A partire dal 2025 le attività in Germania saranno obbligate a emettere fatture elettroniche nelle transazioni in business-to-business (B2B). Le cosiddette fatture XRechnung diventeranno pertanto il nuovo standard. In questo articolo scoprirai che cos'è una fattura XRechnung, come viene creata e quali vantaggi offre. Verranno inoltre illustrate le alternative a XRechnung e i requisiti per integrare le fatture elettroniche nella contabilità delle attività.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una fattura XRechnung?
  
• Che cos'è una fattura ZUGFeRD?
  
• Come vengono create le fatture XRechnung?
  
• Le fatture XRechnung devono essere archiviate?
  
• Quali sono i vantaggi delle fatture XRechnung?
  
• Quali saranno gli obblighi delle attività rispetto alla fatturazione a partire dal 2025?
  
• Quali sono i requisiti delle fatture XRechnung?
  

Che cos'è una fattura XRechnung?

XRechnung è il formato tedesco standard per lo scambio di dati con fatture elettroniche. Le fatture sono basate sul formato XML, per cui sono anche dette fatture XML. Anche se hanno lo stesso contenuto e le stesse conseguenze legali delle fatture classiche, le fatture XRechnung non sono facili da leggere rispetto a quelle cartacee o in formato PDF. Sono infatti costituite esclusivamente da righe di codice. Possono essere elaborate elettronicamente utilizzando il set di dati XML incluso.

Le fatture XRechnung sono conformi allo standard europeo per la fatturazione, EN 16931, stabilito nel 2017 dal Comitato Europeo di Normazione (CEN). Queste linee guida specificano come devono essere strutturate le fatture elettroniche per l'uso in tutta Europa. È fondamentale che le fatture elettroniche possano essere emesse, trasmesse, ricevute ed elaborate in un formato elettronico strutturato. La configurazione specifica è a discrezione di ogni Paese della UE. XRechnung è una delle numerose opzioni possibili. In Germania oltre a XRechnung è disponibile un altro formato, ZUGFeRD.

Che cos'è una fattura ZUGFeRD?

ZUGFeRD è una fattura elettronica ibrida. È l'abbreviazione di "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" in tedesco, traducibile in "Guida centrale per l'utente del forum tedesco per le fatture elettroniche". La fattura ZUGFeRD combina i formati XML e PDF. È stata sviluppata in collaborazione tra Germania e Francia, principalmente perché le fatture XRechnung sono difficili da leggere a causa del codice. Al contrario, le fatture ZUGFeRD possono essere lette sia dal computer che dalle persone. Sono costituite da un file PDF, di aspetto simile a quello delle fatture classiche, in cui è incorporato un set di dati XML. I creditori possono quindi anche inviare fatture ZUGFeRD, se i destinatari non sono in grado tecnicamente di elaborare dati XML. Un altro vantaggio è che, mentre le fatture XRechnung non contengono elementi grafici o singoli tipi di carattere, le fatture ZUGFeRD possono essere create in linea con il design aziendale dell'attività. Le fatture ZUGFeRD sono anche dette XRechnung 2.0 e Factur-X a livello internazionale.

Come vengono create le fatture XRechnung?

Sono disponibili due opzioni per creare le fatture XRechnung: tramite un software speciale di contabilità oppure con un generatore online. Le fatture XRechnung fanno già parte del servizio standard offerto dai principali fornitori di software di contabilità e possono essere create e inviate automaticamente con pochi clic. È anche possibile archiviarle. I generatori online offrono essenzialmente lo stesso servizio; tuttavia, in questo caso, le fatture devono essere scaricate e archiviate con un passaggio aggiuntivo. Per le aziende che elaborano numerose fatture e che vogliono assicurarsi un'archiviazione corretta, è consigliabile optare invece per una soluzione software. Questa scelta è particolarmente importante perché il numero di fatture che è possibile creare gratuitamente con un generatore online è spesso limitato, così come lo sono le opzioni di design per la creazione di fatture ZUGFeRD.

Oltre alle due opzioni su indicate, è anche possibile convertire un file PDF in formato XRechnung. Alcuni fornitori di servizi offrono questo tipo di servizio a pagamento.

In linea di principio, le fatture XRechnung includono le stesse informazioni obbligatorie di quelle classiche, tra cui nome e indirizzo di committente e contraente, numero di identificazione fiscale, numero di partita IVA e data della fattura. Tuttavia, nelle fatture XRechnung viene anche indicato il cosiddetto ID di indirizzamento per i destinatari. Si tratta di una stringa composta da un massimo di 40 caratteri che garantisce il corretto indirizzamento elettronico e l'inoltro della fattura. Il numero viene specificato nel campo del riferimento acquirente per le fatture XRechnung. Analogamente al numero fornitore, spesso obbligatorio, è possibile richiedere l'ID di indirizzamento ai destinatari delle fatture.

Le fatture XRechnung devono essere archiviate?

Le fatture XRechnung, così come quelle in altri formati e i documenti aziendali di tutti i tipi, devono essere archiviate per 10 anni. Il periodo di conservazione decorre dalla fine dell'anno solare in cui è stata creata la fattura. I principi del GoBD, "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form", ovvero "principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico", si applicano anche alle fatture XRechnung. Tra le altre cose, le linee guida GoBD stipulano che l'archiviazione delle fatture in formato cartaceo non è sufficiente. Le fatture devono essere archiviate in formato elettronico, preferibilmente su un supporto di archiviazione dati che non consenta di modificarle in seguito, ma che offra comunque la possibilità di leggerle ed esaminarle al computer in qualsiasi momento.

