De XML-factuur komt steeds vaker voor in Duitsland, niet in de laatste plaats vanwege de wettelijke eisen waaraan ondernemingen in de sectoren B2G (business-to-government) en B2B moeten voldoen. Maar wat zit er precies achter deze indeling en waarom is het belangrijk voor organisaties om hiermee in zee te gaan?

In dit artikel leer je wat XML-facturen zijn, hoe ze werken en hoe ze verschillen van de XRechnung en de ZUGFeRD-factuur. We geven je ook een concreet voorbeeld van een XML-factuur en leggen de vele voordelen van deze digitale facturatie-indeling uit.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een XML-factuur?
  
• Wat is het verschil tussen XML-, XRechnung- en ZUGFeRD-facturen?
  
• Hoe werkt de XML-factuurindeling?
  
• XML-factuur: Een voorbeeld
  
• Wat zijn de voordelen van een XML-factuur?
  

Wat is een XML-factuur?

Een XML-factuur is een elektronische factuur die in de XML-indeling is gemaakt en verzonden. XML staat voor 'Extensible Markup Language', een uniforme, internationaal erkende taal voor het structureren van gegevens. De term wordt meestal zonder vertaling gebruikt in Duitstalige landen, omdat het een wereldwijde standaard is.

XML is een systematische indeling die is ontwikkeld door het World Wide Web Consortium (W3C), een commissie voor internetstandaardisatie. De eerste versie van de tekstgegevensstructuur werd in 1998 uitgebracht als een evolutie van Standard Generalized Markup Language (SGML). Het doel was om een indeling te creëren die gebruiksvriendelijker, platformonafhankelijker en beter geschikt was voor het uitwisselen van informatie op internet dan de complexere voorganger. Sinds versie 1.0 is XML meerdere keren bijgewerkt. De indeling speelt nu een centrale rol bij het standaardiseren van gegevensstructuren en wordt gebruikt in tal van toepassingen zoals webservices, documenten en elektronische facturen.

Een van de kenmerken van op XML gebaseerde factuurindelingen is dat ze geoptimaliseerd zijn voor geautomatiseerde verwerking. Ze bestaan uit een record in de vorm van regels code waarin alle factuurgegevens een vooraf bepaalde plaats hebben. In tegenstelling tot PDF-afschriften of papieren documenten, kan software ze automatisch lezen en verwerken.

De XML-factuur werd in 2014 relevant voor Duitse ondernemingen door de EU-richtlijn 2014/55/EU. De richtlijn heeft e-facturatie verplicht gesteld voor overheidsopdrachten in de Europese Unie, met als doel de administratie te vereenvoudigen en grensoverschrijdende samenwerking binnen de Europese Unie te vergemakkelijken. Sinds november 2020 zijn alle aanbestedende diensten in Duitsland verplicht om ze in elektronische vorm te kunnen ontvangen en verwerken. Sindsdien geven Duitse ondernemingen die facturen uitschrijven aan overheidsdiensten en federale overheden er de voorkeur aan om dit in XML te doen.

Vanaf 1 januari 2025 zijn e-facturatie en XML-facturen verplicht voor B2G- en B2B organisaties. In maart 2024 heeft het Duitse parlement de Growth Opportunities Act aangenomen, die bepaalt dat ondernemingen vanaf 2025 uitsluitend elektronische indelingen mogen gebruiken bij het factureren van andere organisaties. Er is een uitzondering voor kleine ondernemers: zij kunnen facturen nog wel op papier of als pdf versturen. Wel zijn ze verplicht om elektronische facturen die ze ontvangen te accepteren en verwerken. Deze regeling voor kleine ondernemers is opgenomen in de Jaarlijkse Belastingwet 2024. Gedetailleerde informatie is te vinden in het artikel over de regel voor kleinschalige ondernemers in artikel 2025.

Ondernemingen kunnen kiezen welk kader ze willen gebruiken voor hun e-facturen. De indelingen XRechnung en ZUGFeRD behoren tot de meest gebruikte opties in Duitsland.

Wat is het verschil tussen XML-, XRechnung- en ZUGFeRD-facturen?

De termen XML-, XRechnung- en ZUGFeRD-facturen worden vaak door elkaar gebruikt, hoewel er verschillen zijn. Een XML-factuur bestaat uit een XML-record en verwijst naar de algemene technische lay-out van een elektronische factuur.

Een XRechnung is een elektronische factuur die ook alleen een XML-bestand bevat. Dit is wel een strikt gereguleerd kader dat uitdrukkelijk voor de publieke sector in Duitsland is ontwikkeld door het Coördinatiebureau voor IT-normen (KoSIT). Vanaf 2020 zal het in Duitsland worden gebruikt voor een elektronische uitwisseling met aanbestedende instanties.

