La factura XML es cada vez más común en Alemania, sobre todo debido a los requisitos legales que deben cumplir las empresas de los sectores B2G (business-to-government) y B2B. Pero, ¿qué hay exactamente detrás de este formato y por qué es importante que las organizaciones se ocupen de él?

En este artículo aprenderás qué es una factura XML, cómo funciona y en qué se diferencia de la factura XRechnung y ZUGFeRD. También te daremos un ejemplo concreto de una factura XML y te explicaremos las grandes ventajas de este formato de facturación digital.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura XML?
  
• ¿En qué se diferencian las facturas XML, XRechnung y ZUGFeRD?
  
• ¿Cómo funciona el formato de factura XML?
  
• Factura XML: Ejemplo
  
• ¿Cuáles son las ventajas de una factura XML?
  

¿Qué es una factura XML?

Una factura XML es una factura electrónica creada y transmitida en formato XML. XML son las siglas de «Extensible Markup Language», un lenguaje uniforme y reconocido internacionalmente para la estructuración de datos. El término se suele utilizar sin traducción en los países de habla alemana, ya que se ha establecido como un estándar mundial.

XML es un formato sistemático desarrollado por el World Wide Web Consortium (W3C), un comité de normalización de Internet. La primera versión de la estructura de datos de texto se lanzó en 1998 como una evolución del Lenguaje de Marcado Generalizado Estándar (SGML). El objetivo era crear un formato que fuera más fácil de usar, más independiente de la plataforma y más adecuado para el intercambio de información en Internet que su predecesor más complejo. Desde la versión 1.0, XML se ha actualizado varias veces. Ahora desempeña un papel central en la estandarización de las estructuras de datos y se utiliza en numerosas aplicaciones, como servicios web, formatos de documentos y facturas electrónicas.

Una de las características de los formatos de factura basados en XML es que están optimizados para el procesamiento informatizado. Consisten en un registro en forma de líneas de código en el que todos los datos de la factura tienen un lugar predeterminado. A diferencia de los extractos en PDF o los documentos en papel, el software puede leerlos y procesarlos automáticamente.

La factura XML cobró relevancia para las empresas alemanas en 2014 con la Directiva 2014/55/UE. La Directiva hizo obligatoria la facturación electrónica para la contratación pública en la Unión Europea, con el objetivo de simplificar la administración y facilitar la cooperación transfronteriza en el interior. Desde noviembre de 2020, todos los organismos adjudicadores de Alemania tienen la obligación de recibirlos y procesarlos en formato electrónico. Desde entonces, las empresas alemanas que emiten facturas a las administraciones públicas y a las autoridades federales han preferido hacerlo en XML.

A partir del 1 de enero de 2025, la facturación electrónica y las facturas XML serán obligatorias para las organizaciones B2G y B2B. En marzo de 2024, el Parlamento alemán aprobó la Ley de Oportunidades de Crecimiento, que estipula que, a partir de 2025, las empresas podrán utilizar exclusivamente formatos electrónicos cuando facturen a otras organizaciones. Hay una excepción para los pequeños empresarios: pueden enviar facturas en papel o en PDF. No obstante, será obligatorio aceptar y procesar las facturas electrónicas que reciban. Esta normativa para pequeños empresarios fue incluida en la Ley Tributaria Anual 2024. Se puede encontrar información detallada en el artículo sobre la regla para pequeños empresarios en 2025.

Las empresas pueden elegir qué marco quieren usar para sus facturas electrónicas. Los formatos XRechnung y ZUGFeRD se encuentran entre las opciones más utilizadas en Alemania.

¿En qué se diferencian las facturas XML, XRechnung y ZUGFeRD?

Los términos facturas XML, XRechnung y ZUGFeRD a menudo se usan indistintamente, aunque existen diferencias. Una factura XML consiste en un registro XML y se refiere al diseño técnico general de una factura electrónica.

Una XRechnung es una factura electrónica que también contiene únicamente un archivo XML. Dicho esto, se trata de un marco estrictamente regulado y desarrollado explícitamente para el sector público en Alemania por la Oficina de Coordinación de Normas Informáticas (KoSIT). A partir de 2020, se utilizará en Alemania para intercambiarlos electrónicamente con los organismos adjudicadores.

