Un contrat à prix coûtant majoré est un accord dans lequel un sous-traitant est remboursé de toutes les dépenses admissibles engagées pendant le projet, ainsi que d’un montant supplémentaire à des fins de profit. Ce type de contrat est couramment utilisé lorsque l’étendue des travaux est incertaine ou susceptible de changer, ce qui rend difficile l’estimation des coûts à l’avance.

Dans cet article, nous vous présentons le fonctionnement des contrats à prix coûtant majoré, leurs avantages et leurs inconvénients pour les entreprises, ainsi que la façon de les structurer.

Sommaire de cet article

• Comment fonctionne un contrat à prix coûtant majoré ?
  
• Quels sont les avantages des contrats à prix coûtant majoré pour les entreprises ?
  
• Quels sont les inconvénients des contrats à prix coûtant majoré ?
  
• Comment structurer un contrat à prix coûtant majoré ?
  
• Quand les entreprises doivent-elles recourir aux contrats à prix coûtant majoré ?
  

Comment fonctionne un contrat à prix coûtant majoré ?

Dans le cadre d’un contrat à prix coûtant majoré, le sous-traitant et le client se mettent d’abord d’accord sur ce qui constitue les coûts et sur la manière dont le bénéfice sera calculé.

• Coûts : les coûts peuvent ne comprendre que les coûts directs, tels que la main-d’œuvre et les matériaux, ou inclure des coûts indirects supplémentaires, comme les frais généraux.

• Bénéfice : la partie « plus » peut être calculée sous la forme d’un montant forfaitaire, d’un pourcentage des coûts ou d’une incitation à atteindre certains objectifs.

Une fois les travaux commencés, le sous-traitant suit toutes les dépenses en détail, à l’aide de reçus, de factures et de registres de paie. Le sous-traitant soumet périodiquement au client une facture de remboursement qui couvre les coûts réels plus le bénéfice convenu.

Étant donné que le sous-traitant est remboursé, il peut faire preuve d’une plus grande souplesse dans le cadre de ces contrats. Si le projet change, par exemple, si des matériaux inattendus sont nécessaires ou si la portée s’élargit, cela ne ralentit pas le projet. Le client prend en charge ces coûts supplémentaires pour autant qu’ils soient raisonnables et correctement documentés.

Lorsque le projet est terminé, il est généralement procédé à un examen final. Le client examine tous les dossiers du sous-traitant pour s’assurer que tout correspond à ce qui a été convenu, et il règle les éventuels paiements restants.

Exemple de scénario

Imaginez que vous construisez une maison sur mesure et que le sous-traitant accepte un contrat à prix coûtant majoré de frais fixes. Vous estimez le coût total à 500 000 $ et les frais fixes du sous-traitant s’élèvent à 50 000 $. Pendant la construction, le prix du bois d’œuvre augmente de façon inattendue et le coût total passe à 550 000 $. Dans ce scénario :

• Le sous-traitant se fait rembourser le coût réel de 550 000 $.

• Son bénéfice (les frais fixes) reste inchangé à 50 000 $.

• Le client prend en charge l’augmentation imprévue.

Les contrats à prix coûtant majoré sont utiles pour les projets dont les coûts initiaux sont difficiles à prévoir, comme la construction et la recherche. Ce type de contrat offre souplesse et transparence tout en demandant d’être supervisé afin d’éviter que les coûts n’échappent à tout contrôle.

Quels sont les avantages des contrats à prix coûtant majoré pour les entreprises ?

Les contrats à prix coûtant majoré présentent de solides avantages pour les entreprises. Voici pourquoi ils peuvent constituer un choix judicieux :

• Flexibilité : les contrats à prix coûtant majoré permettent aux entreprises de s’adapter aux changements. Si un imprévu survient, comme une fluctuation des coûts des matériaux ou des travaux supplémentaires, ce n’est pas un obstacle, car le sous-traitant se fait rembourser les dépenses réelles.

• Réduction du risque financier : ces accords réduisent le risque financier pour les entreprises qui passent des contrats. Étant donné que le sous-traitant se fait rembourser des dépenses réelles, il n’a pas à craindre de perdre de l’argent en raison de coûts sous-estimés ou de difficultés imprévues.

