Un contratto cost-plus è un accordo in cui un appaltatore viene rimborsato per tutte le spese ammissibili sostenute durante il progetto più un importo aggiuntivo per il profitto. Questo tipo di contratto è comunemente utilizzato in situazioni in cui l'ambito del lavoro è incerto o soggetto a modifiche, il che rende difficile stimare i costi in anticipo.

Di seguito, spiegheremo come funzionano i contratti cost-plus, i relativi vantaggi e svantaggi per le attività e come strutturarli.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funziona un contratto cost-plus?
  
• Quali sono i vantaggi dei contratti cost-plus per le attività?
  
• Quali sono gli svantaggi dei contratti cost-plus?
  
• Come si struttura un contratto cost-plus?
  
• Quando le attività dovrebbero utilizzare i contratti cost-plus?
  

Come funziona un contratto cost-plus?

Con un contratto cost-plus, l'appaltatore e il cliente concordano prima cosa viene considerato come costo e come verrà calcolato il profitto.

• Costi: i costi possono includere solo i costi diretti, ad esempio manodopera e materiali, oppure anche i costi indiretti aggiuntivi, ad esempio le spese generali.

• Profitto: la parte "plus" potrebbe essere calcolata come una commissione fissa, una percentuale sui costi o un incentivo per raggiungere determinati obiettivi.

Una volta avviati i lavori, l'appaltatore tiene traccia di tutte le spese in dettaglio, utilizzando ricevute, fatture e registri delle buste paga. L'appaltatore presenta periodicamente una fattura al cliente per il rimborso che copre i costi effettivi più il profitto concordato.

Dal momento che l'appaltatore viene rimborsato, può essere più flessibile con questi contratti. Se il progetto cambia, ad esempio se sono necessari materiali imprevisti o se l'ambito si amplia, ciò non rallenta il progetto. Il cliente copre questi costi aggiuntivi purché siano ragionevoli e adeguatamente documentati.

Quando il progetto è completato, di solito c'è una revisione finale. Il cliente esamina tutti i registri dell'appaltatore per assicurarsi che tutto corrisponda a quanto concordato e salda tutti i pagamenti rimanenti.

Scenario di esempio

Immagina di costruire una casa e che l'appaltatore accetti un contratto cost-plus a tariffa fissa. Si stima che il costo totale sarà di 500.000 € e la tariffa fissa dell'appaltatore è di 50.000 €. Durante la costruzione, il prezzo del materiale aumenta inaspettatamente e il costo totale sale a 550.000 €. In questo scenario:

• L'appaltatore viene rimborsato per il costo effettivo di 550,000 €

• Il relativo profitto (la commissione fissa) rimane invariato a 50,000 €

• Il cliente copre l'aumento imprevisto

I contratti cost-plus sono utili per i progetti in cui i costi iniziali sono difficili da prevedere, ad esempio in ambito edile o della ricerca. Questo tipo di contratto offre flessibilità e trasparenza pur richiedendo una supervisione, in modo che i costi non vadano fuori controllo.

Quali sono i vantaggi dei contratti cost-plus per le attività?

I contratti cost-plus offrono solidi vantaggi per le aziende. Ecco perché possono essere un'ottima scelta:

• Flessibilità: i contratti cost-plus consentono alle attività di adattarsi ai cambiamenti. Se si verifica qualcosa di inaspettato, come la fluttuazione dei costi dei materiali o il lavoro aggiuntivo, non è un ostacolo perché l'appaltatore viene rimborsato per le spese effettive.

• Rischio finanziario ridotto: questi accordi riducono il rischio finanziario per le attività di appalto. Poiché l'appaltatore viene rimborsato per le spese effettive, non deve preoccuparsi di perdere denaro a causa di costi sottostimati o sfide impreviste.

• Risultati migliori: poiché gli appaltatori vengono rimborsati per i costi effettivi, non hanno la tentazione di prendere scorciatoie per risparmiare denaro. Possono concentrarsi sulla qualità piuttosto che far corrispondere le spese a un budget fisso. Questo spesso si traduce in risultati migliori per il cliente, che possono rafforzare la relazione d'affari.

