Bei Kostenzuschlagsverträgen erhält der Auftragnehmer alle zulässigen Projektausgaben und zusätzlich ein bestimmtes Honorar. Sie werden oft in Situationen verwendet, in denen der Arbeitsumfang ungewiss ist oder Änderungen unterliegt, sodass die Kosten im Voraus nur schwer absehbar sind.

Hier wird erläutert, wie Kostenzuschlagsverträge funktionieren, welche Vor- und Nachteile sie für Unternehmen haben und wie sie aufgebaut werden.

Inhalt

• Funktionsweise von Kostenzuschlagsverträgen
  
• Vorteile von Kostenzuschlagsverträgen für Unternehmen
  
• Nachteile von Kostenzuschlagsverträgen
  
• Aufbau von Kostenzuschlagsverträgen
  
• Einsatzmöglichkeiten für Kostenzuschlagsverträge
  

Funktionsweise von Kostenzuschlagsverträgen

Bei Kostenzuschlagsverträgen vereinbaren Auftragnehmer und Auftraggeber zunächst, was als Kosten anzusehen ist und wie der Gewinn berechnet wird.

• Kosten: Die Kosten können nur direkte Kosten etwas für Lohn und Material oder auch indirekte Kosten wie etwa Gemeinkosten enthalten.

• Gewinn: Der Gewinnaufschlag kann pauschal, als Kostenanteil oder nur bei Erfüllung bestimmter Ziele berechnet werden.

Sobald die Arbeiten beginnen, kontrolliert der Auftragnehmer die Ausgaben anhand von Quittungen, Rechnungen und Gehaltsabrechnungen. Der Auftragnehmer legt dem Auftraggeber in regelmäßigen abständen eine Rechnung zur Erstattung vor, die die tatsächlichen Kosten und den vereinbarten Gewinnaufschlag abdeckt.

Da der Auftragnehmer eine Rückerstattung erhält, bieten ihm solche Verträge mehr Flexibilität. Wenn sich das Projekt ändert, etwa weil unerwartete Werkstoffe benötigt werden oder sich der Projektumfang vergrößert, werden so entsprechende Verzögerungen vermieden. Der Kunde trägt diese zusätzlichen Kosten, sofern sie angemessen und ordnungsgemäß dokumentiert sind.

Ist das Projekt abgeschlossen, erfolgt es in der Regel eine abschließende Überprüfung. Der Kunde überprüft nun alle Nachweise des Auftragnehmers, um sicherzustellen, dass alles der Vereinbarung entspricht und begleicht dann etwaige Restforderungen.

Beispiel

Angenommen, Sie bauen ein Haus und der Bauunternehmer stimmt einem Kostenzuschlagsvertrag zu. Sie schätzen die Gesamtkosten auf 500.000 USD und das Honorar soll 50.000 USD betragen. Während des Baus steigt der Holzpreis unerwartet und die Gesamtkosten steigen auf 550.000 Dollar. In diesem Fall...

• werden dem Bauunternehmer die tatsächlichen Kosten in Höhe von 550.000 US-Dollar erstattet

• bleibt sein Gewinn (der Festbetrag) unverändert bei 50.000 USD

• trägt der Kunde die Zusatzkosten

Kostenzuschlagsverträge sind nützlich für Projekte, bei denen die Vorlaufkosten wie im Bauwesen und in der Forschung schwer zu beziffern sind. Sie bieten Flexibilität und Transparenz, erfordern aber auch eine gewisse Kontrolle, damit die Kosten nicht übermäßig steigen.

Vorteile von Kostenzuschlagsverträgen für Unternehmen

Kostenzuschlagsverträge bieten echte Vorteile für Unternehmen. Das sind konkret:

• Flexibilität: Mit Kostenzuschlagsverträgen können Unternehmen besser auf Veränderungen reagieren. Bei unerwarteten Veränderungen wie schwankenden Materialkosten oder zusätzlichem Aufwand gibt es keine Komplikationen, da der Auftragnehmer die tatsächlichen Kosten erstattet bekommt.

• Weniger finanzielles Risiko: Kostenzuschlagsverträge verringern das finanzielle Risiko des Auftragnehmers. Da der Auftragnehmer die tatsächlichen Kosten erstattet bekommt, muss er sich keine Sorgen machen, durch zu niedrig angesetzte Kosten oder bei unvorhergesehenen Schwierigkeiten Geld zu verlieren.

• Bessere Ergebnisse: Da der Auftragnehmer die tatsächlichen Kosten erstattet bekommt, ist er nicht versucht, Abstriche zu machen, um Geld zu sparen. So kann er sich auf die Qualität konzentrieren und muss nicht mit einem festen Budget haushalten. Das führt oft zu besseren Ergebnissen für den Kunden, die wiederum die Geschäftsbeziehung stärken können.

