À partir de 2025, les entreprises en Allemagne seront tenues d’émettre des factures électroniques dans le cadre des transactions interentreprises (B2B). Les factures dites XRechnung deviendront donc la nouvelle norme. Dans cet article, vous découvrirez ce qu’est une facture XRechnung, comment elle est créée et quels avantages elle offre. Nous expliquerons également quelles sont les alternatives à la XRechnung et ce que les entreprises doivent faire pour intégrer les factures électroniques dans leur logiciel de comptabilité.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’une facture XRechnung?
  
• Qu’est-ce qu’une facture ZUGFeRD?
  
• Comment les factures XRechnung sont-elles créées?
  
• Les factures XRechnung doivent-elles être archivées?
  
• Quels sont les avantages des factures XRechnung?
  
• Quelles obligations les entreprises auront-elles en matière de facturation à partir de 2025?
  
• De quoi les entreprises ont-elles besoin pour émettre des factures XRechnung?
  

Qu’est-ce qu’une facture XRechnung?

XRechnung est le format standard allemand d’échange de données avec des factures électroniques. Il est basé sur le format XML, c’est pourquoi il est également appelé facture XML. Bien qu’il contienne les mêmes informations et entraîne les mêmes conséquences juridiques qu’une facture classique, il n’est pas facilement lisible, contrairement à une facture au format papier ou PDF. La facture XRechnung se compose exclusivement de lignes de code. Elle peut être traitée électroniquement à l’aide de l’ensemble de données XML inclus.

Les factures XRechnung suivent la norme européenne de facturation, EN 16 931, établie en 2017 par le Comité européen de normalisation (CEN). Cette directive précise comment une facture électronique doit être structurée pour être utilisée à l’échelle de l’Europe. Il est essentiel que les factures électroniques puissent être émises, transmises, reçues et traitées dans un format électronique structuré. La configuration spécifique est laissée à la discrétion de chaque pays de l’UE. La XRechnung est l’une des nombreuses options possibles. En Allemagne, outre la XRechnung, un autre format est disponible : ZUGFeRD.

Qu’est-ce qu’une facture ZUGFeRD?

Une facture ZUGFeRD est une facture électronique hybride. L’abréviation de « Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland » en allemand se traduit par « Guide d’utilisation central du Forum pour les factures électroniques en Allemagne » en français. La facture ZUGFeRD combine les formats de facture XML et PDF. Elle a été développée grâce à la coopération entre l’Allemagne et la France, principalement parce que les factures XRechnung sont difficiles à lire en raison de leur code. En revanche, une facture ZUGFeRD peut être lue à la fois par les machines et par les personnes. Il s’agit d’un fichier PDF, qui ressemble à une facture classique, dans lequel est intégré un ensemble de données XML. Les émetteurs de factures peuvent donc également envoyer des factures ZUGFeRD même si les bénéficiaires ne sont pas en mesure de traiter techniquement les données XML. Un autre avantage est que, si les factures XRechnung ne contiennent aucun élément graphique ni police particulière, les factures ZUGFeRD peuvent être conçues selon la conception de l’entreprise. Une facture ZUGFeRD est également appelée facture XRechnung 2.0 et Factur-X à l’échelle internationale.

Comment les factures XRechnung sont-elles créées?

Il existe deux options pour créer une facture XRechnung : utiliser un logiciel de comptabilité spécial ou un générateur en ligne. Les factures XRechnung font déjà partie du service standard proposé par les principaux fournisseurs de logiciels de comptabilité, et elles peuvent être automatiquement créées et envoyées en quelques clics. L’archivage est également possible de cette manière. Les générateurs en ligne offrent essentiellement le même service; toutefois, dans ce cas, les factures doivent être téléchargées et archivées dans une étape supplémentaire. Pour les entreprises qui traitent un grand nombre de factures et souhaitent assurer un stockage approprié, une solution logicielle est recommandée. Ceci est particulièrement important, car le nombre de factures qu’un générateur en ligne peut créer gratuitement est souvent limité, tout comme les options de conception lors de la création de factures ZUGFeRD.

En plus des deux options mentionnées, il est également possible de convertir un fichier PDF au format XRechnung. Quelques fournisseurs de services proposent ce type de service moyennant des frais.

En principe, une facture XRechnung contient les mêmes informations obligatoires qu’une facture classique, notamment le nom et l’adresse du donneur d’ordre et du sous‑traitant, le numéro d’impôt, le numéro d’identification à la TVA et la date de la facture. Cependant, avec les factures XRechnung, l’identifiant de route des destinataires de la facture est également indiqué. Cette chaîne de caractères, pouvant atteindre 40 caractères, permet un adressage électronique clair et le transfert de la facture. Le numéro est précisé dans le champ « référence client » des factures XRechnung. Quant au numéro de fournisseur, souvent requis, il est possible de demander l’identifiant de route aux destinataires de la facture.

Les factures XRechnung doivent-elles être archivées?

Les factures XRechnung, tout comme les factures d’autres formats et les documents sur l’entreprise de tous types, doivent être sauvegardées pendant 10 ans, la période de conservation commençant à la fin de l’année civile au cours de laquelle la facture a été créée. Les « Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form » (GoBD), ou « principes pour la bonne tenue et conservation des livres, registres et documents sous forme électronique » en anglais, s’appliquent également aux factures XRechnung. Entre autres, les directives GoBD précisent que le stockage des données des factures sous forme papier ne suffit pas et que la facture doit être archivée électroniquement, de préférence sur un support de stockage des données qui ne permet pas de modifications ultérieures, tout en permettant de lire et de vérifier la facture par machine à tout moment.

