XML-fakturan blir allt vanligare i Tyskland, inte minst på grund av de lagkrav som företag inom B2G- (business-to-government) och B2B-sektorn måste följa. Men vad exakt ligger bakom detta format, och varför är det viktigt för organisationer att hantera det?

I den här artikeln får du lära dig vad en XML-faktura är, hur den fungerar och hur den skiljer sig från XRechnung- och ZUGFeRD-fakturan. Vi kommer också att ge dig ett konkret exempel på en XML-faktura och förklara de många fördelarna med detta digitala faktureringsformat.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en XML-faktura?
  
• Hur skiljer sig XML-, XRechnung- och ZUGFeRD-fakturor åt?
  
• Hur fungerar XML-fakturaformatet?
  
• XML-faktura: ett exempel
  
• Vad är fördelarna med en XML-faktura?
  

Vad är en XML-faktura?

En XML-faktura är en elektronisk faktura som skapas och överförs i XML-format. XML står för "Extensible Markup Language", ett enhetligt, internationellt erkänt språk för datastrukturering. Termen används vanligtvis utan översättning i tysktalande länder, eftersom den har etablerats som en global standard.

XML är ett systematiskt format som utvecklats av World Wide Web Consortium (W3C), en kommitté för internetstandardisering. Den första versionen av textdatastrukturen släpptes 1998 som en utveckling av SGML (Standard Generalized Markup Language). Målet var att skapa ett format som var enklare att använda, mer plattformsoberoende och bättre lämpat för utbyte av information på internet än sin mer komplexa föregångare. Sedan version 1.0 har XML uppdaterats flera gånger. Det spelar nu en central roll i standardiseringen av datastrukturer och används i många applikationer som webbtjänster, dokumentformat och elektroniska fakturor.

En av egenskaperna hos XML-baserade fakturaformat är att de är optimerade för datoriserad bearbetning. De består av en post i form av kodrader där alla fakturadata har en förutbestämd plats. Till skillnad från PDF:er eller pappersdokument kan programvara läsa och bearbeta dem automatiskt.

XML-fakturan blev relevant för tyska företag 2014 i och med EU-direktiv 2014/55/EU. Direktivet gjorde e-fakturering obligatorisk för offentlig upphandling i Europeiska unionen, i syfte att förenkla administrationen och underlätta gränsöverskridande samarbete inom unionen. Sedan november 2020 måste alla upphandlande myndigheter i Tyskland kunna ta emot och behandla fakturor i elektroniskt format. Sedan dess har tyska företag som utfärdar fakturor till offentliga förvaltningar och federala myndigheter föredragit att göra det i XML.

Från och med den 1 januari 2025 kommer e-fakturering och XML-fakturor att vara obligatoriska för B2G- och B2B-organisationer. I mars 2024 antog det tyska parlamentet Growth Opportunities Act, som föreskriver att företag uteslutande kan använda elektroniska format när de fakturerar andra organisationer från och med 2025. Det finns ett undantag för småföretagare: de kan fortfarande skicka fakturor på papper eller som PDF-filer. Det kommer dock att bli obligatoriskt att ta emot och behandla elektroniska fakturor som de tar emot. Denna förordning för småföretagare infördes i den årliga skattelagen 2024. Detaljerad information finns i artikeln om regeln för småskaliga företagare 2025.

Företag kan välja vilket ramverk de vill använda för sina e-fakturor. Formaten XRechnung och ZUGFeRD är bland Tysklands mest använda alternativ.

Hur skiljer sig XML-, XRechnung- och ZUGFeRD-fakturor åt?

Termerna XML-, XRechnung- och ZUGFeRD-fakturor används ofta omväxlande, även om det finns skillnader. En XML-faktura består av en XML-post och hänvisar till den allmänna tekniska layouten för en elektronisk faktura.

En XRechnung-faktura är en elektronisk faktura som dessutom endast innehåller en XML-fil. Det rör sig dock om ett strikt reglerat ramverk som uttryckligen har utvecklats för den offentliga sektorn i Tyskland av samordningsbyrån för it-standarder (KoSIT). Från och med 2020 kommer det att användas i Tyskland för att utbyta fakturor elektroniskt med upphandlande myndigheter.

