ในเยอรมนี มีข้อกำหนดทางกฎหมายในการออกใบเสร็จ นี่คือเหตุผลที่ธุรกิจที่ใช้ระบบชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์ที่ระบบบันทึกการขาย (POS) จะต้องมอบใบเสร็จให้กับลูกค้า บทความของเราจะอธิบายว่าธุรกิจใดบ้างที่ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้ และใบเสร็จต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง นอกจากนี้ คุณยังจะได้ทราบว่าธุรกิจในเยอรมนีต้องปฏิบัติตามกฎหมายภาคบังคับเรื่องใบเสร็จอย่างไร และมีข้อยกเว้นอะไรบ้าง

เนื้อหาหลักในบทความ

• ข้อกำหนดเรื่องใบเสร็จคืออะไร และมีผลบังคับใช้เมื่อใด
  
• ใครคือผู้ที่ต้องออกใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงิน
  
• มีข้อยกเว้นอะไรบ้างเกี่ยวกับข้อกำหนดเรื่องใบเสร็จ
  
• คุณต้องทำอะไรบ้างเพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนด
  
• ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง
  
• ความแตกต่างระหว่างใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงิน เอกสารใบเสร็จ และใบเสร็จการขายประเภทอื่นๆ คืออะไร
  
• ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินแบบดิจิทัลตรงตามข้อกำหนดทางกฎหมายหรือไม่
  

ข้อกำหนดเรื่องใบเสร็จคืออะไร และมีผลบังคับใช้เมื่อใด

ข้อกำหนดในการออกใบเสร็จหมายความว่าธุรกิจที่มีระบบชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์ต้องแสดงใบเสร็จแก่ลูกค้าเมื่อทำการขาย ข้อกำหนดนี้มีผลบังคับใช้ในเยอรมนีเมื่อวันที่ 1 มกราคม 2020 ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักประกันเงินสด (Kassensicherungsverordnung) โดยผ่านความเห็นชอบในปี 2016 ข้อกำหนดทางกฎหมายที่ครอบคลุมนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อหยุดยั้งการดัดแปลงข้อมูลใดๆ ที่จุดชำระเงินและป้องกันการหลีกเลี่ยงภาษี ข้อความทางกฎหมายที่ชัดเจนเกี่ยวกับข้อกำหนดในการออกใบเสร็จจะอยู่ในมาตราที่ 146a วรรค 2 ของประมวลรัษฎากร (AO) ของเยอรมนี

ใครคือผู้ที่ต้องออกใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงิน

โดยทั่วไปแล้ว ธุรกิจใดๆ ที่ใช้ระบบชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์ในเยอรมนีจะต้องออกใบเสร็จให้กับลูกค้า เฉพาะธุรกิจที่ใช้ระบบชำระเงินด้วยตนเองเท่านั้นที่ได้รับการยกเว้นจากข้อกำหนดในการออกใบเสร็จ ระบบชำระเงินด้วยตนเองจะดำเนินการด้วยตนเองและไม่มีการจัดเก็บข้อมูลใดๆ เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า "ลิ้นชักเงินสด"

ระบบชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์ในเยอรมนีต้องติดตั้งอุปกรณ์รักษาความปลอดภัยทางเทคนิค (TSE) ที่ได้รับการรับรอง ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของข้อกำหนดเกี่ยวกับข้อบังคับในการใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงิน ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดการดัดแปลงข้อมูลการชำระเงินในภายหลัง เช่นเดียวกับข้อกำหนดในการออกใบเสร็จ TSE เป็นส่วนหนึ่งของพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักประกันเงินสด

บทลงโทษสำหรับการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดในการออกใบเสร็จคืออะไร

สำนักงานภาษีของธุรกิจถือว่าใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินเป็นหลักฐานว่ายอดขายได้ดำเนินการอย่างถูกต้อง อย่างไรก็ตาม ประมวลรัษฎากรทางกฎหมาย (AO) ของเยอรมนีไม่ได้กำหนดบทลงโทษใดๆ สำหรับการฝ่าฝืนข้อกำหนดในการออกใบเสร็จ ดังนั้น หากธุรกิจไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดในการออกใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงิน จึงไม่มีผลทางกฎหมายในทันที อย่างไรก็ตาม ผู้ตรวจสอบของสำนักงานภาษีอาจดำเนินการตรวจสอบเพื่อตรวจสอบว่าธุรกิจปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือไม่ ธุรกรรมทางธุรกิจทุกรายการที่ดำเนินการผ่านระบบชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์จะถูกจัดเก็บไว้และสำนักงานภาษีสามารถติดตามได้

