A partir de 2025, as empresas na Alemanha serão obrigadas a emitir faturas eletrônicas em transações B2B (business-to-business). Portanto, as chamadas faturas XRechnung se tornarão o novo padrão. Neste artigo, você aprenderá o que é uma fatura XRechnung, como ela é criada e quais benefícios ela oferece. Também explicaremos quais alternativas existem para a XRechnung e o que as empresas precisam para integrar as faturas eletrônicas à sua contabilidade.

O que você vai encontrar neste artigo?

• O que é uma fatura XRechnung?
  
• O que é uma fatura ZUGFeRD?
  
• Como são criadas as faturas XRechnung?
  
• As faturas XRechnung precisam ser arquivadas?
  
• Quais são os benefícios das faturas XRechnung?
  
• Que obrigações as empresas terão com relação ao faturamento a partir de 2025?
  
• O que as empresas precisam para as faturas XRechnung?
  

O que é uma fatura XRechnung?

XRechnung é o formato padrão alemão para troca de dados com faturas eletrônicas. Ele é estabelecido no formato XML e, por isso, também é chamado de fatura XML. Embora tenha o mesmo conteúdo e as mesmas consequências jurídicas de uma fatura clássica, ela não pode ser lida facilmente, ao contrário de uma fatura em papel ou em formato PDF. A fatura XRechnung consiste exclusivamente em linhas de código. Ela pode ser processada eletronicamente usando o conjunto de dados XML incluído.

As faturas XRechnung seguem a norma europeia de faturamento, EN 16931, que foi estabelecida em 2017 pelo Comitê Europeu de Normalização (CEN). Essa diretriz especifica como uma fatura eletrônica deve ser estruturada para uso em toda a Europa. É fundamental que as faturas eletrônicas possam ser emitidas, transmitidas, recebidas e processadas em um formato eletrônico estruturado. A configuração específica é deixada a cargo de cada país da UE. A XRechnung é uma das muitas opções possíveis. Na Alemanha, além da XRechnung, há outro formato disponível: ZUGFeRD.

O que é uma fatura ZUGFeRD?

Uma fatura ZUGFeRD é uma fatura eletrônica híbrida. A abreviação significa "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" em alemão, traduzido como "Central User Guide of the Forum for Electronic Invoices Germany" em inglês. A fatura ZUGFeRD combina os formatos de fatura XML e PDF. Ela foi desenvolvida por meio da cooperação entre a Alemanha e a França, principalmente porque as faturas XRechnung são difíceis de ler devido ao seu no-code. Em contrapartida, a fatura ZUGFeRD pode ser lida tanto por máquinas quanto por pessoas. Ela consiste em um arquivo PDF, que se parece com uma fatura clássica, no qual está incorporado um conjunto de dados XML. Portanto, os emissores também podem enviar faturas ZUGFeRD se os destinatários não forem capazes de processar tecnicamente dados XML. Outra vantagem é que, enquanto as faturas XRechnung não contêm elementos gráficos ou fontes individuais, as faturas ZUGFeRD podem ser projetadas de acordo com o design corporativo da empresa. Uma fatura ZUGFeRD também é chamada internacionalmente de XRechnung 2.0 e Factur-X.

Como são criadas as faturas XRechnung?

Há duas opções para criar uma fatura XRechnung: usar um software especial de contabilidade ou um gerador on-line. As faturas XRechnung já fazem parte do serviço padrão oferecido pelos principais provedores de software de contabilidade e podem ser criadas e enviadas automaticamente com apenas alguns cliques. O arquivamento também é possível dessa forma. Os geradores online oferecem essencialmente o mesmo serviço; entretanto, nesse caso, as faturas devem ser baixadas e arquivadas em uma etapa adicional. Para empresas que processam muitas faturas e desejam garantir o armazenamento adequado, recomenda-se uma solução de software. Isso é especialmente importante porque o número de faturas que um gerador online pode criar gratuitamente costuma ser limitado, assim como as opções de design ao criar faturas ZUGFeRD.

Além das duas opções mencionadas, também é possível converter um arquivo PDF em um formato XRechnung. Alguns provedores de serviços oferecem esse tipo de serviço mediante o pagamento de uma tarifa.

Em princípio, uma fatura XRechnung tem as mesmas informações obrigatórias que uma fatura clássica, incluindo nome e endereço do principal e do prestador de serviços, número fiscal, número de identificação do imposto sobre valor agregado (IVA) e data da fatura. Entretanto, com as faturas XRechnung, o chamado route ID para os destinatários da fatura também é indicado. Essa cadeia de até 40 caracteres permite o endereçamento eletrônico e o encaminhamento claros da fatura. O número é especificado no campo "referência do comprador" para faturas XRechnung. Quanto ao número de fornecedor frequentemente solicitado, você pode solicitar a ID de rota aos destinatários da fatura.

As faturas do XRechnung precisam ser arquivadas?

As faturas XRechnung, assim como as faturas em outros formatos e documentos empresariais de todos os tipos, devem ser armazenadas por 10 anos. O período de retenção começa no final do ano civil em que a fatura foi criada. Os "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" (GoBD) - ou "princípios para a manutenção e retenção adequadas de livros, registros e documentos em formato eletrônico" em inglês - também se aplicam às faturas XRechnung. Entre outras coisas, as diretrizes do GoBD estipulam que armazenar faturas em papel não é suficiente. A fatura deve ser arquivada eletronicamente, de preferência em um meio de armazenamento de dados que não permita alterações posteriores, mas que ainda assim permita que a fatura seja lida e revisada por uma máquina a qualquer momento.

