XML 账单在德国变得越来越普遍，尤其是因为 B2G（企业对政府）和 B2B（企业对企业）领域的公司必须遵守法律要求。但这个格式究竟是什么？为什么组织需要关注它？

在本文中，您将了解什么是 XML 账单，其工作方式，及其与 XRechnung 和 ZUGFeRD 账单的区别。我们还将为您提供 XML 账单的具体示例，并解释这种数字化账单格式的诸多优势。

目录

• 什么是 XML 账单？
  
• XML、XRechnung 和 ZUGFeRD 账单有何不同？
  
• XML 账单格式是如何运作的？
  
• XML 账单：示例
  
• XML 账单有哪些优势？
  

什么是 XML 账单？

XML 账单是一种以 XML 格式创建和传输的电子账单。XML 代表“可扩展标记语言”(Extensible Markup Language)，这是一种统一的、国际认可的数据结构语言。在德语国家，该术语通常不进行翻译，因为它已成为全球标准。

XML 是由万维网联盟 (W3C 开发的一种系统化格式，该联盟是一个互联网标准化委员会。这种文本数据结构的第一个版本于 1998 年发布，作为标准通用标记语言 (SGML) 的演进。其目标是创建一种比其复杂的前身更易使用、更具跨平台兼容性，并且更适合互联网信息交换的格式。自 1.0 版本以来，XML 已多次更新。如今，它在数据结构标准化方面发挥着核心作用，并被广泛应用于 Web 服务、文档格式和电子账单等领域。

基于 XML 的账单格式的一个特点是，它们针对计算机处理进行了优化。它们由代码行形式的记录组成，其中所有账单数据都有预定的位置。与 PDF 账单或纸质文件不同，软件可以自动读取和处理这些账单。

XML 账单于 2014 年在德国企业中变得重要，欧盟指令 2014/55/EU 规定了公共采购中的电子账单义务。该指令使电子账单在欧盟公共采购中成为强制性要求，旨在简化行政管理并促进跨境合作。自 2020 年 11 月以来，德国的所有合同机构都必须能够以电子格式接收和处理账单。自那时起，向公共行政部门和联邦机构开具账单的德国公司更倾向于使用 XML 格式。

自 2025 年 1 月 1 日起，B2G 和 B2B 组织必须强制使用电子账单和 XML 账单。2024 年 3 月，德国议会通过了增长机会法案，该法案规定，自 2025 年起，公司在向其他组织开具账单时只能使用电子格式。小型企业主是一个例外：他们仍然可以使用纸质或 PDF 账单。但他们必须接受和处理收到的电子账单。这一针对小型企业主的规定被纳入 2024 年年度税法。有关详细信息，请参阅 2025 年的小型企业主规则文章。

企业可以选择采用何种框架来使用电子账单。XRechnung 和 ZUGFeRD 是德国最常用的格式之一。

XML、XRechnung 和 ZUGFeRD 账单有何不同？

XML、XRechnung 和 ZUGFeRD 账单这些术语经常被互换使用，但它们之间存在区别。XML 账单由 XML 记录组成，指的是电子账单的一般技术布局。

XRechnung 也是一种电子账单，仅包含 XML 文件。然而，它是一个严格监管的框架，由 IT 标准协调办公室 (KoSIT) 专门为德国公共部门开发。自 2020 年起，德国用于与合同机构的电子账单交换。

ZUGFeRD 账单是一种混合格式，包含 XML 和 PDF 文件，因此既可以自动读取，也可以手动查看。它看起来像传统的 PDF 账单，使收件人无需额外软件即可处理，因此 ZUGFeRD 适用于 B2G、B2B 和 B2C 领域。该框架由德国电子账单论坛 (FeRD) 于 2014 年开发。

XML、XRechnung 和 ZUGFeRD 账单均符合欧盟指令 2014/55/EU 和电子账单的欧盟标准 EN 16931，因此在法律上是合规的。

XML 账单格式是如何运作的？

XML 账单的运作方式与传统账单类似：它们需要被创建并发送。然而，在创建和接收处理方面存在一些技术要求。

技术要求

XML 账单可以使用专业的会计软件或在线生成器创建。许多会计软件内置了 XML 格式，支持自动创建、发送和存档。

基于 Web 的工具也提供类似的功能，但账单必须手动下载并存档。对于开具大量账单并需要长期归档的公司来说，使用专业软件通常更具优势，尤其是因为与在线生成器不同，它们可以无限制地创建账单。

创建 XML 账单的另一种方法是将现有的 PDF 账单转换为 XML 格式。第一步是使用 OCR（光学字符识别）工具读取原始内容。然而，由于可能会出现错误，前两种方法仍然是更优选择。

