La fecha de vencimiento de la factura define todos los aspectos de la transacción de pago, incluida la planificación financiera y las relaciones con los clientes. La fecha de vencimiento define los términos de pago y los recargos por demora, ayuda a todas las partes a sentirse seguras sobre cómo están haciendo negocios juntas y transmite un nivel básico de profesionalismo que los clientes suelen valorar.

A continuación, explicaremos la mecánica de las fechas de vencimiento de las facturas, la variedad de plazos que pueden elegir las empresas y las tácticas para gestionar los pagos.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué fecha de vencimiento estándar se ajusta a tu negocio?
  
• Cómo elegir la fecha de vencimiento correcta para tus facturas
  
• Cómo asegurarte de que las fechas de vencimiento destaquen en tus facturas y contratos
  
• Qué hacer cuando las facturas vencen y los pagos se retrasan
  
• Cuándo ajustar las fechas de vencimiento y cuándo mantenerse firme
  

¿Qué fecha de vencimiento estándar se ajusta a tu empresa?

Elegir la fecha de vencimiento correcta para las facturas puede marcar una gran diferencia en la facilidad (y rapidez) con la que recibes los pagos. Estas son las opciones estándar y cuándo suelen funcionar mejor:

• A pagar en el momento de la recepción: Esta es la opción de «págame ahora», para situaciones en las que deseas o esperas un pago inmediato. Funciona bien para proyectos pequeños o si tienes una relación con clientes que están acostumbrados a los plazos de entrega rápidos. Recuerda que no todos los clientes pueden o quieren pagar en el momento en que reciben una factura, así que utiliza esta opción cuando sepas que se sentirán cómodos con ese plazo.

• Net 15: Un plazo de 15 días da a los clientes más tiempo para pagar sin que tengas que esperar demasiado para recibir el pago. Esta puede ser una buena opción para proyectos regulares y de menor valor o si trabajas con empresas más pequeñas que pagan rápidamente.

• Net 30: Net 30 ofrece a los clientes un mes completo para realizar el pago. Eso es más tiempo para administrar tus gastos y aún así un tiempo de espera razonable. Es una opción preferida para muchas transacciones de empresa a empresa (B2B y, por lo general, logra el equilibrio perfecto entre flexibilidad y pronto pago.

• Net 60: Los términos Net 60 son más comunes con clientes grandes o en proyectos de mayor envergadura, con mayores riesgos (y montos de factura). A menudo puedes esperar este plazo cuando trabajas con grandes corporaciones o agencias gubernamentales. Funciona bien si tu empresa puede soportar una pausa más prolongada entre pagos, pero no es ideal si necesitas una rotación más rápida.

• Net 90: Algunos sectores o grandes clientes pueden solicitar términos Net 90, aunque esto se utiliza con menor frecuencia. La manufactura y ciertas industrias a gran escala a veces trabajan con estos términos. Es una espera prolongada, así que opta por esta opción solo si puedes esperar cómodamente unos meses para recibir el pago.

Cómo elegir la fecha de vencimiento correcta para tus facturas

Para elegir la fecha de vencimiento correcta para las facturas, equilibra las necesidades financieras de tu empresa con el calendario de pagos ideal de tu cliente. Esto puede dar lugar a pagos más predecibles y a relaciones más sólidas con los clientes. Aquí tienes algunas formas de establecer una fecha de vencimiento adecuada:

• Conoce los plazos de tu cliente: Algunos clientes pagan las facturas solo en ciertas fechas, como el día 15 o el final del mes. Si puedes programar tu fecha de vencimiento con su ciclo de pago habitual, es más probable que recibas el pago sin demora.

• Adapta los términos al tamaño del proyecto: Los trabajos más pequeños y sencillos son buenos candidatos para plazos más cortos, como el Net 15. Los proyectos más grandes y complejos pueden requerir un plazo más largo, por ejemplo, Net 30 o Net 60. Esto les da a los clientes un respiro sin hacerte esperar demasiado.

• Piensa en tus necesidades de efectivo: Si dependes de efectivo entrante constante para cubrir tus gastos, considera plazos de pago más cortos. Asegúrate de que el cronograma sea justo para los clientes o corres el riesgo de recibir los pagos más tarde de lo planeado.

