A fatura XML está se tornando cada vez mais comum na Alemanha, principalmente devido aos requisitos legais que as empresas dos setores B2G (business-to-government) e B2B devem cumprir. Porém, o que exatamente está por trás desse formato e por que é importante que as organizações lidem com ele?

Neste artigo, você aprenderá o que é uma fatura XML, como ela funciona e qual a diferença entre a fatura XRechnung e a fatura ZUGFeRD. Também daremos um exemplo concreto de uma fatura XML e explicaremos os muitos benefícios desse formato de cobrança digital.

O que há neste artigo?

• O que é uma fatura XML?
  
• Qual a diferença entre as faturas XML, XRechnung e ZUGFeRD?
  
• Como funciona o formato XML da fatura?
  
• Fatura XML: um exemplo
  
• Quais as vantagens de uma fatura XML?
  

O que é uma fatura XML?

Uma fatura XML é uma fatura eletrônica criada e transmitida em formato XML. XML significa "Extensible Markup Language", uma linguagem uniforme e reconhecida internacionalmente para estruturação de dados. O termo é geralmente usado sem tradução em países de língua alemã, pois foi estabelecido como um padrão global.

O XML é um formato sistemático desenvolvido pelo World Wide Web Consortium (W3C), um comitê de padronização da Internet. A primeira versão da estrutura de dados do texto foi lançada em 1998 como uma evolução do Standard Generalized Markup Language (SGML). O objetivo era criar um formato mais fácil de usar, mais independente de plataforma e mais adequado para a troca de informações na internet do que seu antecessor mais complexo. Desde a versão 1.0, o XML foi atualizado várias vezes. Ele agora desempenha um papel central na padronização de estruturas de dados e é usado em várias aplicações, como serviços da Web, formatos de documentos e faturas eletrônicas.

Uma das características dos formatos de fatura baseados em XML é que eles são otimizados para processamento computadorizado. Eles consistem em um registro na forma de linhas de código em que todos os dados da fatura têm um local pré-determinado. Ao contrário de declarações PDF ou documentos em papel, o software pode lê-los e processá-los automaticamente.

A fatura XML se tornou relevante para empresas alemãs em 2014 com a Diretiva da UE 2014/55/EU. A diretiva tornou obrigatória o faturamento eletrônico para os contratos públicos na União Europeia, com o objetivo de simplificar a administração e facilitar a cooperação transfronteiriça no seu domínio. Desde novembro de 2020, todas as autoridades contratantes na Alemanha são obrigadas a poder recebê-las e processá-las em formato eletrônico. Desde então, as empresas alemãs que emitem faturas para administrações públicas e autoridades federais têm preferido fazê-lo em XML.

A partir de 1º de janeiro de 2025, faturas eletrônicas e faturas XML serão obrigatórias para organizações B2G e B2B. Em março de 2024, o parlamento alemão aprovou a Lei de Oportunidades de Crescimento, que estipula que as empresas podem usar exclusivamente formatos eletrônicos ao cobrar outras organizações a partir de 2025. Há uma exceção para pequenos empresários: eles ainda podem enviar faturas em papel ou como PDFs. No entanto, será obrigatório aceitar e processar as faturas eletrônicas que receberem. Esse regulamento para pequenos empreendedores foi incluído na Lei Tributária Anual de 2024. Informações detalhadas podem ser encontradas no artigo da regra do pequeno empreendedor em 2025.

As empresas podem escolher qual estrutura desejam usar para suas faturas eletrônicas. Os formatos XRechnung e ZUGFeRD estão entre as opções mais usadas na Alemanha.

Qual a diferença entre as faturas XML, XRechnung e ZUGFeRD?

Os termos faturas XML, XRechnung e ZUGFeRD são frequentemente usados de forma intercambiável, embora haja diferenças. Uma fatura XML consiste em um registro XML e se refere ao layout técnico geral de uma fatura eletrônica.

Uma XRechnung é uma fatura eletrônica que também contém apenas um arquivo XML. Dito isto, trata-se de um quadro estritamente regulamentado e explicitamente desenvolvido para o setor público na Alemanha pelo Gabinete de Coordenação das Normas de Informática (KoSIT). A partir de 2020, ele será usado na Alemanha para trocá-los com as autoridades contratantes eletronicamente.