创建账单

无论是使用专业软件还是在线工具，关键的账单数据都必须输入系统。根据德国增值税法第 14 条 (UStG)，账单必须包含以下所有必要信息，以符合德国税法：

• 收件人和提供产品或服务的公司的全名和地址
  
• 账单日期
  
• 产品交付或服务提供的日期
  
• 供应公司由税务局签发的税号，或联邦中央税务局 (BZSt) 签发的增值税识别号 (VAT ID)
  
• 连续且唯一的账单编号
  
• 所交付产品的数量和类型，或所提供服务的范围和类型
  
• 毛额和净额
  
• 适用的税率和相应的税额，或在税收豁免的情况下，注明豁免依据
  

除了有关服务提供者、服务接收者和服务本身的信息外，XML 账单格式还会查询执行公司（服务提供方）的银行信息。

最后，软件或在线生成器会将账单数据转换为 XML 文件。该文件按照特定的定义创建，该定义规定了所包含信息的结构。此模型可以基于通用 XML 结构，也可以基于特定的账单指南，例如 XRechnung。

验证

生成的 XML 文件必须进行验证，以确保其符合标准，并且所有必要的数据格式正确。此验证过程使用 XML 验证工具进行。成功的验证确认文件符合技术要求，并可无误地进行处理。验证完成后，XML 文件将转换为最终格式。

发送账单

在最后一步，公司将 XML 账单发送给收件人。发送方式有多种，例如文件上传、电子邮件附件或专用传输平台。Peppol（泛欧公共采购在线，Pan-European Public Procurement OnLine）是其中一种传输平台，它是一个遍布整个欧洲的网络，并受到德国联邦内政部的推荐。Peppol 可实现包括 XML 账单在内的商业文件的安全统一交换。公司可以通过该网络直接将账单发送给政府机构和其他组织，而不受所使用软件解决方案的限制。

另一种高效发送电子账单的方式是使用 Stripe Invoicing。拥有 Stripe 账户的企业可以使用 Billit 合作伙伴应用轻松合规地创建和发送电子账单。一旦应用设置完成，发送过程将完全自动化，大大减少行政工作量。该系统的另一个优势是能够实时监控所有账单的状态，从而实现透明的跟踪和管理。如果系统出现错误，用户会收到通知，以便快速识别并解决问题。

账单处理与存档

收件人也需要合适的软件解决方案来读取和处理账单数据。在最佳情况下，软件会自动将 XML 账单集成到公司的会计系统中。为了确保审计合规性，账单必须存储在存档系统中，确保文件在法定保留期限内不会被修改或删除。GoBD（《关于电子形式的账簿、记录和文件的正确存储与保留的原则》）也适用于 XML 账单。

XML 账单：示例

以下是一个虚构的 XML 账单示例：公司 A 于 2024 年 12 月 15 日向公司 B 开具了一张 1000 美元的账单，用于产品交付。

XML 账单的“Header”部分包含基本信息，如账单编号、日期和到期日。“Seller”和“Buyer”部分列出了相关公司的地址和税务数据。“LineItems”部分列出了所提供的产品或服务，包括描述、数量、单价和总价。“Totals”部分包含净额、计算出的销售税以及总金额。“PaymentDetails”部分列出了付款方式，包括开票公司的银行信息。

XML 账单有哪些优势？

XML 账单提供了许多优势，帮助公司提高流程效率、安全性和成本效益。以下是关键要点：

法律合规与审计安全

XML 格式符合所有电子账单的法律要求，例如欧盟指令 2014/55/EU。此外，XML 账单可以以符合审计要求的方式存档，满足德国 GoBD（电子形式账簿、记录和文件存储原则）的要求。

兼容性和标准化

XML 账单采用国际认可的标准，可以在不同系统和合作伙伴之间轻松交换。无论使用何种软件，这都能实现无缝的国际合作。

自动化与效率

由于数据结构化且可被机器读取，相关系统可以自动处理 XML 账单，无需手动录入和处理。这不仅节省时间和成本，尤其适用于处理大量账单的企业。

错误减少

该格式不仅减少了收件人在处理过程中可能遇到的错误，而且由于其标准化的数据结构，输入和传输错误的可能性也大大降低。验证机制在发送之前检查信息的完整性和准确性。

透明度和可控性

XML 账单使数据跟踪和分析更加容易。数字工具（例如 Stripe Invoicing）允许企业实时监控账单状态，并在必要时采取措施，使应收账款管理更加透明和高效。

节省成本

使用 XML 账单可在多个方面节省成本——无需打印和纸张成本。数字交付比传统邮寄更快且更便宜。自动化还减少了人工操作的成本。

可持续性

消除纸质账单有助于可持续的商业实践。此外，公司通过取消实物账单寄送需求来改善其环境足迹，减少二氧化碳排放。