从 2025 年起，德国企业必须在企业对企业 (B2B) 交易中开具电子发票。因此，所谓的 XRechnung 发票将成为新标准。在本文中，您将了解什么是 XRechnung 发票、它是如何创建的以及它有哪些优点。我们还将解释 XRechnung 有哪些替代品，以及企业需要如何将电子发票集成到其会计流程中。

本文内容

• 什么是 XRechnung 发票？
  
• 什么是 ZUGFeRD 发票？
  
• XRechnung 发票是如何创建的？
  
• XRechnung 发票必须存档吗？
  
• XRechnung 发票有什么好处？
  
• 从 2025 年起，企业在开票方面将承担哪些义务？
  
• 企业开具 XRechnung 发票需具备哪些条件？
  

什么是 XRechnung 发票？

XRechnung 是德国用于电子发票数据交换的标准格式，基于 XML 格式开发，因此也被称作 XML 发票。尽管其包含的内容与法律效力均与传统发票一致，但与纸质发票或 PDF 格式发票不同，XRechnung 发票的可读性较差 —— 它完全由代码行构成，需借助其中包含的 XML 数据集才能实现电子化处理。

XRechnung 发票遵循欧洲标准化委员会 (CEN) 于 2017 年制定的欧洲发票标准 EN 16931。该准则规定了电子发票的结构，以便在全欧洲范围内使用。最根本的是，电子发票可以以结构化的电子格式开具、传输、接收和处理。具体配置由欧盟各国自行决定。XRechnung 是众多可能的选择之一。在德国，除了 XRechnung 之外，还有另一种格式可供选择：ZUGFeRD。

什么是 ZUGFeRD 发票？

ZUGFeRD 发票是一种混合式电子发票。德文缩写为“Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”，中文翻译为“德国电子发票论坛中央用户指南”。ZUGFeRD 发票结合了 XML 和 PDF 发票格式。它是由德国和法国合作开发的，主要是因为 XRechnung 发票因其代码而难以阅读。相比之下，ZUGFeRD 发票机器和人都能读取。ZUGFeRD 发票由 PDF 文件组成，看上去与普通发票无异，但其中嵌入了 XML 数据集。因此，如果收件人在技术上无法处理 XML 数据，开票人也可以发送 ZUGFeRD 发票。另一个优点是，XRechnung 发票不包含任何图形元素或自定义字体，而 ZUGFeRD 发票可以根据公司的企业设计进行设计。ZUGFeRD 发票在国际上也被称为 XRechnung 2.0 和 Factur-X 发票。

XRechnung 发票是如何创建的？

创建 XRechnung 发票有两种选择：使用专用会计软件或在线生成器。XRechnung 发票已成为主要会计软件服务提供者提供的标准账户服务的一部分，只需点击几下即可自动创建和发送。还可以通过这种方式存档。在线生成器基本上提供相同的服务；但在这种情况下，发票必须通过额外的步骤下载和存档。对于处理大量发票并希望确保适当存储的公司，建议改用软件解决方案。这一点尤为重要，因为在线生成器可免费创建的发票数量通常有限，创建 ZUGFeRD 发票时的设计选项也有限。

除了上述两种选择外，还可以将 PDF 文件转换为 XRechnung 格式。一些服务提供者提供这类服务，但要收取费用。

原则上，XRechnung 发票的必填信息与传统发票相同，包括委托人和承包商的名称和地址、税务编号、增值税税号和发票日期。不过，对于 XRechnung 发票，还标明了发票收件人的所谓路径 ID。这个字符串最多可包含 40 个字符，可以清晰地对发票进行电子寻址和转发。该号码在 XRechnung 发票的“买家参考”字段中指定。至于经常需要的供应商编号，您可以向发票收件人申请路径 ID。

XRechnung 发票必须存档吗？

XRechnung 发票与其他格式的发票和各类型的商业单据一样，必须存储 10 年。保存期限从创建发票的日历年年底开始计算。Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form"（GoBD）——中文翻译为“关于正确编制和留存电子形式账簿、记录及文件的原则”——也适用于 XRechnung 发票。除其他外，GoBD 准则还规定，仅存储纸质发票是不够的。发票必须以电子形式存档，优先选择不允许后续修改的数据存储介质，但该介质仍需能随时支持发票的机器读取与审查。

