Qualsiasi attività che utilizza un sistema di pagamento elettronico in Germania deve fornire ai clienti una ricevuta a dimostrazione del pagamento. Questo requisito è imposto dall'ordinanza tedesca sulla sicurezza dei contanti (Kassensicherungsverordnung) ed è entrato in vigore dal 1° gennaio 2020. Questo articolo illustra gli aspetti da considerare per gli esercenti, le eccezioni a questa norma di legge e come fare per emettere una ricevuta di pagamento digitale.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una ricevuta di pagamento?
  
• Chi ha l'obbligo di emettere una ricevuta di pagamento?
  
• Qual è la differenza tra ricevuta di pagamento, documento di ricevuta e altri tipi di ricevuta di vendita?
  
• Quali informazioni devono essere incluse in una ricevuta di pagamento?
  
• Quali sono le sanzioni in caso di mancato rispetto dell'obbligo di emissione della ricevuta?
  
• È possibile ottenere un'esenzione dall'obbligo di emettere una ricevuta di pagamento?
  
• È possibile emettere una ricevuta di pagamento esclusivamente in formato digitale?
  

Che cos'è una ricevuta di pagamento?

Una ricevuta di pagamento è una ricevuta che viene stampata come prova di una transazione alla cassa. Ad esempio, una ricevuta di pagamento rilasciata a un cliente in un negozio prova che il cliente ha pagato la merce acquistata, in contanti o tramite una modalità di pagamento senza contanti. In entrambi i casi, il cliente riceve dal venditore al dettaglio una ricevuta di pagamento stampata a riprova del suo acquisto.

Oltre a rappresentare la prova di acquisto di determinate merci, una ricevuta di pagamento mostra anche il tipo di merci acquistate, il numero di articoli e il prezzo di acquisto. La ricevuta di pagamento viene stampata sul rullo di cassa per i clienti e la transazione viene memorizzata nel sistema di pagamento elettronico per l'esercente.

Chi ha l'obbligo di emettere una ricevuta di pagamento?

A partire dal 1° gennaio 2020, le attività in Germania che utilizzano un sistema di pagamento elettronico devono rilasciare ai propri clienti un documento di ricevuta ai sensi dell'Articolo 146a (2) del Codice tributario tedesco (AO) dell'ordinanza sulla sicurezza dei contanti (Kassensicherungsverordnung). Questo vale per ogni transazione, indipendentemente dall'importo dell'acquisto; il cliente deve ricevere una ricevuta anche se acquista, ad esempio, un panino per 25 centesimi. I sistemi di pagamento elettronico in Germania devono essere dotati di un dispositivo tecnico di sicurezza certificato come parte di questa normativa sull'obbligo di ricevuta di pagamento.

Qual è lo scopo dell'obbligo di emissione di ricevuta di pagamento?

L'obbligo di legge di emettere ricevute di pagamento ha lo scopo di prevenire l'evasione fiscale da parte delle aziende che mirano a eludere le ricevute di pagamento alla cassa. Ogni singola transazione commerciale che passa attraverso un sistema di pagamento elettronico viene salvata e può quindi essere tracciata. I revisori dell'ufficio tributario possono leggere la memoria dei sistemi di pagamento elettronico, se necessario, e possono determinare, nell'ambito di un controllo dei pagamenti, se un'azienda rispetta l'obbligo di emettere ricevute di pagamento. Da un punto di vista economico, la ricevuta di pagamento fornisce quindi la prova che una transazione è stata effettuata in conformità con le norme.

Esistono esenzioni dall'obbligo di emettere una ricevuta di pagamento?

Solo i titolari di piccole attività con "casse manuali" (gestite manualmente senza memorizzazione di dati) sono esenti dall'obbligo di emettere ricevute. Il Ministero federale delle finanze tedesco fornisce informazioni dettagliate sui precisi requisiti legali per l'obbligo di emettere ricevute nell'ambito dell'ordinanza sulla sicurezza dei contanti.

Chi dispone di una cassa manuale deve comunque emettere ricevuta?

Sono esentati dall'obbligo di emettere ricevute gli esercenti con sistema di cassa manuale anziché elettronico (POS) presso il punto vendita. Sono comunque obbligati a rilasciare ai clienti una ricevuta standard invece di una ricevuta di cassa stampata, se questi richiedono una ricevuta dalla cassa.

Qual è la differenza tra ricevuta di pagamento, documento di ricevuta e altri tipi di ricevuta di vendita?

Le ricevute di pagamento vengono prodotte automaticamente da un sistema di pagamento elettronico. Rappresentano la prova di una transazione commerciale per i clienti di un'azienda. Allo stesso tempo, le ricevute di pagamento elettroniche forniscono all'ufficio tributario la prova che i ricavi dell'azienda sono stati registrati correttamente. La ricevuta di pagamento contiene informazioni sull'acquisto di servizi o merci e sul relativo pagamento.