• Negoziazioni più brevi: quando il costo totale è difficile da stimare in anticipo, un contratto cost-plus aiuta a evitare lunghe negoziazioni su un prezzo fisso. Ciò può accelerare l'intero percorso, il che è importante nei settori in rapida evoluzione o in situazioni urgenti.

• Trasparenza: con i contratti cost-plus, tutte le spese sono documentate e condivise con il cliente. Questa apertura può rafforzare le relazioni commerciali e aprire la strada a partnership a lungo termine.

• Opportunità di incentivazione: alcuni contratti cost-plus includono premi di rendimento o altri incentivi. Questi danno agli appaltatori un motivo in più per lavorare in modo rapido ed efficace, a vantaggio di tutti.

Scenario di esempio

Immagina che un'impresa edile intraprenda un progetto per costruire un nuovo edificio per uffici. Il cliente vuole un design moderno ma non ha stabilito tutti i dettagli. Invece di indicare un prezzo forfettario, accetta un contratto cost-plus. L'appaltatore ne trae vantaggio perché non si assume il rischio di costi imprevedibili e il cliente ottiene una lavoro di alta qualità con la flessibilità di modificare il design man mano che procede.

I contratti cost-plus sono una buona scelta per le attività che gestiscono progetti complessi e in via di sviluppo. Riducono il rischio finanziario per gli appaltatori, offrono margine di adattamento e contribuiscono a garantire risultati di qualità.

Quali sono gli svantaggi dei contratti cost-plus?

Sebbene i contratti cost-plus possano essere un'ottima scelta per le attività, comportano alcune complessità. Ecco alcuni degli svantaggi che le attività dovrebbero prendere in considerazione:

• Rischio di superamento dei costi: poiché il cliente accetta di rimborsare tutti i costi, c'è il rischio che il progetto superi il budget. Se l'appaltatore non gestisce bene le spese, il cliente finirà per pagare il conto. Ciò può far lievitare i costi oltre le aspettative iniziali.

• Requisiti per il controllo: i contratti cost-plus richiedono un'accurata documentazione e trasparenza. Gli appaltatori devono tenere traccia di ogni spesa con attenzione e i clienti spesso devono rivedere questi registri per assicurarsi che i costi siano ragionevoli. Questo onere amministrativo può rallentare le procedure e aggiungere ulteriori spese generali.

• Incertezza sui costi finali: a differenza dei contratti a prezzo fisso, gli accordi cost-plus non forniscono un quadro chiaro e anticipato del costo totale. Per i clienti, questa mancanza di certezze può rendere più difficile pianificare i budget o garantire finanziamenti per il progetto.

• Potenziali contestazioni: poiché la definizione di "costi ammissibili" può variare, possono sorgere disaccordi su ciò che dovrebbe o non dovrebbe essere rimborsato. L'incapacità di definire le aspettative fin dall'inizio può portare a relazioni tese.

• Costi amministrativi più elevati: la necessità di monitoraggio, documentazione e controllo comporta tempi e spese aggiuntivi. I clienti e gli appaltatori hanno spesso bisogno di risorse aggiuntive, come contabili e project manager, per gestire questi dettagli, il che può ridurre l'efficienza del progetto.

Come si struttura un contratto cost-plus?

Ecco come strutturare un contratto cost-plus:

• Delinea l'ambito del progetto. Qual è l'obiettivo? Che cosa bisogna fare?

• Per evitare confusione, definisci i costi rimborsabili e quelli che non lo saranno (ad esempio, spese personali, multe). I costi coperti rientrano in genere in due categorie:

  • Costi diretti, come manodopera, materiali e attrezzature.
    
  • Costi indiretti, come forniture per ufficio, supporto amministrativo e utenze.
    