Een ZUGFeRD-factuur is een hybride indeling die een XML- en een PDF-bestand bevat, waardoor ze automatisch of handmatig kan worden gelezen. Het ziet eruit als een conventionele factuur in PDF, zodat ontvangers deze zonder extra software kunnen verwerken. Hierdoor is de ZUGFeRD geschikt voor B2G-, B2B- en B2C-sectoren. Dit kader is in 2014 ontwikkeld door het Forum voor Elektronische Facturatie in Duitsland (FeRD)

XML-, XRechnung- en ZUGFeRD-facturen voldoen aan de EU-richtlijn 2014/55/EU en de EU-norm EN 16931 voor elektronische facturen, waardoor ze voldoen aan de wet.

Hoe werkt de XML-factuurindeling?

XML-facturen functioneren als traditionele facturen: ze moeten gemaakt en geleverd worden. Er zijn echter enkele technische vereisten voor zowel het maken als het verwerken door de ontvanger.

Technische vereisten

Ze kunnen worden gemaakt met behulp van gespecialiseerde boekhoudsoftware of online generators. Veel boekhoudprogramma's hebben een ingebouwde XML-indeling die geautomatiseerde creatie, levering en archivering mogelijk maakt.

Webgebaseerde tools bieden vergelijkbare mogelijkheden, maar facturen moeten handmatig worden gedownload en gearchiveerd. Voor ondernemingen die er veel uitgeven en op lange termijn moeten catalogiseren, is het gebruik van gespecialiseerde software meestal voordeliger. Dit is vooral omdat (in tegenstelling tot online generators) het aantal dat kan worden gemaakt onbeperkt is.

Een derde manier om een XML-factuur te maken, is door een bestaande PDF-factuur om te zetten in een XML-indeling. De eerste stap is het gebruik van een OCR-tool om de inhoud van het origineel te lezen. Toch hebben de eerste twee opties de voorkeur, omdat er in dit proces fouten kunnen optreden.

Facturen maken

De belangrijkste factuurgegevens moeten in het systeem worden ingevoerd, of deze nu zijn gemaakt met speciale software of een internettool. Sectie 14 van de Duitse btw-wet (UStG) stelt dat deze alle volgende verplichte informatie moeten bevatten om te voldoen aan de Duitse belastingwetgeving:

• Volledige naam en adres van de ontvanger en de onderneming die het product of de dienst levert
  
• Datum van de factuur
  
• Datum van levering van het product of de dienst
  
• Belastingnummer dat door de belastingdienst aan de leverende onderneming is afgegeven of het door de federale centrale belastingdienst (BZSt) uitgegeven btw-identificatienummer (btw-nummer)
  
• Een opeenvolgend uniek factuurnummer
  
• Het aantal en type geleverde producten of de omvang en aard van de geleverde dienst
  
• Bruto- en nettobedrag
  
• Het toepasselijke belastingtarief en het overeenkomstige bedrag of, in het geval van een belastingvrijstelling, een verwijzing naar de vrijstelling
  

Naast informatie over de dienstverlener, de ontvanger van de dienst en de dienst zelf, worden ook de bankgegevens van de uitvoerende ondernemingen opgevraagd in de XML-factuurindeling.

Tot slot zet de software of online generator de factuurgegevens om in een XML-bestand. Het bestand wordt gemaakt volgens een bepaalde definitie die de structuur van de informatie die het bevat specificeert. Dit model kan worden gebaseerd op algemene XML of specifieke facturatierichtlijnen, zoals XRechnung.

Validatie

Het resulterende XML-bestand moet vervolgens worden gevalideerd om het te laten voldoen aan de normen. Ook alle benodigde gegevens moeten correct zijn geformatteerd. Deze validatie wordt uitgevoerd met behulp van een XML-validator. Een geslaagde validatie bevestigt dat het bestand voldoet aan de technische vereisten en foutloos kan worden verwerkt. Zodra de validatie is voltooid, wordt het XML-bestand geconverteerd naar de definitieve indeling.

Verzending van facturen

In de laatste stap sturen ondernemingen de XML-factuur naar de ontvanger. Ze kunnen dit op verschillende manieren aanpakken: als bestandsupload, e-mailbijlage of via speciale platforms voor verzending. Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is zo'n platform. Dit is een netwerk dat in heel Europa is opgezet en wordt aanbevolen door het federale Ministerie van Binnenlandse Zaken. Het maakt de veilige en uniforme uitwisseling van zakelijke documenten mogelijk, inclusief XML-facturen. Ondernemingen kunnen dit netwerk gebruiken om ze rechtstreeks naar overheidsinstanties en andere organisaties te sturen, ongeacht de softwareoplossingen die ze gebruiken.