Quels sont les avantages des factures XRechnung?

Les factures électroniques, telles que les factures XRechnung, offrent une série d’avantages par rapport aux factures classiques :

• Augmentation de l’efficacité : Les factures XRechnung permettent un échange efficace et rapide des données de facture entre entreprises. Cela réduit le traitement en cours et accélère le paiement dans l’ensemble.
  
• Réduction des erreurs : En raison de normes claires et non ambiguës ainsi que de la validation automatique, le taux d'erreurs diminue avec les factures XRechnung.
  
• Traçabilité : Les factures XRechnung peuvent être archivées électroniquement facilement et sont récupérables à tout moment et en tout lieu. Cela facilite le suivi des paiements, la sécurité des audits et la conformité aux délais de conservation.
  
• Sécurité : Contrairement aux factures papier, les factures XRechnung peuvent être sécurisées grâce à la technologie de chiffrement. Cela réduit le risque de perte, de vol ou de manipulation de données.
  
• Économies de coûts : Les factures XRechnung permettent aux entreprises d’économiser, surtout par rapport à des factures papier. Les coûts d’impression, d’envoi et de stockage des données sont réduits.
  
• Respectueux de l’environnement : L’abandon des factures papier contribue également à la protection de l’environnement, et pas seulement grâce au papier économisé. L’absence de transport de documents sur l’entreprise physiques réduit les émissions de CO₂.
  

Quelles obligations les entreprises auront‑elles en matière de facturation à partir de 2025?

Le 22 mars 2024, le Bundesrat allemand a approuvé le projet de loi gouvernemental relatif à la Loi sur les possibilités de croissance, qui prévoit que les factures électroniques seront obligatoires dans les transactions interentreprises à l’avenir. L’initiative de la Commission européenne sur la TVA à l’ère numérique (ViDA) prévoit l’introduction d’un système de déclaration électronique pour les transactions interentreprises. Ce système entrera en vigueur en 2028. Cependant, un report à 2030 ou 2032 est actuellement à l’étude. Cette standardisation prévue de l’échange de données implique une obligation de facturation électronique, qui sera introduite en Allemagne avec la Loi sur les possibilités de croissance.

Jusqu’à présent, les entreprises pouvaient également émettre des factures sous forme papier ou au format PDF. Cependant, à partir de 2025, d’autres dispositions s’appliqueront, notamment plusieurs réglementations transitoires de 2025 à 2027 :

• À partir du 1er janvier 2025, toutes les entreprises inscrites à la TVA devront émettre des factures électroniques et pouvoir les recevoir.
  
• En 2025 et 2026, d’autres factures électroniques ainsi que des factures papier seront autorisées en plus des factures électroniques.
  
• En 2027, la possibilité d’émettre d’autres factures électroniques et des factures papier (en plus des factures électroniques) ne s’appliquera qu’aux entreprises dont le revenu total était inférieur à 800 000 € en 2026.
  
• Depuis 2028, seules les factures électroniques peuvent être émises.
  

Les factures relatives aux revenus exonérés de taxes, les factures de petits montants et les factures pour les billets de transport public (voir l’article 34 de l’UStDV, ou l’ordonnance d’application de la TVA) seront exemptées de l’obligation de facturation électronique. Les entreprises concernées n’ont pas à émettre de factures XRechnung, mais doivent être en mesure de les recevoir et de les traiter.

Pour mettre en œuvre les plans de l’UE au niveau national, le Bureau allemand de coordination des normes informatiques (KoSIT) a développé le format de facturation XRechnung. Il est la norme dans l’administration publique depuis le 22 juin 2017. Les entreprises qui collaborent avec des autorités et des sous‑traitants publics doivent également utiliser ce format de facturation.

De quoi les entreprises ont-elles besoin pour émettre des factures XRechnung?

Puisque les factures électroniques seront obligatoires pour les transactions interentreprises des entreprises allemandes à partir de 2025, il est impossible d’échapper à la norme XRechnung. Il s’agit du format de facturation du futur. Les entreprises devraient donc mettre en place rapidement les structures appropriées, d’autant plus que la transition peut s’avérer coûteuse et longue, selon la taille de l’entreprise et les logiciels de comptabilité utilisés.

Tout d’abord, la question clé est de savoir si les données de facture peuvent être traduites dans un format XRechnung ou XML. Si le logiciel de comptabilité précédemment utilisé n’est pas en mesure de le faire, d’autres programmes ou un générateur en ligne doivent être utilisés. Le mode d’envoi doit également être vérifié. Si plusieurs factures doivent être envoyées aux autorités, une simple distribution par courriel n’est pas le meilleur choix. Une alternative est PEPPOL. Grâce à la méthode « Pan-European Public Procurement Online » développée par l’Union européenne, plusieurs associations avec des autorités individuelles peuvent être établies via un point d’accès unique.

Cependant, il ne s’agit pas seulement de répondre à des exigences techniques. Pour intégrer la nouvelle technologie de manière transparente dans le logiciel de comptabilité, les employés responsables devraient recevoir une formation appropriée. De plus, les entreprises doivent décider si elles souhaitent envoyer des factures XRechnung ou des factures ZUGFeRD.