หากพบความคลาดเคลื่อนใดๆ ในการออกใบเสร็จ อาจส่งผลให้มีโทษปรับร้ายแรงและการชำระภาษีเพิ่มเติม หน่วยงานภาษีถือว่าการกระทำดังกล่าวเป็นการละเมิดหลักการทำบัญชีที่ถูกต้องของเยอรมนี จำนวนเงินที่ต้องชำระเพิ่มเติมขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของสำนักงานภาษีที่เกี่ยวข้อง

มีข้อยกเว้นอะไรบ้างเกี่ยวกับข้อกำหนดเรื่องใบเสร็จ

ผู้ประกอบการรายย่อยได้รับการยกเว้นจากข้อกำหนดในการออกใบเสร็จ อย่างไรก็ตาม ธุรกิจที่ไม่ได้ใช้ระบบชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์ แต่ใช้ระบบชำระเงินด้วยตนเองก็ได้รับการยกเว้นเช่นกัน

อย่างไรก็ตาม ธุรกิจที่ใช้ระบบชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์ก็มีทางเลือกในการได้รับการยกเว้นจากข้อกำหนดในการออกใบเสร็จเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ธุรกิจค้าปลีกที่มีลูกค้าเข้ามาใช้บริการ สามารถใช้ “ข้อกำหนดความไม่สมเหตุสมผล” ได้ ธุรกิจประเภทนี้ควรยื่นคำขอต่อสำนักงานภาษีที่เกี่ยวข้องเพื่อขอยกเว้นจากข้อกำหนดในการออกใบเสร็จ โดยต้องพิสูจน์ว่าการออกใบเสร็จนั้นไม่สมเหตุสมผลเนื่องจากสินค้าหรือบริการที่นำเสนอ ตัวอย่างเช่น หากพวกเขาให้บริการลูกค้าที่เข้ามาใช้บริการเป็นหลัก เช่น ในร้านเบเกอรี่

จากนั้นสำนักงานภาษีจะพิจารณาเป็นรายกรณี หากข้อกำหนดในการออกใบเสร็จนั้นไม่สมเหตุสมผลสำหรับธุรกิจตามประมวลรัษฎากร ข้อบังคับระบุข้อกำหนดไว้ดังนี้ “ในกรณีที่เกี่ยวข้องกับการขายสินค้าให้กับบุคคลที่ไม่ทราบชื่อจำนวนมาก เจ้าหน้าที่สรรพากรสามารถใช้อำนาจดุลพินิจ และอาศัยเหตุผลอันสมควรตามมาตราที่ 148 ในการยกเว้นภาระผูกพันในการออกใบเสร็จตามมาตราที่ 146(2) วรรค 1 AO การยกเว้นนี้สามารถเพิกถอนได้

ธุรกิจที่ได้รับการยกเว้นไม่ต้องมีใบเสร็จจะต้องพิจารณาอะไรบ้าง

ธุรกิจที่ได้รับการยกเว้นไม่ต้องออกใบเสร็จต้องตระหนักว่าข้อกำหนด TSE ยังคงมีผลบังคับใช้กับธุรกิจของตน ธุรกิจจะต้องจัดทำใบเสร็จของตนเองเพื่อวัตถุประสงค์ในการทำบัญชี เพื่อให้สำนักงานภาษีสามารถติดตามธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมดได้ นอกจากนี้ ธุรกิจยังต้องออกใบเสร็จด้วยตนเองแทนใบเสร็จที่พิมพ์ออกมา หากลูกค้าร้องขอ ข้อกำหนดนี้ยังรวมถึงธุรกิจที่ไม่ได้ใช้ระบบชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์ที่ POS แต่ใช้ระบบชำระเงินด้วยตนเอง

