Toda empresa que utilice cajas registradoras electrónicas en Alemania debe entregar un recibo de caja a sus clientes como prueba del pago. Este requisito lo impone la Ordenanza sobre Seguridad de las Cajas Registradoras (Kassensicherungsverordnung) y entró en vigor el 1 de enero de 2020. En este artículo explicamos los aspectos que los comerciantes deben tener en cuenta, qué excepciones hay a esta disposición legal y cómo se emite un recibo de caja digital.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un recibo de caja?
  
• ¿Quién está obligado a emitir recibos de caja?
  
• ¿Qué diferencia hay entre un recibo de caja, un documento de recibo y otros tipos de recibos de ventas?
  
• ¿Qué información debe incluir un recibo de caja?
  
• ¿Qué sanciones se aplican cuando no se cumple la obligación de emitir recibos?
  
• ¿Se puede obtener la exención del requisito de emitir recibos de caja?
  
• ¿Se puede emitir un recibo de caja solo en formato digital?
  

¿Qué es un recibo de caja?

Un recibo de caja es un comprobante que se imprime en el momento de finalizar una compra y que sirve como prueba de esa transacción. Por ejemplo, un recibo de caja para un cliente de un comercio minorista es la prueba de que ha pagado por los artículos adquiridos, ya sea en efectivo o mediante un pago sin efectivo. En ambos casos, los clientes obtienen un recibo impreso del comerciante minorista como prueba de la compra.

Un recibo de caja no solo es una prueba de haber adquirido artículos, sino que también indica el tipo, el número y el precio de esos artículos. El recibo de caja se imprime para los clientes en el momento de finalizar la compra y la transacción se guarda para el comerciante en la caja registradora electrónica.

¿Quién está obligado a emitir recibos de caja?

Desde el 1 de enero de 2020, las empresas con sede en Alemania que utilizan cajas registradoras electrónicas deben emitir un documento de recibo a sus clientes conforme a la sección 146a (2) del Código Fiscal (AO) alemán de la Ordenanza sobre Seguridad de las Cajas Registradoras (Kassensicherungsverordnung). Esto se aplica a todas las transacciones, independientemente del importe de la compra. El cliente debe obtener un recibo aunque solo compre, por ejemplo, un bollo de pan que cueste 25 céntimos. Por exigencia del reglamento sobre recibos de caja obligatorios, las cajas registradoras electrónicas en Alemania deben estar equipadas con un dispositivo técnico de seguridad certificado.

¿Cuál es la finalidad de emitir recibos de caja obligatorios?

La obligación legal de proporcionar recibos de caja tiene como objetivo evitar la evasión de impuestos por parte de las empresas que quieren evitar los recibos de caja al finalizar las compras. Absolutamente todas las transacciones comerciales que se realizan a través de una caja registradora electrónica se almacenan y, por tanto, se pueden rastrear. Los auditores fiscales pueden leer la memoria de las cajas registradoras electrónicas según sea necesario y determinar si la empresa está cumpliendo la obligación de emitir recibos de caja. Desde un punto de vista económico, el recibo de caja es una prueba de que una transacción se ha realizado conforme a la normativa.

¿Hay exenciones del requisito de emitir recibos de caja?

Solo las personas propietarias de pequeños negocios con «cajas registradoras manuales» (funcionan manualmente y no almacenan datos) están exentas de la obligación de emitir recibos. El Ministerio Federal de Finanzas de Alemania proporciona información detallada sobre los requisitos legales precisos para la obligación de emitir recibos en el marco de la Ordenanza sobre Seguridad de las Cajas Registradoras.

Si tienes una caja registradora manual, ¿sigues teniendo la obligación de emitir recibos?

Como comerciante, si tienes una caja registradora que funciona manualmente en lugar de una caja registradora electrónica en el punto de venta (POS), se te exime de la obligación de emitir recibos. Sin embargo, sigues teniendo la obligación de emitir un recibo estándar en lugar de un recibo impreso para los clientes que lo soliciten.

¿Qué diferencia hay entre un recibo de caja, un documento de recibo y otros tipos de recibos de ventas?

Los recibos de caja los crea automáticamente la caja registradora electrónica. Sirven como prueba de una transacción comercial para los clientes de una empresa. Al mismo tiempo, los recibos de las cajas electrónicas son también una prueba de las empresas para la oficina fiscal de que las transacciones se han realizado correctamente. El recibo de caja contiene información sobre la adquisición de servicios o bienes, y el pago por ellos.

