La factura XML se ha vuelto muy común en Alemania, sobre todo debido a los requisitos legales que deben cumplir las empresas de los sectores de empresa a gobierno (B2G) y de empresa a empresa (B2B). Pero, ¿qué hay exactamente detrás de este formato y por qué es importante que las organizaciones se ocupen de él?

En este artículo, aprenderás qué es una factura XML, cómo funciona y en qué se diferencia de la factura XRechnung y la factura ZUGFeRD. También te daremos un ejemplo concreto de una factura XML y te explicaremos la variedad de beneficios de este formato de facturación digital.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• ¿Qué es una factura XML?
  
• ¿En qué se diferencian las facturas XML, XRechnung y ZUGFeRD?
  
• ¿Cómo funciona el formato de factura XML?
  
• Factura XML: un ejemplo
  
• ¿Cuáles son las ventajas de una factura XML?
  

¿Qué es una factura XML?

Una factura XML es una factura electrónica creada y transmitida en formato XML. XML es «Extensible Markup Language», un lenguaje uniforme y reconocido internacionalmente para la estructuración de datos. El término se suele utilizar sin traducción en los países de habla alemana, ya que se ha establecido como un estándar mundial.

XML es un formato sistemático que desarrolló el Consorcio World Wide Web (W3C), un comité de estandarización de internet. La primera versión de la estructura de datos de texto se lanzó en 1998 como una evolución del Lenguaje de Marcado Generalizado Estándar (SGML). El objetivo era crear un formato más fácil de usar, más independiente de la plataforma y más apropiado para el intercambio de información en internet que su predecesor, que era más complejo. Desde la versión 1.0, XML se ha actualizado varias veces. Ahora desempeña un papel central en la estandarización de las estructuras de datos y se utiliza en numerosas aplicaciones, como servicios web, formatos de documentos y facturas electrónicas.

Una de las características de los formatos de factura basados en XML es que están optimizados para el procesamiento informático. Consisten en un registro en forma de líneas de código en el que todos los datos de la factura tienen un lugar predeterminado. A diferencia de los estados de cuenta en PDF o los documentos en papel, el software puede leerlos y procesarlos automáticamente.

La factura XML se volvió relevante para las empresas alemanas en 2014 con la Directiva de la UE 2014/55/UE. La directiva hizo obligatoria la facturación electrónica para la contratación pública en la Unión Europea, con el objetivo de simplificar la administración y facilitar la cooperación transfronteriza en el interior. Desde noviembre de 2020, todas las autoridades contratantes en Alemania han estado obligadas a poder recibir y procesar las facturas en formato electrónico. Desde entonces, las empresas alemanas que emiten facturas a las administraciones públicas y a las autoridades federales prefieren hacerlo en XML.

A partir del 1 de enero de 2025, la facturación electrónica y las facturas XML serán obligatorias para las organizaciones B2G y B2B. En marzo de 2024, el parlamento alemán aprobó la Ley de Oportunidades de Crecimiento, que estipula que las empresas pueden utilizar exclusivamente formatos electrónicos a la hora de facturar a otras organizaciones a partir de 2025. Hay una excepción para los pequeños empresarios: pueden continuar con el envío de facturas en papel o en formato PDF. Sin embargo, será obligatorio aceptar y procesar las facturas electrónicas que reciban. Esta regulación para pequeños empresarios se incluyó en la Ley Tributaria Anual 2024. Se puede encontrar información detallada en el artículo sobre la regla del pequeño empresario en 2025.

Las empresas pueden elegir qué marco desean utilizar para sus facturas electrónicas. Los formatos XRechnung y ZUGFeRD se encuentran entre las opciones más utilizadas en Alemania.

¿En qué se diferencian las facturas XML, XRechnung y ZUGFeRD?

Los términos facturas XML, XRechnung y ZUGFeRD a menudo se usan indistintamente, aunque existen diferencias. Una factura XML consiste en un registro XML y se refiere al diseño técnico general de una factura electrónica.

Una XRechnung es una factura electrónica que también contiene solo un archivo XML. Dicho esto, se trata de un marco estrictamente regulado que se desarrolló explícitamente para el sector público en Alemania por la Oficina de Coordinación de Normas de TI (KoSIT). A partir del 2020, se utilizará en Alemania para intercambiarlos de forma electrónica con las autoridades contratantes.