Una factura ZUGFeRD es un formato híbrido que contiene un archivo XML y un PDF, lo que permite leerla de forma automática o manual. Parece una factura convencional en PDF para que los destinatarios puedan procesarla sin software adicional, lo que hace que ZUGFeRD sea adecuado para los sectores B2G, B2B y B2C. Este marco fue desarrollado por el Foro para la Facturación Electrónica de Alemania (FeRD) en 2014.

Las facturas XML, XRechnung y ZUGFeRD cumplen con la Directiva de la UE 2014/55/UE y la norma de la UE EN 16931 para facturas electrónicas, lo que les da cobertura jurídica.

¿Cómo funciona el formato XML de las facturas?

Las facturas XML funcionan igual que las tradicionales: hay que hacerlas y entregarlas. Sin embargo, existen algunos requisitos técnicos tanto para su creación como para su procesamiento de los destinatarios.

Requisitos técnicos

Se pueden realizar utilizando software de contabilidad especializado o generadores en línea. Muchos programas de contabilidad tienen un formato XML incorporado que permite la creación, entrega y archivado automatizados.

Las herramientas basadas en la web ofrecen funcionalidades similares, pero las facturas deben descargarse y archivarse manualmente. Para las empresas que emiten un gran número de ellos y requieren una catalogación a largo plazo, el uso de software especializado suele ser más ventajoso, sobre todo porque, a diferencia de los generadores en línea, el número que se puede realizar es ilimitado.

Una tercera forma de crear una factura XML es convertir una factura PDF existente a formato XML. El primer paso es utilizar una herramienta OCR para leer el contenido del original. Aún así, las dos primeras opciones son preferibles, ya que pueden ocurrir errores en este proceso.

Creación de facturas

Los datos clave de la factura deben introducirse en el sistema, tanto si se ha creado con un software especial como con una herramienta de Internet. El artículo 14 de la Ley del IVA alemana (UStG) establece que deben contener toda la siguiente información obligatoria para cumplir con la legislación fiscal alemana:

• Nombre completo y dirección del destinatario y de la empresa que proporciona el producto o servicio
  
• Fecha de la factura
  
• Fecha de entrega del producto o servicio
  
• Número de identificación fiscal expedido a la empresa suministradora por la oficina fiscal o el número de identificación del impuesto sobre el valor añadido (número de identificación fiscal) expedido por la Oficina Federal Central de Impuestos (BZSt)
  
• Un número de factura único y consecutivo.
  
• Cantidad y tipo de productos entregados o el alcance y tipo de servicio prestado
  
• Importe bruto y neto
  
• Tipo impositivo aplicable y el importe correspondiente o, en el caso de una exención fiscal, una referencia a la exención
  

Además de la información sobre el proveedor de servicios, el destinatario del servicio y el servicio en sí, también se consultan los datos bancarios de las empresas ejecutoras en formato de factura XML.

Finalmente, el software o generador en línea convierte los datos de la factura en un archivo XML. El archivo se crea de acuerdo con una definición particular que especifica la estructura de la información que contiene. Este modelo puede basarse en XML general o en directrices de facturación específicas como XRechnung.

Validación

A continuación, el archivo XML resultante debe validarse para garantizar que se ajusta a las normas y que todos los datos necesarios se formatean correctamente. Esta validación se realiza mediante un validador XML. Una validación correcta confirma que el archivo cumple con los requisitos técnicos y se puede procesar sin errores. Una vez completada la validación, el archivo XML se convierte al formato final.

Envío de facturación

En el paso final, las empresas envían la factura XML al destinatario. Hay varias formas de hacerlo: como carga de archivos, archivo adjunto de correo electrónico o a través de plataformas de transmisión dedicadas. Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) es una de estas plataformas de transmisión, y es una red establecida en toda Europa y recomendada por el Ministerio Federal del Interior. Permite el intercambio seguro y unificado de documentos comerciales, incluidas las facturas XML. Las empresas pueden utilizar esta red para enviarlos directamente a las agencias gubernamentales y otras organizaciones, independientemente de las soluciones de software que utilicen.

