdelar med digitala kassakvitton

Företag uppfyller alla krav på att utfärda kvitton genom att använda digitala kvitton, men det finns också vissa nackdelar:

• Skepticism: Kunderna är fortfarande skeptiska till digitala kvitton. Även om acceptansen för dessa kvitton ökar kräver många kunder fortfarande ett utskrivet kvitto.
  
• Problem med dataskydd: Kraven på dataskydd är det största hindret för en utbredd användning av digitala kvitton: utfärdande av ett kassakvitto utan att behöva begära kundens personuppgifter är den största utmaningen här.
  

Om du vill ha mer information om liknande ämnen hittar du fler artiklar i vår samling med specialartiklar i avsnittet Betalningar. Funderar du på att komma igång med Stripe eller har du frågor? Kontakta vårt säljteam.