Een cost-plus-contract is een overeenkomst waarin een opdrachtnemer wordt vergoed voor alle toegestane kosten die tijdens een project zijn gemaakt, plus een extra bedrag voor winst. Dit type contract wordt vaak gebruikt in situaties waarin de omvang van het werk onzeker is of waarschijnlijk nog gaat veranderen, waardoor het lastig is om de kosten vooraf in te schatten.

Hieronder leggen we uit hoe cost-plus-contracten werken, wat de voor- en nadelen zijn voor ondernemingen en hoe je ze kunt opzetten.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt een cost-plus-contract?
  
• Voordelen van cost-plus-contracten voor ondernemingen
  
• Nadelen van cost-plus-contracten
  
• Een cost-plus-contract opzetten
  
• Wanneer moeten ondernemingen gebruikmaken van cost-plus-contracten?
  

Hoe werkt een cost-plus-contract?

Bij een cost-plus-contract spreken opdrachtnemer en klant eerst af wat onder de kosten valt en hoe de winst wordt berekend.

• Kosten. Kosten kunnen alleen directe kosten zijn, zoals arbeid en materialen, maar ook aanvullende indirecte kosten omvatten, zoals overhead.

• Winst. Het "plus"-gedeelte kan worden berekend als een vast bedrag, een percentage van de kosten of een incentive voor het behalen van bepaalde doelen.

Zodra de werkzaamheden zijn begonnen, houdt de opdrachtnemer alle uitgaven tot in detail bij, met behulp van bonnen, facturen en de loonadministratie. De opdrachtnemer dient periodiek een factuur bij de opdrachtgever in voor vergoeding van de werkelijke kosten plus de overeengekomen winst.

Omdat opdrachtnemers een vergoeding krijgen, kunnen ze flexibeler omgaan met deze contracten. Als het project verandert, bijvoorbeeld als er onverwachte materialen nodig zijn of de omvang groter wordt, treedt er geen vertraging op. De klant dekt die extra kosten zolang ze redelijk en voldoende gedocumenteerd zijn.

Na afloop van het project volgt er meestal een laatste controle. De klant bekijkt de administratie van de opdrachtnemer om na te gaan of alles klopt met wat is afgesproken, en voldoet eventuele resterende betalingen.

Voorbeeldscenario

Stel je voor dat je een huis op maat bouwt en de opdrachtnemer gaat akkoord met een cost-plus-contract. Je schat dat de totale kosten op € 500.000 uitkomen en de vaste vergoeding van de opdrachtnemer op € 50.000. Tijdens de bouw stijgt de prijs van hout onverwachts en stijgen de totale kosten tot € 550.000. In dit scenario gebeurt het volgende:

• De opdrachtnemer krijgt de werkelijke kosten van € 550.000 vergoed

• De winst (de vaste vergoeding) blijft gelijk, dus € 50.000

• De klant betaalt voor de onverwachte stijging

Cost-plus-contracten zijn nuttig voor projecten waarbij de initiële kosten moeilijk te voorspellen zijn, zoals bouw en onderzoek. Dit type contract is flexibel en transparant, terwijl toch toezicht plaatsvindt, zodat de kosten niet uit de hand lopen.

Voordelen van cost-plus-contracten voor ondernemingen

Cost-plus-contracten bieden nogal wat voordelen voor ondernemingen. Hieronder zetten we ze op een rijtje:

• Flexibiliteit. Met cost-plus-contracten kunnen ondernemingen zich aanpassen aan veranderingen. Als er onverwachts iets gebeurt, zoals fluctuerende materiaalkosten of meerwerk, is dat geen obstakel, omdat de opdrachtnemer de werkelijke kosten vergoed krijgt.

• Minder financieel risico. Ondernemingen die als opdrachtnemer optreden, lopen minder financieel risico. De opdrachtnemer krijgt de werkelijke kosten vergoed en hoeft zich dus geen zorgen te maken over verliezen door te laag ingeschatte kosten of onvoorziene uitdagingen.

• Betere resultaten. Omdat opdrachtnemers worden vergoed voor de werkelijke kosten, komen ze niet in de verleiding om ergens op te bezuinigen om geld te besparen. Ze kunnen zich concentreren op kwaliteit en hoeven de uitgaven niet in een vast budget te persen. Dit levert vaak betere resultaten voor de klant op, wat de zakelijke relatie kan versterken.

