Die XML-Rechnung etabliert sich zunehmend in Deutschland – nicht zuletzt aufgrund gesetzlicher Anforderungen, die Unternehmen im B2G (Business-to-Government)- und B2B-Bereich erfüllen müssen. Doch was genau steckt hinter diesem Rechnungsformat, und warum ist es für Unternehmen wichtig, sich damit auseinanderzusetzen?

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine XML-Rechnung ist, wie sie funktioniert und wie sie sich von der XRechnung sowie der ZUGFeRD-Rechnung unterscheidet. Zudem geben wir Ihnen ein konkretes Beispiel für eine XML-Rechnung und erläutern die vielfältigen Vorteile des digitalen Rechnungsformats.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine XML-Rechnung?
  
• Was ist der Unterschied zwischen XML-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung?
  
• Wie funktioniert das Rechnungsformat XML?
  
• XML-Rechnung: ein Beispiel
  
• Welche Vorteile hat eine XML-Rechnung?
  

Was ist eine XML-Rechnung?

Eine XML-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die im XML-Format erstellt und übermittelt wird. XML steht für „Extensible Markup Language“, eine standardisierte, international anerkannte Sprache zur Strukturierung von Daten. Der Begriff wird auch im deutschsprachigen Raum meist unübersetzt verwendet, da er als globaler Standard etabliert ist.

Bei XML handelt es sich um ein standardisiertes Format, welches vom World Wide Web Consortium (kurz: W3C), einem Gremium zur Standardisierung im Internet, entwickelt wurde. Die erste Version des Textdatenformats wurde 1998 als Weiterentwicklung von SGML (Standard Generalized Markup Language) veröffentlicht. Ziel war es, ein Format zu schaffen, das einfacher anzuwenden, plattformunabhängig und besser für den Datenaustausch im Internet geeignet ist als das komplexere Vorgängerformat. Seit der Version 1.0 wurde XML mehrfach aktualisiert. Mittlerweile spielt XML eine zentrale Rolle bei der Standardisierung von Datenformaten und wird in zahlreichen Anwendungen wie Webdiensten, Dokumentenformaten und elektronischen Rechnungen verwendet.

Rechnungsformate, die auf XML basieren, zeichnen sich unter anderem dadurch aus, dass sie für die Verarbeitung durch Computersysteme optimiert sind. Sie bestehen aus einem Datensatz in Form von Codezeilen, in dem sämtliche Rechnungsdaten einen vorgegebenen Platz haben. Anders als PDF-Rechnungen oder Papierdokumente können sie daher mit der entsprechenden Software vollautomatisch ausgelesen und verarbeitet werden.

Die XML-Rechnung ist spätestens seit 2014 durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU auch für deutsche Unternehmen relevant. Die Richtlinie hat E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen in der Europäischen Union zur Pflicht erklärt – mit dem Ziel, die Verwaltung effizienter zu gestalten und die grenzüberschreitende Zusammenarbeit innerhalb der EU zu erleichtern. In Deutschland sind alle öffentlichen Auftraggeber/innen seit November 2020 verpflichtet, Rechnungen in einem elektronischen Format empfangen und verarbeiten zu können. Deutsche Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Verwaltungen und Bundesbehörden stellen, tun dies seither vorzugsweise in Form von XML-Rechnungen.

Ab dem 1. Januar 2025 sind E-Rechnungen und damit XML-Rechnungen nicht nur für B2G-, sondern auch für B2B-Unternehmen verpflichtend. Im März 2024 hat der Bundesrat das Wachstumschancengesetz verabschiedet, welches ab 2025 vorschreibt, dass Unternehmen bei der Rechnungsstellung an andere Unternehmen ausschließlich elektronische Formate verwenden dürfen. Eine Ausnahme gilt für Kleinunternehmen: Sie dürfen weiterhin Rechnungen in Papierform oder als PDF versenden. Allerdings sind sie verpflichtet, elektronische Rechnungen, die sie erhalten, anzunehmen und zu verarbeiten. Diese Regelung für Kleinunternehmen wurde im Jahressteuergesetz 2024 verankert. Weitere Details dazu finden Sie in unserem Artikel zur Kleinunternehmerregelung ab 2025.

Unternehmen können frei entscheiden, welches spezifische Format sie für ihre E-Rechnung verwenden möchten. In Deutschland gehören die XRechnung und das ZUGFeRD-Format zu den am häufigsten genutzten Optionen.

Wie unterscheiden sich XML-, XRechnung- und ZUGFeRD-Rechnungen?

Die Begriffe XML, XRechnung und ZUGFeRD-Rechnungen werden oft synonym verwendet, obwohl es Unterschiede gibt. Eine XML-Rechnung besteht aus einem XML-Datensatz und bezieht sich auf das allgemeine technische Layout einer elektronischen Rechnung.

Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung, die ebenfalls nur eine XML-Datei enthält. Es handelt sich jedoch um einen streng regulierten Rahmen, der von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) explizit für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Ab 2020 wird dieser Standard in Deutschland verwendet, um sie mit den öffentlichen Auftraggebern elektronisch auszutauschen.

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein Hybridformat, das eine XML- und eine PDF-Datei enthält. Dadurch kann die Rechnung automatisch oder manuell gelesen werden. Sie sieht aus wie eine herkömmliche Rechnung im PDF-Format, sodass die Empfänger/innen diese ohne zusätzliche Software verarbeiten können. ZUGFeRD eignet sich daher für die Bereiche B2G, B2B und B2C. Dieses Rahmenwerk wurde 2014 vom Forum für elektronische Rechnungsstellung Deutschland (FeRD) entwickelt.

XML-, XRechnung- und ZUGFeRD-Rechnungen entsprechen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der EU-Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen und sind somit rechtskonform.

Wie funktioniert das Rechnungsformat XML?

XML-Rechnungen funktionieren grundsätzlich wie herkömmliche Rechnungen: Sie müssen erstellt und versandt werden. Sowohl für die Erstellung als auch für die Verarbeitung auf Seiten der Empfänger/innen müssen jedoch einige technische Voraussetzungen gegeben sein.

Technische Voraussetzungen

XML-Rechnungen lassen sich mithilfe spezieller Buchhaltungssoftware oder Online-Generatoren erstellen. Viele Buchhaltungsprogramme bieten das XML-Format bereits integriert an, was die automatisierte Erstellung, den Versand und die Archivierung erleichtert.

Online-Generatoren bieten zwar ähnliche Möglichkeiten, jedoch müssen die erstellten Rechnungen hier manuell heruntergeladen und archiviert werden. Für Unternehmen, die eine große Menge an Rechnungen ausstellen und eine langfristige Archivierung benötigen, ist der Einsatz einer spezialisierten Software im Regelfall vorteilhafter – zumal diese im Unterschied zu Online-Generatoren keine Limitierung bezüglich der Anzahl der erstellbaren Rechnungen hat.

Eine dritte Option zur Erstellung einer XML-Rechnung ist die Konvertierung einer bestehenden PDF-Rechnung in das Rechnungsformat XML. Dabei werden die Inhalte der Originalrechnungen im ersten Schritt mithilfe eines Tools zur Texterkennung ausgelesen. Da es bei diesem Prozess zu Fehlern kommen kann, sind die beiden ersten genannten Optionen jedoch vorzuziehen.

Rechnungserstellung

Sowohl bei der Erstellung mit einer speziellen Software als auch mit einem Online-Generator müssen die wesentlichen Rechnungsdaten ins System eingegeben werden. Um den gesetzlichen Vorgaben des deutschen Umsatzsteuergesetzes zu entsprechen, müssen diese sämtliche Pflichtangaben nach § 14 UStG beinhalten.

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung
  
• die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• die Menge und Art der gelieferten Produkte oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung
  
• Netto- und Bruttobetrag
  
• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  

Neben den Informationen über die Leistungserbringer/innen und -empfänger/innen sowie die Leistung selbst wird im Rechnungsformat XML auch die Bankverbindung der leistenden Unternehmen abgefragt.

Schließlich werden die Rechnungsdaten von der Software oder dem Online-Generator in eine XML-Datei umgewandelt. Die Datei wird gemäß einer bestimmten Schema-Definition erstellt, die die Struktur der enthaltenen Daten vorschreibt. Dieses Schema kann entweder auf allgemeinen XML-Standards oder spezifischen Rechnungsstandards wie der XRechnung basieren.

Validierung

Die erstellte XML-Datei muss anschließend validiert werden, um sicherzustellen, dass sie den festgelegten Standards entspricht und alle erforderlichen Daten korrekt formatiert sind. Diese Validierung erfolgt durch einen XML-Validator. Eine erfolgreiche Validierung bestätigt, dass die Datei den technischen Anforderungen entspricht und ohne Fehler verarbeitet werden kann. Wenn die Validierung abgeschlossen ist, wird die XML-Datei in das endgültige Format umgewandelt.

Rechnungsversand

Im letzten Schritt auf Seiten der leistenden Unternehmen wird die XML-Rechnung an die Leistungsempfänger/innen versandt. Hierfür gibt es verschiedene Optionen: ein Datei-Upload, ein Versand als Anhang einer E-Mail oder über spezialisierte Übertragungsplattformen. Eine solche Übertragungsplattform ist beispielsweise das Peppol-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online). Peppol ist ein europaweit etabliertes Netzwerk, das auch vom Bundesinnenministerium empfohlen wird. Es ermöglicht einen sicheren und standardisierten Austausch von Geschäftsdokumenten – darunter auch XML-Rechnungen. Unternehmen können über dieses Netzwerk ihre Rechnungen direkt an öffentliche Stellen und andere Unternehmen übermitteln, unabhängig von den verwendeten Software-Lösungen.