XRechnung 发票有什么好处？

与传统发票相比，电子发票（如 XRechnung 发票）具有一系列优势：

• 提高效率： XRechnung 发票可使企业之间高效、快速地交换发票数据。这在整体上缩短了处理时间，加快了支付流程。
  
• 减少出错： 由于采用清晰明确的标准，且具备自动验证功能，XRechnung 发票的出错率降低了。
  
• 可追溯性： XRechnung 发票可轻松实现数字化归档，且能随时随地调取。这为款项追踪、审计安全性保障及存档期限合规提供了便利。
  
• 安全性： 与纸质发票不同，XRechnung 发票可以通过加密技术确保安全。这降低了数据丢失、被盗或被篡改的风险。
  
• 节约成本： XRechnung 发票为企业节约成本，尤其是与纸质发票相比。节省了打印、邮寄和存储成本。
  
• 环保： 放弃使用纸质发票同样有助于环境保护，且这一益处不仅体现在纸张节约上。若无需运输实体文件，还能减少碳排放。
  

从 2025 年起，企业在开票方面将承担哪些义务？

2024 年 3 月 22 日，德国联邦参议院通过了《增长机遇法案》的政府草案，明确未来将在企业对企业 (B2B) 交易中强制推行电子发票。这一立法举措的背景是欧盟委员会提出的“数字时代增值税”(ViDA) 倡议 —— 该倡议要求为 B2B 交易引入一套电子申报系统。根据规划，这套电子申报系统原定于 2028 年生效，但目前各方正讨论将其生效时间推迟至 2030 年或 2032 年。而实现“数据交换标准化”目标的要求，便是推行电子发票义务，德国此次正是通过《增长机遇法案》落实了这一要求。

到目前为止，企业还能以纸质或 PDF 文件的形式开具发票。但是，从 2025 年起，将适用其他规定，包括从 2025 年到 2027 年的几项过渡性规定：

• 从 2025 年 1 月 1 日起，所有增值税注册公司都必须开具并能接收电子发票。
  
• 2025 年和 2026 年，除电子发票外，还将允许使用其他电子发票和纸质发票。
  
• 2027 年，仅 2026 年总收入低于 80 万欧元的企业，才可以开具其他电子发票和纸质发票（除电子发票外）。
  
• 从 2028 年起，只允许开具电子发票。
  

与免税收入相关的发票、小金额发票，以及公共交通票的发票（参见 UStDV 或增值税实施条例第 34 条）将豁免电子发票义务。相关企业不必开具 XRechnung 发票，但必须能够接收和处理该发票。

为了在国家层面落实欧盟方案，德国信息技术标准协调办公室 (KoSIT) 开发了 XRechnung 发票格式。自 2017 年 6 月 22 日起，这种发票格式已成为公共管理部门的标准。与当局和公共承包商合作的企业也必须使用这种发票格式。

企业开具 XRechnung 发票需具备哪些条件？

鉴于从 2025 年起德国企业的商业交易将强制要求使用电子发票，XRechnung 标准已成为必经之路，它将是未来的发票格式。因此，企业应尽快搭建相应的结构，尤其是考虑到：根据企业规模及会计系统的不同，这一转换过程可能既耗费资金，又耗时较长。

首先，这里的关键问题是发票数据能否转换成 XRechnung 或 XML 格式。如果以前使用的软件无法做到这一点，就必须使用其他程序或在线生成器。还应审查邮寄路径。如果需要向有关部门发送多张发票，简单的邮箱发送并不是最佳选择。一种替代方法是 PEPPOL。使用欧盟开发的“泛欧公共采购在线”方法，只需一个接入点即可与多个独立机构建立连接。

然而，必须实施的不仅仅是技术要求。为了将新技术无缝集成到会计系统中，应该对负责的员工进行相应的培训。此外，公司还需要决定是要发送 XRechnung 发票还是 ZUGFeRD 发票。