Sebbene le ricevute di pagamento siano considerate una prova d'acquisto, non sono generalmente riconosciute come ricevute di vendita standard, in quanto non contengono tutte le informazioni richieste per una ricevuta di vendita standard. Una ricevuta di vendita standard viene emessa manualmente e conferma, attraverso la firma autografa della società emittente, che un pagamento o un servizio è stato ricevuto e che non ci sono ulteriori rivendicazioni in sospeso.

Quali informazioni devono essere incluse in una ricevuta di pagamento?

L'Articolo 6 dell'ordinanza tedesca sulla sicurezza dei contanti (KassenSichV) elenca le informazioni obbligatorie che devono essere incluse in una ricevuta di pagamento:

• Nome completo e indirizzo dell'azienda che emette la ricevuta
  
• Tipo e quantità del prodotto o del servizio venduto
  
• Data e ora esatta dell'emissione del documento
  
• Importo per tipo di pagamento
  
• Numero che possa essere assegnato in modo univoco alla transazione completata
  
• Importo totale di tutti i prodotti o servizi, inclusa l'aliquota fiscale applicabile
  
• Numero di serie del sistema di pagamento
  
• Contatore firme della cassa o del modulo di sicurezza
  
• Valore di verifica reale e corretto della fattura
  

Queste informazioni devono essere incluse nel documento di ricevuta come combinazione di testo e numeri. In particolare, ogni documento di ricevuta deve essere dotato di un numero di identificazione univoco che l'ufficio tributario può utilizzare per tracciare il processo end-to-end di emissione della ricevuta. I moderni sistemi di pagamento elettronico soddisfano questi requisiti.
Esiste anche la possibilità di visualizzare codici QR sulla ricevuta di pagamento. Non è obbligatorio, ma semplifica notevolmente il processo di controllo dei pagamenti.

Quali sono le sanzioni in caso di mancato rispetto dell'obbligo di emissione della ricevuta?

Il Codice tributario tedesco (AO) non prevede sanzioni per la violazione dell'obbligo di rilasciare ricevute di pagamento. Non ci sono conseguenze legali dirette se un'attività utilizza un sistema di pagamento elettronico e non rispetta l'obbligo di emettere ricevute di pagamento. Tuttavia, l'ufficio tributario può effettuare dei test di acquisto e ordinare un controllo dei pagamenti in caso di irregolarità.

Se si riscontrano lacune nell'emissione dei documenti di ricevuta, l'ufficio tributario le considererà una violazione dei corretti principi contabili tedeschi (GoBD). Se i revisori dei conti stimano che sono stati percepiti ricavi e profitti aggiuntivi, ciò può comportare un considerevole pagamento di imposte supplementari da parte di un'attività che non ha rispettato l'obbligo di emettere ricevute.

Cosa si può fare se i clienti non accettano una ricevuta di pagamento?

L'Articolo 146a(2) del Codice tributario tedesco stabilisce che un'attività con un sistema di pagamento elettronico deve rilasciare ai clienti un documento di ricevuta per ogni transazione commerciale. La ricevuta di pagamento deve essere emessa in ogni caso, anche se il cliente non la accetta o non la ritira.

È possibile ottenere un'esenzione dall'obbligo di emettere una ricevuta di pagamento?

Solo le attività che al posto di un sistema di pagamento elettronico usano una cassa manuale sono esentate dall'obbligo di emettere ricevute di pagamento.

Tuttavia, anche le attività che utilizzano un sistema di pagamento elettronico possono ottenere un'esenzione dall'obbligo di emettere ricevute ai sensi dell'Articolo 146a(2) comma 2 del Codice tributario tedesco. Il Codice tributario stabilisce i requisiti per tale esenzione come segue: "Nei casi di vendita di beni a un gran numero di persone sconosciute, le autorità fiscali possono usare la dovuta discrezione e, per motivi di ragionevolezza e in conformità con l'Articolo 148, derogare all'obbligo di emettere ricevute ai sensi dell'Articolo 146(2) comma 1 del Codice tributario. Tale deroga può essere revocata".

In parole semplici, ciò significa che le attività con commercio di passaggio e un sistema di pagamento elettronico possono essere esentate dall'obbligo di emettere ricevute (ad esempio, le attività di vendita al dettaglio). Questi tipi di attività possono presentare all'autorità fiscale competente una richiesta di esenzione dall'obbligo di emissione di ricevute. Tuttavia, la richiesta non deve essere motivata da ragioni di costo, in quanto le autorità fiscali prendono in considerazione solo le richieste di esenzione per irragionevolezza. L'ufficio tributario può ritenere irragionevole l'emissione di ricevute in singoli casi, ma deciderà caso per caso. Le attività devono dimostrare l'irragionevolezza dell'emissione delle ricevute in base al servizio o al prodotto che offrono.

