A partir de 2025, las empresas alemanas tendrán la obligación de emitir facturas electrónicas en transacciones Business to business (B2B), por lo que las facturas XRechnung se convertirán en la nueva norma. En este artículo, descubrirás lo que es una factura XRechnung, cómo crearla y qué ventajas ofrece. También explicaremos qué alternativas hay a las facturas XRechnung y qué necesitan las empresas para integrar las facturas electrónicas en su contabilidad.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura XRechnung?
  
• ¿Qué es una factura ZUGFeRD?
  
• ¿Cómo se crean las facturas XRechnung?
  
• ¿Las facturas XRechnung deben archivarse?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de las facturas XRechnung?
  
• ¿Qué obligaciones tendrán las empresas con respecto a la facturación a partir de 2025?
  
• ¿Qué necesitan las empresas para las facturas XRechnung?
  

¿Qué es una factura XRechnung?

XRechnung es el formato alemán estándar de intercambio de datos con facturas electrónicas. Se basa en el formato XML, por lo que este tipo de factura también se conoce como «factura XML». Si bien tiene el mismo contenido y las mismas repercusiones legales que una factura tradicional, no se puede leer fácilmente, a diferencia de una factura en papel o en formato PDF. La factura XRechnung consta exclusivamente de líneas de código y se puede procesar por vía electrónica mediante el conjunto de datos XML incluido.

Las facturas XRechnung cumplen la normativa europea de facturación (EN 16931) que estableció el Comité Europeo de Normalización (CEN) en 2017. Esta normativa especifica cómo se debe estructurar una factura electrónica para usarse en toda Europa. Es fundamental que las facturas electrónicas se puedan emitir, transmitir, recibir y procesar en un formato electrónico estructurado, pero la configuración concreta queda a criterio de cada país de la UE. El formato XRechnung es una de muchas opciones posibles, pero en Alemania también hay otro formato de factura: la ZUGFeRD.

¿Qué es una factura ZUGFeRD?

Una factura ZUGFeRD es una factura electrónica híbrida. La abreviatura significa «Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland» en alemán, la cual se traduce como “Guía central de usuario del foro para facturas electrónicas en Alemania” en español. La factura ZUGFeRD combina los formatos de factura XML y PDF. Se desarrolló gracias a la cooperación entre Alemania y Francia, principalmente porque las facturas XRechnung son difíciles de leer debido a su código. Por el contrario, tanto las máquinas como las personas pueden leer una factura ZUGFeRD. Consiste en un archivo PDF, que parece una factura clásica, en el que está integrado un conjunto de datos XML. Por lo tanto, los facturadores también pueden enviar facturas ZUGFeRD si los destinatarios no pueden procesar técnicamente datos XML. Otra ventaja es que, si bien las facturas XRechnung no contienen elementos gráficos ni fuentes individuales, las facturas ZUGFeRD pueden diseñarse de acuerdo con el diseño corporativo de la empresa. La factura ZUGFeRD también se denomina factura XRechnung 2.0 y Factur-X en el ámbito internacional.

¿Cómo se crean las facturas XRechnung?

Existen dos formas de crear una factura XRechnung: con un software de contabilidad especial o con un generador en línea. Las facturas XRechnung ya forman parte del servicio estándar que ofrecen los principales proveedores de software de contabilidad y se pueden crear y enviar automáticamente con tan solo unos clics. También se pueden archivar de esta forma. Los generadores en línea ofrecen el mismo servicio, pero, en este caso, es necesario realizar un paso más para descargar y archivar las facturas. Es recomendable que las empresas que procesen muchas facturas y quieran garantizar su almacenamiento correcto usen una solución de software. Esto es especialmente importante, ya que el número de facturas que un generador en línea puede crear gratis suele ser limitado, lo que también ocurre con las opciones de diseño cuando se crean facturas ZUGFeRD.

Además de las dos opciones mencionadas, también se puede convertir un archivo PDF al formato XRechnung. Algunos proveedores ofrecen este tipo de servicio sujeto a comisiones.

En principio, una factura XRechnung tiene la misma información obligatoria que una tradicional, como el nombre y la dirección del cliente y del contratista, el número de identificación fiscal, el número de identificación a efectos del impuesto sobre el valor agregado (IVA) y la fecha de la factura. Sin embargo, en las facturas XRechnung, también se indica el denominado identificador de ruta de los destinatarios. Esta cadena de hasta 40 caracteres permite que la factura se dirija y envíe correctamente. El número se especifica en el campo «referencia del comprador» de las facturas XRechnung. En lo que respecta al número de proveedor que se suele pedir, puedes solicitar el identificador de ruta a los destinatarios de las facturas.

¿Las facturas XRechnung deben archivarse?

Las facturas XRechnung, al igual que las facturas en otros formatos y documentos comerciales de todo tipo, deben almacenarse durante 10 años. El período de retención comienza al final del año calendario en el que se creó la factura. También se aplican «Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form» (GoBD), o «Principios para el mantenimiento y la retención adecuados de libros, registros y documentos en forma electrónica», a las facturas XRechnung. Entre otras cosas, las pautas de los GoBD estipulan que almacenar facturas en papel no es suficiente. La factura debe archivarse electrónicamente, preferiblemente en un medio de almacenamiento de datos que no permita cambios posteriores, pero que aún permita su lectura y revisión con una máquina en cualquier momento.