Aunque se considera que los recibos de caja son una prueba de compra en este sentido, no se reconocen generalmente como recibos de venta estándar, ya que no contienen toda la información que debe incluir un recibo de venta estándar. Este último se emite manualmente y, mediante la firma manuscrita del emisor, confirma que se ha recibido un pago o servicio, y que no quedan reclamaciones pendientes.

¿Qué información debe incluir un recibo de caja?

En la sección 6 de la Ordenanza sobre Seguridad de las Cajas Registradoras (KassenSichV) de Alemania se indican los datos que debe contener un recibo de caja:

• nombre y dirección completos de la empresa emisora;
  
• tipo y cantidad de producto o servicio vendido;
  
• hora de emisión exacta del documento con la fecha;
  
• importe por tipo de pago;
  
• número único asignado a la transacción finalizada;
  
• importe total de todos los productos o servicios, con el tipo impositivo aplicable incluido;
  
• número de serie del sistema de finalización de compra;
  
• contador de firmas de la caja o del módulo de seguridad;
  
• valor de verificación fiel de la factura.
  

Esta información debe aparecer en el documento de recibo como una combinación de texto y números. En concreto, cada documento de recibo debe proporcionarse con un número de identificación único que la oficina fiscal puede usar para rastrear el proceso de emisión del recibo de principio a fin. Las cajas registradoras electrónicas modernas cumplen estos requisitos.
También existe la opción de incluir un código QR en el recibo de caja. Esto no es obligatorio, pero simplifica considerablemente el proceso de auditoría de las cajas.

¿Qué sanciones se aplican cuando no se cumple la obligación de emitir recibos?

El Código Fiscal (AO) alemán no establece sanciones por infringir la obligación de proporcionar recibos de caja. Si una empresa utiliza una caja electrónica y no cumple la obligación de emitir recibos de caja, no tiene consecuencias legales directas. Sin embargo, la oficina fiscal puede realizar compras de prueba y ordenar una auditoría de las cajas si detecta irregularidades.

Si encuentra deficiencias en la emisión de documentos de recibo, la oficina fiscal considerará que es una infracción de los principios para el correcto mantenimiento de la contabilidad en Alemania (GoBD). Si los auditores estiman que se han recibido más ingresos y ganancias, esto puede dar lugar a un pago adicional de impuestos considerable para una empresa que no ha cumplido la obligación de emitir recibos.

¿Qué se puede hacer si los clientes no aceptan un recibo de caja?

La sección 146a(2) del Código Fiscal alemán estipula que una empresa con cajas registradoras electrónicas debe emitir un documento de recibo para los clientes por cada transacción comercial. Si el cliente se lleva o no el recibo no tiene importancia. Debe emitirse un recibo de caja en todos los casos, aunque los clientes se nieguen a aceptarlo.

¿Se puede obtener la exención del requisito de emitir recibos de caja?

Solo las empresas que no utilizan cajas registradoras electrónicas y, en su lugar, usan cajas manuales están exentas de la obligación de emitir recibos de caja.

No obstante, las empresas que sí utilizan cajas registradoras electrónicas pueden obtener la exención de esta obligación de emitir recibos conforme a la segunda oración de la sección 146a(2) del Código Fiscal alemán, donde se establecen los requisitos para ello del siguiente modo: «En el caso de la venta de bienes a un gran número de personas desconocidas, las autoridades fiscales podrán, a su discreción y por motivos de razonabilidad y de conformidad con la sección 148, eximir de la obligación de expedir recibos de acuerdo con el párrafo 1 de la sección 146(2) del Código Fiscal. Esta exención se puede revocar».

En lenguaje sencillo esto significa que las empresas con clientes de paso y cajas registradoras electrónicas pueden quedar exentas de la obligación de emitir recibos (por ejemplo, los comercios minoristas). Estos tipos de empresas pueden enviar una solicitud a la autoridad fiscal competente para quedar exentas de la obligación de emitir recibos. Sin embargo, esto no debe solicitarse por motivos de costes, ya que la autoridad fiscal solo tiene en cuenta las solicitudes por motivos de razonabilidad. La oficina fiscal puede considerar que no es razonable emitir recibos en casos concretos, pero esto lo decidirá examinando caso por caso. Las empresas deben demostrar que no es razonable para ellas emitir recibos por el servicio o el producto que ofrecen.