• De meilleurs résultats : comme les sous-traitants sont remboursés des coûts réels, ils ne sont pas tentés de rogner sur les coûts pour économiser de l’argent. Ils peuvent se concentrer sur la qualité plutôt que sur la compression des dépenses dans le cadre d’un budget fixe. Cela se traduit souvent par de meilleurs résultats pour le client, ce qui peut renforcer la relation commerciale.

• Négociations plus courtes : lorsque le coût total est difficile à estimer à l’avance, un contrat à prix coûtant majoré permet d’éviter de longues négociations sur un prix fixe. Cela peut accélérer le processus, ce qui est important dans les secteurs à évolution rapide ou dans les situations d’urgence.

• Transparence : avec les contrats à prix coûtant majoré, toutes les dépenses sont documentées et partagées avec le client. Cette ouverture peut renforcer les relations commerciales et ouvrir la voie à des partenariats à long terme.

• Possibilités d’incitation : certains contrats à prix coûtant majoré prévoient des primes de rendement ou d’autres incitations. Les sous-traitants ont ainsi une raison supplémentaire de travailler rapidement et efficacement, ce qui profite à tous.

Exemple de scénario

Supposons qu’une entreprise de construction se charge d’un projet de construction d’un nouvel immeuble de bureaux. Le client souhaite une conception moderne mais n’a pas encore finalisé tous les détails. Au lieu de proposer un prix forfaitaire, il accepte un contrat à prix coûtant majoré. Le sous-traitant y gagne, car il n’assume pas le risque de coûts imprévisibles, et le client bénéficie d’une construction de qualité avec la possibilité de modifier la conception au fur et à mesure.

Les contrats à prix coûtant majoré constituent un bon choix pour les entreprises qui gèrent des projets complexes en développement. Ils réduisent le risque financier pour les sous-traitants, offrent une marge de manœuvre pour s’adapter et contribuent à garantir des résultats de qualité.

Quels sont les inconvénients des contrats à prix coûtant majoré ?

Si les contrats à prix coûtant majoré peuvent être un excellent choix pour les entreprises, ils présentent aussi des inconvénients. Voici quelques-uns des inconvénients dont les entreprises doivent tenir compte :

• Risque de dépassement des coûts : étant donné que le client accepte de rembourser tous les coûts, le projet risque de dépasser le budget. Si le sous-traitant ne gère pas bien ses dépenses, c’est le client qui finira par payer la facture. Cela peut entraîner une augmentation des coûts au-delà des prévisions initiales.

• Exigences en matière de surveillance : les contrats à prix coûtant majoré exigent une documentation complète et de la transparence. Les sous-traitants doivent suivre attentivement chaque dépense et les clients doivent souvent examiner ces documents pour s’assurer que les coûts sont raisonnables. Cette charge administrative peut ralentir les choses et entraîner des frais généraux supplémentaires.

• Incertitude quant aux coûts finaux : contrairement aux contrats à prix fixe, les contrats à prix coûtant majoré ne permettent pas d’avoir une idée claire et immédiate du coût total. Pour les clients, ce manque de certitude peut rendre plus difficile la planification des budgets ou l’obtention d’un financement pour le projet.

• Risque de litiges : la définition des « coûts admissibles » pouvant varier, des désaccords peuvent surgir sur ce qui doit ou ne doit pas être remboursé. Si les attentes ne sont pas définies dès le départ, les relations risquent d’être tendues.

• Des coûts administratifs plus élevés : la nécessité d’un suivi, d’une documentation et d’un audit implique du temps et des dépenses supplémentaires. Les clients et les sous-traitants ont souvent besoin de ressources supplémentaires, par exemple de comptables et de chefs de projet, pour gérer ces détails, ce qui peut réduire l’efficacité du projet.

Comment structurer un contrat à prix coûtant majoré ?

Voici comment structurer un contrat à prix coûtant majoré :

• Définir la portée du projet. Quel est l’objectif ? Que faut-il faire ?

• Pour éviter toute confusion, définissez ce qui est considéré comme des coûts remboursables et ce qui ne sera pas remboursé (par exemple, les dépenses personnelles, les amendes). Les coûts couverts se répartissent généralement en deux catégories :

  • Les coûts directs, tels que la main-d’œuvre, les matériaux et l’équipement.
    
  • Les coûts indirects, tels que les fournitures de bureau, l’assistance administrative et les services publics.
    

