Ein Fälligkeitsdatum bildet die Grundlage für jeden Aspekt Ihrer Zahlungstransaktion, einschließlich der Finanzplanung und der Kundenbeziehungen. Das Fälligkeitsdatum bestimmt die Zahlungsbedingungen und die Verzugsgebühren, hilft allen Parteien, sich sicher zu fühlen, wie sie Geschäfte miteinander machen, und signalisiert ein grundlegendes Maß an Professionalität, das Kundinnen und Kunden zu schätzen wissen.

Im Folgenden erläutern wir die Mechanik hinter Fälligkeitsterminen von Rechnungen, die Vielzahl der Zahlungsbedingungen, unter denen Unternehmen wählen können, und Taktiken für den Umgang mit Zahlungen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welche Standardfälligkeit passt zu Ihrem Unternehmen?
  
• So wählen Sie das richtige Fälligkeitsdatum für Ihre Rechnungen
  
• So stellen Sie sicher, dass Ihre Fälligkeitstermine auf Rechnungen und Verträgen hervorgehoben werden
  
• Was ist zu tun, wenn Rechnungen fällig sind und Zahlungen in Verzug geraten?
  
• Wann Fälligkeitstermine angepasst werden sollten und wann sie unverändert beibehalten werden sollten
  

Welche Standardfälligkeit passt zu Ihrem Unternehmen?

Die Wahl des richtigen Fälligkeitsdatums für Rechnungen kann einen großen Unterschied dahingehend machen, wie einfach (und schnell) Sie Zahlungen erhalten. Im Folgenden finden Sie die Standardoptionen und erfahren, wann sie in der Regel am besten funktionieren:

• Fällig bei Erhalt: Dies ist die Option „Sofortige Zahlung“ für Situationen, in denen Sie eine sofortige Zahlung wünschen oder erwarten. Sie eignet sich gut für kleine Projekte oder wenn Sie eine Beziehung zu ihrer Kundschaft haben, die an schnelle Bearbeitungszeiten gewöhnt ist. Denken Sie daran, dass nicht jeder Kunde/jede Kundin sofort zahlen kann oder möchte, wenn er/sie eine Rechnung erhält. Also nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie wissen, dass der Kunde/die Kundin mit dem Zeitfenster einverstanden ist.

• 15 Tage netto: Ein Zeitfenster von 15 Tagen gibt Kundinnen/Kunden mehr Zeit zum Bezahlen, ohne dass Sie zu lange auf den Zahlungseingang warten müssen. Dies kann eine gute Wahl für regelmäßige, geringwertigere Projekte sein oder wenn Sie mit kleineren Unternehmen zusammenarbeiten, die schnell bezahlen.

• 30 Tage netto: Bei der Zahlungsbedingung 30 Tage netto haben die Kundinnen/Kunden einen ganzen Monat Zeit, um zu bezahlen. Das ist mehr Zeit, um ihre Ausgaben zu verwalten, und immer noch eine angemessene Wartezeit. Sie eignet sich für viele Business-to-Business (B2B)-Transaktionen und bietet in der Regel die richtige Balance zwischen Flexibilität und prompter Zahlung.

• 60 Tage netto: Die Zahlungsbedingung 60 Tage netto ist häufiger bei größeren Kundinnen/Kunden oder größeren Projekten mit höheren Einsätzen (und Rechnungsbeträgen) üblich. Mit diesem Zeitrahmen können Sie häufig rechnen, wenn Sie mit großen Unternehmen oder Regierungsbehörden zusammenarbeiten. Er funktioniert gut, wenn Ihr Unternehmen eine längere Pause zwischen den Zahlungen verkraften kann, ist jedoch nicht ideal, wenn Sie schnellere Umsätze benötigen.

• 90 Tage netto: Einige Branchen oder Großkundinnen/-kunden verlangen möglicherweise die Zahlungsbedingung 90 Tage netto. Dies kommt jedoch seltener vor. Das verarbeitende Gewerbe und bestimmte Großindustrien arbeiten manchmal mit diesen Zahlungsbedingungen. Es ist eine lange Wartezeit, wählen Sie diese Option als nur, wenn Sie bequem ein paar Monate auf die Zahlung warten können.

