ใบแจ้งหนี้ XML กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นในประเทศเยอรมนี เนื่องมาจากข้อกำหนดทางกฎหมายที่บริษัทต่างๆ ในภาค B2G (ธุรกิจต่อรัฐบาล) และ B2B จะต้องปฏิบัติตาม แต่เบื้องหลังรูปแบบนี้คืออะไรกันแน่ และเหตุใดองค์กรต่างๆ จึงควรจัดการกับใบแจ้งหนี้นี้

ในบทความนี้ คุณจะได้ศึกษาว่าใบแจ้งหนี้ XML คืออะไร ทำงานอย่างไร และแตกต่างจากใบแจ้งหนี้ XRechnung และ ZUGFeRD อย่างไร เราจะยกตัวอย่างใบแจ้งหนี้ XML ให้คุณดูและอธิบายถึงประโยชน์มากมายของรูปแบบการเรียกเก็บเงินดิจิทัลนี้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้ XML คืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ XML, XRechnung และ ZUGFeRD แตกต่างกันอย่างไร
  
• รูปแบบใบแจ้งหนี้ XML ทํางานอย่างไร
  
• ใบแจ้งหนี้ XML: ตัวอย่าง
  
• ข้อดีของใบแจ้งหนี้ XML มีอะไรบ้าง
  

ใบแจ้งหนี้ XML คืออะไร

ใบแจ้งหนี้ XML คือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นและส่งในรูปแบบ XML XML คือ “Extensible Markup Language” ซึ่งเป็นภาษาที่ได้รับการยอมรับในระดับสากลสำหรับการจัดโครงสร้างข้อมูล โดยทั่วไปแล้ว คำนี้มักใช้โดยไม่มีการแปลในประเทศที่พูดภาษาเยอรมัน เนื่องจากได้รับการกำหนดเป็นมาตรฐานระดับโลก

XML คือรูปแบบที่เป็นระบบซึ่งพัฒนาโดย World Wide Web Consortium (W3C) ซึ่งเป็นคณะกรรมการกำหนดมาตรฐานอินเทอร์เน็ต โครงสร้างข้อมูลข้อความรุ่นแรกได้รับการเผยแพร่ในปี 1998 โดยถือเป็นวิวัฒนาการของ Standard Generalized Markup Language (SGML) เป้าหมายคือการสร้างรูปแบบที่ใช้งานง่ายขึ้น อิสระมากขึ้น และเหมาะกับการแลกเปลี่ยนข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตมากกว่ารุ่นเก่าที่ซับซ้อน ตั้งแต่รุ่น 1.0 XML ได้ถูกปรับปรุงหลายครั้ง ปัจจุบันมีบทบาทสำคัญในการกำหนดมาตรฐานโครงสร้างข้อมูลและใช้ในแอปพลิเคชันต่างๆ มากมาย เช่น บริการเว็บ รูปแบบเอกสาร และใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์

ลักษณะเฉพาะอย่างหนึ่งของรูปแบบใบแจ้งหนี้ที่ใช้ XML ก็คือ ได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับการประมวลผลผ่านคอมพิวเตอร์ ประกอบด้วยบันทึกในรูปแบบบรรทัดของโค้ดซึ่งข้อมูลใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะมีตำแหน่งที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซอฟต์แวร์สามารถอ่านและประมวลผลได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งแตกต่างจากรายการเดินบัญชี PDF หรือเอกสารกระดาษ

ใบแจ้งหนี้ XML มีความเกี่ยวข้องกับบริษัทในเยอรมนีในปี 2014 ผ่าน EU Directive 2014/55/EU คำสั่งนี้กำหนดให้การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อบังคับสำหรับการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐในสหภาพยุโรป โดยมุ่งหวังที่จะลดความซับซ้อนในการบริหารจัดการและอำนวยความสะดวกในการร่วมมือข้ามพรมแดนภายใน ตั้งแต่เดือนพฤศจิกายน 2020 เป็นต้นไป หน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมดในเยอรมนีจะต้องสามารถรับและประมวลผลข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ นับตั้งแต่นั้นมา บริษัทเยอรมันที่ออกใบแจ้งหนี้ให้กับหน่วยงานบริหารของรัฐและหน่วยงานของรัฐบาลกลางมักเลือกดำเนินการในรูปแบบ XML

ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 เป็นต้นไป ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และใบแจ้งหนี้ XML จะมีผลบังคับใช้กับองค์กรแบบ B2G และ B2B ในเดือนมีนาคม 2024 รัฐสภาเยอรมนีได้ผ่านกฎหมายว่าด้วยโอกาสการเติบโต ซึ่งกําหนดว่าบริษัทสามารถใช้รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้เฉพาะเมื่อเรียกเก็บเงินองค์กรอื่นๆ ตั้งแต่ปี 2025 เป็นต้นไปเท่านั้น มีข้อยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการรายย่อย กล่าวคือ พวกเขายังสามารถส่งใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษหรือเป็นไฟล์ PDF ได้ อย่างไรก็ตาม ผู้ประกอบการจะต้องรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับ โดยข้อกําหนดสําหรับผู้ประกอบการรายย่อยนี้รวมอยู่ในกฎหมายภาษีประจําปี 2024 คุณสามารถดูข้อมูลโดยละเอียดได้ในกฎของผู้ประกอบการรายย่อยปี 2025

ธุรกิจสามารถเลือกเฟรมเวิร์กที่ต้องการใช้กับใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้ รูปแบบ XRechnung และ ZUGFeRD เป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ใช้กันมากที่สุดในเยอรมนี

ใบแจ้งหนี้ XML, XRechnung และ ZUGFeRD แตกต่างกันอย่างไร

คําว่า XML, XRechnung และใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD มักจะใช้แทนกันได้ แม้ว่าจะมีความแตกต่างกัน ใบแจ้งหนี้ XML ประกอบด้วยบันทึก XML และอ้างอิงถึงโครงร่างทางเทคนิคทั่วไปของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

XRechnung เป็นใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มีเฉพาะแฟ้ม XML กล่าวได้ว่า นี่เป็นกรอบการทำงานที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวดซึ่งได้รับการพัฒนาโดยเฉพาะสำหรับภาคส่วนสาธารณะในประเทศเยอรมนีโดยสำนักงานประสานงานมาตรฐานไอที (KoSIT) ตั้งแต่ปี 2020 เป็นต้นไป จะใช้ในประเทศเยอรมนีเพื่อแลกเปลี่ยนกับหน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์

ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD เป็นรูปแบบไฮบริดที่มี XML และไฟล์ PDF ซึ่งช่วยให้อ่านโดยอัตโนมัติหรือดําเนินการด้วยตนเอง มีลักษณะเหมือนใบแจ้งหนี้แบบทั่วไปในรูปแบบ PDF เพื่อให้ผู้รับสามารถประมวลผลได้โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์เพิ่มเติม ทำให้ ZUGFeRD เหมาะสำหรับภาคส่วน B2G, B2B และ B2C เฟรมเวิร์กนี้พัฒนาโดย Forum สําหรับ Electronic Invoicing Germany (FeRD) ในปี 2014

ใบแจ้งหนี้แบบ XML, XRechnung และ ZUGFeRD เป็นไปตามข้อกําหนดของ EU Directive 2014/55/EU และมาตรฐานของสหภาพยุโรป EN 16931 สําหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ทําให้ใบแจ้งหนี้ดังกล่าวเป็นไปตามกฎหมาย

รูปแบบใบแจ้งหนี้ XML ทํางานอย่างไร

ใบแจ้งหนี้ XML จะทํางานเหมือนกับใบแจ้งหนี้แบบเดิม กล่าวคือ ต้องสร้างและส่งใบแจ้งหนี้เอง อย่างไรก็ตาม มีข้อกำหนดทางเทคนิคบางประการสำหรับการสร้างและการประมวลผลผู้รับ

ข้อกําหนดทางเทคนิค

สามารถทำได้โดยใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเฉพาะทางหรือเครื่องมือสร้างแบบออนไลน์ โปรแกรมการทําบัญชีหลายโปรแกรมมีรูปแบบ XML ในตัวที่อนุญาตให้สร้าง ส่ง และการเก็บถาวรอัตโนมัติ

เครื่องมือบนเว็บมีฟังก์ชันที่คล้ายกัน แต่ต้องดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้และเก็บถาวรด้วยตัวเอง สำหรับบริษัทที่ออกเอกสารจำนวนมากและต้องการจัดทำแคตตาล็อกในระยะยาว การใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทางมักจะได้เปรียบมากกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ต่างจากเครื่องมือสร้างออนไลน์ตรงที่สามารถสร้างเอกสารได้ไม่จำกัดจำนวน

วิธีที่สามในการสร้างใบแจ้งหนี้ XML คือการแปลงใบแจ้งหนี้ PDF ที่มีอยู่เป็นรูปแบบ XML ขั้นตอนแรกคือการใช้เครื่องมือ OCR เพื่ออ่านเนื้อหาของต้นฉบับ อย่างไรก็ตาม สองตัวเลือกแรกเป็นที่นิยมมากกว่าเนื่องจากข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้ในกระบวนการนี้

การสร้างใบแจ้งหนี้

ต้องป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่สําคัญในระบบ ไม่ว่าจะสร้างขึ้นด้วยซอฟต์แวร์พิเศษหรือเครื่องมืออินเทอร์เน็ต มาตรา 14 ของกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี (UStG) ระบุว่าข้อความเหล่านี้จะต้องมีข้อมูลที่จําเป็นทั้งหมดดังต่อไปนี้เพื่อปฏิบัติตามกฎหมายภาษีของเยอรมนี

• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้รับและบริษัทผู้จัดหาสินค้าหรือบริการ
  
• วันที่ของใบแจ้งหนี้
  
• วันที่จัดส่งผลิตภัณฑ์หรือบริการ
  
• หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีที่ออกโดยสํานักงานภาษีหรือหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม) ที่ออกโดยสํานักงานภาษีกลางของรัฐบาลกลาง (BZSt)
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้เรียงต่อกันและไม่ซ้ํากัน
  
• จํานวนและประเภทของสินค้าที่จัดส่ง หรือขอบเขตและประเภทของบริการที่จัดส่ง
  
• ยอดขั้นต้นและยอดสุทธิ
  
• อัตราภาษีที่ใช้และจำนวนเงินที่เกี่ยวข้อง หรือในกรณีที่ได้รับการยกเว้นภาษี การอ้างอิงถึงการยกเว้น
  

นอกเหนือจากข้อมูลเกี่ยวกับผู้ให้บริการ ผู้รับบริการ และบริการนั้นเองแล้ว รายละเอียดธนาคารของบริษัทที่ดำเนินการยังถูกสอบถามในรูปแบบใบแจ้งหนี้ XML อีกด้วย

สุดท้าย ซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือสร้างออนไลน์จะแปลงข้อมูลใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์ XML ไฟล์จะถูกสร้างขึ้นตามคำจำกัดความเฉพาะที่ระบุโครงสร้างของข้อมูลที่อยู่ในนั้น แบบจําลองนี้ใช้ได้กับ XML ทั่วไปหรือแนวทางการออกใบแจ้งหนี้เฉพาะ เช่น XRechnung

การตรวจสอบ

จากนั้นไฟล์ XML ที่ได้จะต้องได้รับการตรวจสอบความถูกต้องเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามมาตรฐานและข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดได้รับการจัดรูปแบบอย่างถูกต้อง การตรวจสอบนี้ดําเนินการโดยใช้ตัวตรวจสอบ XML การตรวจสอบที่สําเร็จจะยืนยันว่าไฟล์ตรงตามข้อกําหนดทางเทคนิคและสามารถประมวลผลได้โดยไม่มีข้อผิดพลาด เมื่อการตรวจสอบเสร็จสมบูรณ์ แฟ้ม XML จะถูกแปลงเป็นรูปแบบสุดท้าย