Una factura ZUGFeRD es un formato híbrido que contiene un archivo XML y un archivo PDF, lo que permite leerla de forma automática o manual. Se parece a una factura convencional en PDF para que los destinatarios puedan procesarla sin software adicional, lo que hace que el ZUGFeRD sea adecuado para los sectores B2G, B2B y B2C. Este marco lo desarrolló el Foro para la Facturación Electrónica en Alemania (FeRD) en 2014.

Las facturas XML, XRechnung y ZUGFeRD cumplen con la Directiva de la UE 2014/55/UE y la norma de la UE EN 16931 para facturas electrónicas, lo que las hace legalmente compatibles.

¿Cómo funciona el formato de factura XML?

Las facturas XML funcionan como las tradicionales: deben hacerse y entregarse. Sin embargo, existen algunos requisitos técnicos tanto para su creación como para el procesamiento del destinatario.

Requisitos técnicos

Se pueden realizar mediante un software contable especializado o generadores en línea. Muchos programas de contabilidad tienen un formato XML integrado que permite la creación, entrega y archivo automatizados.

Las herramientas basadas en la web ofrecen capacidades similares, pero las facturas deben descargarse y archivarse de forma manual. Para las empresas que emiten una gran cantidad de ellos y requieren una catalogación a largo plazo, el uso de software especializado suele ser más ventajoso, sobre todo porque, a diferencia de los generadores en línea, la cantidad que se puede realizar es ilimitada.

Una tercera forma de crear una factura XML es convertir una factura PDF existente a formato XML. El primer paso es utilizar una herramienta de OCR para leer el contenido del original. Aun así, las dos primeras opciones son preferibles, ya que pueden ocurrir errores en este proceso.

Creación de facturas

Los datos clave de la factura deben introducirse en el sistema, tanto si se crea con un software especial como si se trata de una herramienta de internet. El Artículo 14 de la Ley alemana del IVA (UStG) establece que estos deben contener toda la información obligatoria que aparece a continuación para cumplir con la legislación fiscal alemana:

• Nombre completo y dirección del destinatario y de la empresa que proporciona el producto o servicio
  
• Fecha de la factura
  
• Fecha de entrega del producto o servicio
  
• Número fiscal expedido a la empresa suministradora por la agencia fiscal o el número de identificación fiscal sobre el valor agregado (número de identificación fiscal) expedido por la Oficina Federal Central de Impuestos (BZSt)
  
• Un número de factura único y consecutivo
  
• La cantidad y el tipo de productos entregados o el alcance y el tipo de servicio prestado
  
• Importe bruto y neto
  
• Tipo impositivo aplicable y el importe correspondiente o, en el caso de una exención fiscal, una referencia a la exención
  

Además de la información sobre el proveedor de servicios, el destinatario del servicio y el servicio en sí, también se consultan los datos bancarios de las empresas que prestan el servicio en formato de factura XML.

Por último, el software o generador en línea convierte los datos de la factura en un archivo XML. El archivo se crea de acuerdo a una definición particular que especifica la estructura de la información que contiene. Este modelo de negocio puede basarse en XML general o en directrices de facturación específicas, como XRechnung.

Validación

A continuación, se debe validar el archivo XML resultante para garantizar que se ajusta a los estándares y que todos los datos necesarios tienen el formato correcto. Esta validación se realiza mediante un validador XML. La validación correcta confirma que el archivo cumple con los requisitos técnicos y se puede procesar sin errores. Una vez que se completa la validación, el archivo XML se convierte al formato final.

Envío de facturación

En el paso final, las empresas envían la factura XML al destinatario. Hay varias formas de hacerlo: como carga de archivos, archivo adjunto de correo electrónico o a través de plataformas de transmisión dedicadas. Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) es una de estas plataformas de transmisión, y es una red que se ha establecido en toda Europa y que recomienda el Ministerio Federal del Interior. Permite el intercambio seguro y unificado de documentos comerciales, incluidas las facturas XML. Las empresas pueden utilizar esta red para enviarlos de forma directa a las agencias gubernamentales y otras organizaciones, independientemente de las soluciones de software que utilicen.

