La facture XML est de plus en plus courante en Allemagne, notamment en raison des exigences légales auxquelles les entreprises des secteurs B2G (transactions entreprises-gouvernement) et B2B (transactions interentreprises) doivent se conformer. Mais qu'est-ce qui se cache exactement derrière ce format, et pourquoi est-il important pour les organisations de l'utiliser?

Dans cet article, vous apprendrez ce qu'est une facture XML, comment elle fonctionne et en quoi elle diffère de la facture XRechnung et de la facture ZUGFeRD. Nous vous donnerons également un exemple concret de facture XML et vous expliquerons les nombreux avantages de ce format de facturation numérique.

Que contient cet article?

• Qu'est-ce qu'une facture XML?
  
• Quelle est la différence entre les factures XML, XRechnung et ZUGFeRD?
  
• Comment fonctionne le format de facture XML?
  
• Facture XML : exemple
  
• Quels sont les avantages d'une facture XML?
  

Qu'est-ce qu'une facture XML?

Une facture XML est une facture électronique créée et transmise au format XML. XML signifie « Extensible Markup Language » (langage de balisage extensible), un langage uniforme et reconnu internationalement pour la structuration des données. Le terme est généralement utilisé sans traduction dans les pays germanophones, car il a été établi comme une norme mondiale.

XML est un format systématique développé par le World Wide Web Consortium (W3C), un comité de normalisation d'Internet. La première version de la structure de données textuelles a été publiée en 1998 en tant qu'évolution du langage SGML (Standard Generalized Markup Language, langage standard de balisage généralisé). L'objectif était de créer un format plus facile à utiliser, plus indépendant de la plateforme et mieux adapté à l'échange d'informations sur Internet que son prédécesseur plus complexe. Depuis la version 1.0, XML a été mis à jour plusieurs fois. Il joue aujourd'hui un rôle central dans la normalisation des structures de données et est utilisé dans de nombreuses applications telles que les services Web, les formats de documents et les factures électroniques.

L'une des caractéristiques des formats de factures basés sur XML est qu'ils sont optimisés pour le traitement informatisé. Il s'agit d'un enregistrement sous forme de lignes de code dans lequel toutes les données de facturation ont une place prédéterminée. Contrairement aux relevés PDF ou aux documents papier, ils peuvent être lus et traités automatiquement par des logiciels.

La facture XML est devenue pertinente pour les entreprises allemandes en 2014 avec la directive européenne 2014/55/EU. La directive a rendu obligatoire la facturation électronique pour les marchés publics dans l'Union européenne, dans le but de simplifier l'administration et de faciliter la coopération transfrontalière au sein de l'Union européenne. Depuis novembre 2020, toutes les autorités contractantes allemandes sont tenues de pouvoir recevoir et traiter les factures au format électronique. Depuis lors, les entreprises allemandes qui émettent des factures aux administrations publiques et aux autorités fédérales préfèrent le faire en XML.

À compter du 1er janvier 2025, la facturation électronique et les factures XML seront obligatoires pour les organisations de commerce entreprises-gouvernement et les organisations de commerce interentreprises. En mars 2024, le parlement allemand a adopté la loi sur les possibilités de croissance, qui stipule que les entreprises pourront utiliser exclusivement des formats électroniques pour facturer à d'autres organisations à partir de 2025. Il existe une exception pour les petits entrepreneurs, qui peuvent toujours envoyer des factures papier ou au format PDF. Cependant, ils devront obligatoirement accepter et traiter les factures électroniques qu'ils reçoivent. Cette réglementation pour les petits entrepreneurs a été incluse dans la loi fiscale annuelle de 2024. Vous trouverez des informations détaillées dans l'article sur la règle des petits entrepreneurs en 2025.

Les entreprises peuvent choisir le cadre qu'elles souhaitent utiliser pour leurs factures électroniques. Les formats XRechnung et ZUGFeRD font partie des options les plus utilisées en Allemagne.

Quelle est la différence entre les factures XML, XRechnung et ZUGFeRD?

Les termes XML, XRechnung et ZUGFeRD sont souvent utilisés de manière interchangeable, bien qu'il existe des différences. Une facture XML se compose d'un enregistrement XML et fait référence à la mise en forme technique générale d'une facture électronique.

Une facture XRechnung est une facture électronique qui ne contient également qu'un fichier XML. Cela dit, il s'agit d'un cadre strictement réglementé explicitement développé pour le secteur public en Allemagne par le Bureau de coordination pour les normes informatiques (KoSIT). Depuis 2020, il est utilisé en Allemagne pour échanger des factures électroniquement avec les autorités contractantes.