So wählen Sie das richtige Fälligkeitsdatum für Ihre Rechnungen

Um das richtige Fälligkeitsdatum für Rechnungen zu wählen, sollten Sie die finanziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens mit dem idealen Zahlungsplan Ihrer Kundschaft in Einklang bringen. Dies kann zu vorhersehbareren Zahlungen und stärkeren Kundenbeziehungen führen. So legen Sie ein geeignetes Fälligkeitsdatum fest:

• Informieren Sie sich über den Terminplan Ihrer Kundinnen/Kunden: Einige Kundinnen/Kunden bezahlen Rechnungen nur zu bestimmten Terminen, z. B. am 15. oder am Ende des Monats. Wenn Sie Ihr Fälligkeitsdatum mit dem üblichen Zahlungszyklus vereinbaren können, ist es wahrscheinlicher, dass Sie die Zahlung ohne Verzögerung erhalten.

• Passen Sie die Zahlungsbedingungen an die Projektgröße an: Kleinere, unkomplizierte Jobs sind gute Kandidaten für kürzere Zahlungsfristen wie beispielsweise 15 Tage netto. Größere, komplexere Projekte benötigen möglicherweise ein längeres Zeitfenster, z. B. 30 Tage netto oder 60 Tage netto. Dies verschafft Ihrer Kundschaft Luft, ohne dass Sie zu lange warten müssen.

• Denken Sie an Ihren Bargeldbedarf: Wenn Sie zur Deckung Ihrer Ausgaben auf stetige Geldeingänge angewiesen sind, sollten Sie kürzere Zahlungsfristen in Betracht ziehen. Stellen Sie sicher, dass der Zeitplan für die Kundinnen/Kunden fair ist, sonst riskieren Sie, dass die Zahlungen später als geplant erfolgen.

• Befolgen Sie Branchenstandards: Zahlungsbedingungen wie 30 Tage netto oder 60 Tage netto sind üblich, da die Kundinnen und Kunden daran gewöhnt sind und sie in der Regel als fair akzeptiert werden. Wenn Sie die Standards in Ihrer Branche kennen, können Sie Zahlungsbedingungen festlegen, die Ihren Kundinnen und Kunden vertraut sind.

• Machen Sie eindeutige und klare Angaben: Unabhängig davon, für welches Datum Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass es gut sichtbar auf der Rechnung angezeigt wird, und besprechen Sie es bei Bedarf im Voraus. So kann keine Verwirrung aufkommen.

So stellen Sie sicher, dass Ihre Fälligkeitstermine auf Rechnungen und Verträgen hervorgehoben werden

Indem Sie Fälligkeitstermine auf Rechnungen und Verträgen hervorheben, können Sie Zahlungsverzögerungen vermeiden. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Kundinnen/Kunden die Fälligkeit der Zahlung sehen und sich daran erinnern:

• Stellen Sie das Fälligkeitsdatum in den Mittelpunkt: Platzieren Sie das Fälligkeitsdatum ganz oben auf Ihrer Rechnung oder in der Nähe des Gesamtbetrags. Sie möchten, dass dies eines der ersten Dinge ist, die Kundinnen/Kunden sehen, wenn sie das Dokument öffnen.

• Verwenden Sie Fettformatierung oder andere Farben: Durch fettformatierten Text oder eine Farbe, die sich vom Rest des Textes abhebt, kann das Fälligkeitsdatum hervorgehoben werden. Übertreiben Sie es nicht mit den Farben. Eine einzige hervorstechende Farbe reicht aus, ohne dass die restliche Rechnung überfrachtet wird.

• Fügen Sie eine eindeutige Bezeichnung hinzu: Statt nur „30 Tage netto“ oder „Fälligkeitsdatum: 15.09.23“ anzugeben, versuchen Sie es mit „Zahlung fällig am“ gefolgt vom Datum. So stellt sich die Frage erst gar nicht, wann die Zahlung erwartet wird. Einfache, direkte Formulierungen können den Unterschied ausmachen.

• Wiederholen Sie das Fälligkeitsdatum an einigen Stellen: Die Wiederholung des Fälligkeitsdatums in mehreren Abschnitten – z. B. in der Nähe des Gesamtbetrags und in einem beliebigen Abschnitt mit Zahlungsbedingungen – kann seine Bedeutung verstärken. Dies verringert auch die Wahrscheinlichkeit, dass ein Kunde/eine Kundin es übersieht, insbesondere auf einer stark frequentierten Seite.