Uma fatura ZUGFeRD é um formato híbrido que contém um arquivo XML e um arquivo PDF, o que permite que ela seja lida automática ou manualmente. Parece uma fatura convencional em PDF, de modo que os destinatários podem processá-la sem software adicional, tornando o ZUGFeRD adequado para setores B2G, B2B e B2C. Essa estrutura foi desenvolvida pelo Forum for Electronic Invoicing Germany (FeRD) em 2014.

As faturas XML, XRechnung e ZUGFeRD estão em conformidade com a Diretiva da UE 2014/55/EU e a norma da UE EN 16931 para faturas eletrônicas, tornando-as legalmente compatíveis.

Como funciona o formato da fatura XML?

As faturas XML funcionam como as tradicionais: elas precisam ser feitas e entregues. Existem, no entanto, alguns requisitos técnicos tanto para a sua criação como para o processamento do destinatário.

Requisitos técnicos

Elas podem ser feitas utilizando softwares contábeis especializados ou geradores online. Muitos programas de contabilidade têm um formato XML interno que permite a criação, entrega e arquivamento automatizados.

Ferramentas baseadas na web oferecem recursos semelhantes, mas as faturas devem ser baixadas e arquivadas manualmente. Para empresas que emitem um grande número delas e exigem catalogação de longo prazo, o uso de softwares especializados costuma ser mais vantajoso — especialmente porque, ao contrário dos geradores online, o número que pode ser feito é ilimitado.

Uma terceira maneira de criar uma fatura XML é converter uma fatura PDF existente em formato XML. O primeiro passo é usar uma ferramenta OCR para ler o conteúdo do original. Ainda assim, as duas primeiras opções são preferíveis, já que erros podem ocorrer nesse processo.

Criação da fatura

Os principais dados da fatura devem ser inseridos no sistema, seja ela criado com um software especial ou uma ferramenta de internet. O Artigo 14.º da Lei Alemã do IVA (UStG) estabelece que elas devem conter todas as seguintes informações obrigatórias para cumprir a legislação fiscal alemã:

• Nome completo e endereço do destinatário e da empresa fornecedora do produto ou serviço
  
• Data da fatura
  
• Data de entrega do produto ou serviço.
  
• Número fiscal emitido pela repartição fiscal à empresa fornecedora ou o Número de identificação fiscal do valor acrescentado (ID do IVA) emitido pela Repartição Central dos Impostos Federal (BZSt)
  
• Um número de fatura único e consecutivo
  
• Quantidade e tipo de produtos entregues ou o escopo e tipo de serviço prestado.
  
• Valor bruto e líquido
  
• Alíquota aplicável e o valor correspondente ou, no caso de uma isenção fiscal, uma referência à isenção
  

Além das informações sobre o prestador de serviços, o destinatário do serviço e o próprio serviço, os dados bancários das empresas executoras também são consultados em formato de fatura XML.

Por fim, o software ou gerador online converte os dados da fatura em um arquivo XML. O arquivo é criado de acordo com uma definição específica que descreve a estrutura das informações que ele contém. Esse modelo pode ser baseado em XML geral ou diretrizes de faturamento específicas, como XRechnung.

Validação

O arquivo XML resultante deve então ser validado para garantir que ele esteja em conformidade com os padrões e que todos os dados necessários sejam formatados corretamente. Essa validação é realizada usando um validador XML. A validação bem-sucedida confirma que o arquivo atende aos requisitos técnicos e pode ser processado sem erros. Uma vez concluída a validação, o arquivo XML é convertido para o formato final.

Despacho de faturamento

Na etapa final, as empresas enviam a fatura em XML ao destinatário. Há várias maneiras de fazer isso: como um upload de arquivo, anexo de e-mail ou por meio de plataformas de transmissão dedicadas. A Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) é uma dessas plataformas de transmissão e é uma rede estabelecida em toda a Europa e recomendada pelo Ministério Federal do Interior. Ele permite a troca segura e unificada de documentos comerciais, incluindo faturas XML. As empresas podem usar essa rede para enviá-las diretamente a agências governamentais e outras organizações, independentemente das soluções de software que usam.

