Un contrat à prix coûtant majoré est un accord dans lequel un entrepreneur est remboursé de toutes les dépenses admissibles engagées pendant le projet, ainsi que d’un montant supplémentaire à des fins de profit. Ce type de contrat est couramment utilisé dans les situations où l’étendue des travaux est incertaine ou susceptible de changer, ce qui rend difficile l’estimation des coûts à l’avance.

Dans cet article, nous vous expliquerons comment fonctionnent les contrats à prix coûtant majoré, quels sont leurs avantages et leurs inconvénients pour les entreprises, et comment les structurer.

Sommaire

• Comment fonctionne un contrat à prix coûtant majoré?
  
• Quels sont les avantages des contrats à prix coûtant majoré pour les entreprises?
  
• Quels sont les inconvénients des contrats à prix coûtant majoré?
  
• Comment structurer un contrat à prix coûtant majoré?
  
• Quand les entreprises doivent-elles recourir aux contrats à prix coûtant majoré?
  

Comment fonctionne un contrat à prix coûtant majoré?

Dans le cadre d’un contrat à prix coûtant majoré, l’entrepreneur et le client se mettent d’abord d’accord sur ce qui est considéré comme des coûts et sur la manière dont les bénéfices seront calculés.

• Coûts : les coûts peuvent inclure uniquement des coûts directs, tels que la main-d’œuvre et les matériaux, ou des coûts indirects supplémentaires, tels que les frais généraux.

• Bénéfices : La majoration peut être calculée sous la forme d’un montant forfaitaire, d’un pourcentage des coûts ou d’une incitation à atteindre certains objectifs.

Une fois les travaux commencés, l’entrepreneur suit toutes les dépenses en détail, à l’aide de reçus, de factures et de registres de paie. L’entrepreneur soumet périodiquement au client une facture pour remboursement qui couvre les coûts réels plus le bénéfice convenu.

Étant donné que l’entrepreneur est remboursé, il peut être plus flexible avec ces contrats. Si le projet change, par exemple, si des matériaux inattendus sont nécessaires ou si la portée s’élargit, cela ne ralentit pas le projet. Le client assume ces coûts supplémentaires tant qu’ils sont raisonnables et suffisamment documentés.

Lorsque le projet est terminé, il y a généralement un examen final. Le client examine tous les dossiers de l’entrepreneur pour s’assurer que tout correspond à ce qui a été convenu, et il règle tous les paiements restants.

Exemple de scénario

Imaginez que vous construisez une maison sur mesure et que l’entrepreneur accepte un contrat à prix coûtant majoré d’honoraires fixes. Vous estimez que le coût total sera de 500 000 $ et que les honoraires fixes de l’entrepreneur sont de 50 000 $. Pendant la construction, le prix du bois d’œuvre augmente de façon inattendue et le coût total s’élève à 550 000 $. Dans ce scénario :

• L’entrepreneur se fait rembourser le coût réel de 550 000 $.

• Son bénéfice (les frais fixes) reste inchangé à 50 000 $.

• Le client prend en charge l’augmentation inattendue

Les contrats à prix coûtant majoré sont utiles pour les projets dans lesquels les coûts initiaux sont difficiles à prévoir, tels que la construction et la recherche. Ce type de contrat offre flexibilité et transparence tout en nécessitant une surveillance, de sorte que les coûts ne deviennent pas incontrôlables.

Quels sont les avantages des contrats à prix coûtant majoré pour les entreprises?

Les contrats à prix coûtant majoré offrent de solides avantages aux entreprises. Voici quelques raisons pour lesquelles ils peuvent être un excellent choix.

• Flexibilité : les contrats à prix coûtant majoré permettent aux entreprises de s’adapter aux changements. Si une situation imprévue survient, comme une fluctuation des coûts des matériaux ou des travaux supplémentaires, ce n’est pas un obstacle, car l’entrepreneur est remboursé pour ses dépenses réelles.

• Réduction du risque financier : ces ententes réduisent le risque financier pour les entreprises qui passent des contrats. Étant donné que l’entrepreneur est remboursé des dépenses réelles, il n’a pas à s’inquiéter de perdre de l’argent en raison de coûts sous-estimés ou de défis imprévus.

