Toda empresa que utilice un sistema de proceso de compra electrónico en Alemania debe proporcionar un recibo de proceso de compra a sus clientes como comprobante de pago. Este requisito lo impone la Ordenanza alemana sobre seguridad en efectivo (Kassensicherungsverordnung) y entró en vigor el 1 de enero de 2020. En nuestro artículo, se explican los aspectos que los comerciantes deben tener en cuenta, qué excepciones hay a esta normativa legal y cómo emitir un recibo digital de proceso de compra.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un recibo del proceso de compra?
  
• ¿Quién está obligado a emitir un recibo del proceso de compra?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre un recibo del proceso de compra, un documento de recibo y otros tipos de recibo de ventas?
  
• ¿Qué información debe incluir un recibo del proceso de compra?
  
• ¿Cuáles son las sanciones por no cumplir con el requisito de emitir un recibo?
  
• ¿Es posible obtener una exención del requisito de emitir un recibo del proceso de compra?
  
• ¿Se puede emitir también un recibo del proceso de compra puramente en formato digital?
  

¿Qué es un recibo del proceso de compra?

Un recibo del proceso de compra es un recibo impreso para servir como comprobante de una transacción en el proceso de compra. Por ejemplo, un recibo del proceso de compra para clientes minoristas es una prueba de que han pagado los bienes comprados, ya sea en efectivo o a través de un pago sin dinero en efectivo. En ambos casos, los clientes reciben un recibo del proceso de compra impreso del comerciante minorista como prueba de su compra.

Un recibo del proceso de compra no solo representa el comprobante de compra de los bienes, sino que también muestra el tipo de bienes comprados, la cantidad de artículos y el precio de compra. El recibo del proceso de compra se imprime en el rollo del proceso de compra para los clientes y la transacción se almacena para el comerciante en el sistema de proceso de compra electrónico.

¿Quién está obligado a emitir un recibo del proceso de compra?

A partir del 1 de enero de 2020, las empresas alemanas que utilicen un proceso de compra electrónico deberán emitir un recibo a sus clientes de conformidad con el artículo 146a 2) del Código Fiscal alemán (AO) de la Ordenanza sobre la Seguridad del Efectivo (Kassensicherungsverordnung). Esto se aplica a todas las transacciones independientemente del importe de la compra; el cliente deberá obtener un recibo, incluso si acaba de comprar, por ejemplo, un bollo de pan por 25 centavos. Los procesos de compra electrónicos en Alemania deberán estar equipados con un dispositivo técnico de seguridad certificado como parte de esta normativa sobre ingresos obligatorios del proceso de compra.

¿Cuál es el propósito de emitir recibos obligatorios del proceso de compra?

La obligación legal de proporcionar recibos del proceso de compra tiene como objetivo evitar la evasión fiscal por parte de las empresas que intentan evitar los recibos en efectivo en el proceso de compra. Cada transacción empresarial que se ejecuta a través de un sistema del proceso de compra electrónico está almacenada y, por lo tanto, se puede rastrear. Los auditores de la agencia fiscal pueden leer la memoria de los procesos de compra electrónicos según sea necesario, y pueden determinar como parte de una auditoría del perspectiva si una empresa está cumpliendo con el requisito de emitir recibos del proceso de compra. Por lo tanto, desde una perspectiva económica, el recibo del proceso de compra es una prueba de que una transacción se implementó de acuerdo con la normativa.

¿Hay alguna exención del requisito de emitir un recibo del proceso de compra?

Sólo los propietarios de pequeñas empresas con “procesos de compra manuales” (operados manualmente sin datos almacenados) están exentos de la obligación de emitir recibos. El Ministerio Federal de Finanzas de Alemania proporciona información detallada sobre los requisitos legales precisos para la obligación de emitir recibos en el ámbito de aplicación de la Ordenanza sobre Seguridad en Efectivo.

¿Tienes de todos modos la obligación de emitir un recibo si tienes un proceso de compra manual?

Como comerciante, si tienes un proceso de compra manual en lugar de un sistema de compra electrónica en el punto de venta (sistema POS), estás exento de la obligación de emitir ingresos. Sin embargo, sigues estando obligado a emitir un recibo estándar en lugar de un recibo de proceso de compra impreso si se pide un recibo en el proceso de compra.

¿Cuál es la diferencia entre un recibo de confirmación de compra, un documento de recibo y otros tipos de recibo de venta?

Los recibos del proceso de compra se producen automáticamente desde un sistema de proceso de compra electrónico. Sirven como comprobante de una transacción comercial para los clientes de una empresa. Al mismo tiempo, los recibos de proceso de compra electrónicos también demuestran a las empresas ante la agencia fiscal que los recibos se han confeccionado correctamente. El recibo de proceso de compra contiene información sobre la compra de servicios o bienes y el pago de los mismos.

