I ett kostnadsplusavtal får en uppdragstagare ersättning för alla tillåtna utgifter som uppstått under ett projekt plus ett ytterligare belopp för vinst. Denna typ av avtal används ofta i situationer där arbetets omfattning är osäker eller sannolikt kommer att ändras, vilket gör det svårt att uppskatta kostnaderna i förväg.

Nedan förklarar vi hur kostnadsplusavtal fungerar, deras för- och nackdelar för företag och hur man strukturerar dem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar ett kostnadsplusavtal?
  
• Vilka är fördelarna med kostnadsplusavtal för företag?
  
• Vilka är nackdelarna med kostnadsplusavtal?
  
• Hur strukturerar du ett kostnadsplusavtal?
  
• När ska företag använda kostnadsplusavtal?
  

Hur fungerar ett kostnadsplusavtal?

Med ett kostnadsplusavtal kommer uppdragstagaren och beställaren först överens om vad som räknas som kostnader och hur vinsten ska beräknas.

• Kostnader: Kostnader kan endast innehålla direkta kostnader, till exempel arbete och material, eller så kan de innehålla indirekta kostnader, till exempel omkostnader.

• Vinst: "Plus"-delen kan beräknas som en fast avgift, en procentandel av kostnaderna eller ett incitament för att nå vissa mål.

När arbetet har påbörjats håller uppdragstagaren koll på alla utgifter med hjälp av kvitton, fakturor och löneregister. Uppdragstagaren skickar regelbundet en faktura till kunden för ersättning som täcker de faktiska kostnaderna plus den överenskomna vinsten.

Eftersom uppdragstagare får ersättning kan de vara mer flexibla med dessa kontrakt. Om projektet ändras, till exempel om oväntade material behövs eller om omfattningen utökas, saktar det inte ner projektet. Kunden täcker dessa extra kostnader så länge de är rimliga och dokumenteras väl.

När projektet är klart sker vanligtvis en slutgranskning. Kunden granskar uppdragstagarens register för att säkerställa att allt stämmer överens med vad som överenskommits, och reglerar eventuella återstående betalningar.

Exempelscenario

Föreställ dig att du bygger ett skräddarsytt hem och uppdragstagaren går med på ett avtal med kostnad plus fast avgift. Du uppskattar att den totala kostnaden blir 500 000 USD och uppdragstagarens fasta avgift är 50 000 USD. Under konstruktionen ökar priset på virke oväntat och den totala kostnaden stiger till 550 000 dollar. I det här scenariot kan följande hända:

• Uppdragstagaren får ersättning för den faktiska kostnaden på 550 000 USD.

• Dennes vinst på 50 000 USD (den fasta avgiften) förblir densamma.

• Kunden står för den oväntade kostnadsökningen.

Kostnadsplusavtal är bra för projekt där de initiala kostnaderna är svåra att förutsäga, t.ex. byggnation och forskning. Den här typen av kontrakt ger flexibilitet och transparens samtidigt som de kräver tillsyn, så att kostnaderna inte skenar iväg.

Vilka är fördelarna med kostnadsplusavtal för företag?

Kostnadsplusavtal erbjuder solida fördelar för företag. Här är varför de kan vara ett bra val:

• Flexibilitet: Med kostnadsplusavtal kan företag anpassa sig till förändringar. Om något oväntat inträffar, till exempel ändrade materialkostnader eller extra arbete, är det inte ett hinder eftersom uppdragstagaren får ersättning för faktiska utgifter.

• Minskad finansiell risk: Dessa avtal minskar den finansiella risken för företag. Eftersom uppdragstagaren får ersättning för faktiska utgifter behöver denne inte oroa sig för att förlora pengar på grund av underskattade kostnader eller oförutsedda problem.

• Bättre resultat: Eftersom uppdragstagare får ersättning för faktiska kostnader frestas de inte att ta genvägar för att spara pengar. De kan fokusera på kvalitet snarare än att hålla koll på utgifterna i en budget. Detta resulterar ofta i bättre resultat för kunden, vilket kan stärka affärsrelationen.