• Kortere onderhandelingen. Wanneer de totale kosten vooraf moeilijk in te schatten zijn, voorkomt een cost-plus-contract dat er langdurig over een vaste prijs moet worden onderhandeld. Dit kan het proces versnellen, wat belangrijk is in branches waar alles snel verandert, of in urgente omstandigheden.

• Transparantie. Bij cost-plus-contracten worden alle uitgaven gedocumenteerd en voorgelegd aan de klant. Deze openheid kan de zakelijke relatie versterken en de weg vrijmaken voor langdurige partnerschappen.

• Mogelijkheden voor incentives. Sommige cost-plus-contracten bevatten prestatiebonussen of andere incentives. Dat geeft opdrachtnemers nóg een reden om snel en effectief te werken, waarvan uiteindelijk iedereen profiteert.

Voorbeeldscenario

Stel dat een bouwbedrijf een project aanneemt om een nieuw kantoorgebouw te bouwen. De klant wil een modern ontwerp, maar heeft nog niet alle details uitgewerkt. In plaats van met de natte vinger een forfaitaire prijs af te spreken, wordt een cost-plus-contract afgesloten. De opdrachtnemer profiteert omdat hij geen risico op onvoorspelbare kosten loopt, en klant krijgt een hoogwaardige gebouw met de flexibiliteit om het ontwerp gaandeweg aan te passen.

Cost-plus-contracten zijn een goede keuze voor ondernemingen die werken aan complexe projecten die nog in ontwikkeling zijn. Met dergelijke contacten lopen opdrachtnemers minder financieel risico, is er ruimte voor aanpassing en ook helpt het om kwalitatief hoogwaardige resultaten te bereiken.

Nadelen van cost-plus-contracten

Hoewel cost-plus-contracten een goede keuze kunnen zijn voor ondernemingen, brengen ze ook uitdagingen met zich mee. Hieronder zetten we een paar nadelen op een rijtje:

• Risico op kostenoverschrijdingen. Omdat de klant ermee instemt om alle kosten te vergoeden, bestaat het risico op overschrijding van het projectbudget. Als de opdrachtnemer de kosten niet goed beheert, betaalt de klant uiteindelijk de rekening. Hierdoor kunnen de kosten hoger uitvallen dan aanvankelijk verwacht.

• Toezicht is vereist. Cost-plus-contracten vereisen grondige documentatie en transparantie. Opdrachtnemers moeten alle uitgaven zorgvuldig bijhouden en klanten moeten deze gegevens vaak controleren om na te gaan of de kosten redelijk zijn. Deze administratieve rompslomp kan vertragend werken en extra overhead met zich meebrengen.

• Onzekerheid over de uiteindelijke kosten. In tegenstelling tot contracten met een vaste prijs geven cost-plus-contracten geen duidelijk beeld van de totale kosten. Voor klanten kan dit gebrek aan zekerheid het moeilijker maken om het project te budgetteren of de financiering rond te krijgen.

• Kans op geschillen. Omdat de definitie van "toegestane kosten" kan variëren, kunnen er meningsverschillen ontstaan over wat wel en niet moet worden vergoed. Als je nalaat om vanaf het begin de verwachtingen duidelijk te maken, kan dit leiden tot spanning in de relatie.

• Hogere administratieve kosten. De noodzaak van tracking, documentatie en audits brengt extra tijd en kosten met zich mee. Klanten en opdrachtnemers hebben vaak extra resources nodig, zoals accountants en projectmanagers, om deze informatie te beheren, wat nadelig kan zijn voor de efficiëntie van het project.

Een cost-plus-contract opzetten

Ga als volgt te werk om een cost-plus-contract op te zetten:

• Breng de reikwijdte van het project in kaart. Wat is het doel? Wat moet er gebeuren?

• Om verwarring te voorkomen, definieer je wat welke kosten worden vergoed en ook wat niet wordt vergoed (bijv. persoonlijke uitgaven, boetes). De gedekte kosten vallen doorgaans uiteen in twee categorieën:

  • Directe kosten, zoals arbeid, materialen en apparatuur.
    
  • Indirecte kosten, zoals kantoorbenodigdheden, administratieve ondersteuning en kosten voor gas, water en licht.
    

