Un contrato de costo más margen es un acuerdo en el que se reembolsa al contratista todos los gastos permitidos incurridos durante el proyecto más una cantidad adicional para obtener ganancias. Este tipo de contrato se usa comúnmente en situaciones en las que el alcance del trabajo es incierto o es probable que cambie, lo que dificulta la estimación de los costos por adelantado.

A continuación, explicaremos cómo funcionan los contratos de costo más margen, sus ventajas y desventajas para las empresas y cómo estructurarlos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funciona un contrato de costo más margen?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de los contratos de costo más margen para las empresas?
  
• ¿Cuáles son las desventajas de los contratos de costo más margen?
  
• ¿Cómo se estructura un contrato de costo más margen?
  
• ¿Cuándo deben las empresas utilizar los contratos de costo más margen?
  

¿Cómo funciona un contrato de costo más margen?

Con un contrato de costo más margen, el contratista y el cliente primero acuerdan qué cuenta como costos y cómo se calculará la ganancia.

• Costos: Los costos pueden incluir solo costos directos, como mano de obra y materiales, o pueden incluir costos indirectos adicionales, como gastos generales.

• Beneficio: La parte "más" puede calcularse como una tarifa fija, un porcentaje de los costos o un incentivo por alcanzar ciertas metas.

Una vez que comienza el trabajo, el contratista realiza un seguimiento detallado de todos los gastos, utilizando recibos, facturas y registros de nómina. El contratista presenta periódicamente una factura al cliente para su reembolso que cubre los costos reales más la ganancia acordada.

Dado que el contratista está recibiendo un reembolso, puede ser más flexible con estos contratos. Si el proyecto cambia, por ejemplo, si se necesitan materiales inesperados o si el alcance crece, eso no ralentiza el proyecto. El cliente cubre esos costos adicionales siempre y cuando sean razonables y estén documentados correctamente.

Cuando se completa el proyecto, generalmente hay una revisión final. El cliente revisa todos los registros del contratista para asegurarse de que todo coincida con lo acordado y liquida los pagos restantes.

Situación de ejemplo

Imagina que estás construyendo una casa personalizada y el contratista acepta un contrato de costo más tarifa fija. Estimas que el costo total será de $500,000 y la tarifa fija del contratista es de $50,000. Durante la construcción, el precio de la madera aumenta inesperadamente y el costo total asciende a $ 550,000. En este escenario:

• Al contratista se le reembolsa el costo real de $550,000

• Su ganancia (la tarifa fija) se mantiene igual en $50,000

• El cliente cubre el aumento inesperado

Los contratos de costo más margen son útiles para proyectos en los que los costos iniciales son difíciles de predecir, como la construcción y la investigación. Este tipo de contrato proporciona flexibilidad y transparencia sin dejar de requerir supervisión, por lo que los costos no se salen de control.

¿Cuáles son las ventajas de los contratos de costo más margen para las empresas?

Los contratos de costo más margen ofrecen sólidas ventajas para las empresas. Te contamos por qué pueden ser una gran opción:

• Flexibilidad: Los contratos de costo más margen permiten que las empresas se adapten a los cambios. Si surge algo inesperado, como costos de materiales fluctuantes o trabajo adicional, no es un obstáculo porque el contratista recibe un reembolso por los gastos reales.

• Reducción del riesgo financiero: Estos acuerdos reducen el riesgo financiero para las empresas contratantes. Dado que al contratista se le reembolsan los gastos reales, no tiene que preocuparse por perder dinero debido a costos subestimados o desafíos imprevistos.

• Mejores resultados: Dado que a los contratistas se les reembolsan los costos reales, no se sienten tentados a tomar atajos para ahorrar dinero. Pueden centrarse en la calidad en lugar de reducir los gastos a un presupuesto fijo. Esto a menudo conduce a mejores resultados para el cliente, lo que puede fortalecer la relación comercial.