การส่งใบแจ้งหนี้

ในขั้นตอนสุดท้าย บริษัทจะส่งใบแจ้งหนี้ XML ให้กับผู้รับ มีหลายวิธีในการดำเนินการนี้ เช่น การอัปโหลดไฟล์ การแนบไฟล์ทางอีเมล หรือผ่านแพลตฟอร์มส่งข้อมูลเฉพาะ Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) เป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มส่งข้อมูลดังกล่าว และเป็นเครือข่ายที่จัดทำขึ้นทั่วทั้งยุโรปและได้การคำแนะนำจากกระทรวงมหาดไทยของรัฐบาลกลาง นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจได้อย่างปลอดภัยและรวมเป็นหนึ่งเดียว รวมถึงใบแจ้งหนี้ XML ด้วย บริษัทต่างๆ สามารถใช้เครือข่ายนี้เพื่อส่งข้อมูลโดยตรงไปยังหน่วยงานภาครัฐและองค์กรอื่นๆ โดยไม่คำนึงถึงโซลูชันซอฟต์แวร์ที่พวกเขาใช้

อีกวิธีที่มีประสิทธิภาพในการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ก็คือ Stripe Invoicing ธุรกิจที่มีบัญชี Stripe จะใช้แอปพาร์ทเนอร์ของ Billit เพื่อสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดายและเป็นไปตามข้อกําหนด เมื่อตั้งค่าแอปพลิเคชันแล้วการส่งจะเป็นระบบอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายในการบริหารได้อย่างมาก ข้อดีอีกอย่างของระบบคือความสามารถในการตรวจสอบสถานะของใบแจ้งหนี้ทั้งหมดแบบเรียลไทม์ทําให้สามารถติดตามและควบคุมได้โปร่งใส หากพบข้อผิดพลาดในระบบ ผู้ใช้จะได้รับแจ้งและปัญหาจะได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็ว

การประมวลผลใบแจ้งหนี้และการเก็บถาวร

ผู้รับยังต้องการโซลูชันซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมเพื่ออ่านและประมวลผลข้อมูลใบแจ้งหนี้ ในกรณีที่ดีที่สุด ซอฟต์แวร์จะรวมใบแจ้งหนี้ XML เข้ากับระบบบัญชีของบริษัทโดยอัตโนมัติ เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถตรวจสอบได้ จะต้องจัดเก็บไฟล์ไว้ในระบบการเก็บข้อมูลถาวรที่รับรองว่าไฟล์จะไม่ถูกปรับเปลี่ยนหรือลบออกระหว่างช่วงระยะเวลาการเก็บรักษาตามที่กฎหมายกำหนด นอกจากนี้ GoBD (หลักการสําหรับการบัญชีและการเก็บรักษาหนังสือ บันทึก และเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์) ที่เหมาะสมก็สามารถนําไปใช้กับใบแจ้งหนี้ XML ได้ด้วย

ใบแจ้งหนี้ XML: ตัวอย่าง

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสมมติของใบแจ้งหนี้ XML: บริษัท A ออกใบแจ้งหนี้มูลค่า 1,000 ดอลลาร์สหรัฐสําหรับการจัดส่งผลิตภัณฑ์ไปยังบริษัท B ในวันที่ 15 ธันวาคม 2024

หัวข้ออินวอยซ์ XML มีรายละเอียดพื้นฐาน เช่นหมายเลข วันที่ และวันที่ครบกําหนด ส่วน "ผู้ขาย" และ "ผู้ซื้อ" จะระบุที่อยู่และข้อมูลภาษีของบริษัทที่เกี่ยวข้อง "LineItems" แสดงรายการผลิตภัณฑ์หรือบริการที่มีให้ ซึ่งรวมถึงคําอธิบาย จํานวน ราคาต่อหน่วย และราคารวม ส่วน "ยอดรวม" ประกอบด้วยยอดเงินสุทธิ ภาษีขายที่คํานวณ และยอดเงินขั้นต้น บรรทัด "PaymentDetails" ประกอบด้วยวิธีการชําระเงินซึ่งรวมถึงรายละเอียดธนาคารของบริษัทที่ออกใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ XML มีประโยชน์อย่างไร

การออกใบแจ้งหนี้ XML มีประโยชน์หลายประการซึ่งช่วยให้บริษัทต่างๆ จัดทํากระบวนการที่มีประสิทธิภาพ ปลอดภัย และคุ้มค่ามากยิ่งขึ้น ด้านล่างนี้เป็นประเด็นสำคัญโดยย่อ

การรักษาความปลอดภัยทางกฎหมายและการแก้ไข

รูปแบบ XML ตรงกับความต้องการทางกฎหมายทั้งหมดสําหรับการออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เช่น EU Directive 2014/55/EU นอกจากนี้ สามารถเก็บถาวรได้ด้วยวิธีการตรวจสอบและปฏิบัติตามข้อกําหนดของ GoBD ในเยอรมนี

ความเข้ากันได้และมาตรฐาน

การใช้มาตรฐานที่ได้รับการยอมรับในระดับสากลทำให้สามารถแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ XML ระหว่างระบบและพันธมิตรได้อย่างง่ายดาย สิ่งนี้ช่วยให้ทํางานร่วมกันได้อย่างราบรื่นในระดับสากลไม่ว่าจะใช้ซอฟต์แวร์ใด

ระบบอัตโนมัติและประสิทธิภาพ

เนื่องจากข้อมูลมีการจัดโครงสร้างและเครื่องอ่านได้ ระบบที่เหมาะสมจึงสามารถประมวลผลใบแจ้งหนี้ XML ได้โดยอัตโนมัติ คุณจึงไม่ต้องประมวลผลเอกสารขาเข้าด้วยตัวเองเพิ่ม วิธีนี้ช่วยประหยัดทั้งเงินและเวลา ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสําหรับบริษัทที่มีปริมาณการชําระเงินสูง

การลดข้อผิดพลาด

รูปแบบนี้ช่วยลดข้อผิดพลาด ไม่เพียงแต่ในระหว่างการประมวลผลโดยผู้รับเท่านั้น แต่ยังช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลและส่งข้อมูลอีกด้วย โดยอาศัยโครงสร้างข้อมูลมาตรฐาน กลไกการตรวจสอบตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูลก่อนที่จะส่ง

ความโปร่งใสและการควบคุม

ใบแจ้งหนี้ XML ช่วยให้คุณติดตามและวิเคราะห์ข้อมูลได้ง่ายขึ้น เครื่องมือดิจิทัลอย่าง Stripe Invoicing ช่วยให้ธุรกิจตรวจสอบสถานะใบแจ้งหนี้ได้แบบเรียลไทม์และดําเนินการเมื่อจําเป็น ทั้งนี้การจัดการลูกหนี้จึงโปร่งใสและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การประหยัดต้นทุน

การใช้ใบแจ้งหนี้ XML ช่วยประหยัดเงินได้หลายด้าน เช่น ต้นทุนการพิมพ์และกระดาษ การจัดส่งแบบดิจิทัลรวดเร็วและราคาถูกกว่าจดหมายแบบเดิมๆ ระบบอัตโนมัติยังลดค่าใช้จ่ายแรงงานสําหรับกระบวนที่ต้องทำด้วยตัวเอง

ความยั่งยืน

การเลิกใช้กระดาษช่วยให้การดำเนินธุรกิจมีความยั่งยืน นอกจากนี้ บริษัทต่างๆ ยังช่วยพัฒนาผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมโดยการขจัดความจําเป็นในการส่งใบแจ้งหนี้ด้วยตัวเอง ซึ่งช่วยลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกซิ่ง