Otra forma efectiva de enviar facturas electrónicas es con Stripe Invoicing. Las empresas con una cuenta de Stripe pueden usar la aplicación asociada de Billit para crear y enviar facturas electrónicas de manera fácil y conforme a la normativa. Una vez configurada la aplicación, el envío está totalmente automatizado, lo que reduce de forma significativa la sobrecarga administrativa. Otra ventaja del sistema es la capacidad de monitorear el estado de todas las facturas en tiempo real, lo que permite un seguimiento y control transparentes. Si hay un error en el sistema, se notifica a los usuarios para que identifiquen y resuelvan los problemas lo antes posible.

Procesamiento y archivo de facturas

Los destinatarios también necesitan una solución de software adecuada para leer y procesar los datos de la factura. En el mejor de los casos, el software integrará automáticamente la factura XML en los sistemas contables de la empresa. Para garantizar la auditabilidad, debe almacenarse en un sistema de archivo que garantice que el archivo no se modifique ni elimine durante el período de retención legalmente requerido. Los GoBD (principios para la correcta conservación y retención de libros, registros y documentos en formato electrónico) también se aplican a las facturas XML.

Factura XML: un ejemplo

A continuación, se muestra un ejemplo ficticio de una factura XML: La empresa A emite una factura por $1,000 por la entrega del producto a la empresa B el 15 de diciembre de 2024.

El encabezado de la factura XML contiene información básica, como el número, la fecha de emisión y la fecha de vencimiento. Las secciones «Vendedor» y «Comprador» enumeran las direcciones y los datos fiscales de las empresas involucradas. «Partidas» enumera los productos o servicios proporcionados, incluida la descripción, la cantidad, el precio unitario y el precio total. La sección «Totales» incluye el importe neto, el impuesto sobre las ventas calculado y el importe bruto. La línea «Detalles de pago» contiene los métodos de pago, incluidos los datos bancarios de la empresa de facturación.

¿Cuáles son las ventajas de una factura XML?

La facturación XML ofrece muchos beneficios que ayudan a las empresas a hacer que sus procesos sean más eficientes, seguros y rentables. A continuación se muestran los puntos clave de un vistazo.

Seguridad legal y de revisión

El formato XML cumple con todas las necesidades legales para la facturación electrónica, como la Directiva de la UE 2014/55/UE. Además, se pueden archivar a prueba de auditorías, al cumplir con los requisitos del GoBD en Alemania.

Compatibilidad y estandarización

Al utilizar estándares reconocidos internacionalmente, las facturas XML se pueden intercambiar de forma sencilla entre sistemas y socios. Esto permite una colaboración internacional sin fisuras, independientemente del software utilizado.

Automatización y eficiencia

Debido a que los datos están estructurados y son legibles por máquina, los sistemas apropiados pueden procesar de forma automática las facturas XML, sin necesidad de un procesamiento manual adicional de las entrantes. Esto ahorra tiempo y dinero, y puede ser especialmente beneficioso para empresas con grandes volúmenes.

Reducción de errores

Este formato reduce los errores no solo durante el procesamiento por parte del destinatario, sino que también, gracias a la estructura de datos estandarizada, minimiza la probabilidad de errores de entrada y transmisión. Los mecanismos de validación comprueban la integridad y exactitud de la información antes de enviarla.

Transparencia y control

Las facturas XML facilitan el seguimiento y el análisis de sus datos. Las herramientas digitales como Stripe Invoicing permiten a las empresas supervisar el estado de las facturas en tiempo real y tomar medidas cuando sea necesario, lo que hace que la gestión de las cuentas por cobrar sea más transparente y eficiente.

Ahorro de costos

El uso de facturas XML ahorra dinero en varias áreas: se eliminan los costos de impresión y papel. La entrega digital también es más rápida y barata que el correo tradicional. La automatización también reduce los costos de mano de obra para los procesos manuales.

Sostenibilidad

La eliminación del papel contribuye a la sostenibilidad de las prácticas empresariales. Además, las empresas mejoran su huella ambiental al eliminar la necesidad de enviar facturas físicamente, lo que reduce las emisiones de CO₂.