Från och med 2025 kommer företag i Tyskland vara skyldiga att utfärda elektroniska fakturor vid B2B-transaktioner (business-to-business). Så kallade XRechnung-fakturor blir därför den nya standarden. I den här artikeln får du veta vad en XRechnung-faktura är, hur den skapas och vilka fördelar den erbjuder. Vi förklarar också vilka alternativ det finns till XRechnung och vilka företag som behöver integrera elektroniska fakturor i sin bokföring.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en XRechnung-faktura?
  
• Vad är en ZUGFeRD-faktura?
  
• Hur skapas XRechnung-fakturor?
  
• Måste XRechnung-fakturor arkiveras?
  
• Vilka är fördelarna med XRechnung-fakturor?
  
• Vilka skyldigheter kommer företag att ha när det gäller fakturering från och med 2025?
  
• Vad behöver företag för XRechnung-fakturor?
  

Vad är en XRechnung-faktura?

XRechnung är det tyska standardformatet för utbyte av data med elektroniska fakturor. Det är baserat på XML-formatet, vilket är anledningen till att det också kallas en XML-faktura. Även om det har samma innehåll och juridiska konsekvenser som en klassisk faktura är det svårt att läsa den till skillnad från en faktura i pappersform eller PDF-format. XRechnung-fakturan består uteslutande av kodrader. Den kan behandlas elektroniskt med hjälp av den medföljande XML-datauppsättningen.

XRechnung-fakturor följer den europeiska standarden för fakturering, EN 16931, som inrättades 2017 av Europeiska standardiseringskommittén (CEN). I denna riktlinje anges hur en e-faktura måste struktureras för att kunna användas i hela Europa. Det är grundläggande att elektroniska fakturor kan utfärdas, överföras, tas emot och behandlas i ett strukturerat elektroniskt format. Det är upp till varje EU-land att själv bestämma hur de ska utformas. XRechnung är ett av många möjliga alternativ. I Tyskland finns ett annat format tillgängligt, nämligen ZUGFeRD.

Vad är en ZUGFeRD-faktura?

En ZUGFeRD-faktura är en hybrid e-faktura. Förkortningen står för ”Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” på tyska, översatt som ”central användarguide till forumet för elektroniska fakturor i Tyskland” på svenska. ZUGFeRD-fakturan kombinerar XML- och PDF-format. Den har utvecklats genom samarbete mellan Tyskland och Frankrike, främst för att XRechnung-fakturor är svåra att läsa på grund av sin kod. En ZUGFeRD-faktura kan däremot läsas av både maskiner och människor. Den består av en PDF-fil, som ser ut som en klassisk faktura, där en XML-datauppsättning är inbäddad. Fakturautställare kan därför också skicka ZUGFeRD-fakturor om mottagarna inte tekniskt kan behandla XML-data. En annan fördel är att även om XRechnung-fakturor inte innehåller några grafiska inslag eller individuella typsnitt kan ZUGFeRD-fakturor utformas i linje med företagets affärsprofil. En ZUGFeRD-faktura kallas också en XRechnung 2.0 och en Factur-X-faktura internationellt.

Hur skapas XRechnung-fakturor?

Det finns två alternativ för att skapa en XRechnung-faktura: med hjälp av ett särskilt bokföringsprogram eller en online-generator. XRechnung-fakturor är redan en del av Standard-tjänsten som erbjuds av ledande leverantörer av bokföringsprogram, och de kan skapas och skickas automatiskt med bara några få klick. Arkivering är också möjlig på samma sätt. Onlinegeneratorer erbjuder i princip samma tjänst, men i det här fallet måste fakturorna laddas ner och arkiveras i ytterligare ett steg. För företag som behandlar många fakturor och vill säkerställa korrekt lagring rekommenderas istället en programvarulösning. Detta är särskilt viktigt eftersom antalet fakturor som en onlinegenerator kan skapa utan debitering ofta är begränsat, liksom designalternativen när man skapar ZUGFeRD-fakturor.

Utöver de två nämnda alternativen är det också möjligt att konvertera en PDF-fil till ett XRechnung-format. Ett fåtal tjänsteleverantörer erbjuder denna typ av tjänst mot en avgift.

I princip har en XRechnung-faktura samma obligatoriska information som en klassisk faktura, inklusive namn och adress på huvudman och uppdragstagare, skattenummer, momsregistreringsnummer och fakturadatum. Men för XRechnung-fakturor anges också det så kallade rutt-id:t för fakturamottagare. Denna sträng med upp till 40 tecken möjliggör tydlig elektronisk adressering och vidarebefordran av fakturan. Numret anges i fältet ”köparens referens” för XRechnung-fakturor. När det gäller det leverantörsnummer som ofta krävs kan du begära rutt-id från fakturamottagare.

Måste XRechnung-fakturor arkiveras?

XRechnung-fakturor, liksom fakturor i andra format och alla typer av företagsdokument, måste sparas i tio år. Lagringsperioden börjar i slutet av det kalenderår då fakturan skapades. ”Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form” (GoBD) – eller ”principer för korrekt förvaring och bevarande av bokföring, register och dokument i elektronisk form” på svenska – gäller också för XRechnung-fakturor. Bland annat föreskriver GoBD-riktlinjerna att det inte räcker att spara fakturor i pappersform. Fakturan måste arkiveras elektroniskt, helst på ett datalagringsmedium som inte tillåter senare ändringar, men ändå gör det möjligt att läsa och granska fakturan när som helst med maskin.

