La fattura XML si sta diffondendo sempre più in Germania, anche a causa dei requisiti di legge che le aziende dei settori B2G e B2B devono rispettare. Ma perché questo formato è così importante per le organizzazioni?

In questo articolo scoprirai cos'è una fattura XML, come funziona e in cosa si differenzia dalla fattura XRechnung e dalla fattura ZUGFeRD. In questo articolo ti forniremo un esempio pratico di fattura XML e ti spiegheremo i numerosi vantaggi di questo formato di fatturazione digitale.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è una fattura XML?
  
• Quali sono le differenze tra le fatture XML, XRechnung e ZUGFeRD?
  
• Come funziona il formato di fattura XML?
  
• Fattura XML: un esempio
  
• Quali sono i vantaggi di una fattura XML?
  

Che cos'è una fattura XML?

Una fattura XML è una fattura elettronica creata e trasmessa in formato XML. XML è l'acronimo di "Extensible Markup Language", un linguaggio uniforme e riconosciuto a livello internazionale per la strutturazione dei dati. Questo termine è ormai uno standard globale, quindi viene comunemente usato senza traduzione nei Paesi di lingua tedesca.

XML è un formato sistematico progettato dal World Wide Web Consortium (W3C), l'organizzazione che definisce gli standard per il web, per facilitare lo scambio e la gestione di dati strutturati. La prima versione della struttura dati testuale è stata rilasciata nel 1998 come evoluzione dello Standard Generalized Markup Language (SGML). L'obiettivo era quello di creare un formato che fosse più facile da usare, più indipendente dalla piattaforma e più adatto allo scambio di informazioni su Internet rispetto al suo predecessore più complesso. Dalla versione 1.0, XML è stato aggiornato più volte. Ora svolge un ruolo centrale nella standardizzazione delle strutture di dati e viene utilizzato in numerose applicazioni come servizi web, formati di documenti e fatture elettroniche.

Una delle caratteristiche dei formati di fattura basati su XML è che sono ottimizzati per l'elaborazione computerizzata. Sono costituiti da un record sotto forma di righe di codice in cui tutti i dati della fattura hanno una posizione predeterminata. A differenza degli estratti conto PDF o dei documenti cartacei, il software può leggerli ed elaborarli automaticamente.

L'introduzione della direttiva UE 2014/55/UE nel 2014 ha segnato una svolta cruciale per le aziende tedesche, rendendo la fattura XML uno strumento fondamentale nel panorama commerciale. La direttiva ha reso obbligatoria la fatturazione elettronica per gli appalti pubblici nell'Unione europea, con l'obiettivo di semplificare l'amministrazione e facilitare la cooperazione transfrontaliera all'interno dell'Unione. A partire da novembre 2020, tutte le amministrazioni aggiudicatrici in Germania sono tenute a ricevere e gestire le fatture in formato elettronico. Da allora, le aziende tedesche che emettono fatture alle pubbliche amministrazioni e alle autorità federali hanno preferito farlo in XML.

A partire dal 1° gennaio 2025, la fatturazione elettronica e le fatture XML saranno obbligatorie per le organizzazioni B2G e B2B. Nel marzo 2024, il parlamento tedesco ha approvato la legge sulle opportunità di crescita, che stabilisce che a partire dal 2025 le aziende possono utilizzare esclusivamente formati elettronici per la fatturazione ad altre organizzazioni. Esiste un'eccezione per i piccoli imprenditori: possono comunque inviare le fatture in formato cartaceo o PDF. Tuttavia, sarà obbligatorio accettare ed elaborare le fatture elettroniche ricevute. Questo regolamento per i piccoli imprenditori è stato incluso nella legge fiscale annuale 2024. Informazioni dettagliate sono disponibili nell'articolo del 2025 sul regime di piccolo imprenditore in Germania.

Le attività possono scegliere quale framework utilizzare per le loro fatture elettroniche. I formati XRechnung e ZUGFeRD sono tra le opzioni più utilizzate in Germania.

Quali sono le differenze tra le fatture XML, XRechnung e ZUGFeRD?

I termini fatture XML, XRechnung e ZUGFeRD sono spesso usati in modo intercambiabile, anche se ci sono delle differenze. Una fattura XML è costituita da un record XML e si riferisce al layout tecnico generale di una fattura elettronica.

