À partir de 2025, les entreprises en Allemagne seront tenues d'émettre des factures électroniques pour les transactions B2B. Les factures XRechnung vont donc devenir la nouvelle norme. Dans cet article, nous vous invitons à découvrir ce que sont les factures XRechnung, comment elles sont créées et les avantages qu'elles offrent. Nous verrons également quelles solutions comparables s'offrent à vous et ce dont les entreprises ont besoin afin d'intégrer ces factures électroniques à leur comptabilité.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'une facture XRechnung ?
  
• Qu'est-ce qu'une facture ZUGFeRD ?
  
• Comment sont créées les factures XRechnung ?
  
• Les factures XRechnung ont-elles besoin d'être archivées ?
  
• Quels sont les avantages des factures XRechnung ?
  
• À quelles obligations les entreprises devront-elles se plier en 2025 concernant la facturation ?
  
• De quoi les entreprises ont-elles besoin pour émettre des factures XRechnung ?
  

Qu'est-ce qu'une facture XRechnung ?

XRechnung est le format standard allemand pour les échanges de données contenant des factures électroniques. Basées sur le format XML, ces factures peuvent également être appelées factures XML. Bien qu'elles présentent le même contenu et que leurs conséquences juridiques soient les mêmes qu'une facture classique, elles ne peuvent pas être lues facilement, contrairement à une facture au format papier ou PDF. À l'inverse, les factures XRechnung se présentent exclusivement sous la forme de lignes de code. Elles peuvent être traitées électroniquement grâce à leur ensemble de données XML.

Les factures XRechnung suivent la norme européenne de facturation EN 16931, établie en 2017 par le Comité européen de normalisation. Cette directive précise la manière dont doit être présentée une facture électronique afin d'être utilisée partout en Europe. Il est essentiel que les factures électroniques puissent être émises, transmises, reçues et traitées dans un format électronique structuré. La configuration exacte est laissée à l'appréciation de chaque pays de l'UE. XRechnung est l'une de ces nombreuses options. ZUGFeRD est l'autre format disponible en Europe.

Qu'est-ce qu'une facture ZUGFeRD ?

La facture ZUGFeRD est une facture électronique hybride. L'abréviation signifie « Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland », soit « Guide central de l'utilisateur du forum pour les factures électroniques Allemagne » en français. La ZUGFeRD combine les formats de facture XML et PDF. Cette facture a été développée en collaboration entre l'Allemagne et la France, principalement parce que les factures XRechnung sont difficiles à lire en raison de leur code. Les factures ZUGFeRD, elles, peuvent être lues par les machines et les humains. Il s'agit d'un fichier PDF, qui ressemble en tout point à une facture classique, dans laquelle est intégré un ensemble de données XML. Les émetteurs peuvent ainsi également envoyer des factures ZUGFeRD si leurs destinataires ne sont pas en mesure de traiter les données XML. Autre avantage : si les factures XRechnung ne contiennent aucune illustration ni police individuelle, les ZUGFeRD, quant à elles, peuvent refléter l'image de marque de l'entreprise. Les factures ZUGFeRD sont également appelées XRechnung 2.0 ou Factur-X à l'international.

Comment sont créées les factures XRechnung ?

Il existe deux options pour créer une facture XRechnung : soit à l'aide d'un logiciel de comptabilité, soit à partir d'un générateur en ligne. Les XRechnung font partie des services standard offerts par les principaux fournisseurs de logiciels de comptabilité. Elles peuvent être créées et envoyées automatiquement en tout juste quelques clics. Cette solution permet également de les archiver. Les générateurs en ligne offrent des services similaires dans les grandes lignes. Toutefois, les factures doivent être téléchargées et archivées, ce qui implique une étape supplémentaire. Pour les entreprises qui traitent de nombreuses factures et souhaitent s'assurer un archivage serein, il est plus sage de faire appel à un logiciel. Cela est d'autant plus important que le nombre de factures qu'un générateur en ligne peut créer gratuitement est souvent limité, de même que les possibilités de conception lors de la création de factures ZUGFeRD.

Outre les deux options mentionnées, il est également possible de convertir un fichier PDF dans un format XRechnung. Quelques fournisseurs de services proposent ce type de démarche à titre onéreux.

En principe, une facture XRechnung comporte les mêmes informations obligatoires qu'une facture classique, à savoir le nom et l'adresse du donneur d'ordre et du sous-traitant, le numéro fiscal, le numéro d'identification de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et la date de la facture. Toutefois, dans le cas des factures XRechnung, l'ID de routage des destinataires de la facture est également indiqué. Cette chaîne de 40 caractères maximum permet d'adresser et de transmettre clairement la facture par voie électronique. Le numéro est précisé dans le champ « référence du client » pour les factures XRechnung. En ce qui concerne le numéro de fournisseur, fréquemment requis, vous pouvez demander l'ID de routage aux destinataires de la facture.

Les factures XRechnung ont-elles besoin d'être archivées ?

Les factures XRechnung, comme les factures dans d'autres formats et les documents commerciaux de tous types, doivent être conservées pendant 10 ans. La période de conservation commence à la fin de l'année civile au cours de laquelle la facture a été créée. Les « Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form » (GoBD), ou principes pour la tenue et la conservation des livres, registres et documents sous forme électronique en français, s'appliquent également aux factures XRechnung. Les lignes directrices des GoBD stipulent entre autres que le stockage des factures en papier n'est pas suffisant. La facture doit être archivée électroniquement, de préférence sur un support de données qui n'autorise pas de modifications ultérieures, mais qui permet néanmoins de lire et d'examiner la facture à tout moment à l'aide d'une machine.

