Un contrato de coste más margen es un acuerdo en el que el contratista es reembolsado por todos los gastos permitidos incurridos durante el proyecto, más un importe adicional como beneficio. Este tipo de contrato se usa comúnmente en situaciones en las que el alcance del trabajo es incierto o es probable que cambie, lo que dificulta estimar los costes por adelantado.

A continuación, explicaremos cómo funcionan los contratos de coste más margen, sus ventajas e inconvenientes para las empresas y cómo estructurarlos.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funciona un contrato de coste más margen?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de los contratos de coste más margen para las empresas?
  
• ¿Cuáles son los inconvenientes de los contratos de coste más margen?
  
• ¿Cómo se estructura un contrato de coste más margen?
  
• ¿Cuándo deben las empresas utilizar los contratos de coste más margen?
  

¿Cómo funciona un contrato de coste más margen?

Con un contrato de coste más margen, el contratista y el cliente primero acuerdan lo que cuenta como costes y cómo se calculará la ganancia.

• Costes: los costes pueden incluir solo costes directos, como mano de obra y materiales o pueden incluir costes indirectos adicionales, como gastos generales.

• Beneficio: la parte «más margen» puede calcularse como una tarifa fija, un porcentaje de los costes o un incentivo por alcanzar ciertos objetivos.

Una vez que el trabajo comienza, el contratista realiza un seguimiento detallado de todos los gastos, utilizando recibos, facturas y registros de nómina. El contratista presenta periódicamente una factura al cliente para su reembolso que cubre los costes reales más la ganancia acordada.

Dado que se le reembolsa al contratista, puede ser más flexible con estos contratos. Si el proyecto cambia, por ejemplo, si se necesitan materiales inesperados o si el alcance crece, eso no ralentiza el proyecto. El cliente cubre esos costes adicionales siempre y cuando sean razonables y estén adecuadamente documentados.

Cuando se completa el proyecto, suele haber una revisión final. El cliente revisa todos los registros del contratista para asegurarse de que todo coincida con lo acordado y liquida los pagos restantes.

Escenario de ejemplo

Imagina que estás construyendo una casa a medida y el contratista acepta un contrato de coste más margen con una tarifa fija. Estimas que el coste total será de 500.000 $ y la tarifa fija del contratista es de 50.000 $. Durante la construcción, el precio de la madera aumenta inesperadamente y el coste total se eleva a 550.000 $. En este escenario:

• El contratista recibe un reembolso por el coste real de 550.000 $

• Su ganancia (la tarifa fija) se mantiene igual en 50.000 $

• El cliente cubre el aumento inesperado

Los contratos de coste más margen son útiles para proyectos en los que los costes iniciales son difíciles de predecir, como la construcción y la investigación. Este tipo de contrato proporciona flexibilidad y transparencia a la vez que requiere supervisión, por lo que los costes no se salen de control.

¿Qué ventajas ofrecen a las empresas los contratos de coste más margen?

Los contratos de coste más margen ofrecen sólidas ventajas para las empresas. A continuación, te explicamos por qué pueden ser una gran elección:

• Flexibilidad: los contratos de coste más margen permiten a las empresas adaptarse a los cambios. Si surge algo inesperado, como la fluctuación de los costes de los materiales o el trabajo adicional, no es un obstáculo porque al contratista se le reembolsan los gastos reales.

• Reducción del riesgo financiero: estos acuerdos reducen el riesgo financiero para las empresas contratantes. Dado que al contratista se le reembolsan los gastos reales, no tiene que preocuparse por perder dinero debido a costes subestimados o desafíos imprevistos.

• Mejores resultados: dado que los contratistas son reembolsados por los costes reales, no se ven tentados a recortar gastos para ahorrar dinero. Pueden centrarse en la calidad en lugar de comprimir los gastos en un presupuesto fijo. Esto a menudo resulta en mejores resultados para el cliente, lo que puede fortalecer la relación comercial.