Quais são os benefícios das faturas XRechnung?

As faturas eletrônicas, como as faturas XRechnung, oferecem uma série de benefícios em comparação com as faturas clássicas:

• Aumento da eficiência: As faturas XRechnung permitem a troca rápida e eficiente de dados de faturas entre empresas. Isso reduz o tempo de processamento e acelera o processo de pagamento em geral.
  
• Redução de erros: Devido a padrões claros e não ambíguos, bem como à validação automática, a taxa de erros diminui com as faturas XRechnung.
  
• Rastreabilidade: As faturas XRechnung podem ser arquivadas digitalmente com facilidade e podem ser recuperadas a qualquer momento e em qualquer lugar. Isso facilita a categoria de pagamentos, a segurança das auditorias e a conformidade com os períodos de retenção.
  
• Segurança: Ao contrário das faturas em papel, as faturas XRechnung podem ser protegidas com tecnologia de criptografia. Isso reduz o risco de perda, roubo ou manipulação de dados.
  
• Economia de custos: As faturas XRechnung economizam dinheiro para as empresas, especialmente em comparação com as faturas em papel. Os custos de impressão, envio e armazenamento são economizados.
  
• Favorável ao meio ambiente: Abandonar as faturas em papel também contribui para a proteção do meio ambiente, e não apenas devido à economia de papel. Se nenhum documento físico for transportado, isso reduzirá as emissões de carbono.
  

Que obrigações as empresas terão com relação ao faturamento a partir de 2025?

Em 22 de março de 2024, o Bundesrat alemão aprovou o projeto de lei do governo para a Lei de Oportunidades de Crescimento, determinando que as faturas eletrônicas serão obrigatórias nas transações B2B no futuro. O pano de fundo para isso é a iniciativa IVA na Antiguidade Digital (ViDA) da Comissão Europeia, que estipula a introdução de um sistema de relatório eletrônico para transações B2B. O sistema de relatórios entrará em vigor em 2028. No entanto, um adiamento para 2030 ou 2032 está sendo discutido atualmente. Um requisito para essa padronização pretendida na troca de dados é uma obrigação de faturamento eletrônico, que será introduzida na Alemanha com a Lei de Oportunidades de Crescimento.

Até agora, as empresas também puderam emitir faturas para o site em papel ou em um arquivo PDF. Entretanto, a partir de 2025, outras disposições serão aplicadas, incluindo várias regulamentações de transição de 2025 a 2027:

• A partir de 1º de janeiro de 2025, todas as empresas registradas no IVA devem emitir faturas eletrônicas e poder recebê-las.
  
• Em 2025 e 2026, outras faturas eletrônicas e faturas em papel serão permitidas, além das faturas eletrônicas.
  
• Em 2027, a capacidade de emitir outras faturas eletrônicas e faturas em papel (além das faturas eletrônicas) será aplicada somente para empresas que tiveram uma receita total inferior a € 800.000 em 2026.
  
• A partir de 2028, só será permitida a emissão de faturas eletrônicas.
  

As faturas relacionadas a receitas isentas de impostos, faturas de pequenas quantias e faturas de passagens de transporte público (consulte a Seção 34 do UStDV ou a Portaria de Implementação do IVA) estarão isentas da obrigação da fatura fiscal eletrônica. As empresas em questão não precisam emitir faturas XRechnung, mas devem ser capazes de recebê-las e processá-las.

Para implementar os planos da UE em nível nacional, o Escritório de Coordenação Alemão para Padrões de TI (KoSIT) desenvolveu o formato de faturamento XRechnung. Esse tem sido o padrão na administração pública desde 22 de junho de 2017. As empresas que cooperam com autoridades e prestadores de serviços públicos também precisam usar esse formato de faturamento.

O que as empresas precisam para as faturas XRechnung?

Como as faturas eletrônicas serão obrigatórias para as transações comerciais das empresas alemãs a partir de 2025, não há como evitar o padrão XRechnung. Esse é o formato de faturamento do futuro. Portanto, as empresas devem implementar as estruturas apropriadas prontamente, especialmente porque a mudança pode ser cara e demorada, dependendo do tamanho da empresa e dos sistemas contábeis.

Para começar, a questão principal aqui é se os dados da fatura podem ser traduzidos para um formato XRechnung ou XML. Se o software usado anteriormente não for capaz de fazer isso, outros programas ou um gerador on-line deverão ser usados. O direcionamento do correio também deve ser revisado. Se várias faturas tiverem de ser enviadas às autoridades, a simples distribuição por e-mail não é a melhor opção. Uma alternativa é o site PEPPOL. Usando o método "Pan-European Public Procurement Online" desenvolvido pela União Europeia, várias conexões com pessoas físicas podem ser estabelecidas por meio de um único ponto de acesso.

No entanto, há mais do que apenas requisitos técnicos que devem ser implementados. Para integrar a nova tecnologia perfeitamente ao sistema contábil, os funcionários responsáveis devem ser treinados adequadamente. Além disso, as empresas precisam decidir se querem enviar faturas XRechnung ou ZUGFeRD.