Een andere effectieve manier om elektronische facturen te versturen is met Stripe Invoicing. Ondernemingen met een Stripe-account kunnen de Billit-partnerapp gebruiken om eenvoudig en conform de regelgeving elektronische facturen te maken en versturen. Nadat de app is ingesteld, is de verzending volledig geautomatiseerd, waardoor de administratieve overhead aanzienlijk wordt verminderd. Een ander voordeel van het systeem is de mogelijkheid om de status van alle facturen in real time te volgen, waardoor transparante tracking en controle mogelijk zijn. Als er een fout in het systeem is, worden gebruikers op de hoogte gebracht. Ze kunnen problemen dan snel identificeren en oplossen.

Factuurverwerking en -archivering

Ontvangers hebben ook een geschikte softwareoplossing nodig om de factuurgegevens te lezen en verwerken. In het beste geval integreert de software de XML-factuur automatisch in de boekhoudsystemen van de onderneming. De factuur moet worden opgeslagen in een archiveringssysteem dat ervoor zorgt dat het bestand niet wordt gewijzigd of verwijderd tijdens de wettelijk vereiste bewaartermijn. De GoBD (beginselen voor het correct bewaren van boeken, records en documenten in elektronische vorm) is ook van toepassing op XML-facturen.

XML-factuur: Een voorbeeld

Hier is een fictief voorbeeld van een XML-factuur: Onderneming A geeft een factuur uit voor € 1000 voor de levering van het product aan onderneming B op 15 december 2024.

De kop van de XML-factuur bevat basisgegevens zoals het nummer, de datum en de betaaldatum. In de secties 'Verkoper' en 'Koper' worden de adressen en belastinggegevens van de betrokken ondernemingen vermeld. 'Regelitems' geeft een overzicht van de geleverde producten of diensten, inclusief beschrijving, aantal, eenheidsprijs en totaalprijs. Het gedeelte 'Totalen' bevat het nettobedrag, de berekende omzetbelasting en het brutobedrag. De regel 'Betaalgegevens' bevat de betaalmethoden, inclusief de bankgegevens van de facturerende onderneming.

Wat zijn de voordelen van een XML-factuur?

XML-facturatie heeft veel voordelen waarmee ondernemingen hun processen efficiënter, veiliger en kosteneffectiever kunnen maken. Hieronder staan de belangrijkste punten op een rijtje.

Juridische en revisiebeveiliging

De XML-indeling voldoet aan alle wettelijke eisen voor e-facturatie, zoals EU-richtlijn 2014/55/EU. Bovendien kunnen ze op een auditbestendige manier worden gearchiveerd, wat voldoet aan de eisen van de GoBD in Duitsland.

Compatibiliteit en standaardisatie

Met behulp van internationaal erkende standaarden kunnen XML-facturen eenvoudig worden uitgewisseld tussen systemen en partners. Zo wordt een naadloze internationale samenwerking mogelijk, ongeacht de gebruikte software.

Automatisering en efficiëntie

Omdat de gegevens gestructureerd en machinaal leesbaar zijn, kunnen geschikte systemen automatisch XML-facturen verwerken, waardoor er geen extra handmatige verwerking van inkomende facturen nodig is. Zo bespaar je tijd en geld. Dat kan vooral gunstig zijn voor ondernemingen met hoge volumes.

Minder fouten

Deze indeling vermindert niet alleen het aantal fouten tijdens de verwerking door de ontvanger, maar minimaliseert ook de kans op invoer- en transmissiefouten dankzij de gestandaardiseerde gegevensstructuur. Validatiemechanismen controleren de volledigheid en nauwkeurigheid van de informatie voordat de factuur wordt verzonden.

Transparantie en controle

Met XML-facturen kun je eenvoudiger de gegevens volgen en analyseren. Met digitale tools zoals Stripe Invoicing kunnen ondernemingen de factuurstatus in real time volgen en actie ondernemen wanneer dat nodig is, waardoor het debiteurenbeheer transparanter en efficiënter wordt.

Kostenbesparing

Het gebruik van XML-facturen bespaart op verschillende onderdelen geld: print- en papierkosten worden geëlimineerd. Digitale bezorging is ook sneller en goedkoper dan traditionele post. Automatisering verlaagt bovendien de arbeidskosten van handmatige processen.

Duurzaamheid

Het elimineren van papier draagt bij aan een duurzame bedrijfsvoering. Bovendien verbeteren ondernemingen hun ecologische voetafdruk doordat het niet meer nodig is om facturen fysiek te versturen, waardoor de CO₂-uitstoot wordt verminderd.