Na Alemanha, existe um requisito jurídico para a emissão de recibos. É por isso que as empresas que usam um sistema de checkout eletrônico no ponto de venda (POS) devem fornecer um recibo aos seus clientes. Nosso artigo explica quais empresas estão sujeitas a essa exigência e exatamente quais informações um recibo deve conter. Você também vai descobrir o que uma empresa na Alemanha precisa fazer para cumprir a lei do recibo obrigatório e quais são as exceções.

O que será abordado neste artigo?

• O que é a exigência de recibo e quando ela entrou em vigor?
  
• Quem é obrigado a emitir um recibo de checkout?
  
• Quais são as exceções à exigência de recibo?
  
• O que você precisa fazer para atender ao requisito?
  
• Que informações o recibo de checkout precisa incluir?
  
• Qual é a diferença entre um checkout, um documento de recibo e outros tipos de recibo de vendas?
  
• Um recibo de checkout digital atende aos requisitos legais?
  

O que é a exigência de recibo e quando ela entrou em vigor?

A exigência de emissão de recibos significa que as empresas com um sistema de checkout eletrônico devem apresentar um recibo a seus clientes ao fazer uma venda. Essa exigência entrou em vigor na Alemanha em 1º de janeiro de 2020. Ela faz parte da Portaria de Segurança de Dinheiro (Kassensicherungsverordnung), que foi aprovada em 2016. Essa extensa regulamentação jurídica tem o objetivo de impedir qualquer manipulação nos checkouts e evitar a evasão fiscal. O texto jurídico exato sobre a exigência de emissão de recibos pode ser encontrado na Seção 146a Parágrafo 2 do Código Fiscal Alemão (AO).

Quem é obrigado a emitir um recibo de checkout?

Em geral, todas as empresas que usam um sistema de checkout eletrônico na Alemanha devem fornecer um recibo de checkout aos seus clientes. Somente as empresas que usam um sistema de checkout manual estão isentas da exigência de emissão de recibos. Também é chamado de "máquina registradora", um checkout manual é operado manualmente e não armazena nenhum dado.

Como parte da regulamentação sobre os recibos de checkout obrigatórios, os sistemas de checkout eletrônico na Alemanha devem ser equipados com um dispositivo de segurança técnica certificado (TSE). Isso ajudará a evitar a manipulação posterior dos dados do checkout. Assim como a exigência de emissão de recibos, o TSE faz parte da Portaria de Segurança de Dinheiro.

Quais são as penalidades pelo não cumprimento da exigência de emissão de recibo?

O órgão tributário da empresa considera o recibo de checkout como prova de que as vendas foram realizadas corretamente. Entretanto, o Código Fiscal Alemão (AO) não estabelece nenhuma penalidade para violações da exigência de emissão de recibos de checkout. Portanto, não há consequências jurídicas imediatas se uma empresa não cumprir a exigência. Entretanto, os auditores do órgão tributário podem realizar uma auditoria de checkout para determinar se uma empresa está cumprindo a regulamentação. Cada transação comercial que passa por um sistema de checkout eletrônico é armazenada e, portanto, pode ser rastreada pelo órgão tributário.

Se forem encontradas discrepâncias na emissão de recibos, isso pode resultar em multas severas e pagamentos adicionais de impostos. As autoridades tributárias consideram isso uma violação dos princípios contábeis adequados da Alemanha. O valor dos pagamentos adicionais fica a critério do órgão tributário relevante.

Quais são as exceções ao requisito de recibo?

Os pequenos empreendedores estão isentos da exigência de emitir recibos. Entretanto, as empresas que não usam um sistema de checkout eletrônico e, em vez disso, usam um checkout manual também estão isentas.

No entanto, as empresas que usam um sistema de checkout eletrônico também têm a opção de isenção da exigência de emissão de recibos. Em particular, as empresas varejistas com clientes de passagem podem usar a "cláusula de irracionalidade". Esse tipo de empresa deve enviar uma inscrição ao órgão tributário relevante para obter isenção da exigência de emissão de recibos. Elas devem provar que não é razoável emitir recibos devido ao produto ou serviço que oferecem. Por exemplo, se a empresa atende principalmente clientes de passagem, como em uma padaria.

O órgão tributário vai decidir, então, caso a caso, se, de acordo com o Código Fiscal, a exigência de emissão de recibos é ou não razoável para a empresa. O regulamento estabelece os requisitos para isso da seguinte forma: "Em casos de uso da discricionariedade na venda de mercadorias a um grande número de pessoas desconhecidas, as autoridades fiscais poderão dispensar a obrigação de emissão de recibos, de acordo com a seção 146(2) frase 1 AO, por motivos de razoabilidade e em conformidade com a seção 148. Essa isenção pode ser revogada."

O que as empresas que estão isentas da exigência de recibo precisam considerar?

As empresas que obtiveram isenção da exigência de emissão de recibos devem estar cientes de que a exigência da TSE ainda se aplica a elas. A empresa deve continuar a criar seus próprios recibos para fins contábeis, de modo que o órgão tributário possa rastrear todas as transações comerciais. A empresa também é obrigada a emitir um recibo manual em vez de um recibo impresso, se solicitado pelo cliente. Isso também se aplica a empresas que não usam um sistema de checkout eletrônico no POS, mas sim um checkout manual.

O que fazer para atender ao requisito?