• Negociaciones más cortas: Cuando el costo total es difícil de estimar por adelantado, un contrato de costo más margen ayuda a evitar largas negociaciones sobre un precio fijo. Esto puede acelerar el proceso, lo cual es importante en sectores de rápido movimiento o situaciones urgentes.

• Transparencia: Con los contratos de costo más margen, todos los gastos se documentan y se comparten con el cliente. Esta apertura puede fortalecer las relaciones comerciales y allanar el camino para asociaciones a largo plazo.

• Oportunidades de incentivos: Algunos contratos de costo más margen incluyen bonificaciones por desempeño u otros incentivos. Esto les brinda a los contratistas otra razón para trabajar de manera rápida y efectiva, beneficiando de esta manera a todos.

Situación de ejemplo

Imaginemos que una empresa constructora asume un proyecto para construir un nuevo edificio de oficinas. El cliente quiere un diseño moderno pero no ha finalizado todos los detalles. En lugar de adivinar un precio único, acuerdan un contrato de costo más margen. El contratista se beneficia porque no asume el riesgo de costos impredecibles, y el cliente obtiene una construcción de alta calidad con la flexibilidad de ajustar el diseño sobre la marcha.

Los contratos de costo más margen son una buena opción para las empresas que manejan proyectos complejos y en desarrollo. Reducen el riesgo financiero para los contratistas, ofrecen espacio para adaptarse y ayudan a garantizar resultados de calidad.

¿Cuáles son las desventajas de los contratos de costo más margen?

Si bien los contratos de costo más margen pueden ser una excelente opción para las empresas, tienen sus desafíos. Estas son algunas de las desventajas que las empresas deben tener en cuenta:

• Riesgo de costos superiores a los previstos: Debido a que el cliente acepta reembolsar todos los costos, existe el riesgo de que el proyecto se salga del presupuesto. Si el contratista no gestiona bien los gastos, el cliente terminará pagando la factura. Eso puede hacer que los costos aumenten más allá de las expectativas iniciales.

• Requisitos de supervisión: Los contratos de costo más margen exigen documentación exhaustiva y transparencia. Los contratistas deben realizar un seguimiento cuidadoso de cada gasto y los clientes a menudo necesitan revisar estos registros para asegurarse de que los costos sean razonables. Esta carga administrativa puede ralentizar las cosas y agregar gastos generales adicionales.

• Incertidumbre en relación con los costos finales: A diferencia de los contratos de precio fijo, los acuerdos de costo más margen no proporcionan una imagen clara y directa del costo total. Para los clientes, esta falta de certeza puede dificultar la planificación de presupuestos o el financiamiento para el proyecto.

• Posibilidad de disputas: Debido a que la definición de "costos permitidos" puede variar, pueden surgir desacuerdos sobre lo que debe o no debe reembolsarse. No establecer expectativas desde el principio puede llevar a relaciones tensas.

• Mayores costos administrativos: La necesidad de seguimiento, documentación y auditoría implica tiempo y gastos adicionales. Los clientes y contratistas a menudo necesitan recursos adicionales, como contadores y gerentes de proyectos, para administrar estos detalles, lo que puede reducir la eficiencia del proyecto.

¿Cómo se estructura un contrato de costo más margen?

A continuación, te explicamos cómo estructurar un contrato de costo más margen:

• Describe el alcance del proyecto. ¿Cuál es el objetivo? ¿Qué hay que hacer?

• Para evitar confusiones, define qué cuenta como costos reembolsables y qué no se reembolsará (por ejemplo, gastos personales, multas). Por lo general, los costos cubiertos se dividen en dos grupos:

  • Costos directos, como mano de obra, materiales y equipos.
    
  • Costos indirectos, como suministros de oficina, soporte administrativo y servicios públicos.
    