Otra forma efectiva de enviar facturas electrónicas es con Stripe Invoicing. Las empresas con una cuenta de Stripe pueden usar la aplicación asociada de Billit para crear y enviar facturas electrónicas de forma sencilla y conforme a la normativa. Una vez que la aplicación está configurada, el envío está completamente automatizado, lo que reduce significativamente la sobrecarga administrativa. Otra ventaja del sistema es la capacidad de monitorizar el estado de todas las facturas en tiempo real, lo que permite un seguimiento y control transparentes. Si hay errores en el sistema, se notifica a los usuarios para que los identifiquen y los resuelvan de forma ágil.

Procesamiento y archivo de facturas

Los destinatarios también necesitan una solución de software adecuada para leer y procesar los datos de la factura. En el mejor de los casos, el software integrará automáticamente la factura XML en los sistemas contables de la empresa. Para garantizar la auditabilidad, debe almacenarse en un sistema de archivo que garantice que el archivo no se modifique ni elimine durante el período de retención legalmente requerido. Los principios GoBD (principios para la correcta conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico) también se aplican a las facturas XML.

Factura XML: Ejemplo

Este es un ejemplo ficticio de una factura XML: La empresa A emite una factura de 1.000 dólares por la entrega del producto a la empresa B el 15 de diciembre de 2024.

El encabezado XML de la factura contiene información básica, como el número, la fecha y la fecha de vencimiento. Las secciones «Vendedor» y «Comprador» enumeran las direcciones y los datos fiscales de las empresas involucradas. «LineItems» enumera los productos o servicios proporcionados, incluida la descripción, la cantidad, el precio unitario y el precio total. La sección «Totales» incluye el importe neto, el impuesto sobre las ventas calculado y el importe bruto. La línea «PaymentDetails» contiene los métodos de pago, incluidos los datos bancarios de la empresa de facturación.

¿Qué ventajas aporta una factura XML?

La facturación XML ofrece muchas ventajas que ayudan a las empresas a hacer que sus procesos sean más eficientes, seguros y rentables. A continuación se muestra un resumen de los puntos clave.

Seguridad jurídica y de revisión

El formato XML satisface todas las necesidades legales para la facturación electrónica, como la Directiva de la UE 2014/55/UE. Además, se pueden archivar de forma a prueba de auditorías, cumpliendo con los requisitos del GoBD en Alemania.

Compatibilidad y estandarización

Utilizando estándares reconocidos internacionalmente, las facturas XML se pueden intercambiar fácilmente entre sistemas y socios. Esto permite una colaboración internacional sin fluida, sea cual sea el software utilizado.

Automatización y eficiencia

Debido a que los datos están estructurados y son legibles por máquina, los sistemas apropiados pueden procesar automáticamente las facturas XML, sin necesidad de procesamiento manual adicional de las facturas entrantes. Esto ahorra tiempo y dinero y puede ser especialmente beneficioso para empresas con grandes volúmenes.

Reducción de errores

Este formato reduce los errores no solo durante el procesamiento por parte del destinatario, sino que, gracias a la estructura de datos estandarizada, minimiza la probabilidad de errores de entrada y transmisión. Los mecanismos de validación comprueban la integridad y exactitud de la información antes de enviarla.

Transparencia y control

Las facturas XML facilitan el seguimiento y el análisis de sus datos. Herramientas digitales como Stripe Invoicing permiten a las empresas supervisar el estado de las facturas en tiempo real y tomar medidas cuando es necesario, lo que hace que la gestión de cuentas por cobrar sea más transparente y eficiente.

Ahorro de costes

El uso de facturas XML ahorra dinero en varias áreas, ya que se eliminan los costes de impresión y papel. La entrega digital también es más rápida y barata que el correo tradicional. La automatización también reduce los costes de mano de obra para los procesos manuales.

Sostenibilidad

La eliminación del papel contribuye a las prácticas empresariales sostenibles. Además, las empresas mejoran su huella ambiental al eliminar la necesidad de enviar facturas físicamente, lo que reduce las emisiones de CO₂.