En ZUGFeRD-faktura är ett hybridformat som innehåller en XML- och en PDF-fil, vilket gör att den kan läsas automatiskt eller manuellt. Den ser ut som en konventionell faktura i PDF-format så att mottagarna kan behandla den utan ytterligare programvara, vilket gör ZUGFeRD lämpligt för B2G-, B2B- och B2C-sektorerna. Detta ramverk utarbetades av Forum for Electronic Invoicing Germany (FeRD) år 2014.

XML-, XRechnung- och ZUGFeRD-fakturor följer EU-direktiv 2014/55/EU och EU-standarden EN 16931 för elektroniska fakturor, vilket gör dem juridiskt kompatibla.

Hur fungerar XML-fakturaformatet?

XML-fakturor fungerar som traditionella fakturor: de måste upprättas och därefter levereras. Det finns dock vissa tekniska krav för både skapande och mottagarhantering.

Tekniska krav

Fakturorna kan göras med hjälp av specialiserad bokföringsprogramvara eller onlinegeneratorer. Många redovisningsprogram har ett inbyggt XML-format som gör det möjligt att skapa, leverera och arkivera fakturor automatiskt.

Webbaserade verktyg erbjuder liknande funktioner, men fakturor måste laddas ner och arkiveras manuellt. För företag som utfärdar ett stort antal fakturor och kräver långsiktig katalogisering är det vanligtvis mer fördelaktigt att använda specialiserad programvara – särskilt eftersom antalet genererade fakturor är obegränsat, vilket det inte är i onlinegeneratorer.

Ett tredje sätt att skapa en XML-faktura är att konvertera en befintlig PDF-faktura till XML-format. Det första steget är att använda ett OCR-verktyg för att läsa innehållet i originalet. De två första alternativen är dock att föredra eftersom fel kan uppstå i denna process.

Skapa faktura

De viktigaste fakturauppgifterna måste matas in i systemet, oavsett om de skapas med ett särskilt program eller ett internetverktyg. Avsnitt 14 av den tyska mervärdesskattelagen (UStG) anger att dessa måste innehålla följande obligatoriska uppgifter för att följa tysk skattelagstiftning:

• Fullständigt namn och adress för mottagaren och företaget som tillhandahåller produkten eller tjänsten
  
• Datum för fakturan
  
• Datum för leverans av produkten eller tjänsten
  
• Skatteregistreringsnummer som skattemyndigheten har tilldelat det tillhandahållande bolaget eller momsregistreringsnummer som utfärdats av det federala centrala skattekontoret (BZSt)
  
• Ett unikt löpnummer för fakturan
  
• Antal och typ av levererade produkter eller omfattning och typ av tjänst som tillhandahålls
  
• Brutto- och nettobelopp
  
• Tillämplig skattesats och motsvarande belopp eller, om det är fråga om en skattebefrielse, en hänvisning till skattebefrielsen
  

Utöver uppgifter om tjänsteleverantören, tjänstemottagaren och själva tjänsten efterfrågas även de utförande företagens bankuppgifter i XML-fakturaformat.

Slutligen konverterar programvaran eller onlinegeneratorn fakturadata till en XML-fil. Filen skapas enligt en viss definition som anger strukturen för den information den innehåller. Den här modellen kan baseras på antingen allmän XML eller specifika faktureringsriktlinjer, till exempel XRechnung.

Validering

Den resulterande XML-filen måste sedan valideras för att säkerställa att den efterlever standarderna och att alla nödvändiga data är korrekt formaterade. Den här verifieringen utförs med hjälp av en XML-validerare. Valideringen bekräftar att filen uppfyller de tekniska kraven och kan behandlas utan fel. När valideringen är klar konverteras XML-filen till det slutliga formatet.

Fakturan skickas

I det sista steget skickar företaget XML-fakturan till mottagaren. Det finns flera sätt att göra detta: som en filuppladdning, e-postbilaga eller via dedikerade överföringsplattformar. Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) är en sådan överföringsplattform – det är ett nätverk som etablerats i hela Europa och rekommenderas av det federala inrikesministeriet. Det möjliggör ett säkert och enhetligt utbyte av affärsdokument, inklusive XML-fakturor. Företag kan använda detta nätverk för att skicka fakturorna direkt till myndigheter och andra organisationer, oavsett vilka mjukvarulösningar de använder.