Aunque se considera que los ingresos del proceso de compra representan un comprobante de compra a este respecto, generalmente no se reconocen como ingresos estándar, ya que no contienen toda la información requerida que necesita contener un recibo estándar. Un recibo estándar se emite manualmente y confirma a través de la firma manuscrita del emisor que se ha recibido un pago o servicio y que no hay más reclamos pendientes.

¿Qué información debe incluir un recibo de confirmación de compra?

El artículo 6 de la Ordenanza alemana sobre seguridad en efectivo (KassenSichV) enumera la información obligatoria que debe contener un recibo del proceso de compra:

• Nombre completo y dirección de la empresa emisora
  
• Tipo y cantidad del producto o servicio vendido
  
• Hora exacta en que se emitió el documento, incluida la fecha
  
• Importe por tipo de pago respectivo
  
• Un número que se puede asignar de forma única a la transacción completada
  
• Importe total de todos los productos o servicios, incluida la tasa impositiva aplicable
  
• Número de serie del sistema del proceso de compra
  
• Contador de firmas del proceso de compra o del módulo de seguridad
  
• Valor de verificación verdadero y fiel de la factura
  

Esta información debe aparecer en el documento del recibo como una combinación de texto y número. En particular, cada documento de recibo debe proporcionarse con un número de identificación único que la agencia fiscal puede utilizar para rastrear el procesado de extremo a extremo de emisión del recibo. Los modernos sistemas del proceso de compra electrónico cumplen con estos requisitos.
También hay una opción para que los códigos QR se muestren en el recibo del proceso de compra. Esto no es obligatorio, pero sí simplifica considerablemente el proceso de auditoría del proceso de compra.

¿Cuáles son las sanciones por no cumplir con el requisito de emitir un recibo?

El Código Fiscal (AO) de Alemania no establece ninguna sanción por el incumplimiento de la obligación de proporcionar recibos de procesos de compra. No hay consecuencias legales directas si una empresa utiliza un proceso de compra electrónico e incumple con la obligación de emitir recibos del proceso de compra. Sin embargo, la agencia fiscal puede realizar compras de prueba y pedir una auditoría del proceso de compra en caso de irregularidades.

Si se detectan faltantes en la emisión de recibos, la agencia fiscal considerará que se trata de una violación de los principios contables propios de Alemania y, si los auditores estiman que se han recibido ingresos y beneficios adicionales, esto puede dar lugar a pagos fiscales adicionales considerables para una empresa que no haya cumplido con su obligación de emitir ingresos.

¿Qué puedes hacer si los clientes no aceptan un recibo del proceso de compra?

El artículo 146a(2) del Código Fiscal alemán estipula que una empresa con un sistema de proceso de compra electrónico debe emitir un documento de recibo a los clientes por cada transacción comercial. El hecho de que el cliente se lleve el recibo con ellos o no es irrelevante. Se debe emitir un recibo del proceso de compra en cada caso, incluso si los clientes se niegan a aceptar un recibo a solicitud.

¿Es posible obtener una exención del requisito de emitir un recibo del proceso de compra?

Solo las empresas que no utilizan un proceso de compra electrónico y, en su lugar, utilizan un proceso de compra manual están exentas de la obligación de emitir un recibo de proceso de compra.

Sin embargo, las empresas que sí utilizan un sistema de proceso de compra electrónico pueden obtener de todos modos una exención de la obligación de emitir ingresos de acuerdo con el artículo 146a(2) frase 2 del Código Fiscal alemán. El Código Fiscal establece los requisitos para esto de la siguiente manera: «En casos relacionados con la venta de bienes a un gran número de personas desconocidas, las autoridades de ingresos pueden hacer uso de la debida discreción y, por motivos razonables y de acuerdo con el artículo 148, eximir de la obligación de emitir ingresos de acuerdo con el artículo 146(2) frase 1 AO. Esta exención puede ser revocada».

En términos sencillos, esto significa que las empresas con un sistema de transferencia de ingresos y proceso de compra electrónico pueden quedar exentas de la obligación de emitir recibos (por ejemplo, las empresas minoristas). Este tipo de empresas pueden presentar una solicitud a la autoridad fiscal competente para obtener una exención de la obligación de emitir recibos. Sin embargo, esto no debe solicitarse en función de los costos, ya que las autoridades fiscales solo consideran las solicitudes por motivos de falta de razonabilidad. La agencia fiscal puede considerar que no es razonable emitir ingresos en casos particulares, pero lo decidirá caso por caso. Las empresas deben demostrar que no es razonable emitir ingresos establecidos en función del servicio o producto que ofrecen.

