I Tyskland finns det ett juridiskt reglerat krav på utfärdande av kvitton. Därför måste företag som använder ett elektroniskt kassasystem vid POS (Point of Sale) ge sina kunder ett kvitto. I vår artikel förklarar vi vilka företag som omfattas av detta krav och exakt vilken information ett kvitto måste innehålla. Du kommer också att få veta vad ett företag i Tyskland måste göra för att följa lagen om obligatoriska kvitton och vilka undantag som finns.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är kvittokravet och när trädde det i kraft?
  
• Vem är skyldig att utfärda ett kassakvitto?
  
• Vilka undantag finns det från kvittokravet?
  
• Vad måste man göra för att uppfylla kravet?
  
• Vilken information måste ett kassakvitto innehålla?
  
• Vad är skillnaden mellan ett kassakvitto, kvittodokument och andra typer av försäljningskvitton?
  
• Uppfyller ett digitalt kassakvitto det juridiska kravet?
  

Vad är kvittokravet och när trädde det i kraft?

Kravet på att utfärda kvitton innebär att företag med ett elektroniskt kassasystem måste visa upp ett kvitto för sina kunder när de genomför en försäljning. Detta krav trädde i kraft i Tyskland den 1 januari 2020. Det är en del av den så kallade kontantsäkerhetsordinansen (Kassensicherungsverordnung) som antogs 2016. Detta tillägg till den juridiska regleringen syftar till att stoppa all manipulation vid kassan och förhindra skatteflykt. Den exakta juridiska ordalydelsen om kravet på att utfärda kvitton finns i avsnitt 146a paragraf 2 i den tyska skattelagen (AO).

Vem är skyldig att utfärda ett kassakvitto?

I allmänhet måste alla företag som använder ett elektroniskt kassasystem i Tyskland tillhandahålla ett kvitto till sina kunder. Endast företag som använder ett manuellt kassasystem är befriade från kravet att utfärda kvitton. En manuell kassa sköts manuellt och sparar inga data. Den kallas också för ”kassalåda”.

Som en del av förordningen om obligatoriska kassakvitton måste elektroniska kassasystem i Tyskland vara utrustade med en certifierad teknisk säkerhetsanordning (TSE). Detta kommer att bidra till att förhindra efterföljande manipulation av kassadata. Precis som kravet på utfärdande av kvitton är TSE en del av kontantsäkerhetsordinansen.

Vilka är påföljderna för bristande efterlevnad av kravet på att utfärda ett kvitto?

Företagets skattekontor betraktar ett kassakvitto som ett bevis på att försäljningen har genomförts på rätt sätt. I den tyska skattelagstiftningen (AO) anges dock inga påföljder för överträdelser av kravet att utfärda kassakvitton. Därför finns det inga omedelbara juridiska konsekvenser om ett företag inte efterlever kravet på att utfärda kassakvitton. Skattekontorets revisorer kan dock genomföra en revision av kassan för att avgöra om ett företag följer förordningen. Varje enskild företagstransaktion som går igenom ett elektroniskt kassasystem sparas och kan därför spåras av skattekontoret.

Om det finns några avvikelser i utfärdandet av kvitton kan detta leda till stränga böter och ytterligare skattebetalningar. Skattemyndigheterna anser att detta är ett brott mot Tysklands principer för korrekta bokföring. Storleken på de ytterligare betalningarna avgörs av det relevanta skattekontoret.

Vilka undantag finns det från kvittokravet?

Småföretagare är befriade från kravet att utfärda kvitton. Företag som inte använder ett elektroniskt kassasystem utan i stället använder en manuell kassa är också befriade.

Företag som använder ett elektroniskt kassasystem har dock möjlighet att få befrielse från kravet på att utfärda kvitton. Framför allt kan detaljhandlare med kunder som besöker butiken spontant använda sig av ”orimlighetsklausulen”. Den här typen av företag ska lämna in en ansökan till det relevanta skattekontoret om befrielse från kravet på att utfärda kvitton. De måste bevisa att det är orimligt för dem att utfärda kvitton på grund av deras produkt- eller tjänsteutbud. Till exempel om de huvudsakligen betjänar kunder som kommer in spontant, som i ett bageri.

Skattekontoret avgör sedan från fall till fall om kravet på att utfärda kvitton enligt skattelagstiftningen är oskäligt för företaget. I förordningen anges kraven för detta på följande sätt: ”I fall som rör försäljning av varor till ett stort antal okända personer kan intäktsansvariga använda vederbörlig diskretion och, på grund av rimlighet och i enlighet med avsnitt 148, avstå från skyldigheten att utfärda kvitton i enlighet med avsnitt 146(2) mening 1 AO. Detta undantag kan återkallas.”

Vad behöver företag som är befriade från kvittokravet tänka på?

Företag som har fått befrielse från kravet på att utfärda kvitto måste vara medvetna om att TSE-kravet fortfarande gäller för dem. Företaget måste fortsätta att skapa egna kvitton för bokföringsändamål så att skattekontoret kan spåra alla affärstransaktioner. Företaget är också skyldigt att utfärda ett manuellt kvitto istället för ett utskrivet kvitto om kunden begär det. Detta gäller även företag som inte använder ett elektroniskt kassasystem vid POS och istället har en manuell kassa.

Vad måste man göra för att uppfylla kravet?