• Definisci il "plus". Potrebbe trattarsi di una commissione fissa (importo prestabilito, indipendentemente da quanto costerà il progetto), di una percentuale sui costi (un margine di profitto legato alle spese effettive) o di una commissione di incentivo (un bonus se l'appaltatore raggiunge obiettivi specifici, come terminare il progetto in anticipo o restare al di sotto del budget). Queste commissioni variano, ma in genere la percentuale di ricarico varia dal 5% al 25%.

• Stabilisci la frequenza con cui vanno inviate le note spese (ad esempio, mensile, dopo il raggiungimento di determinati obiettivi). La documentazione di spesa può includere:

  • Ricevute e fatture
    
  • Fogli presenze per il lavoro
    
  • Report dettagliati per i materiali
    

• Decidi la frequenza di rimborso per l'appaltatore. Includi la quantità di tempo che il cliente ha a disposizione per effettuare un pagamento dopo aver ricevuto una fattura ed eventuali condizioni per il pagamento del saldo.

• Se il cliente è preoccupato per i costi, prendi in considerazione l'aggiunta di un tetto massimo di spesa (l'importo massimo che rimborserà) o l'inclusione di un intervallo stimato.

• Crea una strategia per la gestione delle modifiche, ad esempio l'aggiunta di nuovo lavoro e la rettifica dei costi. In genere, si tratta di ordini di modifica scritti che entrambe le parti concordano prima di procedere.

• Includi una clausola che spieghi come verranno gestite le controversie, se attraverso la mediazione, l'arbitrato o un altro metodo.

• Aggiungi eventuali termini legali standard, come la riservatezza, la legislazione vigente (di quale Paese verranno applicate le leggi) e una clausola di risoluzione che spieghi come il contratto può essere risolto in anticipo e cosa succede con i costi in caso succeda.

Quando le attività dovrebbero utilizzare i contratti cost-plus?

Le attività dovrebbero utilizzare contratti cost-plus quando l'ambito o i costi del progetto sono difficili da stimare in anticipo o quando la flessibilità e la trasparenza sono importanti. D'altra parte, le aziende dovrebbero evitare i contratti cost-plus quando i budget sono limitati, l'ambito del progetto è semplice ed è improbabile che cambi o se l'appaltatore non dispone di un buon sistema per il monitoraggio e la rendicontazione dei costi.

Ecco alcune situazioni in cui i contratti cost-plus hanno senso.

L'ambito del progetto è incerto

Un contratto cost-plus può essere utile quando tutti i dettagli o i requisiti di un progetto non sono fissi. Un accordo del genere, infatti, consente di adattarsi al cambiamento senza restare bloccati con un budget o tempistiche rigidi. Questo è comune in settori come l'edilizia, dove possono sorgere sorprese per costruzioni o ristrutturazioni personalizzate o nell'ambito di ricerca e sviluppo, dove la quantità di tentativi ed errori può essere difficile da prevedere.

La qualità è una priorità assoluta

Quando gli appaltatori vengono rimborsati per tutti i costi, è meno probabile che prendano scorciatoie per rispettare un budget fisso. Ciò rende i contratti cost-plus una buona soluzione per i progetti in cui il lavoro specializzato o di alta qualità non è negoziabile.

Il cliente vuole trasparenza

I contratti cost-plus richiedono un monitoraggio dettagliato dei costi, il che significa che i clienti possono vedere esattamente dove vanno a finire i loro soldi. Un contratto cost-plus ha senso se il cliente apprezza questo livello di trasparenza o se è richiesto dalla legge (come nel caso di molti contratti governativi).

La velocità è importante

Se il lavoro deve iniziare rapidamente e non puoi permetterti lunghe trattative su un prezzo fisso, i contratti cost-plus possono aiutare a far avanzare le cose. Accettando di coprire i costi più un margine di profitto, eviti la necessità di specificare un budget esatto prima di iniziare.

Fiducia reciproca tra cliente e appaltatore

I contratti cost-plus funzionano meglio quando c'è una relazione salda. Poiché i clienti si assumono il rischio di superare i costi, devono sentirsi sicuri che l'appaltatore gestirà le spese in modo responsabile e che fornirà una documentazione accurata.