Outra forma eficaz de enviar faturas eletrônicas é com o Stripe Invoicing. Empresas com uma conta Stripe podem usar o aplicativo parceiro Billit para criar e enviar faturas eletrônicas com facilidade e conformidade. Uma vez configurado o aplicativo, o envio é totalmente automatizado, reduzindo significativamente a sobrecarga administrativa. Outra vantagem do sistema é a possibilidade de acompanhar o status de todas as faturas em tempo real, permitindo um rastreamento e controle transparentes. Se houver um erro no sistema, os usuários são notificados para identificar e resolver problemas rapidamente.

Processamento e arquivamento de faturas

Os destinatários também precisam de uma solução de software adequada para ler e processar os dados da fatura. Na melhor das hipóteses, o software integrará automaticamente a fatura XML aos sistemas contábeis da empresa. Para garantir a auditabilidade, ela deve ser armazenada em um sistema de arquivamento que garanta que o arquivo não seja modificado ou excluído durante o período de retenção legalmente exigido. O GoBD (princípios para a manutenção e retenção adequadas de livros, registros e documentos em formato eletrônico) também se aplica a faturas XML.

Fatura XML: um exemplo

Aqui está um exemplo fictício de uma fatura XML: A empresa A emite uma fatura de $1.000 pela entrega do produto à empresa B em 15 de dezembro de 2024.

O cabeçalho da fatura XML contém informações básicas, como número, data e data de vencimento. As seções "Vendedor" e "Comprador" listam os endereços e dados fiscais das empresas envolvidas. "LineItems" lista os produtos ou serviços fornecidos, incluindo descrição, quantidade, preço unitário e preço total. A seção "Totais" inclui o valor líquido, o imposto sobre vendas calculado e o valor bruto. A linha "PaymentDetails" contém as formas de pagamento, incluindo os dados bancários da empresa de faturamento.

Quais são as vantagens de uma fatura XML?

O faturamento XML oferece muitos benefícios que ajudam as empresas a tornar seus processos mais eficientes, seguros e econômicos. Abaixo estão os principais pontos em um piscar de olhos.

Segurança jurídica e de revisão

O formato XML atende a todas as necessidades legais de faturamento eletrônico, como a Diretiva da UE 2014/55/UE. Além disso, elas podem ser arquivadas de forma à prova de auditoria, atendendo aos requisitos do GoBD na Alemanha.

Compatibilidade e padronização

Usando padrões reconhecidos internacionalmente, as faturas XML podem ser facilmente trocadas entre sistemas e parceiros. Isso permite uma colaboração internacional perfeita, independentemente do software usado.

Automação e eficiência

Como os dados são estruturados e legíveis por máquina, os sistemas apropriados podem processar automaticamente faturas XML — não há necessidade de processamento manual extra das faturas recebidas. Isso economiza tempo e dinheiro e pode ser especialmente benéfico para empresas com grandes volumes.

Menos erros

Esse formato reduz erros não apenas durante o processamento pelo destinatário, mas também, graças à estrutura de dados padronizada, minimiza a probabilidade de erros de entrada e transmissão. Mecanismos de validação verificam a integridade e precisão das informações antes de serem enviadas.

Transparência e controle

As faturas XML facilitam o rastreamento e a análise dos dados. Ferramentas digitais como o Stripe Invoicing permitem que as empresas monitorem o status das faturas em tempo real e tomem medidas quando necessário, tornando a gestão de recebíveis mais transparente e eficiente.

Economia

O uso de faturas XML economiza dinheiro em várias áreas, pois os custos de impressão e papel são eliminados. A entrega digital também é mais rápida e barata do que o correio tradicional. A automação também reduz os custos de mão de obra para processos manuais.

Sustentabilidade

Eliminar o papel contribui para práticas de negócios sustentáveis. Além disso, as empresas melhoram sua pegada ambiental ao eliminar a necessidade de enviar faturas fisicamente, reduzindo as emissões de CO₂.