Se la richiesta viene respinta, l'attività interessata deve fare ricorso contro questa decisione. Questo è l'unico modo per garantire a lungo termine che le autorità fiscali concedano un'esenzione generale dall'obbligo di emissione di ricevute per alcuni settori, come quello della vendita al dettaglio di prodotti alimentari. Tuttavia, anche se la richiesta di esenzione dall'obbligo di emissione di ricevute viene accolta, un'attività deve comunque rispettare gli obblighi seguenti:

• L'attività deve comunque creare le proprie ricevute ai fini contabili.
  
• I requisiti obbligatori relativi ai dispositivi tecnici di sicurezza rimangono applicabili.
  
• La ricevuta deve essere fornita a qualsiasi cliente la richieda.
  

È possibile emettere una ricevuta di pagamento esclusivamente in formato digitale?

Uno dei motivi per cui si critica l'obbligo di emettere ricevute è che in molti settori è necessario stampare ricevute di pagamento anche per pochi centesimi. Tuttavia, molte di queste ricevute vengono gettate direttamente nella spazzatura.

Ai sensi dell'Articolo 6, comma 3 dell'ordinanza sulla sicurezza dei contanti, è possibile creare anche ricevute digitali per i clienti. Le ricevute digitali possono essere inviate via email o via Bluetooth allo smartphone del cliente come file JPG, PNG o PDF. Tuttavia, questa soluzione non è pratica per le attività con commercio di passaggio, come i panettieri o i macellai. Inoltre, questa soluzione crea problemi per quanto riguarda i requisiti di protezione dei dati. Un'esenzione generale dall'obbligo di emettere ricevute è ancora la soluzione migliore per queste attività. Le ricevute di pagamento digitali sono invece perfettamente praticabili in alcuni altri settori, come quello dell'ospitalità.

Come viene creata una ricevuta di pagamento digitale?

Le ricevute di pagamento digitali possono essere create e trasmesse tramite diversi tipi di tecnologie, in particolare codici QR, NFC (Near Field Communication), SMS o email.

Lo svantaggio dei metodi di trasmissione via email e SMS è che l'attività deve richiedere ai propri clienti dati come l'indirizzo email o il numero di cellulare. I clienti devono accettare le disposizioni sulla protezione dei dati nel fornire i loro dati. L'attività deve superare l'ostacolo che non tutti i clienti sono disposti a rivelare i propri dati. Con entrambi i metodi, i clienti ricevono un link per scaricare la ricevuta di pagamento.

Il modo più semplice per creare una ricevuta di pagamento digitale è mediante la tecnologia NFC: con questa tecnologia i chip corrispondenti sono integrati negli articoli. I clienti devono semplicemente tenere lo smartphone in mano alla cassa per pagare e ricevere la ricevuta sullo smartphone dopo la transazione (ad esempio, tramite Apple Pay o Google Pay). Tuttavia, questa tecnologia non è ancora molto diffusa.

Anche la trasmissione tramite codice QR è semplice e veloce e non comporta alcun problema di protezione dei dati. Con questa tecnologia non è necessario ottenere il consenso dei clienti o i loro dati. Gli esercenti devono solo esporre il codice QR alla cassa e installare il software di pagamento corrispondente. Il cliente non deve far altro che scansionare il codice QR esposto alla cassa con il proprio smartphone per ricevere la ricevuta sul proprio smartphone in formato PDF.

Vantaggi delle ricevute di pagamento digitali

Le ricevute di pagamento digitali presentano alcuni vantaggi rispetto alle ricevute cartacee:

• Processi di pagamento completamente digitalizzati: le attività stanno rispondendo alla crescente tendenza di emettere ricevute digitali ai clienti.
  
• Amministrazione chiara e semplice: le ricevute non cartacee comportano generalmente un minore impegno e forniscono ai clienti una migliore panoramica delle loro spese e dei loro pagamenti.
  
• Durata delle ricevute digitali: le ricevute cartacee tradizionali, in particolare le cosiddette ricevute in carta termica (come le ricevute del carburante e quelle del settore dell'ospitalità), si sbiadiscono dopo pochi mesi e diventano a malapena leggibili.
  
• Rispetto dell'ambiente e risparmio economico: le ricevute di pagamento non cartacee preservano le risorse e consentono di risparmiare sulle emissioni di anidride carbonica e sui costi di riciclaggio.
  

Svantaggi delle ricevute di pagamento digitali

Con l'utilizzo di ricevute digitali le aziende soddisfano tutti i requisiti dell'obbligo di emissione di ricevute. Tuttavia, esistono anche alcuni svantaggi:

• Scetticismo: gli acquirenti sono ancora scettici nei confronti delle ricevute digitali. Anche se i clienti che le accettano sono ormai sempre di più, molti continuano a chiedere una ricevuta stampata.
  
• Problemi di protezione dei dati: i requisiti di protezione dei dati sono il principale ostacolo alla diffusione delle ricevute digitali. La maggiore sfida in questo senso consiste nell'emettere ricevute di pagamento senza dover richiedere i dati personali del cliente.
  

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