• Verwenden Sie automatische Erinnerungen: Wenn Sie eine Rechnungssoftware verwenden, konfigurieren Sie diese so, dass automatische Erinnerungen an Kundinnen/Kunden gesendet werden. Bei vielen Plattformen können Sie diese in Intervallen planen (z. B. eine Woche vor dem Fälligkeitsdatum), sodass der Kunde/die Kundin immer wieder an das Fälligkeitsdatum erinnert wird, ohne dass Sie manuell nachfassen müssen.

• Fügen Sie eine kurze Zahlungsrichtlinie hinzu: Eine kurze Erklärung zu Ihren Zahlungsbedingungen – einschließlich Säumnisgebühren oder Anreizen für vorzeitige Zahlung – kann helfen, die Erwartungen in Bezug auf das Fälligkeitsdatum zu klären. Auf diese Weise wissen Kundinnen und Kunden, dass Sie es mit pünktlichen Zahlungen ernst meinen.

• Einfache Gestaltung: Eine übersichtliche, gut organisierte Rechnung erleichtert es den Kundinnen und Kunden, wichtige Details, einschließlich des Fälligkeitsdatums, zu finden. Vermeiden Sie es, die Seite mit zu vielen Informationen zu füllen. Konzentrieren Sie sich auf ein klares Layout, das Ihr Fälligkeitsdatum auf natürliche Weise hervorhebt.

Was ist zu tun, wenn Rechnungen fällig sind und Zahlungen in Verzug geraten?

In den USA werden 55 % der B2B-Rechnungen überfällig. Zahlungsverzug ist frustrierend, aber es gibt Möglichkeiten, damit umzugehen, ohne Brücken abzubrechen. So gehen Sie mit überfälligen Rechnungen um:

• Beginnen Sie mit einer freundlichen Erinnerung: Manchmal vergessen Kundinnen/Kunden es einfach. Eine höfliche, beiläufige E-Mail, in der die Rechnung, das Fälligkeitsdatum und der Betrag erwähnt werden, kann oft ausreichen. Gehen Sie locker und freundlich vor – Sie fragen nach, um sicherstellen, dass die Rechnung nicht untergegangen ist.

• Fragen Sie telefonisch nach: Wenn Sie nach dieser ersten Erinnerung keine Antwort erhalten, versuchen Sie es mit einem Anruf. E-Mails können sich häufen, daher ist ein kurzes Gespräch häufig erfolgreicher. Bleiben Sie freundlich, aber seien Sie direkt – vergewissern Sie sich, dass die Rechnung eingegangen ist, und fragen Sie nach, ob es etwas gibt, bei dem Sie behilflich sein können.

• Versenden Sie die Rechnung ggf. mit Säumnisgebühren erneut: Wenn Ihre Zahlungsbedingungen Verzugsgebühren beinhalten, ist es jetzt an der Zeit, diese höflich anzusprechen. Senden Sie die Rechnung erneut und vermerken Sie alle zusätzlichen Gebühren, aber stellen Sie sicher, dass der Kunde/die Kundin im Voraus über diese Bedingungen informiert ist. Kundinnen/Kunden mit zusätzlichen Gebühren zu überraschen, kann nach hinten losgehen. Eine Vorwarnung kann helfen, die Dinge auf Kurs zu halten.

• Bieten Sie bei Bedarf einen Zahlungsplan an: Wenn der Kunde/die Kundin nicht weiterkommt, sollten Sie einen Zahlungsplan anbieten. Dies ist eine gute Möglichkeit, Flexibilität zu zeigen und gleichzeitig auf eine vollständige Zahlung hinzuarbeiten. Dies kann Ihnen helfen, einen Teil des Geldes zu erhalten, und signalisiert, dass Sie offen für Lösungen sind.

• Ziehen Sie einen persönlichen Besuch in Betracht: Kundinnen und Kunden vor Ort, die Sie gut kennen, können Sie persönlich aufsuchen, um zu zeigen, dass Sie es ernst meinen, aber weiterhin in die Kundenbeziehung investieren. Bleiben Sie professionell und nutzen Sie die Nachfrage als Gelegenheit, Probleme zu lösen, wenn es bei den Kundinnen/Kunden Schwierigkeiten gibt.

• Senden Sie ein formelles Mahnschreiben: Ein Mahnschreiben kann ein hilfreicher nächster Schritt sein, wenn Sie nicht weiterkommen. Dies ist eine deutliche, endgültige Benachrichtigung, dass Sie mit der Zahlung rechnen. Es signalisiert, dass Sie möglicherweise weitere Maßnahmen ergreifen werden. Je nachdem, wie stark Ihre Botschaft sein soll, können Sie sie selbst entwerfen oder einen Anwalt/eine Anwältin damit beauftragen.