As empresas na Alemanha devem se equipar com checkouts eletrônicos que tenham um dispositivo de segurança técnica certificado (TSE). Isso lhes permite fornecer a cada cliente um recibo dos bens ou serviços adquiridos, conforme exigido por lei. Além disso, eles devem emitir um recibo para o cliente, mesmo que o cliente não o solicite ou não queira aceitá-lo. A lei do recibo obrigatório estabelece que uma empresa com um sistema de checkout eletrônico deve emitir um recibo para cada transação comercial. Esses são os dois requisitos mais importantes que as empresas alemãs devem atender para cumprir a exigência de emitir um recibo.

Para atender a esses requisitos, as empresas devem garantir que não haja lacunas nos recibos e, portanto, que nenhuma irregularidade seja descoberta durante qualquer possível auditoria do órgão tributário. Caso contrário, a empresa estaria violando a lei de recibos obrigatórios. Além disso, o recibo deve conter informações específicas a fim de cumprir totalmente os requisitos da lei de recibos obrigatórios.

Que informações um recibo de checkout precisa incluir?

Um recibo de checkout deve conter informações sobre a compra de serviços ou bens e o pagamento por eles. Primeiro, ele deve mostrar o tipo de bens ou serviços adquiridos, a quantidade e o preço de compra. De acordo com a Seção 6 da Portaria Alemã de Segurança de Dinheiro, um recibo de checkout também deve conter informações adicionais, como:

• Nome completo e endereço da empresa emissora
  
• Tipo e quantidade do produto ou serviço vendido
  
• Hora exata em que o recibo foi emitido, incluindo a data
  
• Valor total de todos os produtos ou serviços, incluindo a alíquota de impostos
  
• Valor de verificação
  
• Número consecutivo da transação que pode ser atribuído de forma exclusiva à transação concluída
  
• Número de série do sistema de checkout e do módulo de segurança
  
• Contador de assinaturas do checkout ou do módulo de segurança
  

Há também a opção do recibo do checkout exibir um código QR legível contendo todas as informações. Entretanto, um código QR não é obrigatório, desde que o recibo possa ser lido por qualquer pessoa sem a ajuda de uma máquina.

Qual é a diferença entre um checkout, um documento de recibo e outros tipos de recibo de vendas?

Um recibo de checkout também é um documento de recibo que serve como prova de uma transação comercial no checkout. Eles são gerados automaticamente por um sistema de checkout eletrônico. Para os clientes varejistas, por exemplo, um recibo impresso é a prova de que eles compraram e pagaram pelos produtos. Do ponto de vista empresarial, os recibos de checkout também são comprovantes para o órgão tributário de que as vendas foram realizadas corretamente. Para cada venda, um documento de recibo, ou seja, um recibo de checkout, deve ser criado e emitido para o cliente.

Portanto, os recibos de checkout são considerados como prova de compra, embora não sejam reconhecidos juridicamente como recibos de vendas padrão. Ao contrário de um checkout, um recibo de vendas padrão é emitido manualmente e confirma, por meio da assinatura manuscrita do emissor, que um pagamento ou serviço foi recebido e que não há outras reclamações pendentes.

Um recibo de checkout digital atende aos requisitos fiscais?

De acordo com a Seção 6, Sentença 3 da Portaria de Segurança de Dinheiro, os recibos podem ser criados em papel ou em formato digital. No setor de serviços de bufê, em particular, a exigência de emissão de recibos é mais fácil de ser cumprida com o uso de recibos digitais. Com o avanço da digitalização, os clientes também se sentem cada vez mais confortáveis com o uso de recibos digitais.

Os recibos digitais de checkout também podem ser enviados diretamente para o smartphone do cliente, por exemplo, por e-mail ou via Bluetooth. Diferentes tecnologias podem ser usadas para disponibilizar os recibos digitalmente, como e-mails, SMS, código QR ou tecnologia de comunicação de campo próximo (NFC).

Para usar e-mails e SMS, as empresas devem solicitar dados de seus clientes (endereço de e-mail ou número de telefone). Os clientes receberão um link para baixar o recibo do checkout ou uma cópia em PDF. Se a empresa usar códigos NFC ou QR, não precisará solicitar os dados pessoais do cliente, o que facilita o processo para ambas as partes. As empresas precisam apenas de um dispositivo no checkout e do software correspondente. O cliente simplesmente escaneia o código QR exibido no checkout usando seu smartphone, e em seguida, ele recebe o recibo em seu smartphone no formato PDF. Com a tecnologia NFC, o cliente pode receber o recibo digital em seu smartphone via Apple Pay ou Google Pay.

Quais são as vantagens e desvantagens dos recibos digitais?

As vantagens dos recibos digitais são claras: um processo de checkout totalmente digitalizado economiza papel, o que ajuda o meio ambiente. Além disso, os recibos sem papel são mais rápidos e fáceis de processar, reduzindo o esforço administrativo das empresas. Além disso, os recibos digitais têm uma vida útil significativamente maior. Os recibos térmicos convencionais, como os de combustível e hospitalidade, por outro lado, geralmente desbotam depois de apenas alguns meses e se tornam pouco legíveis.

As desvantagens dos recibos digitais são limitadas: o principal obstáculo à distribuição de recibos digitais são os requisitos de proteção de dados que as empresas devem cumprir se recolherem dados pessoais de seus clientes para a emissão de recibos.

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