คุณต้องทำอะไรบ้างเพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนด

ธุรกิจในเยอรมนีต้องติดตั้งระบบชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์ที่มีอุปกรณ์รักษาความปลอดภัยทางเทคนิค (TSE) ที่ได้รับการรับรอง ซึ่งทำให้ธุรกิจสามารถออกใบเสร็จสำหรับสินค้าหรือบริการที่ซื้อให้กับลูกค้าทุกคนตามที่กฎหมายกำหนด นอกจากนี้ ธุรกิจยังต้องออกใบเสร็จให้กับลูกค้า แม้ว่าลูกค้าจะไม่ได้ร้องขอหรือไม่ต้องการรับใบเสร็จก็ตาม กฎหมายภาคบังคับเรื่องใบเสร็จระบุว่าธุรกิจที่มีระบบชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์จะต้องออกใบเสร็จสำหรับทุกธุรกรรมทางธุรกิจ นี่คือข้อกำหนดสำคัญสองข้อที่ธุรกิจในเยอรมนีต้องปฏิบัติตามเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดในการออกใบเสร็จ

เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดเหล่านี้ ธุรกิจต้องตรวจสอบให้ใจว่าไม่มีช่องว่างในใบเสร็จ และไม่พบสิ่งผิดปกติใดๆ ในระหว่างการตรวจสอบที่อาจเกิดขึ้นโดยสำนักงานภาษี มิฉะนั้น ธุรกิจจะถือว่าฝ่าฝืนกฎหมายภาคบังคับเรื่องใบเสร็จ นอกจากนี้ ใบเสร็จต้องมีข้อมูลเฉพาะเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายภาคบังคับเรื่องใบเสร็จรับอย่างครบถ้วน

ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับการซื้อบริการหรือสินค้าและการชำระเงินสำหรับบริการหรือสินค้าเหล่านั้น ประการแรก ต้องแสดงประเภทของสินค้าหรือบริการที่ซื้อ จำนวน และราคาซื้อ ตามมาตราที่ 6 ของพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักประกันเงินสดของเยอรมนี ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินต้องมีข้อมูลเพิ่มเติม โดยสรุป รายละเอียดที่จำเป็นมีดังนี้:

• ชื่อและที่อยู่เต็มของธุรกิจที่ออกใบเสร็จ
  
• ประเภทและปริมาณของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จำหน่าย
  
• เวลาที่แน่นอนที่ออกใบเสร็จ รวมถึงวันที่
  
• ยอดรวมของผลิตภัณฑ์หรือบริการทั้งหมด รวมถึงอัตราภาษี
  
• ค่าการยืนยัน
  
• หมายเลขธุรกรรมต่อเนื่องที่กำหนดให้กับธุรกรรมที่เสร็จสมบูรณ์ได้อย่างไม่ซ้ำกัน
  
• หมายเลขซีเรียลของระบบชำระเงินและโมดูลความปลอดภัย
  
• ตัวนับลายมือชื่อของเครื่องบันทึกการเก็บเงินหรือโมดูลความปลอดภัย
  

นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกให้ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินแสดงรหัส QR ที่อ่านได้ซึ่งมีข้อมูลทั้งหมด อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นต้องมีรหัส QR หากทุกคนสามารถอ่านใบเสร็จได้โดยไม่ต้องใช้เครื่องอ่าน

ความแตกต่างระหว่างใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงิน เอกสารใบเสร็จ และใบเสร็จการขายประเภทอื่นๆ คืออะไร

ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินก็เป็นเอกสารใบเสร็จที่ใช้เป็นหลักฐานการทำธุรกรรมทางธุรกิจที่จุดชำระเงินเช่นกัน ระบบชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์จะสร้างใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินโดยอัตโนมัติ สำหรับลูกค้ารายย่อย ตัวอย่างเช่น ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินที่พิมพ์ออกมาเป็นหลักฐานยืนยันว่าได้ซื้อและชำระเงินค่าสินค้าแล้ว ในมุมมองของธุรกิจ ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินยังเป็นหลักฐานที่สำนักงานภาษีรับรองว่าการขายนั้นถูกต้อง ทุกครั้งที่มีการขาย จะต้องมีเอกสารใบเสร็จ ซึ่งก็คือใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินที่พิมพ์ออกมา และออกให้กับลูกค้า