Eine weitere effektive Möglichkeit für den Versand elektronischer Rechnungen ist Stripe Invoicing. Unternehmen mit einem Stripe-Konto können die Partner-App Billit integrieren, um E-Rechnungen einfach und gesetzeskonform zu erstellen und zu versenden. Nach der einmaligen Einrichtung der Anwendung erfolgt der Versand vollautomatisch, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert. Ein weiterer Vorteil des Systems ist die Option, den Status aller Rechnungen in Echtzeit zu überwachen, was eine transparente Nachverfolgung und Kontrolle ermöglicht. Sollte es zu einem Fehler im System kommen, werden die Nutzer/innen sofort benachrichtigt, um Probleme schnell identifizieren und beheben zu können.

Rechnungsverarbeitung und -archivierung

Die Empfänger/innen benötigen zum Auslesen sowie zur Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten ebenfalls eine dafür geeignete Software-Lösung. Bestenfalls integriert diese die XML-Rechnung automatisch in die Buchhaltungssysteme des Unternehmens. Zur Gewährleistung der Revisionssicherheit sollte die Rechnung in einem Archivierungssystem gespeichert werden, welches sicherstellt, dass die Datei während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht wird. Auch für XML-Rechnungen gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD).

XML-Rechnung: ein Beispiel

Nachfolgend finden Sie ein fiktives Beispiel für eine XML-Rechnung. Unternehmen A stellt am 15.12.2024 Unternehmen B eine Rechnung über 1.000 € für die Lieferung eines Produkts aus.

Der Header der XML-Rechnung enthält grundlegende Informationen wie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum sowie das Fälligkeitsdatum. In den Abschnitten „Seller“ und „Buyer“ sind die Adressen und Steuerinformationen der beteiligten Unternehmen aufgeführt. „LineItems“ listet die gelieferten Produkte oder Dienstleistungen auf, inklusive Beschreibung, Menge, Preis pro Einheit und Gesamtpreis. Unter „Totals“ lassen sich der Nettobetrag, die berechnete Umsatzsteuer sowie der Bruttobetrag finden. Die „PaymentDetails“ beinhalten die Zahlungsmodalitäten, einschließlich der Bankverbindung des rechnungsstellenden Unternehmens.

Welche Vorteile hat eine XML-Rechnung?

Die XML-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, die Unternehmen helfen, ihre Rechnungsprozesse effizienter, sicherer und kostengünstiger zu gestalten. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Punkte im Überblick.

Rechts- und Revisionssicherheit

Das Rechnungsformat XML erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen, wie die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Zudem können XML-Rechnungen revisionssicher archiviert werden und sind damit im Einklang mit den Vorgaben der GoBD.

Kompatibilität und Standardisierung

Durch die Verwendung international anerkannter Standards können XML-Rechnungen problemlos zwischen verschiedenen Systemen sowie Partnerinnen und Partnern ausgetauscht werden. Dies ermöglicht auch auf internationaler Ebene eine nahtlose Zusammenarbeit –unabhängig der jeweils eingesetzten Software.

Automatisierung und Effizienz

Durch die strukturierte und maschinenlesbare Darstellung der Daten können XML-Rechnungen von geeigneten Systemen automatisch verarbeitet werden. Eine manuelle Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen entfällt. Dies spart Zeit und reduziert Fehler. Dies kann besonders für Unternehmen mit einem hohen Rechnungsaufkommen von Vorteil sein.

Fehlerreduktion

Für eine Fehlerreduktion sorgt das Rechnungsformat XML nicht nur bei der Weiterverarbeitung der Empfänger/innen. Dank des standardisierten Datenformats minimiert die XML-Rechnung auch die Wahrscheinlichkeit von Eingabe- und Übertragungsfehlern. Validierungsmechanismen prüfen die Vollständigkeit und Korrektheit der Daten bereits vor dem Versand.

Transparenz und Kontrolle

XML-Rechnungen erleichtern die Nachverfolgung und Analyse von Rechnungsdaten. Unternehmen können mit Hilfe digitaler Tools wie Stripe Invoicing den Status von Rechnungen in Echtzeit überwachen und bei Bedarf gezielt eingreifen. Dadurch wird das Forderungsmanagement transparenter und effizienter.

Kostensenkung

Der Einsatz von XML-Rechnungen spart Kosten in mehreren Bereichen. Druck- und Papierkosten entfallen vollständig. Zudem ist der digitale Versand schneller und günstiger als der klassische Postversand. Zusätzlich reduzieren sich durch die Automatisierung die Arbeitskosten für manuelle Prozesse.

Nachhaltigkeit

Der Verzicht auf Papier trägt zu einer nachhaltigen Geschäftsführung bei. Darüber hinaus verbessert sich der ökologische Fußabdruck der Unternehmen dadurch, dass kein physischer Rechnungsversand erforderlich ist. Dies verringert CO₂-Emissionen.