• Nutzen Sie ein Inkassobüro: Wenn alle Stricke reißen und sich der unbezahlte Betrag lohnt, könnte ein Inkassobüro eine Option sein. Die Agentur nimmt in der Regel einen Prozentsatz von dem, was sie einnimmt, so dass dies in der Regel der letzte Ausweg ist. Aber die Agentur kann helfen, wenn der geschuldete Betrag groß genug ist und Sie alle anderen Wege ausgeschöpft haben.

Wann Fälligkeitstermine angepasst werden sollten und wann sie unverändert beibehalten werden sollten

Zu wissen, wann ein Fälligkeitsdatum angepasst und wann es unverändert beibehalten werden sollen, kann einen großen Unterschied beim Umgang mit Kundenbeziehungen und der Stabilisierung Ihres Cashflows machen. Flexibilität zeigt, dass Sie den Kunden/die Kundin schätzen, während ein unverändertes Zahlungsziel kommuniziert, dass Sie Ihre Zahlungsbedingungen ernst nehmen. Es kommt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihres Kunden/Ihrer Kundin an.

Nachfolgend finden Sie Szenarien, in denen es eine gute Idee ist, die Fälligkeitstermine anzupassen:

• Wenn Sie mit langjährigen Kundinnen/Kunden zusammenarbeiten, die in der Regel pünktlich zahen, aber um eine Verlängerung bitten, lohnt es sich oft, die Fälligkeitsfrist zu verlängern. Flexibilität zeigt guten Willen und stärkt Ihr Engagement für die Beziehung. Stellen Sie klar, dass es sich um eine einmalige Gefälligkeit handelt, um keine neuen Erwartungen zu wecken.

• Bei großen Projekten mit mehreren Phasen kann es manchmal zu Verzögerungen kommen. Wenn der Grund dafür nicht beim Kunden/bei der Kundin liegt, kann es fair sein, den Zahlungszeitraum anzupassen. Die Abstimmung von Zahlungsmeilensteinen mit Projektphasen kann den Prozess für beide Parteien reibungsloser gestalten und die Arbeit ohne Terminkonflikte vorantreiben.

• Wenn externe Faktoren wie wirtschaftliche Abschwünge auf Kundinnen/Kunden einwirken, ist ein wenig Verständnis wichtig. Das Anbieten einer verlängerten Fälligkeitsfrist oder die Umsetzung eines vorübergehenden Zahlungsplans kann dazu beitragen, Beziehungen in schwierigen Zeiten intakt zu halten, und Ihre Kundschaft wird sich an diese Flexibilität erinnern.

Hier sind einige Szenarien, in denen es sinnvoll ist, an Ihren Zahlungsbedingungen festzuhalten:

• Bei neuen Kundinnen und Kunden ist es ratsam, an den vereinbarten Bedingungen festzuhalten, bis Sie ein Zahlungsverhalten mit ihnen aufgebaut haben. Das Einhalten des Fälligkeitsdatums setzt Maßstäbe und reduziert das Risiko von Zahlungsverzug.

• Wenn Sie im Voraus in Material, Zeit oder Arbeit für ein Projekt investiert haben, können Sie durch die Einhaltung des Fälligkeitsdatums sicherstellen, dass Sie diese Kosten nicht über einen längeren Zeitraum tragen müssen.

• Wenn ein Kunde/eine Kundin die Angewohnheit hat, spät zu zahlen, ist es in der Regel am besten, am Fälligkeitsdatum festzuhalten. Die ständige Anpassung an Kundinnen und Kunden, die gewohnheitsmäßig zu spät zahlen, kann dazu führen, dass sich ein Muster entwickelt, das schwer zu durchbrechen ist. Wenn Sie standhaft bleiben, machen Sie damit deutlich, wie wichtig pünktliche Zahlungen sind, und signalisieren, dass verspätete Zahlungen nicht die Norm sind.

• Manchmal beeinträchtigt eine verspätete Zahlung von einem Kunden/einer Kundin Ihre Fähigkeit, andere zu beliefern. Halten Sie in diesen Fällen an dem Fälligkeitsdatum fest, damit Sie Ressourcen verwalten, Mitarbeiter/innen bezahlen oder Projekte am Laufen halten können.