Ab 2025 sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, im B2B-Bereich elektronische Rechnungen auszustellen. Damit werden sogenannte XRechnungen zum neuen Standard. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine XRechnung ist, wie sie erstellt wird und welche Vorteile sie bietet. Zudem erläutern wir, welche Alternative es zur XRechnung gibt und welche Voraussetzungen Unternehmen schaffen müssen, um elektronische Rechnungen in ihre Buchhaltung zu integrieren.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine XRechnung?
  
• Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
  
• Wie wird eine XRechnung erstellt?
  
• Müssen XRechnungen archiviert werden?
  
• Welche Vorteile haben XRechnungen?
  
• Welche Pflichten gelten ab 2025 für Unternehmen bei der Rechnungsstellung?
  
• Welche Voraussetzungen müssen Unternehmen für die XRechnung schaffen?
  

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist das deutsche Standardformat für den Datenaustausch mit elektronischen Rechnungen. Sie basiert auf dem XML-Format, weshalb sie auch als XML-Rechnung bezeichnet wird. Obwohl sie die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine klassische Rechnung hat, kann sie im Gegensatz zu einer Rechnung in Papierform oder im PDF-Format nicht ohne Weiteres gelesen werden: Die XRechnung besteht ausschließlich aus Codezeilen. Mithilfe des inkludierten XML-Datensatzes kann sie direkt elektronisch weiterverarbeitet werden.

XRechnungen folgen der europäischen Norm für die Rechnungslegung EN-16931, die 2017 vom Comité Européen de Normalisation (CEN) festgelegt wurde. Die Richtlinie gibt vor, wie eine E-Rechnung für den europaweiten Einsatz aufgebaut sein muss. Entscheidend ist, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden können. Die spezifische Ausgestaltung ist jedem EU-Land selbst überlassen. Die XRechnung ist eine von vielen denkbaren Varianten. Neben der XRechnung steht in Deutschland ein weiteres Format zur Verfügung: ZUGFeRD.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine hybride Form der E-Rechnung. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Die ZUGFeRD-Rechnung kombiniert die Rechnungsformate XML und PDF. Entwickelt wurde sie in Zusammenarbeit von Deutschland und Frankreich vor allem deshalb, weil XRechnungen durch ihren Code-Charakter schlecht zu lesen sind. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann hingegen gleichermaßen von Maschinen und Menschen gelesen werden. Sie besteht aus einer PDF-Datei, die wie eine klassische Rechnung aussieht, in die ein XML-Datensatz eingebettet ist. Damit können Rechnungssteller/innen ZUGFeRD-Rechnungen auch versenden, wenn die Empfänger/innen XML-Daten technisch nicht verarbeiten können. Ein weiterer Vorteil: Während XRechnungen keine grafischen Elemente oder individuelle Schriftarten enthalten, können ZUGFeRD-Rechnungen im Corporate Design der Unternehmen gestaltet werden. Eine ZUGFeRD-Rechnung wird auch als XRechnung 2.0 sowie im internationalen Gebrauch als Factur-X bezeichnet.

Wie wird eine XRechnung erstellt?

Es gibt zwei Möglichkeiten eine XRechnung zu erstellen: mithilfe einer speziellen Buchhaltungs-Software oder eines Online-Generators. Bei den führenden Anbieterinnen und Anbietern von Buchhaltungs-Software ist die XRechnung bereits Teil des Standardangebots und kann mit wenigen Klicks automatisiert erstellt und versendet werden. Auch eine Archivierung ist auf diesem Wege möglich. Online-Generatoren bieten grundsätzlich den gleichen Service; hier müssen die Rechnungen jedoch in einem zusätzlichen Schritt heruntergeladen und archiviert werden. Für Unternehmen, die viele Rechnungen verarbeiten und eine ordnungsgemäße Aufbewahrung sicherstellen möchten, ist demnach eher eine Software-Lösung zu empfehlen. Zumal die Anzahl an Rechnungen, die kostenlos mit einem Online-Generator erstellt werden können, oftmals begrenzt ist – ebenso wie die Design-Möglichkeiten bei der Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen.

Neben den zwei genannten Optionen ist es auch möglich, eine PDF-Datei in eine XRechnung umzuwandeln. Vereinzelte Dienstleister/innen bieten einen entsprechenden kostenpflichtigen Service an.

Grundsätzlich enthält eine XRechnung die gleichen Pflichtangaben wie eine klassische Rechnung – darunter Name und Anschrift der Auftraggeber/innen und Auftragnehmer/innen, Steuernummer, Umsatzsteueridentifikationsnummer sowie das Rechnungsdatum. Zusätzlich wird bei der XRechnung jedoch die sogenannte Leitweg-ID der Rechnungsempfänger/innen angegeben. Die Zeichenkette aus bis zu 40 Ziffern ermöglicht eine eindeutige elektronische Adressierung und Weiterleitung der Rechnung. Die Nummer wird bei der XRechnung im Feld „Käuferreferenz“ angegeben. Die Leitweg-ID können Sie ebenso wie die häufig benötigte Lieferantennummer bei den Rechnungsempfängerinnen beziehungsweise -empfängern erfragen.

Müssen XRechnungen archiviert werden?