• Kortare förhandlingstid: När den totala kostnaden är svår att uppskatta i förväg hjälper ett kostnadsplusavtal till att undvika långdragna förhandlingar om ett fast pris. Detta kan påskynda processen, vilket är viktigt i snabbrörliga branscher eller brådskande situationer.

• Transparens: Med kostnadsplusavtal dokumenteras och delas alla utgifter med kunden. Denna öppenhet kan stärka affärsrelationer och bana väg för långsiktiga partnerskap.

• Incitamentsmöjligheter: Vissa kostnadsplusavtal innehåller resultatbonusar eller andra incitament. Dessa ger uppdragstagare ytterligare en anledning att arbeta snabbt och effektivt, vilket gynnar alla.

Exempelscenario

Föreställ dig att ett byggföretag tar sig an ett projekt för att bygga en ny kontorsbyggnad. Kunden vill ha en modern design men har inte slutfört alla detaljer. Istället för att gissa ett engångspris går de med på ett kostnadsplusavtal. Uppdragstagare gynnas eftersom de inte tar risken för oförutsägbara kostnader, och kunden får ett bygge av hög kvalitet och flexibiliteten att justera designen allt eftersom.

Kostnadsplusavtal är ett bra val för företag som hanterar komplexa, utvecklande projekt. De minskar den ekonomiska risken för uppdragstagare, ger utrymme att anpassa sig och bidrar till att hålla en hög kvalitet.

Vilka är nackdelarna med kostnadsplusavtal?

Även om kostnadsplusavtal kan vara ett utmärkt val för företag, har de sina utmaningar. Här är några av nackdelarna som företag bör överväga:

• Risk för kostnadsöverskridanden: Eftersom kunden går med på att ersätta alla kostnader finns det en risk att projektet överstiger budgeten. Om uppdragstagaren inte hanterar kostnaderna på rätt sätt får kunden stå för det. Det kan få kostnaderna att överstiga de ursprungliga förväntningarna.

• Krav på tillsyn: Kostnadsplusavtal kräver noggrann dokumentation och transparens. Uppdragstagare måste ha koll på alla utgifter och kunder måste ofta granska dessa register för att säkerställa att kostnaderna är rimliga. Den här administrativa bördan kan sakta ner saker och ting och lägga till extra omkostnader.

• Osäkerhet i fråga om slutkostnader: Till skillnad från fastprisavtal ger kostnadsplusavtal inte en tydlig bild av den totala kostnaden. För kunderna kan denna osäkerhet göra det svårare att planera budgetar eller få finansiering för projektet.

• Risk för tvister: Eftersom definitionen av "tillåtna kostnader" kan variera kan det uppstå meningsskiljaktigheter om vad som ska eller inte ska ersättas. Att misslyckas med att sätta förväntningar från början kan leda till ansträngda relationer.

• Högre administrativa kostnader: Behovet av spårning, dokumentation och revision innebär ytterligare tid och kostnader. Kunder och uppdragstagare behöver ofta extra resurser, t.ex. revisorer och projektledare, för att hantera dessa detaljer, vilket kan sänka projektets effektivitet.

Hur strukturerar man ett kostnadsplusavtal?

Så här strukturerar du ett kostnadsplusavtal:

• Beskriv projektets omfattning. Vad är målet? Vad behöver göras?

• För att undvika förvirring bör du definiera vad som räknas som ersättningsgilla kostnader och vad som inte ersätts (t.ex. personliga utgifter, böter). Ersättningsgilla kostnader kan vanligtvis delas in i två kategorier:

  • Direkta kostnader, t.ex. arbetskraft, material och utrustning.
    
  • Indirekta kostnader, till exempel kontorsmaterial, administratörssupport och verktyg.
    