¿Cuáles son las ventajas de las facturas XRechnung?

Las facturas electrónicas, como las facturas XRechnung, ofrecen una serie de ventajas en comparación con las facturas clásicas:

• Mayor eficiencia: las facturas XRechnung permiten intercambiar datos de facturas entre empresas de forma eficiente y rápida, lo que reduce el tiempo de procesamiento y agiliza el proceso de pago en general.
  
• Reducción de errores: gracias a las normas claras e inequívocas, así como a la validación automática, el porcentaje de errores disminuye con las facturas XRechnung.
  
• Rastreabilidad: las facturas XRechnung se pueden archivar fácilmente en formato digital y se pueden recuperar en cualquier momento y lugar. Esto facilita el seguimiento de los pagos, la seguridad de las auditorías y el cumplimiento de los períodos de conservación.
  
• Seguridad: a diferencia de las facturas impresas, las XRechnung se pueden proteger mediante cifrado, lo que reduce el riesgo de pérdida, robo o manipulación de los datos.
  
• Ahorro de costos: las facturas XRechnung permiten a las empresas ahorrar dinero, especialmente en comparación con las facturas en papel. Se ahorran costos de impresión, envío por correo y almacenamiento.
  
• Respetuoso con el medio ambiente: al dejar de imprimir facturas, también se protege el medioambiente. No solo se ahorra papel, sino que, al no transportarse documentos impresos, se reducen las emisiones de dióxido de carbono.
  

¿Qué obligaciones tendrán las empresas con respecto a la facturación a partir de 2025?

El 22 de marzo de 2024, el Bundesrat alemán aprobó el proyecto de la Ley de Oportunidades de Crecimiento, que determina que las facturas electrónicas serán obligatorias en las transacciones B2B en el futuro. Este proyecto surgió a raíz de la iniciativa «El IVA en la era digital» (ViDA, por sus siglas en inglés) de la Comisión Europea, que establece la implementación de un sistema de declaración electrónica de transacciones B2B. Dicho sistema entrará en vigor en 2028, pero se está debatiendo aplazarlo hasta 2030 o 2032. Un requisito de esta normalización prevista del intercambio de datos es la obligatoriedad de la facturación electrónica, que se implementará en Alemania con la Ley de Oportunidades de Crecimiento.

Hasta ahora, las empresas también podían emitir facturas impresas o en formato PDF. Sin embargo, a partir de 2025, se aplicarán otras disposiciones, incluidas varias normativas transitorias de 2025 a 2027:

• A partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas registradas a efectos del IVA deben emitir facturas electrónicas y deben poder recibirlas.
  
• En 2025 y 2026, además de estas facturas electrónicas, se permitirán otras facturas electrónicas e impresas.
  
• En 2027, solo las empresas que hayan tenido unos ingresos totales inferiores a €800,000 en 2026 podrán emitir, además de estas facturas electrónicas, otras facturas electrónicas e impresas.
  
• A partir de 2028, solo se permitirá la emisión de facturas electrónicas.
  

Esta obligación de emitir facturas electrónicas no se aplica a las facturas de ingresos exentos de impuestos, las facturas de bajo importe ni las facturas de billetes de transporte público (consulta la Sección 34 del UStDV o de la Ordenanza de Aplicación del IVA). Las empresas en cuestión no tienen que emitir facturas XRechnung, pero deben poder recibirlas y procesarlas.

A fin de implementar los planes de la UE a nivel nacional, el organismo de coordinación alemán de normas de TI (KoSIT, por sus siglas en alemán) ha desarrollado el formato de facturación XRechnung, que es la normativa de la administración pública desde el 22 de junio de 2017. Las empresas que cooperen con autoridades y contratistas públicos también deben usar este formato de facturación.

¿Qué necesitan las empresas para las facturas XRechnung?

Dado que las facturas electrónicas serán obligatorias en las transacciones comerciales de las empresas alemanas a partir de 2025, no hay ninguna forma de librarse de la normativa XRechnung. Es el formato de facturación del futuro. Por lo tanto, las empresas deben implementar rápido las estructuras adecuadas, sobre todo porque el cambio puede ser costoso y requerir mucho tiempo en función del tamaño y los sistemas de contabilidad de la empresa.

En primer lugar, la cuestión fundamental es si los datos de las facturas se pueden trasladar al formato XRechnung o XML. Si el software que se estaba utilizando no puede hacerlo, deberán usarse otros programas o un generador en línea. También se debe revisar la ruta de envío. Si es necesario enviar varias facturas a las autoridades, el correo electrónico no es la mejor opción. Una alternativa es PEPPOL. La «contratación pública paneuropea en línea», un método que ha desarrollado la Unión Europea, permite establecer varias conexiones con autoridades individuales mediante un único punto de acceso.

Sin embargo, no solo es necesario implementar requisitos técnicos, sino que, para integrar la nueva tecnología a la perfección en el sistema de contabilidad, los empleados responsables deben recibir la formación adecuada. Además, las empresas deben decidir si quieren enviar facturas XRechnung o ZUGFeRD.