ตั้งแต่ปี 2025 เป็นต้นไป ธุรกิจในประเทศเยอรมนีจะต้องออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ในการทำธุรกรรมแบบการทำธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) ด้วยเหตุนี้ ใบแจ้งหนี้ที่เรียกว่า XRechnung จะกลายเป็นมาตรฐานใหม่ ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าใบแจ้งหนี้ XRechnung คืออะไร สร้างได้อย่างไร และประโยชน์ที่ได้รับจากใบแจ้งหนี้ XRechnung คืออะไร เราจะอธิบายเพิ่มเติมว่ามีทางเลือกอื่นอะไรบ้างนอกเหนือจาก XRechnung และธุรกิจจำเป็นต้องทำอะไรเพื่อผสานการทำงานของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เข้ากับการบัญชีของตน

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งหนี้ XRechnung คืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD คืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ XRechnung สร้างขึ้นได้อย่างไร
  
• ใบแจ้งหนี้ XRechnung ต้องได้รับการเก็บถาวรหรือไม่
  
• ใบแจ้งหนี้ XRechnung มีประโยชน์อย่างไร
  
• ธุรกิจจะมีภาระผูกพันอะไรบ้างเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ปี 2025 เป็นต้นไป
  
• ธุรกิจจำเป็นต้องมีอะไรบ้างในการสร้างใบแจ้งหนี้ XRechnung
  

ใบแจ้งหนี้ XRechnung คืออะไร

XRechnung เป็นรูปแบบมาตรฐานของเยอรมนีสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลด้วยใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ โดยอ้างอิงจากรูปแบบ XML และเป็นเหตุผลที่ผู้คนเรียกกันว่าใบแจ้งหนี้ XML แม้ว่าจะมีเนื้อหาและผลทางกฎหมายเหมือนกับใบแจ้งหนี้ทั่วไป แต่ก็อ่านยากเมื่อเทียบกับใบแจ้งหนี้ในรูปแบบกระดาษหรือ PDF ใบแจ้งหนี้ XRechnung ประกอบด้วยโค้ดเพียงบรรทัดเดียว และสามารถประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยใช้ชุดข้อมูล XML ที่ให้มา

ใบแจ้งหนี้ XRechnung ปฏิบัติตามมาตรฐานยุโรปสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ EN 16931 ซึ่งถูกกำหนดขึ้นในปี 2017 โดยคณะกรรมการมาตรฐานยุโรป (CEN) แนวทางนี้ระบุถึงโครงสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับการใช้งานทั่วยุโรป สิ่งสำคัญคือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องสามารถออก ส่ง มีการรับ และประมวลผลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มีโครงสร้างได้ การกำหนดค่าเฉพาะขึ้นอยู่กับแต่ละประเทศในสหภาพยุโรป XRechnung เป็นหนึ่งในตัวเลือกที่เป็นไปได้มากมาย ในเยอรมนี นอกจาก XRechnung แล้ว ยังมีอีกรูปแบบหนึ่งให้เลือกใช้ นั่นคือ ZUGFeRD

ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD คืออะไร

ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD เป็นใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบไฮบริด ย่อมาจาก “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” ในภาษาเยอรมัน ซึ่งแปลเป็นภาษาอังกฤษว่า “Central User Guide of the Forum for Electronic Invoices Germany” (คู่มือผู้ใช้กลางของฟอรัมสำหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของเยอรมนี) ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD รวมรูปแบบใบแจ้งหนี้ XML และ PDF เข้าด้วยกัน โดยได้รับการพัฒนาขึ้นจากความร่วมมือระหว่างเยอรมนีและฝรั่งเศส โดยเหตุผลหลักๆ เป็นเพราะใบแจ้งหนี้ XRechnung อ่านยากเนื่องจากโค้ด ในทางตรงกันข้าม ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD สามารถอ่านได้ทั้งโดยเครื่องจักรและคน โดยใบแจ้งหนี้ชนิดนี้ประกอบด้วยไฟล์ PDF ที่มีลักษณะเหมือนใบแจ้งหนี้ทั่วไป โดยมีชุดข้อมูล XML ฝังอยู่ ด้วยเหตุนี้ ผู้เรียกเก็บเงินจึงสามารถส่งใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD ได้เช่นกันหากผู้รับไม่สามารถประมวลผลข้อมูล XML ได้แบบทางเทคนิค ข้อดีอีกประการหนึ่งคือ ในขณะที่ใบแจ้งหนี้ XRechnung ไม่มีองค์ประกอบกราฟิกหรือแบบอักษรเฉพาะ แต่ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD สามารถออกแบบให้สอดคล้องกับการออกแบบองค์กรของธุรกิจได้ ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD มีอีกชื่อหนึ่งในระดับสากลที่เรียกว่า XRechnung 2.0 และใบแจ้งหนี้ Factur-X

