Vanaf 2025 moeten bedrijven in Duitsland elektronische facturen gebruiken voor transacties tussen bedrijven (B2B). De zogenaamde XRechnung-facturen worden dan de nieuwe standaard. In dit artikel lees je wat een XRechnung-factuur is, hoe deze wordt gemaakt en welke voordelen deze biedt. We leggen ook uit welke alternatieven er zijn voor de XRechnung en wat bedrijven nodig hebben om elektronische facturen in hun boekhouding te integreren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een XRechnung-factuur?
  
• Wat is een ZUGFeRD-factuur?
  
• Hoe worden XRechnung-facturen gemaakt?
  
• Moeten XRechnung-facturen worden gearchiveerd?
  
• Wat zijn de voordelen van XRechnung-facturen?
  
• Wat moeten bedrijven vanaf 2025 doen met hun facturen?
  
• Wat hebben bedrijven nodig voor XRechnung-facturen?
  

Wat is een XRechnung-factuur?

XRechnung is het Duitse standaardformaat voor het uitwisselen van gegevens met elektronische facturen. Het is gebaseerd op het XML-formaat, daarom wordt het ook wel een XML-factuur genoemd. Hoewel het dezelfde inhoud en juridische gevolgen heeft als een klassieke factuur, is het niet zo makkelijk te lezen als een papieren factuur of een factuur in pdf-formaat. De XRechnung-factuur bestaat alleen uit regels code. Het kan elektronisch worden verwerkt met behulp van de meegeleverde XML-dataset.

XRechnung-facturen volgen de Europese norm voor facturering, EN 16931, die in 2017 is vastgesteld door het Europees Comité voor Normalisatie (CEN). Deze richtlijn bepaalt hoe een e-factuur moet zijn opgebouwd voor gebruik in heel Europa. Het is belangrijk dat elektronische facturen in een gestructureerd elektronisch formaat kunnen worden uitgegeven, verzonden, ontvangen en verwerkt. De specifieke configuratie wordt overgelaten aan elk EU-land. De XRechnung is een van de vele mogelijke opties. In Duitsland is naast de XRechnung nog een ander formaat beschikbaar: ZUGFeRD.

Wat is een ZUGFeRD-factuur?

Een ZUGFeRD-factuur is een soort hybride e-factuur. De afkorting staat voor "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" in het Duits, wat je in het Nederlands kunt vertalen als "Centrale gebruikershandleiding van het Forum voor elektronische facturen Duitsland". De ZUGFeRD-factuur combineert XML- en PDF-factuurformaten. Het is ontwikkeld door Duitsland en Frankrijk, vooral omdat XRechnung-facturen lastig te lezen zijn vanwege hun code. Een ZUGFeRD-factuur kan daarentegen zowel door machines als door mensen worden gelezen. Het bestaat uit een PDF-bestand dat eruitziet als een klassieke factuur, waarin een XML-dataset is ingebed. Factureerders kunnen dus ook ZUGFeRD-facturen versturen als de ontvangers technisch niet in staat zijn om XML-gegevens te verwerken. Een ander voordeel is dat XRechnung-facturen geen grafische elementen of individuele lettertypen bevatten, terwijl ZUGFeRD-facturen kunnen worden ontworpen in overeenstemming met de huisstijl van het bedrijf. Een ZUGFeRD-factuur wordt internationaal ook wel een XRechnung 2.0- en een Factur-X-factuur genoemd.

Hoe worden XRechnung-facturen gemaakt?

Er zijn twee manieren om een XRechnung-factuur te maken: met speciale boekhoudsoftware of met een online generator. XRechnung-facturen zijn al standaard bij de grote boekhoudsoftware en kunnen met een paar klikken automatisch worden gemaakt en verstuurd. Archiveren is op deze manier ook mogelijk . Online generators bieden in wezen dezelfde service, maar in dit geval moeten facturen worden gedownload en in een extra stap worden gearchiveerd. Voor bedrijven die veel facturen verwerken en een goede opslag willen garanderen, wordt in plaats daarvan een softwareoplossing aanbevolen. Dit is vooral belangrijk omdat het aantal facturen dat een online generator gratis kan maken vaak beperkt is, evenals de ontwerpopties bij het maken van ZUGFeRD-facturen.

Naast de twee genoemde opties is het ook mogelijk om een PDF-bestand om te zetten naar een XRechnung-formaat. Een paar dienstverleners bieden dit soort diensten tegen betaling aan.

In principe heeft een XRechnung-factuur dezelfde verplichte info als een klassieke factuur, zoals de naam en het adres van de opdrachtgever en de aannemer, het belastingnummer, het btw-nummer en de factuurdatum. Bij XRechnung-facturen wordt echter ook de zogenaamde route-ID voor de ontvangers van de factuur vermeld. Deze reeks van maximaal 40 tekens maakt een duidelijke elektronische adressering en doorsturing van de factuur mogelijk. Het nummer wordt vermeld in het veld "kopersreferentie" voor XRechnung-facturen. Wat betreft het vaak vereiste leveranciersnummer, kan je de route-ID opvragen bij de ontvangers van de factuur.

Moeten XRechnung-facturen worden gearchiveerd?

XRechnung-facturen moeten, net als facturen in andere formaten en allerlei soorten zakelijke documenten, 10 jaar worden bewaard. De bewaartermijn begint aan het einde van het kalenderjaar waarin de factuur is gemaakt. De "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" (GoBD) – oftewel "beginselen voor het correct bijhouden en bewaren van boeken, registers en documenten in elektronische vorm" – gelden ook voor XRechnung-facturen. De GoBD-richtlijnen zeggen onder andere dat het bewaren van facturen op papier niet genoeg is. De factuur moet elektronisch worden gearchiveerd, bij voorkeur op een gegevensopslagmedium dat geen latere wijzigingen toestaat, maar waar de factuur wel op elk moment machinaal kan worden gelezen en gecontroleerd.