Una fattura XRechnung è una fattura elettronica che contiene solo un file XML. Detto questo, si tratta di un quadro strettamente regolamentato sviluppato esplicitamente per il settore pubblico in Germania dall'ufficio di coordinamento per gli standard IT (KoSIT). Dal 2020, in Germania è possibile scambiare elettronicamente le fatture con le amministrazioni pubbliche.

Una fattura ZUGFeRD è un formato ibrido che contiene un file XML e un file PDF, che ne consente la lettura automatica o manuale. La fattura, in formato PDF standard, è facilmente elaborabile da chiunque, senza necessità di software specifici. Questo rende ZUGFeRD la soluzione ideale per tutti i settori: B2G, B2B e B2C. Tale quadro è stato sviluppato nel 2014 dal Forum per la fatturazione elettronica tedesca (FeRD).

Le fatture XML, XRechnung e ZUGFeRD sono conformi alla direttiva UE 2014/55/UE e alla norma UE EN 16931 per le fatture elettroniche, il che le rende conformi alla legge.

Come funziona il formato di fattura XML?

Le fatture XML funzionano come quelle tradizionali: devono essere emesse e consegnate. Tuttavia, la loro creazione e la loro elaborazione da parte del destinatario sono soggette a specifici requisiti tecnici.

Requisiti tecnici

Si possono creare utilizzando software di contabilità specializzati o generatori online. Molti programmi di contabilità dispongono di un formato XML incorporato che consente la creazione, la consegna e l'archiviazione automatizzate.

Gli strumenti basati sul Web offrono funzionalità simili, ma le fatture devono essere scaricate e archiviate manualmente. Per le aziende che ne emettono un gran numero e richiedono una catalogazione a lungo termine, l'utilizzo di software specializzati è solitamente più vantaggioso, soprattutto perché, a differenza dei generatori online, il numero che può essere effettuato è illimitato.

Un terzo modo per creare una fattura XML consiste nel convertire una fattura PDF esistente in formato XML. Il primo passo consiste nell'utilizzare uno strumento OCR per leggere il contenuto dell'originale. Tuttavia, le prime due opzioni sono preferibili poiché possono verificarsi errori in questo processo.

Creazione delle fatture

I dati chiave della fattura devono essere inseriti nel sistema, sia che si tratti di un software speciale o di uno strumento Internet. L’articolo 14 della legge tedesca sull'IVA (UStG) stabilisce che tali dati debbano includere tutte le informazioni obbligatorie elencate qui di seguito, al fine di garantire la conformità alla normativa fiscale tedesca:

• Nome completo e indirizzo del destinatario e dell'azienda che fornisce il prodotto/servizio
  
• Data della fattura
  
• Data di consegna del prodotto o servizio
  
• Codice fiscale rilasciato all'azienda fornitrice dall'ufficio tributario o numero di identificazione dell'imposta sul valore aggiunto (partita IVA) rilasciato dall'Ufficio centrale federale delle imposte (BZSt)
  
• Un numero di fattura univoco consecutivo
  
• Quantità e tipologia dei beni consegnati, oppure natura e portata dei servizi forniti
  
• Importo lordo e netto
  
• L'aliquota d'imposta applicabile e l'importo corrispondente o, in caso di esenzione fiscale, un riferimento all'esenzione
  

Oltre ai dati su fornitore, destinatario e servizio, vengono acquisite anche le coordinate bancarie delle aziende esecutrici, incluse nel formato XML della fattura.

Infine, il software o il generatore online converte i dati della fattura in un file XML. Il file viene creato secondo una particolare definizione che specifica la struttura delle informazioni che contiene. Questo modello può essere basato su XML generici o su linee guida specifiche per la fatturazione, ad esempio XRechnung.

Convalida

Il file XML risultante deve quindi essere convalidato per garantire che sia conforme agli standard e che tutti i dati necessari siano formattati correttamente. Questa convalida viene eseguita utilizzando un validatore XML. Una convalida positiva conferma che il file soddisfa i requisiti tecnici e può essere elaborato senza errori. Una volta completata la convalida, il file XML viene convertito nel formato finale.

Invio della fattura

Nella fase finale, le aziende inviano la fattura XML al destinatario. I metodi per raggiungere questo obiettivo sono diversi, tra cui il caricamento di file, l'allegato e-mail o l'utilizzo di piattaforme di trasmissione specializzate. Una di queste è Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine), una rete europea raccomandata anche dal Ministero federale dell'Interno. Consente lo scambio sicuro e unificato di documenti aziendali, comprese le fatture XML. Le aziende possono utilizzare questa rete per inviarle direttamente alle agenzie governative e ad altre organizzazioni, indipendentemente dalle soluzioni software che utilizzano.