XRechnungen müssen ebenso wie Rechnungen anderer Formate und geschäftliche Dokumente aller Art zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Zudem gelten für die XRechnung die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD-Richtlinien sehen unter anderem vor, dass eine Speicherung der Rechnung in Papierform nicht ausreichend ist. Die Rechnung muss elektronisch archiviert werden – bestenfalls auf einem Datenträger, der eine nachträgliche Änderung nicht zulässt und dennoch erlaubt, dass die Rechnung jederzeit maschinell ausgelesen und überprüft werden kann.

Welche Vorteile haben XRechnungen?

Elektronische Rechnungen wie die XRechnung bieten gegenüber klassischen Rechnungen eine Reihe von Vorteilen:

• Effizienzsteigerung: Die XRechnung ermöglicht einen effizienteren und schnelleren Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen. Dies reduziert die Bearbeitungszeit und beschleunigt den Zahlungsprozess.
  
• Fehlerminimierung: Dank klarer und eindeutiger Standards sowie einer automatischen Validierung sinkt die Fehlerquote mit der XRechnung.
  
• Nachverfolgbarkeit: XRechnungen lassen sich leicht digital archivieren und sind zu jeder Zeit sowie ortsunabhängig abrufbar. Dies erleichtert die Nachverfolgung von Zahlungen, die Revisionssicherheit und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen.
  
• Sicherheit: XRechnungen können – anders als Papierrechnungen – mit Verschlüsselungstechniken gesichert werden. Dies reduziert das Risiko von Datenverlust, -diebstahl oder -manipulation.
  
• Kostenersparnis: Mit XRechnungen sparen Unternehmen vor allem im Vergleich zu Rechnungen in Papierform. Es entfallen Kosten für den Druck, den Versand sowie die Lagerung.
  
• Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papierrechnungen liefert auch einen Beitrag zum Umweltschutz – und das nicht nur aufgrund des eingesparten Papiers. Werden keine physischen Dokumente transportiert, verringert dies den CO2-Ausstoß.
  

Welche Pflichten gelten ab 2025 für Unternehmen bei der Rechnungsstellung?

Am 22.3.2024 hat der deutsche Bundesrat seine Zustimmung zum Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes erteilt und damit beschlossen, dass elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zukünftig verpflichtend sind. Hintergrund ist die sogenannte ViDA-Initiative der EU-Kommission, welche die Einführung eines elektronischen Meldesystems für B2B-Umsätze vorsieht. Das Meldesystem soll 2028 in Kraft treten; aktuell wird jedoch eine Verschiebung auf 2030 beziehungsweise 2032 diskutiert. Voraussetzung für diese geplante Standardisierung im Datenaustausch ist eine E-Rechnungspflicht, die in Deutschland mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt wird.

Bislang konnten Unternehmen Rechnungen auch in Papierform oder als PDF-Datei ausstellen. Ab 2025 gelten jedoch andere Bestimmungen, inklusive einiger Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027:

• Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerlichen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen und empfangen können.
  
• 2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen auch sonstige elektronische Rechnungen und Papierrechnungen zulässig.
  
• 2027 gilt dies nur noch für Unternehmen, die im Jahr 2026 einen Gesamtumsatz von weniger als 800.000 € hatten.
  
• Ab 2028 dürfen nur noch E-Rechnungen ausgestellt werden.
  

Rechnungen über steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen sowie Rechnungen über Fahrausweise (siehe §34 UStDV) sind von der E-Rechnungspflicht befreit. Die betreffenden Unternehmen müssen keine XRechnungen ausstellen, aber in der Lage sein, diese zu empfangen und zu verarbeiten.

Zur Umsetzung der EU-Pläne auf nationaler Ebene hat die deutsche Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) das Rechnungsformat XRechnung entwickelt. Dieses ist seit dem 22. Juni 2017 bereits der Standard in der öffentlichen Verwaltung. Auch Unternehmen, die mit Behörden und öffentlichen Auftraggeberinnen beziehungsweise Auftraggebern zusammenarbeiten, müssen das Rechnungsformat nutzen.

Welche Voraussetzungen müssen Unternehmen für die XRechnung schaffen?

Da elektronische Rechnungen ab 2025 für den Geschäftsverkehr deutscher Unternehmen verpflichtend sind, führt kein Weg an der XRechnung vorbei. Sie ist das Rechnungsformat der Zukunft. Daher sollten Unternehmen die entsprechenden Strukturen zeitnah implementieren – zumal die Umstellung in Abhängigkeit der Unternehmensgröße und Buchhaltungssysteme teuer und langwierig sein kann.

Entscheidend ist dabei zunächst die Frage, ob Rechnungsdaten in eine XRechnung beziehungsweise ein XML-Format übersetzt werden können. Ist die bislang genutzte Software hierzu nicht in der Lage, müssen andere Programme oder ein Online-Generator genutzt werden. Auch der Versandweg sollte geprüft werden: Müssen zahlreiche Rechnungen an Behörden übermittelt werden, ist ein einfacher E-Mail-Versand nicht die beste Wahl. Eine Alternative ist PEPPOL: Mithilfe des von der EU entwickelten „Pan-European Public Procurement Online“ können über einen einzigen Zugang mehrere Verbindungen zu einzelnen Behörden aufgebaut werden.

Doch nicht nur technische Voraussetzungen müssen geschaffen werden. Um die neue Technologie reibungslos in die Buchhaltung zu integrieren, sollten die zuständigen Mitarbeiter/innen entsprechend geschult werden. Darüber hinaus muss die grundsätzliche Entscheidung getroffen werden, ob das Unternehmen XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen versenden möchte.

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