Vilka är fördelarna med XRechnung-fakturor?

Elektroniska fakturor, som XRechnung-fakturor, erbjuder en rad fördelar jämfört med klassiska fakturor:

• Ökad effektivitet: XRechnung-fakturor möjliggör effektivt och snabbt utbyte av fakturor mellan företag. Detta minskar behandlingstiden och påskyndar den övergripande betalningsprocessen.
  
• Färre fel: På grund av tydliga och entydiga standarder samt automatisk validering minskar felfrekvensen med XRechnung-fakturor.
  
• Spårbarhet: XRechnung-fakturor kan enkelt arkiveras digitalt och hämtas när som helst och var som helst. Detta underlättar spårning av betalningar, säkerhet vid revisioner och efterlevnad av lagringsperioder.
  
• Säkerhet: Till skillnad från pappersfakturor kan XRechnung-fakturor skyddas med kryptering. Detta minskar risken för dataförlust, stöld eller manipulation.
  
• Kostnadsbesparingar: XRechnung-fakturor sparar pengar åt företag, särskilt jämfört med fakturor i pappersform. Kostnader för utskrift, post och förvaring försvinner.
  
• Miljövänligt: Att sluta med pappersfakturor bidrar också till att skydda miljön, inte bara på grund av sparat papper. Om inga fysiska dokument transporteras minskar koldioxidutsläppen.
  

Vilka skyldigheter kommer företag att ha när det gäller fakturering från och med 2025?

Den 22 mars 2024 godkände det tyska Bundesrat regeringens utkast till lagen om tillväxtmöjligheter och beslutade att elektroniska fakturor kommer att vara obligatoriska i B2B-transaktioner i framtiden. Bakgrunden till detta är EU-kommissionens initiativ för den digitala åldern (ViDA) som föreskriver införandet av ett elektroniskt rapporteringssystem för B2B-transaktioner. Rapporteringssystemet kommer att träda i kraft 2028. För närvarande diskuteras dock en uppskjutning till 2030 eller 2032. Ett krav för denna avsedda standardisering vid utbyte av data är en skyldighet att fakturera elektroniskt, som kommer att införas i Tyskland i och med lagen om tillväxtmöjligheter.

Hittills har företag även kunnat utfärda fakturor i pappersform eller som PDF-fil. Från och med 2025 gäller dock andra bestämmelser, inklusive flera övergångsbestämmelser från 2025 till 2027:

• Från och med den 1 januari 2025 måste alla momsregistrerade företag utfärda e-fakturor och kunna ta emot dem.
  
• Under 2025 och 2026 godkänns utöver e-fakturor även icke-standardiserade elektroniska fakturor och pappersfakturor.
  
• År 2027 kommer möjligheten att utfärda andra elektroniska fakturor och pappersfakturor (utöver e-fakturor) endast att gälla för företag som hade totala intäkter på mindre än 800 000 EUR 2026.
  
• Från och med 2028 får endast e-fakturor utfärdas.
  

Fakturor som rör skattefria intäkter, fakturor för mindre belopp och fakturor för biljetter i kollektivtrafiken (se avsnitt 34 i UStDV eller förordningen om momsimplementering) kommer att undantas från skyldigheten att skicka e-fakturor. De berörda företagen behöver inte utfärda XRechnung-fakturor, men måste kunna ta emot och behandla dem.

För att genomföra EU:s planer på nationell nivå utvecklade det tyska samordningskontoret för IT-standarder (KoSIT) formatet för XRechnung-fakturering. Detta har varit standard inom offentlig förvaltning sedan den 22 juni 2017. Företag som samarbetar med myndigheter och offentliga entreprenörer måste också använda detta format för fakturering.

Vad behöver företag för XRechnung-fakturor?

Eftersom elektroniska fakturor kommer att vara obligatoriska för tyska företagstransaktioner från och med 2025 går det inte att kringgå XRechnung-standarden. Det är framtidens format för fakturering. Företag bör därför snabbt införa lämpliga strukturer, särskilt eftersom övergången kan vara dyr och långsam, beroende på företagets storlek och bokföringssystem.

Till att börja med är den viktigaste frågan här om fakturor kan översättas till XRechnung- eller XML-format. Om programvaran som tidigare har använts inte kan göra detta måste andra program eller en onlinegeneratorer användas. Om flera fakturor måste skickas till myndigheter är enkel e-post inte det bästa valet. Ett alternativ är PEPPOL. Med hjälp av metoden för paneuropeisk offentlig upphandling online som utvecklats av Europeiska unionen kan flera kopplingar till enskilda myndigheter upprättas via en enda åtkomstpunkt.

Det finns dock mer än bara tekniska krav som måste implementeras. För att integrera den nya tekniken sömlöst i redovisningssystemet bör de ansvariga medarbetarna utbildas i detta. Dessutom måste företag bestämma om de vill skicka XRechnung-fakturor eller ZUGFeRD-fakturor.