• Definiera "plus". Detta kan vara en fast avgift (ett fast belopp, oavsett hur mycket projektet kostar till slut), en procentandel av kostnaderna (en vinstmarginal knuten till de faktiska utgifterna) eller en incitamentsavgift (en bonus om uppdragstagaren uppfyller specifika mål, som att avsluta tidigt eller hålla sig under budget). Dessa avgifter varierar, men procentuella påslag varierar i allmänhet från 5–25 %.

• Fastställ hur ofta utgiftsrapporter ska skickas in (t.ex. månadsvis, vid vissa milstolpar). Utgiftsdokumentationen kan innehålla:

  • Kvitton och fakturor
    
  • Tidrapporter för arbete
    
  • Specificerade rapporter för material
    

• Bestäm hur ofta uppdragstagaren ska få ersättning. Ange hur lång tid kunden har på sig att betala efter att ha mottagit en faktura och eventuella villkor för slutbetalningen.

• Om kunden är orolig för kostnaderna kan du överväga att lägga till ett kostnadstak (det maximala belopp som de kommer att ersätta) eller inkludera ett uppskattat intervall.

• Skapa en process för att hantera ändringar, till exempel lägga till nytt arbete och justera kostnader. Vanligtvis innebär detta skriftliga ändringarsorder som båda parter kommer överens om innan de går vidare.

• Inkludera en klausul som förklarar hur tvister kommer att hanteras, antingen genom medling, skiljeförfarande eller annan metod.

• Lägg till eventuella juridiska standardvillkor, t.ex. konfidentialitet, tillämplig lag (vilken delstats lagar som gäller) och en uppsägningsklausul som förklarar hur avtalet kan avslutas i förtid och vad som händer med kostnaderna om så är fallet.

När bör företag använda kostnadsplusavtal?

Företag bör använda kostnadsplusavtal när projektets omfattning eller kostnader är svåra att uppskatta i förväg eller när flexibilitet och transparens är viktigt. Företag bör dock undvika kostnadsplusavtal när budgeten är begränsad, projektets omfattning är enkel och sannolikt inte kommer att ändras, eller när uppdragstagaren saknar ett bra system för att övervaka och rapportera kostnader.

Här är några situationer där kostnadsplusavtal är bra.

När projektets omfattning är osäker

Ett kostnadsplusavtal kan vara till hjälp när alla detaljer eller krav för ett projekt inte är fastställda. På så sätt kan du anpassa dig när saker och ting förändras utan att behöva följa en budget eller tidslinje. Detta är vanligt i branscher som byggbranschen, där överraskningar kan uppstå vid specialbyggen eller renoveringar, och forskning och utveckling, där antalet försök och misstag kan vara svårt att förutse.

När kvalitet har högsta prioritet

När uppdragstagare får ersättning för alla kostnader är de mindre benägna att dra ner på kostnaderna för att hålla sig inom en viss budget. Detta gör att kostnadsplusavtal passar bra för projekt där hög kvalitet eller specialiserat arbete inte är förhandlingsbart.

När kunden vill ha transparens

Ett kostnadsplusavtal kräver detaljerad kostnadsspårning, vilket innebär att kunderna kan se exakt vart pengarna går. Ett kostnadsplusavtal är bra om kunden värdesätter denna nivå av transparens – eller om det krävs enligt lag (som med många statliga kontrakt).

När det är viktigt att jobbet utförs snabbt

Om arbetet behöver komma igång snabbt och du inte har råd med långa förhandlingar om ett fast pris, kan kostnadsplusavtal hjälpa till att få saker och ting att gå framåt. Genom att gå med på att täcka kostnader plus en vinstmarginal kringgår du behovet av att ange en exakt budget innan du börjar.

När det finns förtroende mellan kund och uppdragstagare

Kostnadsplusavtal fungerar bäst när det finns en stark relation. Eftersom kunderna bär risken för kostnadsöverskridanden måste de känna sig säkra på att uppdragstagaren kommer att hantera kostnaderna på ett ansvarsfullt sätt och tillhandahålla korrekt dokumentation.