Ett annat effektivt sätt att skicka e-fakturor är med Stripe Invoicing. Företag med ett Stripe-konto kan använda Billit-partnerappen för att enkelt skapa och skicka elektroniska fakturor i enlighet med gällande bestämmelser. När programmet har konfigurerats är leveransen helt automatiserad, vilket avsevärt minskar det administrativa arbetet. En annan fördel med systemet är möjligheten att övervaka statusen för alla fakturor i realtid, vilket möjliggör transparent spårning och kontroll. Om det finns ett fel i systemet meddelas användarna så att de snabbt kan identifiera och åtgärda det.

Fakturahantering och arkivering

Mottagare behöver också en lämplig programvarulösning för att läsa och bearbeta fakturauppgifterna. I bästa fall integrerar programmet automatiskt XML-fakturan i företagets bokföringssystem. För att säkerställa granskningsbarhet måste fakturan lagras i ett arkiveringssystem som säkerställer att filen inte ändras eller raderas under den lagstadgade förvaringsperioden. GoBD (principerna för korrekt förvaring och bevarande av böcker, register och dokument i elektronisk form) gäller även för XML-fakturor.

XML-faktura: ett exempel

Här är ett fiktivt exempel på en XML-faktura: Företag A utfärdar en faktura på 1 000 USD för produktleveransen till företag B den 15 december 2024.

XML-sidhuvudet innehåller grundläggande information som nummer, datum och förfallodatum. Avsnitten ”Seller" och ”Buyer" listar adresser och skatteuppgifter för de inblandade företagen. ”LineItems" listar de produkter eller tjänster som tillhandahålls, inklusive beskrivning, kvantitet, enhetspris och totalpris. Avsnittet ”Totals" innehåller nettobeloppet, den beräknade momsen och bruttobeloppet. Raden "PaymentDetails" innehåller betalningsmetoder, inklusive faktureringsföretagets bankuppgifter.

Vad är fördelarna med en XML-faktura?

XML-fakturering erbjuder många fördelar som hjälper företag att göra sina processer mer effektiva, säkra och kostnadseffektiva. Nedan följer en översikt över de viktigaste punkterna.

Rätts- och revisionssäkerhet

XML-formatet uppfyller alla juridiska krav för e-fakturering, till exempel EU-direktiv 2014/55/EU. Dessutom kan de arkiveras på ett revisionssäkert sätt, vilket uppfyller kraven från GoBD i Tyskland.

Kompatibilitet och standardisering

Med hjälp av internationellt erkända standarder kan XML-fakturor enkelt utbytas mellan system och partner. Detta möjliggör smidigt internationellt samarbete, oavsett vilken programvara som används.

Automatisering och effektivitet

Eftersom data är strukturerade och maskinläsbara kan lämpliga system automatiskt bearbeta XML-fakturor – det finns inget behov av extra manuell bearbetning av inkommande fakturor. Detta sparar tid och pengar och kan vara särskilt fördelaktigt för företag med stora volymer.

Minskning av fel

Detta format minskar antalet fel inte bara under mottagarens bearbetning utan minimerar också, tack vare den standardiserade datastrukturen, sannolikheten för inmatnings- och överföringsfel. Valideringsmekanismer kontrollerar att informationen är fullständig och korrekt innan den skickas.

Transparens och kontroll

XML-fakturor gör det enklare att spåra och analysera data. Digitala verktyg som Stripe Invoicing gör det möjligt för företag att övervaka fakturastatus i realtid och vidta åtgärder vid behov, vilket gör hanteringen av fordringar mer transparent och effektiv.

Kostnadsbesparingar

Genom att använda XML-fakturor sparar du pengar på flera områden då bland annat utskrifts- och papperskostnader elimineras. Digital leverans är också snabbare och billigare än traditionell post. Automatisering minskar också arbetskostnaderna för manuella processer.

Hållbarhet

Att eliminera papper bidrar till hållbara affärsmetoder. Dessutom förbättrar företag sitt miljöavtryck genom att ta bort behovet av att skicka fysiska fakturor, vilket i sin tur minskar CO₂-utsläppen.