ใบแจ้งหนี้ XRechnung สร้างขึ้นได้อย่างไร

มีสองตัวเลือกในการสร้างใบแจ้งหนี้ XRechnung ได้แก่ การใช้ซอฟต์แวร์การบัญชีพิเศษหรือเครื่องมือช่วยสร้างแบบออนไลน์ ใบแจ้งหนี้ XRechnung เป็นส่วนหนึ่งของบริการมาตรฐานที่ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์บัญชีชั้นนำมอบให้อยู่แล้ว และสามารถสร้างและส่งได้โดยอัตโนมัติด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง นอกจากนี้ยังสามารถจัดเก็บถาวรได้ด้วยวิธีนี้อีกด้วย เครื่องมือช่วยสร้างแบบออนไลน์นั้นให้บริการเหมือนกัน แต่ในกรณีนี้ คุณจะต้องดาวน์โหลดและเก็บใบแจ้งหนี้ถาวรในขั้นตอนเพิ่มเติม สำหรับบริษัทที่ประมวลผลใบแจ้งหนี้จำนวนมากและต้องการจัดเก็บข้อมูลอย่างเหมาะสม เราขอแนะนำให้ใช้โซลูชันซอฟต์แวร์แทน โดยโซลูชันซอฟต์แวร์จะมีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากจำนวนใบแจ้งหนี้ที่เครื่องมือช่วยสร้างแบบออนไลน์สามารถสร้างได้โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายมักมีจำกัดเช่นเดียวกับตัวเลือกการออกแบบเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD

นอกจากสองตัวเลือกที่กล่าวถึงแล้ว คุณยังสามารถแปลงไฟล์ PDF เป็นรูปแบบ XRechnung ได้อีกด้วย ผู้ให้บริการบางรายเสนอบริการประเภทนี้แบบคิดค่าธรรมเนียม

ตามหลักการแล้ว ใบแจ้งหนี้ XRechnung จะมีข้อมูลที่จำเป็นเช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิม ซึ่งรวมถึงชื่อและที่อยู่ของผู้ว่าจ้างและผู้ทำสัญญา หมายเลขภาษี หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และวันที่ใบแจ้งหนี้ ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม ในใบแจ้งหนี้ XRechnung ยังระบุสิ่งที่เรียกว่า ID เส้นทาง สำหรับผู้รับใบแจ้งหนี้อีกด้วย สตริงนี้ซึ่งมีความยาวสูงสุด 40 ตัวอักษรจะช่วยให้สามารถระบุผู้รับและส่งต่อใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างชัดเจน หมายเลขนี้ระบุไว้ในช่อง “ข้อมูลอ้างอิงผู้ซื้อ” ของใบแจ้งหนี้ XRechnung สำหรับหมายเลขซัพพลายเออร์ที่จำเป็นต้องใช้บ่อยครั้ง คุณสามารถขอ ID เส้นทางจากผู้รับใบแจ้งหนี้ได้

ใบแจ้งหนี้ XRechnung ต้องได้รับการเก็บถาวรหรือไม่

เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอื่นและเอกสารทางธุรกิจทุกประเภท ใบแจ้งหนี้ XRechnung จะต้องได้รับการเก็บไว้เป็นเวลา 10 ปี โดยระยะเวลาการเก็บรักษาจะเริ่มต้นเมื่อสิ้นปีปฏิทินที่สร้างใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen ในรูปแบบ elektronischer” (GoBD) หรือที่เรียกกันในภาษาอังกฤษว่า “หลักการสำหรับการดูแลและการเก็บรักษาหนังสือ บันทึก และเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างเหมาะสม” ยังมีผลบังคับใช้กับใบแจ้งหนี้ XRechnung อีกด้วย เหนือสิ่งอื่นใด แนวทางของ GoBD ระบุว่าการจัดเก็บใบแจ้งหนี้ในรูปแบบกระดาษนั้นไม่เพียงพอ ใบแจ้งหนี้จะต้องเก็บถาวรในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยควรจัดเก็บในสื่อบันทึกข้อมูลที่ไม่สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงในภายหลังได้ แต่ยังคงสามารถอ่านและตรวจสอบใบแจ้งหนี้ด้วยเครื่องจักรได้ตลอดเวลา