• Schnellere Verhandlungen: Wenn die Gesamtkosten im Voraus schwer abzuschätzen sind, lassen sich mit einem Kostenzuschlagsvertrag langwierige Preisverhandlungen vermeiden. Das kann den Prozess beschleunigen, was in dynamischen Branchen und bei hohem Zeitdruck von Vorteil ist.

• Transparenz: Bei Kostenzuschlagsverträgen werden alle Ausgaben dokumentiert und dem Kunden mitgeteilt. Diese Transparenz kann die Geschäftsbeziehung stärken und den Weg für langfristige Partnerschaften ebnen.

• Anreizmöglichkeiten: Einige Kostenzuschlagsverträge sehen Leistungsprämien oder andere Anreize vor. Diese motivieren den Auftragnehmern zusätzlich, schnell und effektiv zu arbeiten – wovon letztlich alle Beteiligten profitieren.

Beispiel

Angenommen, ein Bauunternehmer erhält einen Auftrag zum Bau eines neuen Bürogebäudes. Der Kunde wünscht sich ein modernes Design, hat aber noch nicht alle Einzelheiten geklärt. Anstatt einen Pauschalpreis zu schätzen, einigen sie sich auf einen Kostenzuschlagsvertrag. Der Auftragnehmer riskiert so keine unvorhergesehenen Kosten und der Kunde bekommt eine qualitativ hochwertige Konstruktion, die er im weiteren Verlauf noch an seine Vorstellungen anpassen kann.

Kostenzuschlagsverträge sind eine gute Wahl für Unternehmen, die komplexe, dynamische Projekte durchführen. Sie senken das finanzielle Risiko des Auftragnehmers, bieten Spielraum für Anpassungen und steigern die Ergebnisqualität.

Nachteile von Kostenzuschlagsverträgen

Zwar sind Kostenzuschlagsverträge eine gute Wahl für Unternehmen; sie bergen aber auch einige Herausforderungen. Hier einige der wichtigsten:

• Budgetüberschreitungen: Da sich der Kunde verpflichtet, alle Kosten zu übernehmen, besteht die Gefahr, dass das Budget überschritten wird. Wenn der Auftragnehmer die Ausgaben nicht im Griff hat, zahlt der Kunde am Ende die Zeche. Das kann dazu führen, dass die Kosten stärker als ursprünglich erwartet steigen.

• Beaufsichtigung: Kostenzuschlagsverträge setzen lückenlose Dokumentation und Transparenz voraus. Die Auftragnehmer müssen jede Ausgabe sorgfältig nachweisen und die Kunden müssen die Belege immer wieder überprüfen, um sich zu vergewissern, dass die Kosten tatsächlich angemessen sind. Dieser Verwaltungsaufwand kann die Arbeit verlangsamen und zusätzlichen Aufwand verursachen.

• Ungewisse Gesamtkosten: Im Gegensatz zu Festpreisverträgen bieten Kostenzuschlagsverträge kein klares Bild der Gesamtkosten. Auf Kundenseite kann dieser Mangel an Verlässlichkeit Budgetplanung und Finanzierungssuche erschweren.

• Anfechtungspotenzial: Da die erstattungsfähigen Kosten unterschiedlich definiert werden können, kann es zu Unstimmigkeiten hinsichtlich des Erstattungsbetrages kommen. Wenn Sie nicht von Anfang an klare Erwartungen formulieren, kann dies die Beziehung belasten.

• Höherer Verwaltungsaufwand: Beaufsichtigung, Dokumentation und Kontrolle verursachen zusätzlichen Zeit- und Kostenaufwand. Kunden und Auftragnehmer benötigen dafür oft zusätzliche Ressourcen etwa in Buchhaltung und Projektmanagement, was die Projekteffizienz verringern kann.

Aufbau von Kostenzuschlagsverträgen

So strukturieren Sie Kostenzuschlagsverträge:

• Skizzieren Sie den Umfang des Projekts. Was wollen Sie erreichen? Was ist zu tun?

• Um Verwirrung zu vermeiden, definieren Sie, was erstattungsfähige Kosten sind und was nicht (z. B. persönliche Ausgaben oder Bußgelder). Die übernommenen Kosten lassen sich in der Regel in zwei Kategorien unterteilen:

  • Direkte Kosten etwa für Lohn, Material und Ausrüstung.
    
  • Indirekte Kosten etwa für Büromaterial, Verwaltung und Versorgung.
    