• Define el "más". Puede ser una tarifa fija (cantidad fija, sin importar cuánto termine costando el proyecto), un porcentaje de los costos (un margen de ganancia vinculado a los gastos reales) o una tarifa de incentivo (una bonificación si el contratista cumple con objetivos específicos, como terminar temprano o mantenerse por debajo del presupuesto). Estas tarifas varían, pero los recargos porcentuales generalmente oscilan entre el 5 % y el 25 %.

• Establece la frecuencia con la que se deben presentar los informes de gastos (por ejemplo, mensualmente, en ciertos objetivos cumplidos). La documentación de gastos puede incluir:

  • Recibos y facturas
    
  • Hojas de tiempo para la mano de obra
    
  • Informes pormenorizados de los materiales
    

• Decide con qué frecuencia se le reembolsará al contratista. Incluye la cantidad de tiempo que tiene el cliente para realizar un pago después de recibir una factura y las condiciones para el pago final.

• Si al cliente le preocupan los costos, considera agregar un límite de costos (la cantidad máxima que reembolsará) o incluir un rango estimado.

• Crea un proceso para manejar los cambios, como agregar nuevo trabajo y ajustar los costos. Por lo general, esto implica órdenes de cambio escritas que ambas partes acuerdan antes de seguir adelante.

• Incluye una cláusula que explique cómo se manejarán las disputas, ya sea a través de mediación, arbitraje u otro método.

• Agrega los términos legales estándar, como confidencialidad, ley aplicable (qué leyes estatales se aplican) y una cláusula de rescisión que explique cómo se puede rescindir el contrato antes de tiempo y qué sucede con los costos es tal caso.

¿Cuándo deben las empresas utilizar los contratos de costo más margen?

Las empresas deben utilizar contratos de costo más margen cuando el alcance o los costos del proyecto sean difíciles de estimar por adelantado o cuando la flexibilidad y la transparencia sean importantes. Sin embargo, las empresas deben evitar los contratos de costo más margen si los presupuestos son ajustados, el alcance del proyecto es sencillo y poco probable que cambie, o el contratista carece de un buen sistema para rastrear e informar los costos.

Estas son algunas situaciones en las que los contratos de costo más margen tienen sentido.

Cuando el alcance del proyecto es incierto

Un contrato de costo más margen puede ser útil cuando los detalles o requisitos completos de un proyecto no están asegurados. Te permite adaptarte a medida que cambian las cosas sin encerrarte en un presupuesto o cronograma rígido. Esto es común en sectores como la construcción, donde pueden surgir sorpresas para construcciones o renovaciones personalizadas, y la investigación y el desarrollo, donde la cantidad de prueba y error puede ser difícil de predecir.

Cuando la calidad es prioridad

Cuando a los contratistas se les reembolsan todos los costos, es menos probable que tomen atajos para mantenerse dentro de un presupuesto fijo. Esto hace que los contratos de costo más margen sean una buena opción para proyectos en los que el trabajo especializado o de alta calidad no es negociable.

Cuando el cliente quiere transparencia

Los contratos de costo más margen requieren un seguimiento detallado de los costos, lo que significa que los clientes pueden ver exactamente a dónde va su dinero. Un acuerdo de costo más margen tiene sentido si el cliente valora este nivel de transparencia, o si es un requisito legal (como ocurre con muchos contratos gubernamentales).

Cuando la velocidad es importante

Si el trabajo debe comenzar rápidamente y no puedes permitirte largas negociaciones sobre un precio fijo, los contratos de costo más margen pueden ayudar a que las cosas avancen. Al aceptar cubrir los costos más un margen de ganancia, evitas la necesidad de especificar un presupuesto exacto antes de comenzar.

Cuando hay confianza entre el cliente y el contratista

Los contratos de costo más margen funcionan mejor cuando hay una relación sólida. Dado que los clientes asumen el riesgo de que haya costos superiores a los previstos, deben sentirse seguros de que el contratista administrará los costos de manera responsable y proporcionará documentación precisa.