Quali sono i vantaggi delle fatture XRechnung?

Le fatture elettroniche, come XRechnung, offrono un'ampia gamma di vantaggi rispetto a quelle classiche:

• Maggiore efficienza: le fatture XRechnung consentono lo scambio rapido ed efficiente dei dati di fatturazione tra attività. Il tempo di elaborazione si riduce drasticamente, con una conseguente accelerazione del processo di pagamento in generale.
  
• Riduzione degli errori: grazie a standard chiari e inequivocabili, oltre che alla convalida automatica, il tasso di errori diminuisce con le fatture XRechnung.
  
• Tracciabilità: le fatture XRechnung sono facili da archiviare in digitale e possono essere recuperate ovunque e in qualsiasi momento, agevolando il monitoraggio dei pagamenti, la sicurezza degli audit e la conformità ai requisiti dei periodi di conservazione.
  
• Sicurezza: a differenza delle fatture cartacee, le XRechnung possono essere protette con la tecnologia della crittografia, riducendo il rischio di perdita, furto o manipolazione dei dati.
  
• Risparmio sui costi: rispetto in particolare alle fatture cartacee, le fatture XRechnung consentono alle attività di risparmiare sui costi relativi a stampa, spedizione postale e archiviazione.
  
• Eco-compatibilità: l'abbandono delle fatture cartacee contribuisce anche alla tutela dell'ambiente, non solo per il risparmio di carta, ma anche perché evitando di trasportare fisicamente i documenti si riducono le emissioni di CO2.
  

Quali saranno gli obblighi delle attività rispetto alla fatturazione a partire dal 2025?

Il 22 marzo 2024 il Consiglio federale tedesco ha approvato il disegno di legge Growth Opportunities Act del governo, che sancisce l'obbligatorietà delle fatture elettroniche nelle transazioni B2B in futuro. Alla base di questa legge c'è l'iniziativa VAT in the Digital Age (ViDA) della Commissione Europea, che stipula l'introduzione di un sistema di rendicontazione elettronica per le transazioni B2B, la cui entrata in vigore è prevista nel 2028. Tuttavia, è in fase di discussione un rinvio al 2030 o al 2032. Uno dei requisiti di questa prevista standardizzazione nello scambio dei dati è l'obbligo della fatturazione elettronica, che verrà introdotto in Germania con il Growth Opportunities Act.

Oggi le attività possono emettere fatture anche in formato cartaceo o come file PDF. Tuttavia, a partire dal 2025 si applicheranno altre disposizioni, tra cui diverse normative transitorie tra il 2025 e il 2027:

• A partire dal 1° gennaio 2025 tutte le aziende iscritte al registro IVA dovranno emettere fatture elettroniche ed essere in grado di riceverle.
  
• Nel 2025 e nel 2026 saranno consentite altre fatture digitali e cartacee, oltre alle fatture elettroniche.
  
• Nel 2027 la possibilità di emettere altre fatture digitali e cartacee, oltre alle fatture elettroniche, verrà concessa solo alle attività con un fatturato totale inferiore a € 800.000 nel 2026.
  
• A partire dal 2028 sarà consentito emettere solo fatture elettroniche.
  

Le fatture relative a ricavi esentasse, le fatture per piccoli importi e le fatture per i biglietti del trasporto pubblico (vedi la sezione 34 dell'UStDV, ovvero l'ordinanza tedesca sull'attuazione dell'IVA) saranno esenti dall'obbligo di fatturazione elettronica. Le attività interessate non dovranno emettere fatture XRechnung ma dovranno essere in grado di riceverle ed elaborarle.

Per implementare i piani della UE a livello nazionale, il KoSIT, ovvero l'ufficio tedesco di coordinamento per gli standard IT, ha sviluppato il formato di fatturazione XRechnung, che dal 22 giugno 2017 è il formato standard nella pubblica amministrazione. Anche le attività che collaborano con autorità e appaltatori pubblici devono utilizzare questo formato di fatturazione.

Quali sono i requisiti delle fatture XRechnung?

Poiché a partire dal 2025 le fatture elettroniche saranno obbligatorie per le transazioni commerciali delle aziende tedesche, non c'è modo di aggirare lo standard XRechnung. Si tratta infatti del formato di fatturazione del futuro. Le aziende dovranno pertanto implementare tempestivamente le strutture appropriate, soprattutto perché la transizione può rivelarsi onerosa dal punto di vista di tempi e costi, a seconda delle dimensioni e dei sistemi contabili aziendali.

Per iniziare, è necessario prima di tutto verificare se i dati delle fatture possono essere convertiti in formato XRechnung o XML. Se il software utilizzato in precedenza non consente questa conversione, è necessario passare ad altri programmi o a un generatore online. È consigliabile rivedere anche l'instradamento postale. Se è necessario inviare diverse fatture alle autorità, la semplice distribuzione via email non è la scelta migliore. Una delle alternative è PEPPOL. Il metodo PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), sviluppato dall'Unione Europea, consente di stabilire più connessioni a singole autorità tramite un singolo punto di accesso.

Tuttavia, è necessario rispettare diversi requisiti oltre a quelli di carattere tecnico. Per integrare perfettamente la nuova tecnologia nel sistema di contabilità, i dipendenti responsabili dovranno seguire una formazione appropriata. Inoltre, le aziende dovranno decidere se inviare fatture XRechnung o ZUGFeRD.

Per informazioni più dettagliate su contabilità e fatturazione, visita il portale delle risorse Stripe. Se cerchi supporto professionale per i tuoi processi finanziari, registrati a Stripe oggi stesso.