Quels sont les avantages des factures XRechnung ?

Les factures électroniques, telles que les factures XRechnung, offrent de nombreux avantages par rapport aux factures classiques.

• Augmentation de l'efficacité : les factures XRechnung permettent un échange efficace et rapide des données de facturation entre les entreprises. Le temps de traitement est ainsi réduit et le processus de paiement est globalement accéléré.
  
• Diminution des erreurs : grâce à des normes claires et non ambiguës ainsi qu'à une validation automatique, le taux d'erreurs diminue avec les factures XRechnung.
  
• Traçabilité : les factures XRechnung peuvent être facilement archivées numériquement et sont consultables à tout moment et en tout lieu. Cette mesure facilite le suivi des paiements, la sécurité des audits et le respect des délais de conservation.
  
• Sécurité : contrairement aux factures papier, les factures XRechnung peuvent être sécurisées grâce à une technologie de chiffrement. Ainsi, le risque de perte, de vol ou de manipulation des données est réduit.
  
• Rentabilité : les factures XRechnung permettent aux entreprises de faire des économies, notamment par rapport aux factures sur papier. Les coûts d'impression, d'envoi et de stockage sont épargnés.
  
• Durabilité : l'abandon des factures papier contribue également à la protection de l'environnement, au-delà des économies de papier. Si aucun document physique n'est transporté, les émissions de carbone sont également réduites.
  

À quelles obligations les entreprises devront-elles se plier en 2025 concernant la facturation ?

Le 22 mars 2024, le Bundesrat allemand a approuvé le projet de loi gouvernemental relatif à la loi sur les opportunités de croissance, qui prévoit que les factures électroniques seront obligatoires à l'avenir dans les transactions B2B. En toile de fond, l'initiative « VAT in the Digital Age » (ViDA) de la Commission européenne, qui prévoit l'introduction d'un système de déclaration électronique pour les transactions B2B. Ce système entrera en vigueur en 2028. Toutefois, un report à 2030 ou 2032 est actuellement à l'étude. L'obligation d'une facturation électronique, qui sera introduite en Allemagne avec la loi sur les opportunités de croissance, est une condition de cette normalisation prévue de l'échange de données.

Jusqu'à présent, les entreprises pouvaient également émettre des factures papier ou au format PDF. Cependant, à partir de 2025, d'autres dispositions s'appliqueront, y compris plusieurs règlements transitoires de 2025 à 2027.

• À compter du 1er janvier 2025, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront émettre des factures électroniques et être en mesure de les recevoir.
  
• En 2025 et 2026, d'autres types de factures électroniques et de factures papier seront autorisés en plus des factures électroniques.
  
• En 2027, la possibilité d'émettre d'autres types de factures électroniques et des factures papier (en plus des factures électroniques) ne s'appliquera qu'aux entreprises dont le chiffre d'affaires total était inférieur à 800 000 euros en 2026.
  
• Dès 2028, seules les factures électroniques pourront être émises.
  

Les factures relatives aux revenus non imposables, les factures de faible montant et les factures relatives aux billets de transport public (voir l'article 34 de l'UStDV ou l'ordonnance d'application de la TVA) ne seront pas soumises à l'obligation du format électronique. Les entreprises concernées ne devront pas émettre de factures XRechnung mais devront être en mesure de les recevoir et de les traiter.

Pour mettre en œuvre les plans de l'UE au niveau national, l'Office allemand de coordination des normes informatiques (KoSIT) a développé le format de facturation XRechnung. Il s'agit de la norme dans l'administration publique depuis le 22 juin 2017. Les entreprises qui collaborent avec les autorités et les sous-traitants publics doivent également utiliser ce format de facturation.

De quoi les entreprises ont-elles besoin pour émettre des factures XRechnung ?

Puisque les factures électroniques seront obligatoires pour les transactions commerciales des entreprises allemandes à partir de 2025, il n'y a aucun moyen de contourner la norme XRechnung. Il s'agit du format de facturation à venir. Les entreprises doivent donc mettre en place rapidement les structures appropriées, d'autant plus que le changement peut être coûteux et long, en fonction de la taille de l'entreprise et de ses systèmes comptables.

Tout d'abord, il s'agit de savoir si les données de facturation peuvent être traduites dans un format XRechnung ou XML. Si le logiciel utilisé précédemment n'est pas en mesure de le faire, d'autres programmes ou un générateur en ligne doivent être utilisés. Le routage d'envoi doit également être revu. Si plusieurs factures doivent être envoyées aux autorités, un simple envoi par courrier électronique ne représente pas le meilleur choix. PEPPOL est une solution à ce problème. Grâce à la méthode « Pan-European Public Procurement Online » développée par l'Union européenne, il est possible d'établir des connexions multiples avec des autorités individuelles via un point d'accès unique.

Les exigences techniques ne sont toutefois pas les seules à devoir être mises en œuvre. Pour intégrer la nouvelle technologie en toute fluidité dans le système comptable, les employés responsables doivent être formés en conséquence. En outre, les entreprises doivent décider si elles préfèrent envoyer des factures XRechnung ou des factures ZUGFeRD.

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