• Définir le « plus ». Il peut s’agir de frais fixes (montant déterminé, quel que soit le coût final du projet), d’un pourcentage des coûts (marge bénéficiaire liée aux dépenses réelles) ou d’une prime d’incitation (prime si le sous-traitant atteint des objectifs spécifiques, comme terminer plus tôt ou respecter le budget). Ces frais varient, mais les majorations en pourcentage se situent généralement entre 5 % et 25 %.

• Déterminer la fréquence à laquelle les notes de frais doivent être soumises (p. ex., tous les mois, à certaines étapes clés). Les documents relatifs aux dépenses peuvent revêtir différentes formes :

  • Reçus et factures
    
  • Feuilles de temps pour la main-d’œuvre
    
  • Rapports détaillés pour les matériaux
    

• Décider de la fréquence à laquelle le sous-traitant sera remboursé. Indiquez le délai dont dispose le client pour effectuer un paiement après réception de la facture et les conditions éventuelles du paiement final.

• Si le client s’inquiète des coûts, il peut envisager d’ajouter un plafond (le montant maximal qu’il remboursera) ou d’inclure une fourchette estimative.

• Créer une procédure de gestion des changements, tels que l’ajout de nouveaux travaux et l’ajustement des coûts. En règle générale, il s’agit d’ordres de modification écrits sur lesquels les deux parties s’entendent avant d’aller plus en avant.

• Inclure une clause expliquant comment les différends seront traités, que ce soit par la médiation, l’arbitrage ou une autre méthode.

• Ajouter toutes les clauses juridiques standard, telles que la confidentialité, la loi applicable (quelle est la législation en vigueur dans l’État) et une clause de résiliation expliquant comment le contrat peut être résilié avant terme et ce qu’il advient des coûts si c’est le cas.

Quand les entreprises doivent-elles recourir aux contrats à prix coûtant majoré ?

Les entreprises devraient recourir aux contrats à prix coûtant majoré lorsque la portée ou les coûts du projet sont difficiles à estimer au départ ou lorsque la flexibilité et la transparence sont importantes. Elles doivent en revanche éviter ce type de contrat lorsque les budgets sont serrés, que la portée du projet est simple et peu susceptible d’évoluer, ou que le sous-traitant ne dispose pas d’un bon système de suivi et de déclaration des coûts.

Voici quelques situations dans lesquelles les contrats à prix coûtant majoré se justifient.

Lorsque la portée du projet est incertaine

Un contrat à prix coûtant majoré peut s’avérer utile lorsque tous les détails ou les exigences d’un projet ne sont pas encore fixés. Il vous permet de vous adapter à l’évolution de la situation sans vous enfermer dans un budget ou un calendrier rigide. Cette situation est fréquente dans des secteurs tels que la construction, où l’on n’est pas à l’abri de surprises dans le cas de constructions ou de rénovations sur mesure, et la recherche et le développement, où la quantité d’essais et d’erreurs peut être difficile à prévoir.

Quand la qualité est une priorité absolue

Lorsque les sous-traitants sont remboursés de tous les coûts, ils sont moins enclins à faire l’économie de coûts pour respecter un budget serré. Les contrats à prix coûtant majoré conviennent donc parfaitement aux projets pour lesquels un travail spécialisé ou de qualité n’est pas négociable.

Quand le client veut de la transparence

Les contrats à prix coûtant majoré exigent un suivi détaillé des coûts, ce qui permet aux clients de savoir exactement où va leur argent. Un contrat à prix coûtant majoré est judicieux si le client apprécie ce niveau de transparence ou si la loi l’exige (comme c’est le cas pour de nombreux marchés publics).

Quand la rapidité est importante

Si le travail doit commencer rapidement et que vous ne pouvez pas vous permettre de longues négociations sur un prix fixe, les contrats à prix coûtant majoré peuvent contribuer à faire avancer les choses. En acceptant de couvrir les coûts plus une marge bénéficiaire, vous n’avez pas besoin de spécifier un budget exact avant de commencer.

Lorsque la confiance règne entre le client et le sous-traitant

C’est lorsque les parties entretiennent d’excellentes relations qu’elles peuvent tirer le meilleur parti des contrats à prix coûtant majoré. Étant donné que les clients assument le risque de dépassement de coûts, ils doivent avoir l’assurance que le sous-traitant gérera les coûts de manière responsable et fournira des documents exacts.