• Negociaciones más cortas: cuando el coste total es difícil de estimar por adelantado, un contrato de coste más margen ayuda a evitar largas negociaciones sobre un precio fijo. Esto puede acelerar el proceso, lo cual es importante en sectores de rápido movimiento o situaciones urgentes.

• Transparencia: con los contratos de coste más margen, todos los gastos se documentan y se comparten con el cliente. Esta apertura puede fortalecer las relaciones comerciales y allanar el camino para asociaciones a largo plazo.

• Oportunidades de incentivos: algunos contratos de coste más margen incluyen bonificaciones por desempeño u otros incentivos. Esto les da a los contratistas otra razón para trabajar de manera rápida y efectiva, lo que beneficia a todos.

Escenario de ejemplo

Imagina que una empresa constructora asume un proyecto para construir un nuevo edificio de oficinas. El cliente quiere un diseño moderno pero no ha finalizado todos los detalles. En lugar de adivinar un precio único, aceptan un contrato de coste más margen. El contratista se beneficia porque no asume el riesgo de costes impredecibles y el cliente obtiene una construcción de alta calidad con la flexibilidad de ajustar el diseño sobre la marcha.

Los contratos de coste más margen son una buena opción para las empresas que manejan proyectos complejos y en desarrollo. Reducen el riesgo financiero para los contratistas, ofrecen espacio para adaptarse y ayudan a garantizar resultados de calidad.

¿Cuáles son los inconvenientes de los contratos de coste más margen?

Si bien los contratos de coste más margen pueden ser una excelente opción para las empresas, tienen sus desafíos. A continuación, se enumeran algunos de los inconvenientes que las empresas deben considerar:

• Riesgo de sobrecostes: debido a que el cliente acepta reembolsar todos los costes, existe el riesgo de que el proyecto se salga del presupuesto. Si el contratista no está administrando bien los gastos, el cliente terminará pagando la factura. Eso puede hacer que los costes aumenten más allá de las expectativas iniciales.

• Requisitos de supervisión: los contratos de coste más margen exigen una documentación exhaustiva y transparencia. Los contratistas deben realizar un seguimiento cuidadoso de cada gasto y los clientes a menudo necesitan revisar estos registros para asegurarse de que los costes sean razonables. Esta carga administrativa puede ralentizar las cosas y agregar gastos adicionales.

• Incertidumbre en los costes finales: a diferencia de los contratos de precio fijo, los acuerdos de coste más margen no proporcionan una imagen clara y directa del coste total. Para los clientes, esta falta de certeza puede dificultar la planificación de presupuestos o asegurar el financiamiento para el proyecto.

• Posibilidad de disputas: dado que la definición de «costes permitidos» puede variar, pueden surgir desacuerdos sobre qué gastos deben o no ser reembolsados. No establecer expectativas desde el principio puede llevar a relaciones tensas.

• Mayores costes administrativos: la necesidad de seguimiento, documentación y auditoría significa tiempo y gastos adicionales. Los clientes y contratistas a menudo necesitan recursos adicionales, como contables y gerentes de proyectos, para administrar estos detalles, lo que puede reducir la eficiencia del proyecto.

¿Cómo se estructura un contrato de coste más margen?

A continuación, se explica cómo estructurar un contrato de coste más margen:

• Esboza el alcance del proyecto. ¿Cuál es el objetivo? ¿Qué hay que hacer?

• Para evitar confusiones, define lo que se considera costes reembolsables y lo que no se reembolsará (p. ej., gastos personales, multas). Por lo general, los costes cubiertos se dividen en dos categorías:

  • Costes directos, como mano de obra, materiales y equipos.
    
  • Costes indirectos, como suministros de oficina, soporte administrativo y servicios públicos.
    