ใบแจ้งหนี้ XRechnung มีประโยชน์อย่างไร

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เช่น ใบแจ้งหนี้ XRechnung มีประโยชน์มากมายเมื่อเทียบกับใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิม

• เพิ่มประสิทธิภาพ: ใบแจ้งหนี้ XRechnung ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลใบแจ้งหนี้กันได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว ซึ่งช่วยลดเวลาในการประมวลผลและเร่งขั้นตอนการชําระเงินโดยรวม
  
• การลดข้อผิดพลาด: เนื่องจากมีมาตรฐานที่ชัดเจนและไม่คลุมเครือ ตลอดจนถึงการตรวจสอบอัตโนมัติ อัตราข้อผิดพลาดจึงลดลงเมื่อใช้ใบแจ้งหนี้ XRechnung
  
• การตรวจสอบย้อนกลับ: ใบแจ้งหนี้ XRechnung สามารถจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัลได้อย่างง่ายดาย และสามารถเรียกดูได้ทุกที่ทุกเวลา ซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกในการติดตามการชำระเงิน ความปลอดภัยในการตรวจสอบบัญชี และการปฏิบัติตามข้อกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลได้
  
• การรักษาความปลอดภัย: ใบแจ้งหนี้ XRechnung แตกต่างจากใบแจ้งหนี้กระดาษตรงที่สามารถรักษาความปลอดภัยด้วยเทคโนโลยีการเข้ารหัสซึ่งช่วยลดความเสี่ยงจากการสูญหายของข้อมูล การโจรกรรม หรือการบงการ
  
• ประหยัดต้นทุน: ใบแจ้งหนี้ XRechnung ช่วยให้ธุรกิจประหยัดเงิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเปรียบเทียบกับใบแจ้งหนี้ในรูปแบบกระดาษ ประหยัดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ ค่าส่ง และค่าจัดเก็บ
  
• เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม: การเลิกใช้ใบแจ้งหนี้กระดาษไม่ได้ช่วยแค่เพียงประหยัดกระดาษเท่านั้น แต่ยังช่วยปกป้องสิ่งแวดล้อมอีกด้วย หากไม่มีการขนส่งเอกสารแบบกายภาพ ก็จะเป็นการช่วยลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไปในตัว
  

ธุรกิจจะมีภาระผูกพันอะไรบ้างเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ปี 2025 เป็นต้นไป

เมื่อวันที่ 22 มีนาคม 2024 สภาบุนเดิสทาคของเยอรมนีอนุมัติร่างกฎหมายของรัฐบาลเกี่ยวกับกฎหมายว่าด้วยเรื่องโอกาสในการเติบโต โดยมีมติว่าการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะเป็นข้อบังคับในธุรกรรม B2B ในอนาคต เหตุผลในการดำเนินการเช่นนี้มาจากโครงการภาษีมูลค่าเพิ่มในยุคดิจิทัล (ViDA) ของคณะกรรมาธิการยุโรป ซึ่งกำหนดให้มีการนำระบบรายงานอิเล็กทรอนิกส์สำหรับธุรกรรม B2B มาใช้ โดยระบบรายงานนี้จะเริ่มมีผลบังคับใช้ในปี 2028 ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม ขณะนี้กำลังมีการพิจารณาผ่อนผันไปถึงปี 2030 หรือ 2032 ข้อกำหนดสำหรับการจัดทำมาตรฐานในการแลกเปลี่ยนข้อมูลนี้คือข้อบังคับการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจะถูกนำมาใช้ในเยอรมนีภายใต้กฎหมายว่าด้วยเรื่องโอกาสในการเติบโต

จนถึงตอนนี้ ธุรกิจต่างยังสามารถออกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบกระดาษหรือไฟล์ PDF ได้ ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม ตั้งแต่ปี 2025 เป็นต้นไป จะมีข้อกำหนดอื่นๆ ที่นำมาบังคับใช้ ซึ่งรวมถึงข้อบังคับช่วงเปลี่ยนผ่านหลายฉบับตั้งแต่ปี 2025 ถึง 2027:

• ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 เป็นต้นไป บริษัทที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มทุกแห่งจะต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และต้องสามารถรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้
  
• ในปี 2025 และ 2026 ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ และใบแจ้งหนี้กระดาษจะได้รับอนุญาตควบคู่ไปกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
  
• ในปี 2027 ความสามารถในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ และใบแจ้งหนี้กระดาษ (นอกเหนือจากใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์) จะใช้ได้เฉพาะกับธุรกิจที่มีรายได้รวมน้อยกว่า 800,000 ยูโรในปี 2026 เท่านั้น
  
• ตั้งแต่ปี 2028 เป็นต้นไป อนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น
  

ใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องกับรายรับที่ไม่ต้องเสียภาษี ใบแจ้งหนี้สำหรับจำนวนเงินน้อย และใบแจ้งหนี้สำหรับตั๋วโดยสารขนส่งสาธารณะ (ดูส่วนที่ 34 ของ UStDV หรือคำสั่งการบังคับใช้ภาษีมูลค่าเพิ่ม) จะได้รับการยกเว้นจากภาระผูกพันของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ธุรกิจที่เกี่ยวข้องไม่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ XRechnung แต่จะต้องสามารถรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้ XRechnung ได้

เพื่อที่จะปรับใช้แผนของสหภาพยุโรปในระดับชาติ สำนักงานประสานงานมาตรฐานไอทีของเยอรมนี (KoSIT) จึงได้พัฒนารูปแบบใบแจ้งหนี้ XRechnung โดยรูปแบบใบแจ้งหนี้นี้ได้กลายเป็นมาตรฐานในการบริหารจัดการภาครัฐตั้งแต่วันที่ 22 มิถุนายน 2017 ธุรกิจที่ทำงานร่วมกับหน่วยงานราชการและผู้ทำสัญญาของรัฐก็จำเป็นต้องใช้รูปแบบใบแจ้งหนี้นี้เช่นกัน

ธุรกิจจำเป็นต้องมีอะไรบ้างในการสร้างใบแจ้งหนี้ XRechnung

เนื่องจากใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์จะเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกรรมทางธุรกิจของบริษัทเยอรมันตั้งแต่ปี 2025 เป็นต้นไป จึงไม่มีทางหลีกเลี่ยงมาตรฐาน XRechnung ได้ ใบแจ้งหนี้ XRechnung คือรูปแบบการออกใบแจ้งหนี้แห่งอนาคต ดังนั้น บริษัทต่างๆ ควรนำโครงสร้างที่เหมาะสมมาใช้โดยเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงระบบอาจมีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลานาน ทั้งนี้ จะขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทและระบบการบัญชี

ประการแรก ประเด็นสำคัญในที่นี้คือสามารถแปลข้อมูลใบแจ้งหนี้เป็นรูปแบบ XRechnung หรือ XML ได้หรือไม่ หากซอฟต์แวร์ที่เคยใช้ก่อนหน้านี้ไม่สามารถทำได้ คุณจะต้องใช้โปรแกรมอื่นหรือเครื่องมือช่วยสร้างแบบออนไลน์ นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบเส้นทางการส่งจดหมายด้วย หากต้องส่งใบแจ้งหนี้หลายฉบับไปยังหน่วยงาน การส่งจดหมายทางอีเมลเพียงอย่างเดียวอาจไม่ใช่ทางเลือกที่ดีที่สุด ทางเลือกหนึ่งคือ PEPPOL ด้วยการใช้วิธี “การจัดซื้อจัดจ้างสาธารณะแบบออนไลน์ของยุโรป” ที่พัฒนาโดยสหภาพยุโรป คุณจะสามารถสร้างการเชื่อมต่อหลายช่องทางกับหน่วยงานต่างๆ ผ่านจุดเชื่อมต่อเดียวได้

ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม สิ่งที่ต้องนำมาปรับใช้มีมากกว่าแค่ข้อกำหนดทางเทคนิค หากต้องการผสานการทำงานเทคโนโลยีใหม่เข้ากับระบบการบัญชีได้อย่างราบรื่น พนักงานที่รับผิดชอบควรได้รับการฝึกอบรมอย่างเหมาะสม นอกจากนี้ บริษัทจำเป็นต้องตัดสินใจว่าตนต้องการส่งใบแจ้งหนี้ XRechnung หรือใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD