En Allemagne, il existe une obligation légale de délivrer des reçus de caisse. C’est pourquoi les entreprises qui utilisent un système de caisse électronique au point de vente (PDV) doivent fournir un reçu de caisse à leurs clients. Notre article vous indique quelles sont les entreprises soumises à cette obligation et quelles sont les informations qui doivent figurer sur le reçu. Vous découvrirez également ce qu’une entreprise allemande doit faire afin de se conformer à la loi sur les reçus de caisse obligatoires, et quelles sont les exceptions.

Contenu de l’article

• Présentation de l’obligation de délivrance d’un reçu de caisse et date d’entrée en vigueur
  
• Qui est tenu d’émettre un reçu de caisse?
  
• Exceptions à l’obligation de fournir un reçu de caisse
  
• Que devez-vous faire pour répondre à cette exigence?
  
• Quels renseignements doit contenir un reçu de caisse?
  
• Quelle est la différence entre un reçu de caisse, un reçu et d’autres types de reçus de vente?
  
• Un reçu de caisse numérique satisfait-il à l’obligation légale?
  

Présentation de l’obligation de délivrance d’un reçu de caisse et date d’entrée en vigueur

Les entreprises disposant d’un système de caisse électronique doivent présenter un reçu de caisse à leurs clients lorsqu’ils effectuent une vente. Cette exigence est entrée en vigueur en Allemagne le 1er janvier 2020. Elle fait partie de l’ordonnance relative à la sécurité des espèces (Kassensicherungsverordnung), adoptée en 2016. Cette réglementation légale étendue vise à empêcher toute manipulation aux caisses et à prévenir l’évasion fiscale. La formulation juridique exacte de l’obligation d’émettre des reçus de caisse se trouve à l’article 146a, paragraphe 2, du code fiscal allemand (AO).

Qui est tenu d’émettre un reçu de caisse?

En général, toutes les entreprises qui utilisent un système de paiement électronique en Allemagne doivent fournir un reçu de caisse à leurs clients. Seules les entreprises qui utilisent un système de paiement manuel sont exemptées de l’obligation d’émettre des reçus. Une caisse manuelle est sauvegardée manuellement et ne stocke aucune donnée. Elle est également appelée « tiroir-caisse ».

Dans le cadre de la réglementation sur les reçus de caisse obligatoires, les systèmes de caisse électroniques en Allemagne doivent être équipés d’un dispositif de sécurité technique certifié (TSE). Ce dispositif permettra d’empêcher toute manipulation ultérieure des données de paiement. Tout comme l’obligation d’émettre des reçus, le TSE fait partie de l’ordonnance sur la sécurité des espèces.

Quelles sont les sanctions prévues en cas de non-respect de l’obligation de délivrer un reçu de caisse?

L’administration fiscale considère le reçu de caisse comme la preuve qu’une vente a été effectuée en bonne et due forme. Toutefois, le code fiscal allemand (AO) ne prévoit pas de sanctions en cas de violation de l’obligation de délivrer des reçus de caisse. Il n’y a donc pas de conséquences juridiques immédiates si une entreprise ne respecte pas l’obligation de délivrer des reçus de caisse. Toutefois, les auditeurs de l’administration fiscale peuvent effectuer un contrôle de caisse afin de déterminer si une entreprise se conforme à la réglementation. Chaque transaction commerciale qui transite par un système de caisse électronique est consignée et peut donc être tracée par l’administration fiscale.

Toute anomalie constatée au niveau de la délivrance des reçus de caisse peut entraîner de lourdes amendes et des paiements de taxes supplémentaires. Les autorités fiscales considèrent qu’il s’agit d’une violation des principes comptables allemands. Le montant des paiements supplémentaires est laissé à l’appréciation de l’administration fiscale compétente.

Exceptions à l’obligation de fournir un reçu de caisse

Les petits entrepreneurs sont exemptés de l’obligation de délivrer des reçus de caisse. Les entreprises qui n’utilisent pas de système de caisse électronique, mais une caisse manuelle, sont également exemptées.

Toutefois, les entreprises qui font appel à un système de caisse électronique ont également la possibilité d’être exemptées de l’obligation de délivrer des reçus de caisse. Plus particulièrement, les commerces de détail qui accueillent des clients sans rendez-vous peuvent faire valoir la « clause de déraisonnabilité ». Ces types d’entreprises peuvent déposer une demande d’exemption de l’obligation de délivrer des reçus de caisse auprès de l’autorité fiscale compétente. Elles doivent prouver qu’il est déraisonnable pour elles de délivrer des tickets de caisse en raison de leur offre de produits ou de services. Si, par exemple, elles servent principalement des clients de passage, comme c’est le cas dans une boulangerie.

L’administration fiscale décidera alors au cas par cas si, selon le code fiscal, l’obligation de délivrer des reçus de caisse est déraisonnable pour l’entreprise. À cet égard, les prescriptions du code fiscal sont énoncées comme suit : « Dans les cas de vente de biens à un grand nombre de personnes inconnues, les autorités fiscales peuvent faire preuve de discernement et, pour des raisons raisonnables et conformément à l’article 148, lever l’obligation de délivrer des reçus selon l’article 146, paragraphe 2, phrase 1 AO. Cette dérogation est révocable ».

Que doivent prendre en considération les entreprises exemptées de l’obligation de délivrer un reçu?

Les entreprises qui bénéficient d’une dérogation à l’obligation de délivrer des reçus de caisse doivent savoir que l’obligation de TSE leur est toujours applicable. L’entreprise doit continuer à créer ses propres reçus de caisse à des fins comptables, afin que l’administration fiscale puisse retracer toutes les transactions commerciales. L’entreprise est également tenue de délivrer un reçu manuscrit au lieu d’un reçu imprimé si le client le demande. Ce principe s’applique également aux entreprises qui n’utilisent pas de système de caisse électronique au point de vente, mais plutôt une caisse manuelle.

Que devez-vous faire pour répondre à cette exigence?

Les entreprises allemandes doivent s’équiper de caisses électroniques dotées d’un dispositif de sécurité technique (TSE) certifié. Elles peuvent ainsi fournir à chaque client un reçu pour les biens ou les services achetés, comme l’exige la loi. En outre, elles doivent délivrer un reçu à leur client, même si celui-ci ne le demande pas ou ne veut pas le prendre. La loi relative aux reçus de caisse obligatoires stipule qu’un commerce disposant d’un système de caisse électronique est tenu de délivrer un reçu pour chaque transaction commerciale. Il s’agit là des deux exigences les plus importantes auxquelles les entreprises allemandes doivent satisfaire pour se conformer à la loi.

Afin de satisfaire à ces exigences, les entreprises doivent veiller à ce qu’il n’y ait pas de discontinuité au niveau des reçus, et donc à ce qu’aucune irrégularité ne soit découverte lors d’éventuels contrôles de l’administration fiscale. Dans le cas contraire, l’entreprise serait en infraction avec la loi relative aux reçus de caisse obligatoires. En outre, le reçu doit contenir des informations spécifiques afin de se conformer pleinement aux exigences de cette loi.

Quels renseignements doit contenir un reçu de caisse?

Un reçu de caisse doit contenir des informations sur l’achat de services ou de biens et sur le paiement de ceux-ci. Tout d’abord, il doit indiquer le type de biens ou de services achetés, la quantité et le prix d’achat. L’article 6 de l’ordonnance allemande sur la sécurité des espèces énumère les informations que doit impérativement contenir un reçu de caisse. En résumé, il s’agit :

• du nom et de l’adresse complète de l’entreprise émettrice
  
• du type et de la quantité du produit ou du service vendu
  
• de l’heure exacte à laquelle le reçu a été émis, y compris la date
  
• du montant total de tous les produits ou services, y compris le taux d’imposition
  
• de la valeur de vérification
  
• du numéro de transaction consécutif qui peut être attribué de manière unique à la transaction achevée.
  
• du numéro de série du système de paiement et du module de sécurité
  
• du compteur de signatures de la caisse ou du module de sécurité
  

Il est également possible d’afficher sur le ticket de caisse un code QR lisible contenant toutes les informations. Toutefois, un code QR n’est pas obligatoire si le reçu de caisse peut être lu par n’importe qui sans l’aide d’une machine.

Quelle est la différence entre un reçu de caisse, un reçu et d’autres types de reçus de vente?

Un ticket de caisse constitue également un document de caisse qui sert de preuve d'une transaction commerciale effectuée à la caisse. Ils sont produits automatiquement à partir d'un système de caisse électronique. Pour les clients des commerces de détail, par exemple, un reçu de caisse imprimé constitue la preuve qu’ils ont acheté et payé les produits. Du point de vue de l’entreprise, les reçus de caisse représentent également pour l’administration fiscale une preuve documentée attestant que les ventes ont été effectuées en bonne et due forme. Pour chaque vente, un reçu de caisse doit être créé et remis au client.

Par conséquent, les reçus de caisse sont considérés comme une preuve d’achat, bien qu’ils ne soient pas légalement reconnus comme des reçus de vente standard. Contrairement à un reçu de caisse, un reçu de vente standard est délivré manuellement et confirme, par la signature manuscrite de l’émetteur, qu’un paiement ou un service a été reçu et qu’il n’y a pas d’autres réclamations en suspens.

Un reçu de caisse numérique satisfait-il à l’obligation légale?

Conformément à l’article 6, paragraphe 3, de l’ordonnance sur la sécurité des espèces, les reçus peuvent être créés sur papier ou sous forme numérique. Dans le secteur de la restauration en particulier, l’obligation de délivrer des reçus de caisse est plus facile à respecter grâce à l’utilisation de reçus numériques. À mesure que la numérisation progresse, les clients sont également toujours plus à l’aise avec l’utilisation de reçus de caisse numériques.

Les reçus de caisse numériques peuvent également être envoyés directement sur le smartphone du client, par exemple par e-mail ou via Bluetooth. Différentes technologies permettent de rendre les reçus de caisse disponibles sous forme numérique, notamment les courriels, les messages textes, les codes QR ou la technologie de communication en champ proche (NFC).

Afin d’utiliser des e-mails et des messages textes, les entreprises doivent demander des informations à leurs clients (courriel ou numéro de téléphone). Les clients recevront alors un lien pour télécharger le reçu de caisse ou une copie au format PDF. Si l’entreprise utilise des codes NFC ou QR, elle n’aura pas besoin de demander les données personnelles de ses clients. Les choses sont ainsi plus simples pour les deux parties. Les entreprises n’ont besoin que d’un écran à la caisse et du logiciel correspondant. Le client scanne simplement le code QR affiché à la caisse à l’aide de son smartphone. Il reçoit ensuite le ticket de caisse sur son smartphone au format PDF. Grâce à la technologie NFC, le client peut recevoir le ticket de caisse numérique sur son smartphone via Apple Pay ou Google Pay.

Quels sont les avantages et les inconvénients des reçus numériques?

Les avantages des reçus de caisse numériques sont évidents : un processus de caisse entièrement numérisé permet d’économiser du papier, ce qui est bénéfique pour l’environnement. Les reçus de caisse dématérialisés sont aussi plus rapides et plus faciles à traiter, ce qui permet de réduire les tâches administratives des entreprises. En outre, les reçus de caisse numériques ont une durée de conservation nettement plus longue. En revanche, les reçus thermiques conventionnels, tels que les reçus de carburant et d’hôtellerie, s’effacent généralement au bout de quelques mois et deviennent à peine lisibles.

Les inconvénients des reçus de caisse numériques sont limités. Le principal obstacle à leur distribution réside dans les exigences en matière de protection des données auxquelles les entreprises doivent se conformer si elles collectent des données à caractère personnel auprès de leurs clients afin d’émettre des reçus de caisse.

Vous faites partie d'une entreprise en Allemagne qui souhaite en savoir plus sur des sujets similaires? Il y a beaucoup plus à découvrir à travers notre collection d’articles dans la section Paiements. Pour obtenir plus d’assistance et de conseils, prenez contact avec Stripe.