• Definieer wat er onder 'plus' valt. Dit kan een vaste vergoeding zijn (een vast bedrag, ongeacht hoeveel het project uiteindelijk kost), een percentage van de kosten (een winstmarge gekoppeld aan de werkelijke kosten) of een incentive (een bonus als de opdrachtnemer specifieke doelen bereikt, zoals wanneer het project eerder klaar is of binnen budget blijft). Deze kosten variëren, maar de toeslagen variëren over het algemeen van 5%-25%.

• Stel vast hoe vaak onkostendeclaraties moeten worden ingediend (bijv. elke maand of bij bepaalde mijlpalen). Voor het documenteren van onkosten kan onder andere het volgende worden gebruikt:

  • Ontvangstbewijzen en facturen
    
  • Urenformulieren voor arbeid
    
  • Gespecificeerde rapporten voor materialen
    

• Bepaal hoe vaak de opdrachtnemer wordt vergoed. Vermeld hoeveel tijd de klant heeft om een betaling te doen na ontvangst van een factuur en eventuele voorwaarden voor de uiteindelijke betaling.

• Als de klant zich zorgen maakt over de kosten, overweeg dan om een kostenplafond toe te voegen (het maximale bedrag dat wordt vergoed) of neem een schatting van het bereik op.

• Zet een proces op voor het omgaan met wijzigingen, zoals het toevoegen van extra werk en het aanpassen van kosten. Meestal gaat het om schriftelijke wijzigingsopdrachten waarover beide partijen het eens moeten zijn voordat ze verder gaan.

• Voeg een clausule toe waarin wordt uitgelegd hoe geschillen zullen worden afgehandeld, bijvoorbeeld via bemiddeling, arbitrage of een andere methode.

• Voeg eventuele standaard juridische voorwaarden toe, zoals vertrouwelijkheid, toepasselijk recht (welke staatswetten van toepassing zijn) en een beëindigingsclausule die aangeeft hoe het contract voortijdig kan worden beëindigd en wat er in dat geval gebeurt met de kosten.

Wanneer moeten ondernemingen gebruikmaken van cost-plus-contracten?

Ondernemingen moeten cost-plus-contracten gebruiken wanneer de omvang of kosten van het project moeilijk vooraf in te schatten zijn of wanneer flexibiliteit en transparantie belangrijk zijn. Gebruik echter geen cost-plus-contracten wanneer de budgetten krap zijn, de reikwijdte van het project eenvoudig is en waarschijnlijk niet verandert, of de opdrachtnemer geen goed systeem heeft voor het bijhouden en rapporteren van kosten.

In de volgende situaties zijn cost-plus-contracten zinvol.

De scope van het project is onduidelijk

Een cost-plus-contract kan handig zijn als de volledige details of vereisten van een project niet duidelijk vastliggen. Hiermee kun je inspelen op wijzigingen zonder dat je vastzit aan een rigide budget of tijdlijn. Dit komt vaak voor in branches zoals de bouw, waar verrassingen kunnen optreden bij maatwerk of renovaties, en onderzoek en ontwikkeling, waar lastig is te voorspellen hoe vaak je moet 'vallen en opstaan'.

Kwaliteit heeft topprioriteit

Wanneer opdrachtnemers alle kosten vergoed krijgen, zullen ze minder snel ergens op bezuinigen om binnen budget te blijven. Dit maakt cost-plus-contracten geschikt voor projecten waar niet valt te onderhandelen over kwaliteit of gespecialiseerd werk.

De klant wil transparantie

Cost-plus-contracten vereisen een gedetailleerde kostenregistratie. Klanten kunnen dus precies zien waaraan het geld wordt besteed. Een cost-plus-contract is zinvol als de klant dit niveau van transparantie waardeert - of als het wettelijk vereist is (zoals bij veel overheidscontracten).

Snelheid is belangrijk

Als het werk snel moet beginnen en je je geen langdurige onderhandelingen over een vaste prijs kunt veroorloven, kunnen cost-plus-contracten helpen om de vaart erin te brengen. Door af te spreken om de kosten plus een winstmarge te dekken, omzeil je de noodzaak om een exact budget op te geven voordat je begint.

Er is vertrouwen tussen klant en opdrachtnemer

Cost-plus-contracten werken het beste als er sprake is van een sterke relatie. Omdat klanten het risico op kostenoverschrijdingen dragen, moeten ze erop kunnen vertrouwen dat de opdrachtnemer de kosten op verantwoorde wijze beheert en nauwkeurige documentatie verstrekt.