• Define el «más margen». Esto puede ser una tarifa fija (una cantidad establecida, sin importar cuánto termine costando el proyecto), un porcentaje de los costes (un margen de ganancia vinculado a los gastos reales) o una tarifa de incentivo (una bonificación si el contratista cumple objetivos específicos, como terminar temprano o mantenerse por debajo del presupuesto). Estas tarifas varían, pero los recargos porcentuales generalmente oscilan entre el 5 % y el 25 %.

• Establece la frecuencia con la que se deben presentar los informes de gastos (por ejemplo, mensuales, en determinados hitos). La documentación de gastos puede incluir lo siguiente:

  • Recibos y facturas
    
  • Hojas de tiempo para la mano de obra
    
  • Informes detallados de materiales
    

• Decide con qué frecuencia se le reembolsará al contratista. Incluye la cantidad de tiempo que el cliente tiene para realizar un pago después de recibir una factura y las condiciones para el pago final.

• Si al cliente le preocupan los costes, considera agregar un límite de costes (la cantidad máxima que reembolsará) o incluir un rango estimado.

• Crea un proceso para manejar los cambios, como agregar nuevo trabajo y ajustar los costes. Normalmente, esto implica órdenes de cambio por escrito que ambas partes deben acordar antes de continuar.

• Incluye una cláusula que explique cómo se manejarán las disputas, ya sea a través de la mediación, el arbitraje u otro método.

• Añade cualquier término legal estándar, como cláusulas de confidencialidad, ley aplicable (qué legislación estatal se aplicará) y una cláusula de rescisión que explique cómo puede finalizarse el contrato de forma anticipada y qué sucede con los costes en ese caso.

¿Cuándo deben las empresas utilizar los contratos de coste más margen?

Las empresas deben utilizar contratos de coste más margen cuando el alcance o los costes del proyecto sean difíciles de estimar por adelantado o cuando la flexibilidad y la transparencia sean importantes. Sin embargo, las empresas deben evitar los contratos de coste más margen cuando los presupuestos son ajustados, el alcance del proyecto es sencillo y es poco probable que cambie o el contratista carece de un buen sistema para rastrear e informar de los costes.

Aquí hay algunas situaciones en las que los contratos de coste más margen tienen sentido.

Cuando el alcance del proyecto es incierto

Un contrato de coste más margen puede ser útil cuando no se fijan todos los detalles o requisitos de un proyecto. Te permite adaptarte a los cambios sin quedarte atado a un presupuesto o cronograma rígido. Esto es común en sectores como la construcción, donde pueden surgir sorpresas para construcciones o renovaciones personalizadas, y la investigación y el desarrollo, donde la cantidad de prueba y error puede ser difícil de predecir.

Cuando la calidad es una prioridad

Cuando a los contratistas se les reembolsa todos los costes, es menos probable que tomen atajos para mantenerse dentro de un presupuesto fijo. Esto hace que los contratos de coste más margen sean una buena opción para proyectos en los que el trabajo especializado o de alta calidad no es negociable.

Cuando el cliente quiere transparencia

Los contratos de coste más margen requieren un seguimiento detallado de los costes, lo que significa que los clientes pueden ver exactamente a dónde va su dinero. Un acuerdo de coste más margen tiene sentido si el cliente valora este nivel de transparencia o si es legalmente requerido (como ocurre con muchos contratos gubernamentales).

Cuando la velocidad es importante

Si el trabajo debe comenzar rápidamente y no puedes permitirte largas negociaciones sobre un precio fijo, los contratos de coste más margen pueden ayudar a que las cosas avancen. Al aceptar cubrir los costes más un margen de ganancia, evitas la necesidad de especificar un presupuesto exacto antes de comenzar.

Cuando existe confianza entre el cliente y el contratista

Los contratos de coste más margen funcionan mejor cuando hay una relación sólida. Dado que los clientes asumen el riesgo de sobrecostes, deben sentirse seguros de que el contratista administrará los costes de manera responsable y proporcionará documentación precisa.