ดังนั้น ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินจึงถือเป็นหลักฐานการซื้อ แม้ว่าจะไม่ได้รับการยอมรับทางกฎหมายว่าเป็นใบเสร็จการขายมาตรฐานก็ตาม ใบเสร็จการขายมาตรฐานแตกต่างจากใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินตรงที่ต้องออกด้วยตนเองและยืนยันด้วยลายเซ็นด้วยมือของผู้ออกว่าได้รับการชำระเงินหรือบริการแล้ว และไม่มีการเรียกร้องใดๆ ค้างชำระอีกต่อไป

ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินแบบดิจิทัลตรงตามข้อกำหนดทางกฎหมายหรือไม่

ตามมาตราที่ 6 วรรค 3 ของพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักประกันเงินสด ใบเสร็จสามารถจัดทำได้ทั้งในรูปแบบกระดาษและดิจิทัล โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมอาหาร การปฏิบัติตามข้อกำหนดในการออกใบเสร็จทำได้ง่ายขึ้นด้วยการใช้ใบเสร็จดิจิทัล เมื่อความก้าวหน้าทางดิจิทัลเข้ามามีบทบาท ลูกค้าก็รู้สึกสะดวกสบายมากขึ้นกับการใช้ใบเสร็จดิจิทัล

ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินแบบดิจิทัลสามารถส่งไปยังสมาร์ทโฟนของลูกค้าได้โดยตรง เช่น ทางอีเมลหรือบลูทูธ เทคโนโลยีต่างๆ สามารถนำมาใช้เพื่อให้ใบเสร็จพร้อมใช้งานในรูปแบบดิจิทัลได้ เช่น อีเมล, SMS, รหัส QR หรือเทคโนโลยีการสื่อสารระยะใกล้ (NFC)

หากต้องการใช้อีเมลและ SMS ธุรกิจต้องขอข้อมูลจากลูกค้า (อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์) จากนั้นลูกค้าจะได้รับลิงก์ดาวน์โหลดใบเสร็จจากเครื่องบันทึกการเก็บเงินหรือสำเนา PDF หากธุรกิจใช้ NFC หรือรหัส QR ก็ไม่จำเป็นต้องขอข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า ทำให้ทั้งสองฝ่ายสะดวกยิ่งขึ้น ธุรกิจต้องใช้เพียงจอภาพที่จุดชำระเงินและซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้อง ลูกค้าเพียงสแกนรหัส QR ที่แสดงที่จุดชำระเงินด้วยสมาร์ทโฟน จากนั้นก็จะได้รับใบเสร็จในรูปแบบ PDF บนสมาร์ทโฟน เมื่อใช้เทคโนโลยี NFC ลูกค้าสามารถรับใบเสร็จดิจิทัลบนสมาร์ทโฟนผ่าน Apple Pay หรือ Google Pay ได้

ข้อดีและข้อเสียของใบเสร็จดิจิทัลคืออะไร

ข้อดีของใบเสร็จดิจิทัลนั้นชัดเจน คือ กระบวนการชำระเงินแบบดิจิทัลเต็มรูปแบบช่วยประหยัดกระดาษ ซึ่งช่วยรักษาสิ่งแวดล้อม นอกจากนี้ ใบเสร็จแบบไร้กระดาษยังรวดเร็วและง่ายต่อการประมวลผล ซึ่งช่วยลดภาระงานด้านธุรการสำหรับธุรกิจ นอกจากนี้ ใบเสร็จดิจิทัลยังมีอายุการใช้งานที่ยาวนานกว่ามาก ในทางกลับกัน ใบเสร็จแบบใช้ความร้อนทั่วไป เช่น ใบเสร็จค่าน้ำมันและค่าอาหาร มักจะซีดจางลงภายในเวลาเพียงไม่กี่เดือนจนแทบอ่านไม่ออก

ข้อเสียของใบเสร็จดิจิทัลนั้นมีจำกัด อุปสรรคหลักในการแจกใบเสร็จดิจิทัลคือข้อกำหนดการคุ้มครองข้อมูลที่ธุรกิจต่างๆ จะต้องปฏิบัติตามหากรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลจากลูกค้าเพื่อออกใบเสร็จ

คุณเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจในเยอรมนีที่สนใจเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อที่คล้ายกันหรือไม่ เรามีบทความมากมายให้สำรวจในหัวข้อการชำระเงิน หากต้องการความช่วยเหลือและคำแนะนำเพิ่มเติม โปรดติดต่อ Stripe