Wat zijn de voordelen van XRechnung-facturen?

Elektronische facturen, zoals XRechnung-facturen, hebben een paar voordelen ten opzichte van de klassieke facturen:

• Meer efficiëntie: XRechnung-facturen maken het makkelijk om factuurgegevens snel en efficiënt uit te wisselen tussen bedrijven. Dit zorgt ervoor dat het verwerken minder tijd kost en dat het hele betalingsproces sneller gaat.
  
• Minder fouten: Door duidelijke en eenduidige standaarden en automatische validatie zijn er minder fouten bij XRechnung-facturen.
  
• Traceerbaarheid: XRechnung-facturen kunnen makkelijk digitaal worden gearchiveerd en zijn altijd en overal terug te vinden. Dit maakt het makkelijker om betalingen te volgen, audits te doen en bewaartermijnen na te leven.
  
• Beveiliging: In tegenstelling tot papieren facturen kunnen XRechnung-facturen worden beveiligd met encryptietechnologie. Dit vermindert het risico op gegevensverlies, diefstal of manipulatie.
  
• Kostenbesparing: XRechnung-facturen besparen bedrijven geld, vooral in vergelijking met papieren facturen. Er worden kosten bespaard op afdrukken, verzenden en opslag.
  
• Milieuvriendelijk: Door geen papieren facturen meer te gebruiken, help je ook het milieu, en niet alleen omdat je papier bespaart. Als er geen fysieke documenten worden vervoerd, gaat er minder CO2 de lucht in.
  

Welke verplichtingen hebben bedrijven vanaf 2025 met betrekking tot facturering?

Op 22 maart 2024 heeft de Duitse Bondsraad het wetsvoorstel van de regering voor de Wet op de groeimogelijkheden goedgekeurd, waarin wordt bepaald dat elektronische facturen in de toekomst verplicht worden voor B2B-transacties. De achtergrond hiervan is het initiatief van de Europese Commissie inzake btw in het digitale tijdperk (ViDA), dat voorziet in de invoering van een elektronisch rapportagesysteem voor B2B-transacties. Het rapportagesysteem gaat in 2028 van start. Er wordt nu wel gekeken of dit uitgesteld kan worden tot 2030 of 2032. Een vereiste voor deze geplande standaardisatie van gegevensuitwisseling is een verplichting tot elektronische facturering, die in Duitsland met de wet op groeimogelijkheden wordt ingevoerd.

Tot nu toe konden bedrijven ook facturen op papier of als pdf-bestand versturen. Vanaf 2025 gelden er echter andere regels, waaronder een aantal overgangsregelingen van 2025 tot 2027:

• Vanaf 1 januari 2025 moeten alle btw-geregistreerde bedrijven e-facturen versturen en kunnen ontvangen.
  
• In 2025 en 2026 zijn naast e-facturen ook andere elektronische facturen en papieren facturen toegestaan.
  
• In 2027 mogen alleen bedrijven die in 2026 minder dan € 800.000 aan inkomsten hadden, andere elektronische facturen en papieren facturen gebruiken naast e-facturen.
  
• Vanaf 2028 mogen alleen nog maar e-facturen worden uitgegeven.
  

Facturen voor belastingvrije inkomsten, facturen voor kleine bedragen en facturen voor openbaarvervoersbewijzen (zie artikel 34 van de UStDV, oftewel de btw-uitvoeringsverordening) zijn vrijgesteld van de e-factuurverplichting. De betrokken bedrijven hoeven geen XRechnung-facturen uit te geven, maar moeten ze wel kunnen ontvangen en verwerken.

Om de EU-plannen op nationaal niveau uit te voeren, heeft het Duitse coördinatiebureau voor IT-normen (KoSIT) het factuurformaat XRechnung ontwikkeld. Dit is sinds 22 juni 2017 de standaard in het openbaar bestuur. Bedrijven die samenwerken met overheden en openbare opdrachtgevers moeten ook dit factuurformaat gebruiken.

Wat hebben bedrijven nodig voor XRechnung-facturen?

Omdat elektronische facturen vanaf 2025 verplicht worden voor zakelijke transacties van Duitse bedrijven, kun je niet om de XRechnung-standaard heen. Het is het factuurformaat van de toekomst. Bedrijven moeten daarom snel de juiste structuren opzetten, vooral omdat de overstap duur en tijdrovend kan zijn, afhankelijk van de grootte van het bedrijf en de boekhoudsystemen.

Om te beginnen is de belangrijkste vraag of factuurgegevens kunnen worden omgezet naar een XRechnung- of XML-formaat. Als de software die eerder werd gebruikt dit niet kan, moeten andere programma's of een online generator worden gebruikt. Ook de verzendroute moet worden bekeken. Als er meerdere facturen naar overheidsinstanties moeten worden gestuurd, is eenvoudige e-maildistributie niet de beste keuze. Een alternatief is PEPPOL. Met behulp van de door de Europese Unie ontwikkelde methode "Pan-European Public Procurement Online" kunnen via één toegangspunt meerdere verbindingen met afzonderlijke overheidsinstanties tot stand worden gebracht.

Er zijn echter meer dan alleen technische vereisten die moeten worden geïmplementeerd. Om de nieuwe technologie naadloos in het boekhoudsysteem te integreren, moeten de verantwoordelijke medewerkers hierin worden getraind. Bovendien moeten bedrijven beslissen of ze XRechnung-facturen of ZUGFeRD-facturen willen versturen.