• Sigue los estándares del sector: las condiciones de pago, como Net 30 y Net 60, son habituales porque los clientes están acostumbrados a ellas y, por lo general, se aceptan como justas. Conocer el estándar en tu sector puede ayudarte a establecer términos que resulten familiares para tus clientes.

• Sé claro y coherente: Sea cual sea la fecha que elijas, asegúrate de que ocupe un lugar destacado en la factura y coméntalo por adelantado si es necesario. De esa manera, no hay lugar para la confusión.

Cómo asegurarte de que las fechas de vencimiento destaquen en tus facturas y contratos

Hacer que las fechas de vencimiento destaquen en las facturas y los contratos ayuda a evitar retrasos en los pagos. A continuación, te indicamos algunas formas de asegurarte de que tus clientes vean y recuerden la fecha de vencimiento de los pagos:

• Coloca la fecha de vencimiento en un lugar destacado: Coloca la fecha de vencimiento en la parte superior de la factura o cerca del importe total. Quieres que sea una de las primeras cosas que los clientes vean al abrir el documento.

• Utiliza fuentes en negrita o de diferentes colores: Usar texto en negrita para la fecha de vencimiento o usar un color que contraste con el resto del texto puede hacer que destaque. No te excedas con los colores; un solo color destacado será suficiente sin saturar el resto de la factura.

• Añade una etiqueta clara: En lugar de indicar solo «Net 30» o «Fecha de vencimiento: 15/02/25», prueba con «Vencimiento del pago» seguido de la fecha. De esta manera, no hay duda de cuándo se espera el pago. Una redacción simple y directa puede marcar la diferencia.

• Repite la fecha de vencimiento en varios lugares: Repetir la fecha de vencimiento en varias secciones, como cerca del importe total y en la sección de términos de pago, puede reforzar su importancia. Esto también reduce la posibilidad de que el cliente la pase por alto, especialmente en una página con mucho contenido.

• Utiliza recordatorios automáticos: Si utilizas un software de facturación, configúralo para enviar recordatorios automáticos a los clientes. Muchas plataformas te permiten programarlos a intervalos (por ejemplo, una semana antes de la fecha de vencimiento), para que puedas mantener la fecha de vencimiento en el radar del cliente sin tener que hacer un seguimiento manual.

• Incluye una breve política de pago: Una breve declaración sobre tus condiciones de pago, incluidos los cargos por pagos atrasados o los incentivos por pago anticipado, puede ayudar a aclarar las expectativas con respecto a la fecha de vencimiento. De esta manera, los clientes sabrán que te tomas en serio los pagos puntuales.

• Diseña pensando en la simplicidad: Una factura ordenada y bien organizada hace que sea más fácil para los clientes encontrar detalles importantes, incluida la fecha de vencimiento. Evita sobrecargar la página con demasiada información; céntrate en un diseño limpio que permita que la fecha de vencimiento destaque de forma natural.

Qué hacer cuando las facturas vencen y los pagos se retrasan

En EE. UU., el 55 % de las facturas B2B superan la fecha de vencimiento y se consideran atrasadas. Los pagos atrasados son frustrantes, pero hay formas de manejarlos sin quemar puentes. A continuación, te explicamos cómo abordar las facturas vencidas:

• Comienza con un recordatorio amistoso: A veces, los clientes simplemente se olvidan. Un correo electrónico cortés e informal en el que se mencione la factura, la fecha de vencimiento y el importe suele ser suficiente. Mantén un tono ligero y amistoso; solo estás comprobando que la factura no se haya pasado por alto.

• Haz un seguimiento con una llamada: Si no recibes respuesta después del primer recordatorio, intenta hacer una llamada telefónica. Los correos electrónicos pueden acumularse, pero una breve charla suele abrirse paso entre tanto ruido. Sé amable pero directo: confirma que hayan recibido la factura y comprueba si hay algo en lo que puedas ayudar.