Si se rechaza una solicitud, la empresa interesada debe recurrir esta decisión. Esta es la única forma de garantizar a largo plazo que la autoridad fiscal permitirá una exención general de la obligación de emitir recibos para determinados sectores, como los minoristas de alimentación. No obstante, incluso si se concede la exención de la obligación de emitir recibos, una empresa debe seguir cumpliendo las siguientes obligaciones:

• La empresa debe crear sus propios recibos con fines contables.
  
• Los requisitos en relación con dispositivos de seguridad técnicos se siguen aplicando.
  
• Si un cliente pide un recibo, se le debe proporcionar.
  

¿Se puede emitir un recibo de caja solo en formato digital?

Uno de los motivos por los que se ha criticado la obligación de emitir recibos es que, en muchos sectores, hay que imprimir recibos de caja por compras de solo unos céntimos. Y muchos de estos recibos se tiran directamente a la papelera.

En el párrafo 3 de la sección 6 de la Ordenanza sobre Seguridad de las Cajas Registradoras, se estipula que se pueden crear también recibos digitales para los clientes. Los recibos digitales se pueden enviar por correo electrónico o por Bluetooth al smartphone del cliente como un archivo JPG, PNG o PDF. No obstante, esta solución no es práctica para las empresas con clientes de paso, como las panaderías o las carnicerías. Además, esto causa problemas en relación con los requisitos de protección de datos. Una exención general de la obligación de emitir recibos sigue siendo la mejor solución para estas empresas. Sin embargo, los recibos de caja digitales son totalmente prácticos en otros sectores, como el de la hostelería.

¿Cómo se crea un recibo de caja digital?

Los recibos de caja digitales se pueden crear y transmitir usando diferentes tipos de tecnología: las formas más comunes son los códigos QR, NFC («comunicación de campo cercano»), mensajes SMS o correos electrónicos.

El inconveniente del correo electrónico y los mensajes SMS es que la empresa les tiene que pedir datos a los clientes, como su dirección de correo electrónico o su número de teléfono. Los clientes deben aceptar las disposiciones de protección de datos cuando proporcionan esta información. La empresa tiene que superar el obstáculo de que no todos los clientes van a estar dispuestos a dar sus datos. Con los dos métodos, los clientes reciben un enlace para descargar el recibo de caja.

La forma más sencilla de crear un recibo de caja digital es con NFC: los chips correspondientes están integrados en los dispositivos que tienen esta tecnología. Los clientes solo tienen que aproximar su smartphone a la caja para pagar y obtener el recibo en el teléfono después de la transacción (por ejemplo, con Apple Pay o Google Pay). No obstante, el uso de esta tecnología no está muy extendido aún.

La transmisión mediante un código QR es también una forma rápida y sencilla, y no conlleva problemas de protección de datos. Con esta tecnología, una empresa no tiene que obtener el consentimiento de los clientes ni sus datos. Los comerciantes solo necesitan mostrar el código QR en la caja para el cliente y tener el software correspondiente instalado. El cliente simplemente escanea con su smartphone el código QR que se muestra en la caja y obtiene el recibo en el teléfono en formato PDF.

Ventajas de los recibos de caja digitales

Los recibos de caja digitales tienen algunas ventajas en comparación con los recibos en papel:

• Procesos de finalización de compra totalmente digitalizados: las empresas están respondiendo a la creciente tendencia a emitir recibos digitales para los clientes.
  
• Administración clara y sencilla: los recibos sin papel requieren menos esfuerzo en general y proporcionan a los clientes una mejor vista global de sus gastos y pagos.
  
• Durabilidad de los recibos digitales: los recibos convencionales en papel, especialmente los de papel térmico (como los de las estaciones de servicio y la hostelería), pierden color después de unos meses y apenas se pueden leer.
  
• Respetuosos con el medio ambiente y rentables: los recibos de caja sin papel ayudan a conservar los recursos naturales y evitan emisiones de dióxido de carbono y los costes del reciclado.
  

Inconvenientes de los recibos de caja digitales

Cuando las empresas utilizan recibos digitales, cumplen todos los requisitos de la obligación de emitir recibos. Sin embargo, esto tiene también algunos inconvenientes:

• Escepticismo: los clientes son aún escépticos en cuanto a los recibos digitales. Aunque la aceptación de estos recibos es cada vez mayor, muchos clientes continúan pidiendo un recibo impreso.
  
• Problemas de protección de datos: los requisitos de protección de datos son el mayor obstáculo para el uso generalizado de los recibos digitales: emitir un recibo de caja sin tener que pedirle al cliente sus datos personales es el mayor desafío en este sentido.
  

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