Si se rechaza una solicitud, la empresa interesada debe apelar esta decisión. Esta es la única forma de garantizar a largo plazo que las autoridades impuesto permitan una exención general de la obligación de emitir recibos para determinados sectores, como los minoristas de alimentos. Sin embargo, incluso si se concede una solicitud de exención de la obligación de emitir ingresos, la empresa debe cumplir de todos modos con las siguientes obligaciones:

• La empresa aún debe crear sus propios recibos a efectos contables.
  
• Los requisitos obligatorios relativos a los dispositivos técnicos de seguridad siguen siendo aplicables.
  
• Todo cliente que demande un recibo deberá recibir uno.
  

¿Se puede emitir también un recibo del proceso de compra puramente en formato digital?

Una de las razones por las que se critica la obligación de emitir ingresos es que, en muchos sectores, los ingresos del proceso de compra tienen que imprimirse por solo unos centavos, pero muchos de ellos se tiran directamente a la basura.

De conformidad con la tercera frase del artículo 6 de la Ordenanza sobre Seguridad en Efectivo, también se pueden crear ingresos digitales para los clientes. Los ingresos digitales se pueden enviar por correo electrónico o Bluetooth al teléfono inteligente del cliente en formato JPG, PNG o PDF. Sin embargo, esta solución no es práctica para las empresas que realizan transacciones comerciales, como los panaderos o carniceros. Además, esto causa problemas con respecto a los requisitos de protección de datos. La exención general de la obligación de emitir ingresos sigue siendo la mejor solución para estas empresas. Sin embargo, los ingresos del proceso de compra digitales son perfectamente prácticos en algunos otros sectores, como el sector hotelero.

¿Cómo se crea un recibo del proceso de compra digital?

Los ingresos digitales del proceso de compra se pueden crear y transmitir utilizando diferentes tipos de tecnología: los formularios más comunes son los códigos QR, NFC («comunicación de campo cercano»), SMS o correos electrónicos.

La desventaja de los métodos de correo electrónico y SMS es que una empresa tiene que solicitar datos de sus clientes, como su dirección de correo electrónico o número móvil. Los clientes deben aceptar las disposiciones de protección de datos al proporcionar sus datos. La empresa tiene que superar el obstáculo que no todos los clientes estarán dispuestos a revelar sus propios datos. Con ambos métodos, los clientes reciben un enlace para descargar el recibo del proceso de compra.

La forma más sencilla de crear un recibo del proceso de compra digital es con NFC: los chips correspondientes están integrados en los artículos con esta tecnología. Los clientes simplemente sostienen su teléfono inteligente en el proceso de compra para pagar y obtener el recibo en su teléfono inteligente después de la transacción (por ejemplo, mediante Apple Pay o Google Pay), pero esta tecnología aún no está muy extendida.

La transmisión mediante código QR también es rápida y sencilla, y no implica ningún problema de protección de datos. Una empresa no necesita obtener el consentimiento de sus clientes ni de sus datos con esta tecnología. Los comerciantes solo necesitan que el cliente muestre el código QR en el proceso de compra, y tener instalado el software de proceso de compra correspondiente. El cliente simplemente escanea el código QR mostrado en el proceso de compra con su teléfono inteligente, y recibe el recibo en su teléfono inteligente en formato PDF.

Beneficios de los ingresos digitales del proceso de compra

Los recibos digitales del proceso de compra tienen algunos beneficios en comparación con los recibos impresos:

• Procesos de compra totalmente digitalizados: las empresas están respondiendo a la creciente tendencia de emisión de ingresos digitales a los clientes
  
• Administración clara y sencilla: los recibos sin papel generalmente implican menos esfuerzo y proporcionan a los clientes un mejor resumen de sus gastos y pagos
  
• Durabilidad de ingresos digitales: los recibos convencionales en papel, especialmente los llamados recibos térmicos en papel (como recibos de combustibles y recibos hospitalarios), se desvanecen después de solo unos meses y se vuelven apenas legibles
  
• Respetuoso con el medio ambiente y rentable: los recibos del proceso de compra sin papel preservan los recursos y ahorran emisiones de dióxido de carbono, así como los costos de reciclaje
  

Desventajas de los recibos digitales del proceso de compra

Las empresas cumplen con todos los requisitos de la obligación de emitir recibos mediante ingresos digitales. Sin embargo, también existen algunas desventajas:

• Escepticismo: los compradores siguen siendo actualmente escépticos sobre los recibos digitales. Aunque la aceptación de estos es cada vez mayor, muchos clientes siguen pidiendo un recibo impreso.
  
• Problemas de protección de datos: los requisitos de protección de datos son el principal obstáculo para el uso generalizado de ingresos digitales: aquí la emisión de un recibo del proceso de compra sin necesidad de solicitud de los datos personales del cliente representa el mayor desafío.
  

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