• Legen Sie den Gewinnzuschlag fest. Dabei kann es sich um einen festen Betrag (Gewinn ungeachtet der tatsächlichen Projektkosten), einen bestimmten Prozentsatz der Kosten (Gewinn je nach tatsächlichen Projektkosten) oder eine Erfolgsprämie (bei Erreichen bestimmter Ziele wie vorzeitiger Fertigstellung oder Budgettreue) handeln. Entsprechnde Aufschläge liegen in der Regel zwischen 5 % und 25 %.

• Legen Sie fest, wie oft Ausgaben zu melden sind (z. B. monatlich oder bei bestimmten Etappenzielen). Ausgaben können z. B. folgendermaßen belegt werden:

  • Quittungen und Rechnungen
    
  • Lohnzettel
    
  • Aufgeschlüsselte Materiallisten
    

• Legen Sie die Erstattungstaktung fest. Legen Sie fest, wie schnell die Zahlung nach Erhalt der Rechnung zu erfolgen hat und welche Bedingungen für die Abschlusszahlung gelten.

• Wenn der Kunde sich Sorgen um die Kosten macht, sollten Sie in Betracht ziehen, eine Kostenobergrenze (den maximalen Erstattungsbetrag) festzulegen oder eine geschätzte Spanne anzugeben.

• Erstellen Sie einen Prozess für nachträgliche Änderungen wie die Ergänzung von Arbeitsschritten oder Kostenanpassungen. In der Regel handelt es sich dabei um schriftliche Änderungsaufträge, denen beide Parteien zustimmen müssen.

• Nehmen Sie eine Klausel zur Streitbeilegung mittels Mediation, Schiedsverfahren oder anderen Verfahren auf.

• Nehmen Sie die üblichen Standardbestimmungen etwa zu Vertraulichkeit, Rechtswahl und Kündigung auf, die regelt, wie der Vertrag vorzeitig beendet werden kann und wie in diesem Fall mit den Kosten zu verfahren ist.

Einsatzmöglichkeiten für Kostenzuschlagsverträge

Kostenzuschlagsverträge sind dann zu empfehlen, wenn der Umfang oder die Kosten des Projekts im Vorfeld schwer abzuschätzen sind oder es auf Flexibilität und Transparenz ankommt. Wenn das Budget knapp und der Projektumfang klar und relativ unveränderlich ist oder der Auftragnehmer kein geeignetes System für Kostenkontrolle und -berichterstattung besitzt, sind Kostenzuschlagsverträge eher nicht zu empfehlen.

Hier einige Situationen, in denen Kostenzuschlagsverträge sinnvoll sind.

Ungewisser Projektumfang

Ein Kostenzuschlagsvertrag kann nützlich sein, wenn nicht alle Details bzw. Anforderungen des Projekts klar sind. So können Sie auf Veränderungen reagieren, ohne ein starres Budget oder einen starren Zeitplan einhalten zu müssen. Dies ist vor allem in Branchen wie dem Bauwesen üblich, wo es bei Sonderanfertigungen oder Renovierungen zu Überraschungen kommen kann. Und auch in Forschung und Entwicklung ist der genaue Aufwand im Vorfeld oft nicht genau abzuschätzen.

Hohe Qualitätsansprüche

Werden dem Auftragnehmer alle Kosten erstattet, ist es weniger wahrscheinlich, dass er aus Budgetgründen Abstriche macht. Deshalb eignen sich Kostenzuschlagsverträge gut für Projekte, bei denen qualitativ hochwertige oder spezialisierte Arbeiten verlangt werden.

Hoher Transparenzbedarf

Kostenzuschlagsverträge erfordern eine detaillierte Kostenkontrolle, damit die Kunden genau sehen können, wohin ihr Geld fließt. Kostenzuschlagsverträge ist sinnvoll, wenn der Kunde dieses Maß an Transparenz wünscht – oder es gesetzlich vorgeschrieben ist (wie bei vielen öffentlichen Aufträgen).

Kurze Projektlaufzeit

Wenn die Arbeiten zügig aufgenommen werden müssen und Sie sich keine langwierigen Preisverhandlungen leisten können, können Kostenzuschlagsverträge die Dinge beschleunigen. Da Sie sich bereit erklären, die Kosten und einen Gewinnzuschlag zu übernehmen, müssen Sie im Vorfeld kein festes Budget aufstellen.

Gegenseitiges Vertrauen

Kostenzuschlagsverträge funktionieren vor allem dann, wenn es eine starke gegenseitige Beziehung gibt. Da der Auftraggeber das Risiko von Kostenüberschreitungen trägt, muss er sich darauf verlassen können, dass der Auftragnehmer die Kosten verantwortungsvoll handhabt und eine genaue Dokumentation vorlegt.