Företag i Tyskland måste utrusta sig med elektroniska kassasystem som har en certifierad teknisk säkerhetsanordning (TSE). Detta gör det möjligt för dem att ge varje kund ett kvitto på varor eller tjänster som köpts, vilket krävs enligt lag. Dessutom måste de utfärda ett kvitto till kunden även om kunden inte begär det eller inte vill ta emot det. Lagen om obligatoriskt kvitto innebär att ett företag med ett elektroniskt kassasystem måste utfärda ett kvitto för varje transaktion. Detta är de två viktigaste kraven som tyska företag måste uppfylla för att kunna följa kravet på att utfärda ett kvitto.

För att uppfylla dessa krav måste företagen se till att det inte finns några luckor i kvittona, vilket innebär att det inte upptäcks några oegentligheter vid eventuella revisioner från skattekontoret. I annat fall skulle företaget bryta mot lagen om obligatoriska kvitton. Dessutom måste kvittot innehålla specifik information för att till fullo följa kraven i lagen om obligatoriska kvitton.

Vilken information måste ett kassakvitto innehålla?

Ett kassakvitto måste innehålla information om köp av tjänster eller varor och betalning för dessa. För det första måste det visa vilken typ av varor eller tjänster som köpts, kvantiteten och inköpspriset. Enligt avsnitt 6 i den tyska kontantsäkerhetsordinansen måste ett kassakvitto innehålla ytterligare information. I korthet krävs följande uppgifter:

• Fullständigt namn och adress för det utfärdande företaget
  
• Typ och kvantitet av den sålda produkten eller tjänsten
  
• Exakt tidpunkt för utfärdande av kvittot, inklusive datum
  
• Totalbelopp för alla produkter eller tjänster, inklusive skattesatsen
  
• Verifieringsvärde
  
• Unikt löpande transaktionsnummer som kan tilldelas den slutförda transaktionen
  
• Serienummer för kassasystemet och säkerhetsmodulen
  
• Kassans signaturdisk eller säkerhetsmodulen
  

Det finns också möjligheten att visa kassakvittot på en läsbar QR-kod som innehåller all information. Det är dock inte obligatoriskt med en QR-kod om kvittot kan läsas av vem som helst utan hjälp av en maskin.

Vad är skillnaden mellan ett kassakvitto, kvittodokument och andra typer av försäljningskvitton?

Ett kassakvitto är också ett kvittodokument som fungerar som bevis på en transaktion vid kassan. Kvitton genereras automatiskt av ett elektroniskt kassasystem. För kunder inom detaljhandeln är till exempel ett utskrivet kvitto ett bevis på att de har köpt och betalat för produkterna. Ur företagets perspektiv är kassakvitton också ett bevis för skattekontoret på att omsättningsskatten har betalats på rätt sätt. För varje försäljning måste ett kvittodokument – ett kassakvitto – skapas och utfärdas till kunden.

Därför anses kassakvitton vara inköpsbevis, även om de inte är juridiskt erkända som standardförsäljningskvitton. Till skillnad från ett kassakvitto utfärdas ett standardkvitto manuellt och bekräftar genom utfärdarens handskrivna signatur att en betalning eller tjänst har tagits emot och att det inte finns några ytterligare utestående anspråk.

Uppfyller ett digitalt kassakvitto det juridiska kravet?

Enligt avsnitt 6, mening 3 i kontantsäkerhetsordinansen kan kvitton skapas antingen i pappersformat eller i digitalt format. I synnerhet i cateringbranschen är kravet på utfärdande av kvitton lättare att uppfylla genom att använda digitala kvitton. I takt med digitaliseringens framfart blir kunderna också alltmer bekväma med att använda digitala kvitton.

Digitala kassakvitton kan också skickas direkt till kundens smartphone, till exempel via e-post eller Bluetooth. Olika tekniker kan användas för att göra kvittona tillgängliga digitalt, till exempel e-post, SMS, QR-koder eller teknik för närfältskommunikation (NFC).

För att använda e-post och SMS måste företagen begära uppgifter från sina kunder (e-postadress eller telefonnummer). Kunderna kommer sedan att få en länk för att ladda ner kassakvittot eller en PDF-kopia. Om företaget använder NFC- eller QR-koder behöver det inte begära in kundens personuppgifter. Detta underlättar för båda parter. Företagen behöver bara en display vid kassan och motsvarande programvara. Kunden skannar helt enkelt QR-koden som visas vid kassan med sin smartphone. Därefter får han eller hon kvittot i PDF-format på sin smartphone. Med NFC-teknik kan kunden ta emot det digitala kvittot på sin smartphone via Apple Pay eller Google Pay.

Vilka är fördelarna och nackdelarna med digitala kvitton?

Fördelarna med digitala kvitton är tydliga: en helt digitaliserad kassaprocess sparar papper, vilket är bra för miljön. Dessutom är papperslösa kvitton snabbare och enklare att behandla, vilket minskar företagens administrativa arbete. Dessutom har digitala kvitton en betydligt längre hållbarhetstid. Konventionella termiska kvitton, som bränsle- och restaurangkvitton, bleknar däremot efter bara några månader och blir knappt läsbara.

Nackdelarna med digitala kvitton är begränsade: det största hindret för att distribuera digitala kvitton är de krav på dataskydd som företag måste följa om de samlar in personuppgifter från sina kunder för att utfärda kvitton.

Är du en del av ett företag i Tyskland som är intresserad av att lära sig mer om liknande ämnen? Det finns mycket mer att utforska i vår samling med artiklar i avsnittet Betalningar. För mer stöd och råd kan du kontakta Stripe.