La facture ZUGFeRD est un format hybride qui contient un fichier XML et un fichier PDF, ce qui permet de la lire automatiquement ou manuellement. Elle ressemble à une facture PDF classique. Les destinataires peuvent la traiter sans logiciel supplémentaire, ce qui fait de ZUGFeRD un format adapté aux secteurs du commerce entreprises-gouvernement, du commerce interentreprises et du commerce électronique de détail. Ce cadre a été développé par le Forum allemand sur la facturation électronique (FeRD) en 2014.

Les factures XML, XRechnung et ZUGFeRD sont conformes à la directive européenne 2014/55/UE et à la norme européenne EN 16931 pour les factures électroniques, ce qui les rend conformes à la loi.

Comment fonctionne le format de facture XML?

Les factures XML fonctionnent comme les factures traditionnelles : elles doivent être créées et envoyées. Il existe cependant certaines exigences techniques pour leur création et leur traitement par les destinataires.

Exigences techniques

Elles peuvent être créées à l'aide d'un logiciel de comptabilité spécialisé ou de générateurs en ligne. De nombreux programmes comptables disposent d'un format XML intégré qui permet la création, l'envoi et l'archivage automatisés.

Des outils Web offrent des fonctionnalités similaires, mais les factures doivent être téléchargées et archivées manuellement. Pour les entreprises qui en émettent un grand nombre et qui ont besoin de les conserver longtemps, l'utilisation d'un logiciel spécialisé est généralement plus avantageuse, d'autant plus que, contrairement aux générateurs en ligne, il permet d'en générer un nombre illimité.

Une troisième façon de créer une facture XML consiste à convertir une facture PDF existante au format XML. La première étape consiste à utiliser un outil OCR pour lire le contenu de l'original. Néanmoins, les deux premières options sont préférables, car le processus d'OCR peut donner lieu à des erreurs.

Création de factures

Les données clés de la facture doivent être saisies dans le système, que celle-ci soit créée à l'aide d'un logiciel spécial ou d'un outil Internet. L'Article 14 de la loi allemande sur la TVA (UStG) stipule que les factures doivent contenir toutes les informations obligatoires suivantes pour être conformes à la législation fiscale allemande :

• Le nom complet et l'adresse du destinataire et de l'entreprise fournissant le produit ou le service
  
• La date de la facture
  
• La date de livraison du produit ou du service
  
• Le numéro d'identification fiscale délivré au fournisseur par le bureau des services fiscaux ou le numéro d'identification de la taxe sur la valeur ajoutée (numéro de TVA) délivré par l'Office central fédéral des impôts (BZSt).
  
• Un numéro de facture consécutif et unique
  
• La quantité et le type de produits livrés ou l'étendue et le type de service fourni
  
• Le montant brut et net
  
• Le taux de taxe applicable et le montant correspondant ou, dans le cas d'une exonération fiscale, une référence à l'exonération
  

En plus des informations sur le prestataire de services, le destinataire du service et le service lui-même, les coordonnées bancaires des entreprises exécutantes sont également obligatoires sur la facture XML.

Enfin, le logiciel ou le générateur en ligne convertit les données de la facture en un fichier XML. Le fichier est créé selon une définition particulière qui spécifie la structure des informations qu'il contient. Ce modèle peut être basé sur les directives XML générales ou sur des directives de facturation précises telles que XRechnung.

Validation

Le fichier XML obtenu doit ensuite être validé pour vérifier qu'il est conforme aux normes et que toutes les données nécessaires sont correctement formatées. Cette validation est effectuée à l'aide d'un valideur XML. Une validation réussie confirme que le fichier répond aux exigences techniques et peut être traité sans erreur. Une fois la validation terminée, le fichier XML est converti au format final.

Envoi de la facture

En dernier lieu, les entreprises envoient la facture XML au destinataire. Il existe plusieurs façons de le faire : par téléversement du fichier, par pièce jointe à un courriel ou par l'entremise des plateformes de transmission attitrées. Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) est l'une de ces plateformes de transmission, et il s'agit d'un réseau établi dans toute l'Europe et recommandé par le ministère fédéral de l'Intérieur. Il permet l'échange sécurisé et unifié de documents commerciaux, y compris les factures XML. Les entreprises peuvent utiliser ce réseau pour envoyer les factures directement aux organismes publics et à d'autres organisations, quelles que soient les solutions logicielles qu'elles utilisent.