• Reenvía la factura con cargos por demora, si corresponde: Si tus términos incluyen cargos por pagos atrasados, ahora es el momento de mencionarlos cortésmente. Vuelve a enviar la factura, anotando cualquier comisión añadida, pero asegúrate de que el cliente conoce estas condiciones con antelación. Sorprender a los clientes con cargos adicionales puede ser contraproducente, por lo que un aviso puede ayudar a mantener las cosas en el buen camino.

• Ofrece un plan de pago, si es necesario: Si el cliente parece atascado, considera ofrecer un plan de pago. Es una buena manera de mostrar flexibilidad mientras se trabaja para lograr el pago completo. Esto puede ayudarte a que fluya algo de efectivo e indicar que estás abierto a soluciones.

• Considera una visita en persona: En el caso de los clientes locales que conoces bien, puedes visitarlos para demostrarles que eres serio pero que sigues invirtiendo en la relación. Mantén un tono profesional y aprovecha el contacto para resolver posibles problemas si el cliente está teniendo dificultades.

• Envía una carta de demanda formal: Una carta de demanda puede ser el siguiente paso útil si no llegas a ninguna parte. Este es un aviso claro y final de que esperas el pago. Indica que podrías tomar medidas adicionales. Dependiendo de qué tan fuerte quieras que sea tu mensaje, puedes redactarlo tú mismo o pedirle a un abogado que lo maneje.

• Recurre a una agencia de cobranza: Si todo lo demás falla y la cantidad impagada vale la pena, una agencia de cobro podría ser una opción. La agencia generalmente toma un porcentaje de lo que recauda, por lo que este suele ser el último recurso. Pero la agencia puede ayudar si la cantidad adeudada es lo suficientemente grande y has agotado otras rutas.

Cuándo ajustar las fechas de vencimiento y cuándo mantenerse firme

Saber cuándo ajustar una fecha de vencimiento y cuándo mantenerse firme puede marcar una gran diferencia en la gestión de las relaciones con los clientes y la estabilización de tu flujo de caja. La flexibilidad muestra que valoras al cliente, mientras que mantenerte firme comunica que te tomas en serio tus términos de pago. Todo se reduce a las necesidades de tu negocio y de tu cliente.

Estos son algunos escenarios en los que es una buena idea ajustar las fechas de vencimiento:

• Si trabajas con un cliente de largo plazo que normalmente paga a tiempo pero solicita una prórroga, a menudo vale la pena extender la fecha de vencimiento. La flexibilidad muestra buena voluntad y refuerza tu compromiso con la relación. Aclara que es una cortesía de una sola vez para evitar establecer una nueva expectativa.

• Los proyectos grandes con varias fases a veces experimentan retrasos. Si el cliente no es la causa de estos, puede ser justo ajustar el cronograma de pago. Alinear los hitos de pago con las fases del proyecto puede hacer que el proceso sea más fluido para ambas partes y mantener el trabajo en marcha sin conflictos por las fechas.

• Cuando factores externos como las recesiones económicas afectan a los clientes, es importante un poco de comprensión. Ofrecer una fecha de vencimiento extendida o implementar un plan de pago temporal puede ayudar a mantener intactas las relaciones durante los tiempos difíciles y los clientes recordarán esa flexibilidad.

A continuación, te indicamos situaciones en las que es una buena idea mantener firmes tus condiciones de pago:

• Para los nuevos clientes, es inteligente mantenerse firme en los términos acordados hasta que hayas creado un historial de pagos con ellos. Respetar la fecha de vencimiento marca la pauta y reduce el riesgo de retrasos en los pagos.

• Si has invertido por adelantado en materiales, tiempo o mano de obra para un proyecto, mantener la fecha de vencimiento ayuda a garantizar que no tengas que cubrir esos costes durante un período prolongado.

• Si un cliente tiene la costumbre de pagar tarde, por lo general es mejor mantenerse firme en la fecha de vencimiento. Ajustar constantemente los plazos para clientes que habitualmente se retrasan puede establecer un patrón difícil de romper. Mantenerse firme refuerza la importancia de los pagos puntuales e indica que los pagos atrasados no son la norma.

• A veces, un pago retrasado de un cliente afecta tu capacidad para cumplir con otros. En estos casos, mantén firme la fecha de vencimiento para que puedas administrar los recursos, pagar al personal o mantener los proyectos en marcha.