Un altro modo efficace per inviare fatture elettroniche è Stripe Invoicing. Le attività con un account Stripe possono utilizzare l'app partner Billit per creare e inviare fatture elettroniche in modo semplice e conforme. Una volta configurata l'applicazione, l'invio è completamente automatizzato, riducendo significativamente il sovraccarico amministrativo. Un altro vantaggio del sistema è la possibilità di monitorare lo stato di tutte le fatture in tempo reale, consentendo un tracciamento e un controllo trasparenti. Se si verifica un errore nel sistema, gli utenti ricevono una notifica per identificare e risolvere rapidamente i problemi.

Elaborazione e archiviazione delle fatture

I destinatari hanno anche bisogno di una soluzione software adeguata per leggere ed elaborare i dati della fattura. Nel migliore dei casi, il software integrerà automaticamente la fattura XML nei sistemi contabili dell'azienda. Per garantire la verificabilità, deve essere archiviato in un sistema di archiviazione che garantisca che il file non venga modificato o eliminato durante il periodo di conservazione richiesto dalla legge. Il GoBD (principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico) si applica anche alle fatture XML.

Fattura XML: un esempio

Di seguito è riportato un esempio di fattura in formato XML: l'azienda A emette una fattura di 1.000 $ per la consegna del prodotto all'azienda B il 15 dicembre 2024.

L'intestazione della fattura XML contiene informazioni di base come il numero, la data e la data di scadenza. Nelle sezioni "Seller" (venditore) e "Buyer" (acquirente) sono riportati gli indirizzi e i dati fiscali delle aziende coinvolte. "LineItems" elenca i prodotti/servizi forniti, tra cui descrizione, quantità, prezzo unitario e prezzo totale. La sezione "Totals" include l'importo netto, l'imposta sulle vendite calcolata e l'importo lordo. La riga "PaymentDetails" contiene i metodi di pagamento, incluse le coordinate bancarie della società che ha emesso la fatturazione.

Quali sono i vantaggi di una fattura XML?

La fatturazione XML offre molti vantaggi che aiutano le aziende a rendere i loro processi più efficienti, sicuri ed economici. Ecco i punti chiave.

Sicurezza legale e di revisione

Il formato XML soddisfa tutte le esigenze legali per la fatturazione elettronica, come la Direttiva UE 2014/55/UE. Le fatture possono anche essere archiviate in modo sicuro e conforme alle normative GoBD tedesche.

Compatibilità e standardizzazione

Utilizzando standard riconosciuti a livello internazionale, le fatture XML possono essere facilmente scambiate tra sistemi e partner. Ciò consente una collaborazione internazionale senza soluzione di continuità, indipendentemente dal software utilizzato.

Automazione ed efficienza

Poiché i dati sono strutturati e leggibili meccanicamente, i sistemi appropriati possono elaborare automaticamente le fatture XML, senza che sia necessaria l'elaborazione manuale aggiuntiva di quelle in entrata. Ciò consente di risparmiare tempo e denaro e può essere particolarmente vantaggioso per le aziende con volumi elevati.

Riduzione degli errori

Questo formato riduce gli errori non solo durante l'elaborazione da parte del destinatario ma, grazie alla struttura dei dati standardizzata, riduce al minimo la probabilità di errori di input e trasmissione. I meccanismi di convalida controllano la completezza e l'accuratezza delle informazioni prima che vengano inviate.

Trasparenza e controllo

Le fatture XML semplificano il monitoraggio e l'analisi dei dati. Strumenti digitali come Stripe Invoicing consentono alle attività di monitorare lo stato delle fatture in tempo reale e intervenire quando necessario, rendendo la gestione dei crediti più trasparente ed efficiente.

Risparmio sui costi

L'utilizzo delle fatture XML consente di risparmiare denaro in diversi ambiti: i costi di stampa e carta vengono eliminati. La consegna digitale è anche più veloce ed economica della posta tradizionale. L'automazione riduce anche i costi di manodopera per i processi manuali.

Sostenibilità

L'eliminazione della carta contribuisce a pratiche aziendali sostenibili. Inoltre, le aziende migliorano la propria impronta ambientale eliminando la necessità di inviare fisicamente le fatture, riducendo le emissioni di CO₂.