• De meilleurs résultats : parce que les entrepreneurs sont remboursés pour les coûts réels, ils ne sont pas tentés de rogner sur les coûts pour économiser de l’argent. Ils peuvent se concentrer sur la qualité plutôt que sur la compression des dépenses pour respecter un budget fixe. Cela se traduit souvent par de meilleurs résultats pour le client, ce qui peut renforcer la relation d’affaires.

• Négociations plus courtes : lorsque le coût total est difficile à estimer à l’avance, un contrat à prix coûtant majoré permet d’éviter de longues négociations sur un prix fixe. Cela permet d’accélérer le processus, ce qui est important dans les secteurs à évolution rapide ou dans les situations d’urgence.

• Transparence : avec les contrats à prix coûtant majoré, toutes les dépenses sont documentées et partagées avec le client. Cette ouverture peut renforcer les relations d’affaires et ouvrir la voie à des partenariats à long terme.

• Possibilités d’incitatifs : certains contrats à prix coûtant majoré comprennent des primes de rendement ou d’autres incitatifs. Ceux-ci donnent aux entrepreneurs une autre raison de travailler rapidement et efficacement, ce qui profite à tous.

Exemple de scénario

Imaginez qu’une entreprise de construction entreprenne un projet de construction d’un nouvel immeuble de bureaux. Le client veut une conception moderne, mais n’a pas finalisé tous les détails. Au lieu de deviner un prix forfaitaire, ils conviennent d’un contrat à prix coûtant majoré. L’entrepreneur en profite parce qu’il n’assume pas le risque de coûts imprévisibles, et le client obtient une construction de haute qualité avec la possibilité de modifier la conception au fur et à mesure.

Les contrats à prix coûtant majoré sont un bon choix pour les entreprises qui gèrent des projets complexes en développement. Ils réduisent les risques financiers pour les entrepreneurs, offrent une marge d’adaptation et contribuent à garantir des résultats de qualité.

Quels sont les inconvénients des contrats à prix coûtant majoré?

Bien que les contrats à prix coûtant majoré puissent être un excellent choix pour les entreprises, ils présentent des défis. Voici quelques-uns des inconvénients que les entreprises doivent prendre en compte.

• Risque de dépassement de coûts : étant donné que le client accepte de rembourser tous les coûts, il y a un risque que le projet dépasse le budget. Si l’entrepreneur ne gère pas bien les dépenses, c’est le client qui finira par payer la facture. Cela peut faire augmenter les coûts au-delà des attentes initiales.

• Exigences en matière de surveillance : les contrats à prix coûtant majoré exigent une documentation complète et de la transparence. Les entrepreneurs doivent suivre attentivement chaque dépense et les clients doivent souvent examiner ces registres pour s’assurer que les coûts sont raisonnables. Ce fardeau administratif peut ralentir les choses et ajouter des frais généraux supplémentaires.

• Incertitude sur les coûts finaux : contrairement aux contrats à prix fixe, les contrats à prix coûtant majoré ne donnent pas une image claire et directe du coût total. Pour les clients, ce manque de certitude peut rendre plus difficile la planification des budgets ou l’obtention d’un financement pour le projet.

• Risque de litiges : étant donné que la définition des « coûts admissibles » peut varier, des désaccords peuvent survenir sur ce qui devrait ou ne devrait pas être remboursé. Le fait de ne pas définir d’attentes dès le départ peut entraîner des relations tendues.

• Coûts administratifs plus élevés : le besoin de suivi, de documentation et d’audit implique du temps et des dépenses supplémentaires. Les clients et les entrepreneurs ont souvent besoin de ressources supplémentaires, telles que des comptables et des chefs de projet, pour gérer ces détails, ce qui peut réduire l’efficacité du projet.

Comment structurer un contrat à prix coûtant majoré?

Voici comment structurer un contrat à prix coûtant majoré :

• Décrivez la portée du projet. Quel est l’objectif? Que faut-il faire?

• Pour éviter toute confusion, définissez ce qui est considéré comme des coûts remboursables et ce qui ne sera pas remboursé (par exemple, les dépenses personnelles, les amendes). Les coûts couverts se répartissent généralement en deux catégories :

  • Les coûts directs, tels que la main-d’œuvre, les matériaux et l’équipement.
    
  • Les coûts indirects, tels que les fournitures de bureau, l’assistance administrative et les services publics.
    

• Définissez la « majoration ». Il peut s’agir de frais fixes (montant fixe, quel que soit le coût final du projet), d’un pourcentage des coûts (une marge bénéficiaire liée aux dépenses réelles) ou de frais incitatifs (une prime si l’entrepreneur atteint des objectifs spécifiques, tels que terminer plus tôt ou respecter le budget). Ces frais varient, mais les majorations en pourcentage sont généralement comprises entre 5 % et 25 %.

• Établissez la fréquence à laquelle les rapports de dépenses doivent être soumis (p. ex., mensuellement, à certains jalons). Les documents de dépenses peuvent inclure :

  • les reçus et les factures
    
  • les feuilles de temps pour la main-d’œuvre
    
  • les rapports détaillés pour les matériaux
    

• Décidez de la fréquence à laquelle l’entrepreneur sera remboursé. Indiquez le délai dont dispose le client pour effectuer un paiement après réception de la facture et les conditions du paiement final.

• Si le client est préoccupé par les coûts, envisagez d’ajouter un plafond de coûts (le montant maximal qu’il remboursera) ou d’inclure une fourchette estimative.

• Créez un processus de gestion des changements, tels que l’ajout de nouveaux travaux et l’ajustement des coûts. En règle générale, il s’agit d’ordres de modification écrits sur lesquels les deux parties s’entendent avant d’aller de l’avant.

• Incluez une clause qui explique comment les différends seront traités, que ce soit par la médiation, l’arbitrage ou une autre méthode.

• Ajoutez toutes les clauses juridiques standard, telles que la confidentialité, la loi applicable (quelle législation s’applique) et une clause de résiliation qui explique comment le contrat peut être résilié avant terme et ce qu’il advient des coûts si c’est le cas.

Quand les entreprises doivent-elles utiliser des contrats à prix coûtant majoré?

Les entreprises devraient utiliser des contrats à prix coûtant majoré lorsque la portée ou les coûts du projet sont difficiles à estimer à l’avance ou lorsque la flexibilité et la transparence sont importantes. Cependant, les entreprises doivent éviter les contrats à prix coûtant majoré lorsque les budgets sont serrés, que la portée du projet est simple et peu susceptible de changer, ou que l’entrepreneur ne dispose pas d’un bon système de suivi et de déclaration des coûts.

Voici quelques situations dans lesquelles les contrats à prix coûtant majoré ont du sens.

Lorsque la portée du projet est incertaine

Un contrat à prix coûtant majoré peut être utile lorsque tous les détails ou exigences d’un projet ne sont pas fixés. Il vous permet de vous adapter au fur et à mesure que les choses changent sans vous enfermer dans un budget ou un calendrier rigide. C’est courant dans des secteurs tels que la construction, où des surprises peuvent survenir pour des constructions ou des rénovations personnalisées, et la recherche et le développement, où la quantité d’essais et d’erreurs peut être difficile à prévoir.

Quand la qualité est une priorité absolue

Lorsque les entrepreneurs sont remboursés de tous les coûts, ils sont moins susceptibles de faire des économies pour respecter un budget fixe. Cela fait des contrats à coût majoré un bon choix pour les projets où un travail de haute qualité ou spécialisé n’est pas négociable.

Quand le client veut de la transparence

Les contrats à prix coûtant majoré nécessitent un suivi détaillé des coûts, ce qui signifie que les clients peuvent voir exactement où va leur argent. Un contrat à prix coûtant majoré est judicieux si le client apprécie ce niveau de transparence ou s’il est exigé par la loi (comme c’est le cas pour de nombreux contrats gouvernementaux).

Quand la vitesse est importante

Si le travail doit commencer rapidement et que vous ne pouvez pas vous permettre de longues négociations sur un prix fixe, les contrats à prix coûtant majoré peuvent aider à faire avancer les choses. En acceptant de couvrir les coûts plus une marge bénéficiaire, vous évitez d’avoir à spécifier un budget exact avant de commencer.

Quand il y a de la confiance entre le client et l’entrepreneur

Les contrats à prix coûtant majoré fonctionnent mieux lorsqu’il existe une relation solide. Étant donné que les clients assument le risque de dépassement de coûts, ils doivent avoir l’assurance que l’entrepreneur gérera les coûts de manière responsable et fournira une documentation exacte.