Un autre moyen efficace d'envoyer des factures électroniques est d'utiliser Stripe Invoicing. Les entreprises disposant d'un compte Stripe peuvent utiliser l'application partenaire Billit pour créer et envoyer des factures électroniques facilement et en toute conformité. Une fois l'application configurée, l'envoi est entièrement automatisé, ce qui réduit considérablement les frais administratifs. Un autre avantage du système est la possibilité de surveiller l'état de toutes les factures en temps réel, ce qui permet un suivi et un contrôle transparents. S'il y a une erreur dans le système, les utilisateurs sont avertis et peuvent ainsi repérer et résoudre rapidement les problèmes.

Traitement et archivage des factures

Les destinataires ont également besoin d'une solution logicielle adaptée pour lire et traiter les données de la facture. Dans le meilleur des cas, le logiciel intégrera automatiquement la facture XML dans les systèmes comptables de l'entreprise. Pour garantir l'auditabilité, les factures doivent être stockées dans un système d'archivage qui garantit que le fichier ne sera pas modifié ou supprimé pendant la période de conservation légalement requise. Les GoBD (principes pour la bonne tenue et la bonne conservation des livres, registres et documents sous forme électronique) s'appliquent également aux factures XML.

Facture XML : exemple

Voici un exemple fictif de facture XML : L'entreprise A émet une facture de 1 000 $ pour la livraison du produit à l'entreprise B le 15 décembre 2024.

L'en-tête de la facture XML contient des informations de base telles que son numéro, sa date et sa date d'échéance. Les rubriques « Seller » (Marchand) et « Buyer » (Client) répertorient les adresses et les données fiscales des entreprises concernées. « LineItems » (Postes) répertorie les produits ou services fournis, y compris la description, la quantité, le prix unitaire et le prix total. La section « Totals » (Totaux) comprend le montant net, la taxe de vente calculée et le montant brut. La ligne « PaymentDetails » (Détails du paiement) contient les moyens de paiement, y compris les coordonnées bancaires de l'entreprise émettrice de la facture.

Quels sont les avantages d'une facture XML?

La facturation XML offre de nombreux avantages qui aident les entreprises à rendre leurs processus plus efficaces, plus sécurisés et plus rentables. Vous trouverez ci-dessous un récapitulatif des points clés.

Aspects juridiques et sécurité de révision

Le format XML répond à tous les besoins légaux en matière de facturation électronique, tels que la directive européenne 2014/55/UE. De plus, les factures peuvent être archivées de manière sécurisée, ce qui répond aux exigences des GoBD du gouvernement allemand.

Compatibilité et normalisation

Grâce aux normes internationalement reconnues, les factures XML peuvent être facilement échangées entre les systèmes et les partenaires. Cela permet une collaboration internationale fluide, quel que soit le logiciel utilisé.

Automatisation et efficacité

Étant donné que les données sont structurées et lisibles par machine, les systèmes appropriés peuvent traiter automatiquement les factures XML. Il n'est pas nécessaire de traiter manuellement les factures entrantes. Cela permet d'économiser du temps et de l'argent et peut être particulièrement avantageux pour les entreprises ayant des volumes élevés.

Réduction des erreurs

Ce format réduit les erreurs non seulement lors du traitement par le destinataire, mais aussi, grâce à la structure de données normalisée, lors de la saisie et de la transmission. Des mécanismes de validation vérifient l'exhaustivité et l'exactitude des informations avant qu'elles ne soient envoyées.

Transparence et contrôle

Les factures XML facilitent le suivi et l'analyse des données qu'elles contiennent. Des outils numériques tels que Stripe Invoicing permettent aux entreprises de surveiller l'état des factures en temps réel et d'intervenir si nécessaire, ce qui rend la gestion des créances plus transparente et plus efficace.

Réduction des coûts

L'utilisation de factures XML permet d'économiser de l'argent dans plusieurs domaines : les coûts d'impression et de papier sont éliminés. L'envoi numérique est également plus rapide et moins cher que le courrier traditionnel. L'automatisation réduit également les coûts de main-d'œuvre pour les processus manuels.

Développement durable

L'élimination du papier contribue à des pratiques commerciales durables. De plus, les entreprises améliorent leur empreinte environnementale en supprimant la nécessité d'envoyer des factures physiquement, ce qui réduit les émissions de CO₂.